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1、企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW/QP-01 版本/修改号 A/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01 页 次 第 1页 / 共 7 页 编写 审核 批准 1目的 对本公司质量和环境管理体系有效运行的所有文件和资料进行控制，明确规定文件、资料的编制、批准、发放、更改、作废和回收的职责与程序，保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，并使文件易于识别和查找，确保相关场所使用的文件均为有效版本；确保公司的所有活动、产品或服务过程的有关法律、法规和其它要求都得到有效的搜集、登
2、记和评审，为本公司的管理体系符合法律、法规和其它要求提供依据。 2范围 适用于本公司质量和环境管理体系文件和资料的控制，包括生产的有关法律、法规和行业规范等各项外来文件的控制和管理。 3 职责 3.1 管理者代表负责组织编制质量环境管理手册及程序文件。 3.2 各职能部门负责本部门归口的第三层文件的编制。 3.3 外来文件（指国家标准、行业标准、顾客或供方的文件和资料等）由质量部（或主管部门）进行控制。 3.4质量部负责质量、环境文件的归口管理。 4 程序 4.1 编码原则 4.1.1质量手册和程序文件的编号原则：BW/YY-ZZ BW公司企业代号 YY文件类别号（M质
3、量环境管理手册、QP程序文件） ZZ为文件顺序号用01、02、、、、、表示； 4.1.2指导性文件表格编号原则：XX-YY-ZZ-AA（-M） XX 科部代号 YY 文件类别 ZZ 序号（01，02，03……） AA 对应指导性文件附带的记录表格顺序号 M 修改次数（0，1，2……）（只适用于表格） 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW-QP-01 版本/修改号 B/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01 页 次 第2页 / 共 7页 部门代号： XZ 行政
4、中心 GL 管理者代表 ZL 质量部 YF 研发中心 GS 制造部膏霜车间 YX 制造部液洗车间 BZ 制造部包装车间 YG 制造部牙膏车间 SY 制造部丝印车间 CS 制造部吹塑车间 DZ 制造部袋装车间 IE IE部 SB 设备科 JT 计统部 RZ 人力资源部 YX 营销中心 CG 采购部 SC 市场中心 CW 财务部 文件类别： BZ 标准性文件（检验标准、工艺标准、卫生标准等） ZY 作
5、业指导性文件（作业指导书、设备操作指导等） QT 标准性及作业指导性文件以外的其他文件 4.2 文件的编写和审批。 4.2.1 质量环境管理手册由管理者代表组织编写，总经理批准。 4.2.2 程序文件由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.3 第三层次文件的编写和审批。 各职能部门根据工作需要，编制本部门负责过程的第三层次文件，部门主管审核，部门经理批准。 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW-QP-01 版本/修改号 B/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01
6、 页 次 第3页 / 共7页 4.2.4 文件发放前，审批人应审批文件的适用性及正确性。 4.3 文件的发放，使用和管理。 4.3.1 文件在发放前，必须由发放部门在封面或首页加盖“受控”章和分发号，拆开用的文件须在每页上加盖“受控”章及版本号、分发号章。 4.3.2 文件正本的控制 文件正本由文控中心归档管理。 4.3.3 各部门应指定专人管理文件和资料，并填写《文件清单》、《外来文件清单》。 4.3.4 任何人不得在文件上乱改乱画。对于丢失、损坏或不够用的文件，应由使用部门提出申请，说明原因，经该文件的发放审批人批准后，才能补领，并办理发放手续。 4.3.5 各发
7、放部门必须保证其发出的文件在相关场所是同一文件的有效版本。 4.3.6 员工借阅文件时要填写《文件借阅表》，借阅周期3个月，超过三个月仍需借阅需办理续接手续。 4.4 文件的更改。 4.4.1 所有文件的更改，都必须填写《文件更改申请单》。 4.4.2 质量环境管理手册和程序文件的更改由质量部负责，并征得原审批人的同意方能更改。 4.4.3 第三层次文件的更改由编制部门提出并更改，文件更改人填写《文件更改申请单》并经原审批人同意后，将已审批《文件更改申请单》及已更改审批的文件原件交至文控中心归档，由文控中心统一更改或更换。 4.4.4 发给供方的图纸和资料，必要时应进行修改。 4
8、5 文件的作废和销毁。 4.5.1 文件更改后收回的旧页，由文件更换部门统一销毁，换版后作废的文件，由文控中心填写《文件销毁申请表》报对应文件批准人同意销毁后方可销毁。 4.5.2 如有关部门因工作需要保留一份作废文件时，需经该部门领导同意，在文件上盖“作废保留”章，供参考使用。 5 相关记录 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW-QP-01 版本/修改号 B/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01 页 次 第4页 / 共 7页 记录名称 记录编号 归口部门 保存期限
9、 文件发放表 BW-QP-01-01-1 各相关部门 三年半 文件借阅表 BW-QP-01-02-0 各相关部门 三年半 文件销毁表 BW-QP-01-03-1 各相关部门 三年半 文件增领/补领申请表 BW-QP-01-04-1 各相关部门 三年半 文件更改申请单 BW-QP-01-05-1 各相关部门 三年半 外来文件清单 BW-QP-01-06-1 质量部 外来文件更新/增加 在控文件清单 BW-QP-01-07-1 质量部 在控文件更新/增加 法律法规清单 BW-QP-01-08-0 质量部 法律法规更新/增加 6文件及记
10、录表格格式 6.1文件格式如下： 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 XX-YY-ZZ 版本/修改号 X/ M 编写日期 YYYY/MM/DD 文件名称 ************* 生效日期 YYYY/MM/DD 页 次 第 X 页 / 共 Y 页 编写 审核 批准 内容 版本 更改历史 更改人 更改日期 6.1.1文件格式补充 a)文件的版次用A，B……表示，第1版为A，第2版为B，依次类推，修改次数用0，1，2……表示，未修改过为0，第1次修改为1，依次类推，文件如少量修改只更改修改次数，文件如大面
11、积修改或修改次数超过5次，则更改文件版次，文件修改次数为0； b) 此文件的格式适用于公司质量手册、程序文件、公司标准性文件（检验标准、工艺标准、卫生标准等）、作业指导性文件等，表格可不用此格式，但要对其进行编号。 6.2记录表格格式 6.2.1文件发放表 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW-QP-01 版本/修改号 B/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01 页 次 第5页 / 共 7页 霸王(广州)有限公司 文件发放表 编号：BW-QP－01－01-1 序号 文件名称
12、 文件编号 版本修改号 分发号 发放/领用记录 备注 发放至部门及份数 发放人/日期 接收人/部门/日期 6.2.2文件借阅表 霸王(广州)有限公司 文件借阅表 编号：BW- QP-01-02 -1 部门： NO： 序号 名称 编号 借阅人 借出时间 归还时间 备注 6.2.3文件销毁表 霸王(广州)有限公司 文件销毁表 编号：BW-QP－01－03-1 部门：
13、 NO： 序号 文件名称 文件编号 版本修改号 分发号 文件销毁批 准人/日期 销毁人/ 日 期 备注 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW-QP-01 版本/修改号 B/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01 页 次 第6页 / 共 7页 6.2.4文件增领/补领申请表 霸王(广州)有限公司 文件增领/补领申请表 编号：BW -QP－01－04-1 申领部门：
14、 NO： 序号 文件名称 文件编号 版本修改号 申领原因 申领人/日期 审核人/日期 批准人/日期 6.2.5文件更改申请单 霸王(广州)有限公司 文件更改申请单 部门： NO： 编号：BW-QP-01-05-1 文件名称 文件编号 版本/修改号 共 页
15、 第 页 更改前 更改后 更改原因： 更改部门确认签字 更改人/日期 审批人/日期 6.2.6外来文件清单 霸王(广州)有限公司 外来文件清单 NO： 编号：BW-QP－01－06-0 序号 文件名称 文件编号 来文单位或出版单位 来文
16、时间或出版时间 备注 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 BW-QP-01 版本/修改号 B/0 编写日期 2012/12/01 文件名称 文件和资料控制程序 生效日期 2013/01/01 页 次 第7页 / 共 7页 6.2.7在控文件清单 霸王(广州)有限公司 在控文件清单 编号：BW-QP－01－07-1 序号 文件名称 文件编号 版本修改号 受控状态 分发号 归口部门 备注 6.2.8法律法规清单 霸王(广州)有限公司 法律法规清单 文件类型：
17、 编号：BW-QP－01－08-0 序号 名 称 编 号 发布日期 实施日期 适用条款 版本 更改历史 更改人 更改日期 A/1 1. 第三层文件审批人由管理者代表变更为部门经理 2. 文件销毁审批人由管理者代表更为该文件审批人 3. 更改文件更改通知流程 4. 更改文件正本保管部门 5. 记录表格增加归口部门及保存期限格式 6. 增加文件格式补充 7. 文件发放表增加接收人及相关日期 8. 其他表格增加修改号及相关日期项 陈茜 20121201 企业名称 霸王（广州）有限公司 文件编号 YX-BZ-01-01-0 版本/修改号 X/ M 编写日期 YYYY/MM/DD 文件名称 制造部液洗车间维护计划 生效日期 YYYY/MM/DD 页 次 第 X 页 / 共 Y 页 编写 审核 批准 内容 版本 更改历史 更改人 更改日期
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