2024年办公室管理考试资料电大考试答案.doc

办公室管理考试资料（2）.doc

一、单项选择
1．社交场所很讲究次序礼仪，一般(B )
A．以右为次 B．以右为尊C. 以后为次 D．以左为尊
2．办公室人员在社交活动中应怎样选择话题，哪些是属于适宜的话题?( A)
A. 有共同利益的话题 B．夸耀自己的话题C．保密的话题 D．应当忌讳的话题
3．邮件的寄发不要考虑如下原因(D )
A．时间 B．便利C．经济 D．兴趣
4．文员做会议统计时，能够在会议统计中(C )
A．加入自己的主观意见 B．不统计议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论
5．如下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的?( C)
A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣C. 按私人公务标准分拣 D．按邮件重要性分拣
6．传真机最佳用来传送如下哪种邮件?( A)
A．一般的图纸 B．机密文献C. 很长的文献 D．感激信
7．如下哪些不是文员在准备办公用具时的职责( B)
A. 订购 B．制造C. 分派 D．储备
8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是如下哪一个( A)
A. 初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信C. 已做结案处理的 D．没有详细内容的匿名信
9．如下哪一个类型适合自由谈话，或是搜集创意的会议．(C )
A．口字型 B．教室型C. 圆桌型 D．U字型
10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷．如问函与复函等用( A)
A. 通讯者特性立卷 B．按地区特性立卷C. 按文种特性立卷 D．按文种特性立卷11.办公室布置要注意（  D）。
  A．上司单独用的办公桌椅靠墙放  B．一般办公室桌椅最佳面对面放置  C．打字、复印间离上司办公室近些  D．各种沟通、保密
  12.文员在进行办公室布置时，如下哪些行为是不宜的？（ C）。
  A．准备某些敞开的文献夹，贴上对应的标识条  B．办公桌抽屉物品要摆放整洁，不要放得太满且要常常清理  C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方  D．下班前要整顿好自己的办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密
13.如下有关文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B）。
  A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品  B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整洁，东西可放得满某些  C．各种类型的文献柜要分门别类安放文献、资料和物品，并贴上标识  D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
14.传真机的使用哪一项是不正确？（B）。
  A．发送前检查原稿质量  B．随时随地可向对方发送  C．不宜发送礼仪性文本  D．不宜发送私人、保密文本 
15.在使用复印机的过程中，如下哪项内容是不恰当的？（A）。
  A．接通电源可立即复印操作  B．选定复印纸后要抖松消除静电  C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸  D．复印完成应取下复印品和原稿 
16.如下有关录音机的使用哪一项是不宜的？（A）。
  A．录音时需将监听开关至于“ON”位置  B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉  C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米  D．录音时要预防杂音混入，可采取传输线录音 
17.如下有关投影机的使用哪一项是不宜的？（D）。
  A．安置窗帘遮挡室外光线  B．与其他设备正确连接  C．投影机要远离热源  D．应设置电脑的桌面屏幕保护功效
18.如下哪些不是文员在准备办公用具时的职责？（B ）。
  A．订购  B．制造  C．分派  D．储备
19.如下文员订购和储备办公用具的行为中，哪一项是不宜的？（   B）。
  A．保存一张购货订单，收到货物时一一查对打勾  B．让员工们随意领取办公用具  C．通过电话订购或传真订购，能够提升交货速度  D．用库存一览表来储备办公用具
 20.如下文员的工作次序中，哪一项是正确的？（B）。
  A．没有任何构想就应着手从事该项工作  B．文员也应具备适当判断情况，机智应正确应变能力  C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到次序进行  D．上司所指示的工作假如不宜，能够不实行 
21.文员按照“优先次序”处理工作，如下哪一项是不宜的？（D）。
  A．先将自己想做的工作以重要程度为标准分类  B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类  C．同时考虑上司的意向和文员自身的工作效率  D．能够按照文员自己的习惯进行工作
22.文员必须管理好自己的时间，如下利用时间的行为中哪一项是不宜的？（C）。 
  A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来  B．尽也许控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做  C．天天把工作安排得超出工作时间，给自己压力  D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
23.如下有关文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）。
  A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来  B．想措施加快处理邮件、信件和其他重复出现的事务  C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而半途停止  D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
24.如下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不宜的？（C  ）。  A．现金一般放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里  B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中  C．标准的零用现金单据有一个署名  D．不允许任何人从零用现金基金里借钱
25.文员必须管理好金钱，学会节约开支，如下行为中哪一项是不恰当的？（A）。
  A．最佳到价格便宜的商店去购置，质量并不重要  B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支  C．采购大量物品时能够享受批量折扣，就一次多购置某些办公用具  D．限制无须要的长途电话，轻易不要选择快递服务 
26.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不宜的？（A   ）。
  A．传达能够依照上司重要意思，夹进自己的意见  B．必要时可形成文字材料，照本宣科  C．不可在一般电话、一般函件里传达有秘密内容的指示  D．重要的指示，应当要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
27.文员必须具备合作精神，如下合作措施中哪一项是不宜的？（   B）。
  A．善于同他人合作，亲密配合，步调一致  B．应当有自己的个性，尽也许使他人服从自己  C．配备文秘人员时遵从异质结合的标准  D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 
28.如下接打电话的行为中，哪一项是不宜的？（C）。
  A．电话机旁随时放着电话统计单或便笺和笔，一有留言就能立即统计  B．文员离创办公室时，要安排他人替你接电话  C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系  D．假如已经回电，但没打通，切记要再联系
29.如下哪个接打电话的行为是不正确的？（  A ）。
  A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击  B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上  C．做统计时能够在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用  D．半途因有事需放下电话请对方等候时，应把听筒朝下放置
30.文员在接打电话时，正确的做法是（B）。
  A．电话铃响一声就应接听  B．在电话机旁随时放着电话统计单和笔，一有留言就能立即统计下来  C．文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位  D．文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 
31.如下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不宜的？（B）。
  A．考虑打电话的时间是否适宜  B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话  C．有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织某些“漂亮的谎言”  D．看待投诉电话先安抚他，以友善的态度体现歉意，并通知一定立即调查此事    
32.如下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（  C）。
  A．按收件人姓名分拣  B．按收件部门名称分拣  C．按私人公务标准分拣  D．换邮件重要性分拣
33.文员在拆邮件时，不正确的做法是（  A  ）。
  A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开  B．应当把邮件提成最急件、次急件和一般件  C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提示上司注意有关问题  D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接收人员签字，并保存好
34.邮件的寄发不要考虑如下哪个原因？（D）。
  A．时间  B．便利  C．经济  D．兴趣
35.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印次序应当是（  C）。
  A．国名、地址、部门、姓名  B．姓名、地址，部门、国名  C．姓名、部门、地址、国名  D．姓名、国名、部门、地址
36.传真机最佳用来传送如下哪种邮件？（D  ）。
  A．一般的图纸  B．机密文献  C．很长的文献  D．感激信    
37.如下有关握手的礼节，不正确的是（  C）。
  A．上级先伸手后，下级才能相握  B．一般社交场所握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下  C．双方有诸多人时，能够交叉握手  D．握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好  
38.文员从事信访工作，在处理用户或其他人的来信时，不应（  C）。
  A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订  B．对写信人的各项情况逐项登记  C．处理信件按照“分级负责、归口办理”标准
39. 老式办公室的重要职能是【 B】
A. 文字工作B. 办文、办事、当好参谋C. 指挥、决议 
D. 组织协调
40 办公室管理的理论渊源是【 A】 
A.《科学管理原理》B.《管理工作原理》C.《办公室工作原理》D.《管理科学》
41. 办公室工作的基本任务是【C 】
A. 文献管理B. 财务管理C. 信息处理D. 数据统计
42. 在目标管理中，目标考核是指【C 】
A. 目标设定情况B. 目标运行情况C. 目标完成情况D. 目标可行性
43. 化解矛盾体现了办公室的【B 】
A. 指引职能B. 协调如能C. 监督职能D. 参谋咨询职能
44. 激光传递信息的范围一般是【 C】
A. 500米以内B. 20英里以上C. 15英里以内D. 30—300英里
45. 不属于办公部门的应用软件是【 A】
A. 企业专用信息系统B. 文献管理系统C. 邮件管理软件D. 数据库管理系统
46. 办公室职位划分提供的用人标准有【B 】 
A. 因人设职B. 因事求才C. 资历较长D. 工作态度好
47. 集体领导式的办公室管理系统组织结构是【D 】
A. 集权组织结构B. 线性组织结构C. 横向组织结构
48. 工作定额修改，一般在试行期需要【C 】A. 每六个月修改一次B. 每个月修改一次C. 每年修改一次D. 每二年修改一次
49. 注办是指【D 】A. 对公文提出提议性意见B. 对公文提出指示性意见C. 详细办理和处理公文内容所针正确事务或问题D. 注明办理通过或成果以备查考
50. 办公室工作系统简称【 A】A. 办公体系B. 办公室管理C. 办公室组织D. 办公活动
51. 请示、报告属于【B 】A. 平行信息B. 上行信息C. 下行信息D. 非正式信息
52. 工作定额这种劳动管理措施在西方的历史已经有【B 】A. 100数年B. 200数年C. 50数年D. 150数年
53. 量化管理最早用于【B 】A. 人事管理B. 生产管理C. 办公室工作人员的管理D. 辅助生产的劳动管理
54. 下面各系统属于营销与金融型的是【 C】A. 库存管理系统B. 人事档案系统C. 市场调查分析系统D. 指纹分析系统
55. 开拓型程序的基本步骤的起点是【 A】A. 确定问题所在，提出目标B. 制定条例C. 系统综合D. 系统分析
56. 办公室地面黑白相间的条纹图案叫做【 C】B. 异色图案C. 对比色图案D. 差比图案
57. 办公自动化系统建设实行阶段的验收依据是【 B】A. 领导满意B. 有系统阐明书和设计计划C. 教授满意D. 上上下下都满意
58. 能使人产生悲观困倦的心理反应的颜色是【C 】A. 蓝色B. 红色C. 灰色D. 黑色
59. 发达工业国家办公自动化发展最早最快的是【D 】A. 德国B. 英国C. 日本D. 美国
60. 办公室管理工作技术型程序是指【B 】A. 办公室务中的技术措施的程序B. 办公室务中的技术活动的程序C. 办公室务中的技术伎俩的程序D. 办公室务中的技术措施的程序
61. 下面不属于办公自动化的是【 C】A. 生产中的经营管理自动化B. 行政办公事务自动化C. 生产中的机械加工自动化
62 办公自动化系统建设中利用小型机或超级微机形成完善的三级网是为实现【 D】A. 内部资源共享B. 会务效率更高C. 扩印稿件更快D. 为领导决议提供有力支持
63. 工作调动时随人走的是【 D】A. 职位B. 职务C. 职权D. 职称
64. 办公自动化系统安全与保密内容包括【D 】A. 安全性B. 完整性C. 保密性D. 前三者
65. 《中华人民共和国保守国家秘密法》颁的年份是【 A】  A. 1988年B. 1990年C. 1992年D. 1998年
66. 计算机网络出现于【B 】A. 20世纪50年代B. 20世纪60年代 C. 20世纪40年代D. 19世纪60年代
67 国际互联网是【A 】A. 广域网B. 局域网C. 以太网D. 城域网
68．如下有关投影机的使用哪一项是不宜的(D )。
  A 安置窗帘遮挡室外光线    B 与其他设备正确连接  C 投影机要远离热源    D 应设置电脑的桌面屏幕保护功效
69．文员在进行办公室布置时，如下哪些行为是不宜的( C  )。
    A 准备某些敞开的文献夹，贴上对应的标识条    B ．办公桌抽屉物品要摆放整洁，不要放得太满且要常常清理    C 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方    D．下班前要整顿好自己的办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密
70．如下有关录音机的使用哪一项是不宜的( A   )。
    A．录音时需将监听开关至于“ON”位置    B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉    C 机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米    D．录音时要预防杂音混入，可采取传输线录音
71．文员必须管理好自己的时间，如下利用时间的行为中哪一项是不宜的(  C  )。
    A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来    B．尽也许控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做    C 天天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
72．如下接打电话的行为中，哪一项是不宜的(  C  )。    ·
    A电话机旁随时放着电话统计单或便笺和笔，一有留言就能立即统计    B．文员离创办公室时，要安排他人替你接电话    C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系    D假如已经回电，但没打通，切记要再联系
73．如下有关确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不宜的(  A  )。
    A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认    B．上司和文员必须在周末查对下周的行动计划，天天早上查对当日的行动计划    C 假如会议的主办者是上司，就要确认(最少在举行日的二、三天前)会议室    D 会议、面谈所必须的文献及资料，要在前一天就准备好
74．文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作，如下哪一项是不宜的(  B  )
    A 准备旅行计划和旅馆信息    B．替代上司制定约会计划    C 为商务洽谈搜集资料    D‘把上司商务旅行时需要带的行李列出清单
75．如下有关交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的(  D  )。
    A 用后跟着地走路    ．    B．正式场所，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿    C．男性在任何场所都可戴着手套握手    D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰
76．如下阐明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的(C )。
    A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好    D．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行    C 工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可    D．‘午宴一般不设固定席位，以便于客人社交
77．上司决定参加某个会议时，文员不应当( A   )。
    A 只在便笺上写好会议名称    B．除了送来的资料外，也必须搜集其他上司有必要的资料    C 假如是第一次前往的企业外的地点，要先了解场地情况和交通所花费的时间78．和上司先充足沟通，防止在会议进行中暂时以电话联系的不便
79．在使用复印机的过程中，如下哪项内容是不恰当的(  A  )。  A. 接通电源可立即复印操作  B．选定复印纸后要抖松消除静电  C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸    D．复印完成应取下复印品和原稿
80，如下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不宜的( C   )。  A. 现金一般放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里  B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中      C. 标准的零用现金单据有一个署名  D．不允许任何人从零用现金基金里借钱
81．文员按照“优先次序”处理工作，如下哪一项是不宜的(  D  )。  A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类  B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类  C. 同时考虑上司的意向和文员自身的工作效率  D．能够按照文员自己的习惯进行工作
82．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不宜的(  A  )。  A. 传达能够依照上司重要意思，夹进自己的意见B．必要时可形成文字材料，照本宣科  C．不可在一般电话、一般函件里传达有秘密内容的指示  D．重要的指示，应当要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
83．如下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不宜的(  B  )。  A. 考虑打电话的时间是否适宜  B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话  C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织某些“漂亮的谎言”  D．看待投诉电话先安抚他，以友善的态度体现歉意，并通知一定立即调查此事
84．如下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不宜的( C   )。  A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜  B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水  C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内  D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意
85．如下有关预订工作的行为中，哪一项是不宜的( D   )  A. 与人联系要记下对方姓名(同时通知你的姓名)，需再打电话搞清疑点应找同一人  B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求C. 假如预订需要有确保，应事先申明，假如想取消预订，也要在结帐之前打电话  D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
86．文员协助举行宴会时，不用考虑(  D  )。  A. 宴会的形式与气氛    B．交通是否以便  C. 有无停车场   D．有无休息室
87．如下有关说话的要领中，哪一项不宜(  B  )。  A．语句要简短  B．由过程先说  C. 利用重复的效果  D．说话时考虑时间、地点、场所、对象原因，使用含糊语言
88．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，能够证明文献各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(  A  )。  A. 骑边章     B．封存章C. 骑缝章     D．证见章

二、多项选择题：
30. 办公室内部的噪音起源于【 AD】A. 办公室机器设备B. 适当的音乐C. 建筑设计对控制噪音注意不够D. 办公室工作人员E. 办公室周围环境
31. 办公室管理规范化建设包括【 AD】A. 建立制度B. 制定法律C. 形成标准D. 组织实行E. 维护标准
32. 办公室管理工作程序设计的组织形式有【ABC 】A. 委员会制B. 专门机构制C. 委员会与专门机构结合制D. 董事会制E. 办公室会议制
33. 办公自动化系统中不可缺乏的有【BCE 】A. 影音设备B. 人C. 机器D. 操作系统E. 信息
34. 列入国家密级的某一事项泄密也许导致的后果有【ABCDE 】A. 危害国家政权的巩固和防御能力B. 影响国家统一、民族团结和社会安定C. 影响国家领导人和外国要员安全D. 减弱国家经济、科技实力E. 妨害国家重要的安全保卫工作

三、判断题 
1．办公室环境布置的目标之一是为了建立挡驾制度。(√ )
2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像查对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是经典的工作。(√ )
3．文员第一次做一项工作时应当快某些，假如错误能够再做一遍。(X )
4．文员传达上司信息时，能够把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。(X )
5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(X)
6．文员对报纸和杂志的处理，能够挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。(√)
7．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。(X )
8．英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来访者发言。(X )
9．假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。(X)
10．简介地位相同的人时，应按照到职的先后，先简介新进的职工，若同时到职，就先简介年龄较轻的人。(√)
11.文员作简介，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始简介。（√      ）
12.假如是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存储进一个会议文献夹，假如以后出现问题，能够查看笔记，证明某一天你曾给某人安排了某件工作等。（√     ）
13.假如不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先次序。            （×）
14.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"，有归档范围和要求，但没有期限。（  ×     ）
15.要发问或故意见时，应当等上司说完话之后再发问，能够提出自己的见解。假如上司不加采取，应说服上司。（   ×   ）
16.假如要拒绝他人，最佳是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示措施，以防止因为拒绝而发生无须要的困扰。（√     ）
17.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反应我国老式风味的土特产品，如茅台等烈性酒。    （  ×  ）
18.假如上司一年之中交往诸多，但极难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文献。（  √）
19.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相称确实认，文秘人员切不可独断地拒绝，应当问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（√）
20.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最以便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要搞清有多少人数即可。（  ×）
21.文秘人员对上司重要工作的辅佐重要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。（  √）
22.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（X）
23同时简介诸多人时，可从右至左，按次序简介。√
24．假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话，告诉上司要找的人立即就会来听电话，让上司直接与对方通话。√
25。文员替代上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，因此要拖到最后一刻行动 因为上司震怒，自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。X 
26．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他处理私人的事务。√ 
27．文秘人员开出的简介信的正本和存根必须一致，能够出具空白简介信。X
28．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取暂时应急措施。√
29．注办是指文秘人员在《文献处理单》上或文尾的下角注明公文办理的成果。√
30．虽然客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。X
31．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。√
32．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏，以防止被盗用冒领。X
33．文秘人员对上司重要工作的辅佐重要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。    (√ )
34．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。    (  X  )
35．值班人员要仔细填写值班接待记录表或值班日志，直接处理不了的问题要报请领导指示或转交有关部门处理。    ．    (   √ )
 6．档案是指使用过的、文献中所指事情已经办理完成、具备保存价值的文书。    (   X )
37．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。    (   X )
38．适宜的话题能够有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。    (X   )
39．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，并且不会影响到直属上司所指示的工作就能够接收，否则要向直属上司请示后再作决定。    (√   )
40．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。    (  X  )
41．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。      (√  )
42．造访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。    (  √  )

四、筒答题
1．什么是受意?受意有几个?办公室人员应怎样利用受意措施?   答案：1)受意是文员接收和领会上司意图。 (2)一个是直接收意，另一个是间接收意。 (3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要预防把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误以为上司的指示。要做到：备好统计本，统计下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不一样意见，能够公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接收指示后，要不失时机地落实实行。
2．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。       答案：(1)版头、发文字号、印刷次序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关．( (6)正文、附件。 (7)发文机关、成文日期、机关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。( (10)抄送单位印发阐明．
3. 办公室的参谋咨询职能。 答：办公室要发挥参谋作用，积极出谋献策。 (1) 搜集信息，向领导班子提供服务； (2) 协助决议； (3) 协助制定目标实行方案。
4. 公文撰写前的准备工作。 答：(1) 调查掌握情况； (2) 整顿积累材料； (3) 吃透方针政策； (4) 选择剪裁例证； (5) 撰拟写作提纲。 
5. 办公室室内空气环境管理的内容和作用。 答：办公室室内空气环境的管理包括：适当的温度；良好的空气流通；良好的空气流通；良好的空气净化措施；有效的、适当的空气调整。实践证明，生活或工作在空气温度适度、湿度适宜、通风良好、空气新鲜、空气净化的环境中，可促进脑力活动，提升工作效率
6. 办公室工作量化管理的重要特点与研究内容。 答：(1)研究改进或变革现行工作程序、措施，使之更科学化。 (2) 实现办公室管理当代化。 (3) 用量化管理优化劳动组合，充足发挥办公人员潜力。 (4) 改进办公和管理环境。 (5) 排除无效劳动。
7 办公室工作安全与保密的特点。 答：(1) 鲜明的政治性； (2) 明显的现实性； (3) 明确的秘密性； 
(4) 广泛的群众性； (5) 一定的区域性。
8．文员依照单位需要向外或向内发文，需要通过一系列程序即为发文处理过程。请阐明这一系列过程。  答案:    (1)拟稿。 (2)核稿。是指拟稿人员的上级责任人对初稿的审查和核算。 (3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。 (4)编号。已经签发的文献，由文秘人员统一编排发文字号。 (5)缮印。对已经签发的文献定稿进行誊清、复印或排版印制。 (6)校对，指将文献的誊写稿、打印稿或清样按定稿查对校正。 (7)用印，是指在完成的文献上加盖机关印章。 (8)登记。 (9)分发。指对准备发出的文献：进行分装和发送。
9．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定期间、地点时要注意什么? 答案: (1)要取得上司的许可； (2)假如用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认 (3)要正确通知对方赴约者的姓名、职务、目标时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等； (4)约定好以后，一定要向上司报告，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文献资料。 (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； (?)企业有重大活动的那一天不宜安排约会； (8)地点选择对方比较以便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等原因。
10．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?   答案：
    (1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。    (2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。    (3)仔细阅读。把握信中的重要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。       (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、重要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、成果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。    (5)仔细处理。处理信伺：应当按照“分级负责、归口办理”的标准，进行转办、交办或自办    (6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 
11．文员所作的口头报告的基本措施是怎样的，有什么要求?
?答案： (1)不要失去报告的适当初机。报告时机标准上最佳是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。      (2)不要弄错报告对象及次序。要直接向指示工作的人(上司)报告；    (3)报告的次序基本上是先说结论，接着依照必要阐明理由及通过，如：“成果是这么，理由有三个，一是……。”    (4)一定要简短、扼要、流畅；    (5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的标准检查是否有遗漏； (6)假如以为仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目诸多时，能够制作“报告备忘录”提出来。 
12. 试述办公室管理系统组织结构设计的核心原因及其作用。答：(1) 工作部门化； (2) 工作专门化； (3) 命令链； (4) 控制跨度； (5) 集权与分权； (6) 正规化；
13 试述办公室管理工作简化的程序与意义。 答：(1) 确定在办公室整个系统还是局部系统做出调整，即首先确定调查对象并确定有关文献； (2) 规划调查测定范围及详细的测定措施； (3) 通过个人观测与办公人员面谈或发问卷等多个形式，搜集事实材料； (4) 对各种资料进行深入细致的分析，提出哪些方面需要改进，改进的意见怎样，并确定详细的改进方案； (5) 将改进方案上报，等同意实行后，还应注意信息的反馈及方案的修正，为将来的发展做预测并提出提议。 
    办公室管理工作简化的意义表目前：它从整体上提升办公室管理工作的效率；节约办公开支、人力和物力；通过办公室工作系统的测定分析，办上级管理者提供咨询，协助他们做好管理和决议；在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念，使办公人员心中时刻有效率观念。
14. 试述我国办公自动化建设中存在的问题及其处理措施。答：(1) 缺乏计划性，盲目上马。 (2) 缺乏办公自动化人才。            处理： (1) 领导重视。 (2) 制定科学的规划，合理的总体设计，适当的规模，提供必需的资金。

五、设计题
1．文秘人员常常要替代上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?      答案： (1)在赠礼前必须搞清赠礼目标，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；    (2)还要清楚赠礼对象身份、兴趣、文化背景、性格习惯等；    (3)在日历上应当清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间怎样取决于本地的购物环境。    (4)还应熟知如下规则：除非上司有特殊的要求，无须送太昂贵的礼品，只要用心为对方选择适当的礼品即可。    (5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (6)赠送的礼品应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。应当在礼品的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。    (8)文秘人员应准备一张节日礼品名单，上司能够在上面作某些增减，表示是否同意你提的提议或者提出某些其他的意见、以及标明价格范围。    (9)为了防止所送礼品的重复，文秘人员应当为所有接收上司礼品的人做一张卡片统计。   
2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?   答案： (1)整顿好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到企业上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作报告。假如是与上司同行的，可依照上司的原始统计整顿出报告，送上司过目或同意，然后存档立案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。4、有关人士、单位等情况做好统计，以便将来有用。    (5)对在旅行过程中予以协助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感激。
3．小李是刚到企业的文员，企业办公室内有各种文献柜，储物架、书报架，办公室主任给她配备了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文献架、文具用具盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、企业印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整顿好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应当怎么做?     
 答案：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做统计，电脑放在右边，新文献夹放需要翻译的资料，在文献夹上贴上对应的标识条：各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用具盒内，参考书应当放在桌子上面或伸手能够拿得到的抽屉里，企业印章放人办公桌带锁的抽屉内，墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．
4．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的详细事宜，办公室