工程中心项目部费用报销管理规定.doc

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工程中心项目部费用报销管理规定
第一节 项目费用开支管理规定
第一条 项目经理是项目费用开支的第一责任人，项目会计负责贯彻公司财会制度，并具体实施。
第二条 项目费用实行预算管理规定，由各项目经理根据项目实施情况按年编制项目日常费用及专项费用预算，并合理拆分到月，区域总监、工程中心主管领导、内审部、总经理审批同意后，反馈项目部执行，由成本核算部按月监督执行。
第三条 项目经理对每项支出有决定权，并指派经办人（原则要两人以上）具体处理。经办人在费用支出后，填写报销单须附相关票据（粘贴，经办人在发票背面签字），由项目经理签字后，到项目财务人员处报销。项目财务人员要认真核对票（单）据，如事由、时间、地点、单位、数量、单价、金额等是否与实际相符，否则不予报销。
第四条 项目费用支出要及时办理报销手续，无故5天内不办理报销手续者，每次罚款100元。
第五条 所有费用的开支，经办人必须取得正规发票；小额的零散开支，无法开发票的要开具收据，并加盖收款单位或收款个人的章印，否则不予报账。
第六条 车辆使用费中，如燃油费、保养维修费等支出金额要与《车辆加油记录》中的相关记录相符合。
第七条 因进场、退场、休假、公出、转场而产生的差旅费，原则上只核销长途汽车和火车硬卧车票，如超过标准，必须事先经公司批准，否则按正常标准报销。出租汽车票原则上不予报销，如有特殊原因须事先得到工程部主管领导批准。只核销起点到终点的车票（正常中转除外），因个人原因而产生的票据不予报销。

第八条 项目经理、副经理、总工因特殊情况需乘坐飞机的，应事先报告公司批准，否则按差旅管理规定标准部分予以报销。
第九条 工程项目人员因公外出需要住宿的，项目经理（含副经理、总工）住宿标准为不超过200元/天，其他人员住宿标准为不超过150元/天，陪同客人的另行处理。外地员工回公司办事需要住宿的，按出差标准执行。
第十条 招待费开支必须事先经项目经理批准，并定出标准，开支后填写特殊开支表，注明时间、地点、出席人员、原因等。招待应以节俭为原则，杜绝大吃大喝、铺张浪费。
第十一条 因公借款金额在2000元（含2000元）以下要项目经理批准，超过2000元以上的，区域总监批准，同时还需在借款单上注明还款时限，不得无故超过时限。
第十二条 对于超预算外的支出，区域总监批准，并经总经理电同后才可以提前开支，在发生后的三个工作日内完成纸质报批手续，在报销该费用时将总经理特批手续作为附件。
第十三条 项目部工作车辆由公司统一调度安排租用，租车费不包含在项目费用中（特殊情况下临时租赁除外）。
第十四条 任何罚款票据，一律不予核销。
第二节 项目费用报销管理规定
第十五条 报销票据应分类粘贴，具体分为办公设备、生活设施；办公电器、生活电器、厨房电器；办公用品、生活用品、厨房用品、差旅费、电话费等。
第十六条 每月报账时应附报账明细清单，说明每份票据的详细用途，需要履行公司申报程序的，须将经审批后的申报表作为发票的附件。
第十七条 办公用品、日用品、材料发票报销必须附有详细的销售清单。
第十八条 取得加盖收款人签章的特殊费用需办理审批手续，当月发生的相关特殊费用上报审核完毕后，根据公司审批处理的意见配合办理报账手续。
第十九条 所有票据必须分类粘贴，严禁在发票或报账单上标注“招待应酬XXX” 字样，白条和收据不得和发票一起粘贴，每份报账单增加附页标注该发票的真实用途。
第二十条 项目部发生的招待费、公关费等相关费用金额超过2000元以上的，区域总监批准后使用，超过5000元以上的必须经工程中心总经理电同后使用，各人发生的招待费可以集中粘贴一份报账单，但需在附页上说明每次招待的用途、招待人数。
第二十一条 项目部自行设计车辆加油管理随车表格，要求该表格有车牌号、加油时间、加油时里程数、加油人、随车人、备注等项目，月底将该表格附在车辆报销单后面备查，每辆车发生的车辆费用单独粘贴，不得几辆车的费用票据混贴。
第二十二条 项目部报销时应填写报销凭单，报销凭单上应有经办人人、证明人、项目会计及项目经理审批的签字，当项目部将要撤点只剩下一名人员时，报销凭单上三处签字可以均由其一人填写。
第二十三条 填写报销凭单一律使用钢笔或签字笔不得使用圆珠笔，报销凭单不得涂改；大写金额“分”为零时，“角”或“元”后应填写“整”字，如3.50元（小写金额应填至小数点后两位）大写为叁元伍角整。
第二十四条 报销凭单上日期、凭单号、附单据张数、金额应填写齐全，凭单号应按月依次编号，单据张数按自然张数计算（包括入库单、物品清单的张数），报销凭单上的数字一律使用阿拉伯数字。
第二十五条 一般情况发票和收据应盖“发票专用章”或“财务专用章”，如果发票盖章处有特殊注明的，按要求办理。
第二十六条 第一次报销房租费时应提供加盖公章的合同、协议的原件（无需贴在凭证后）。如项目部租用以单位名义出租的房，租房费用报销应附发票，报销时发票上的盖章单位应与合同上的盖章单位一致。如租用私人房屋、应要求房东到地税局开具完税发票，地税局发票收款方应与合同中房东姓名一致，公司可以合理税金（5%以下）。
第二十七条 住宿发票抬头应开据公司名称，不应开据住宿人姓名，另在发票上注明住宿起止时间、人数、日费用，并且住宿人应在发票背面签名。
第二十八条 购买办公、生活、厨房用品，报销发票中应写明购买物品名称、数量、单价、金额或附购物小票（小票应盖销售单位章），同时背面要有两位购买人签字。
第二十九条 报销单价200元以上的办公、生活等用品时应填写领用单。
第三十条 报销票据应粘贴于已使用过的白纸上（若为一张票据时，则不需要），附在支出凭单之后，严禁将票据贴在空白支出凭单上，应按票据大小从白纸的右上角起按自右至左顺序重叠粘贴，不得遮盖报销金额。
第三十一条 不得在发票或原始凭证上附写说明，如需注明事因可另行附条。
第三十二条 对于报销项目部组建以后再新购的生活家具、办公家具、床上用品时应注明数量及使用人姓名。
第三十三条 如果发票金额大于实报金额，则应在发票正面用黑色签字笔注明实报金额、姓名、日期，如“此票实报50元李XX 2012年3月1日”。
第三节 项目费用使用标准
第三十四条 项目部办公场所（尽可能租用具有简单装修含电视、空调、冰箱、洗衣机、热水器、厨卫等基本生活设施）租赁费原则不超过2000元/月（业主有特殊要求的项目或项目所在地租赁行情较高的单独申请），按实际发生但不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第三十五条 办公家具（一般含办公桌椅6套、档案柜1套等）原则不超出3000元/项（按项目部6人配置，不足或超出6人，费用按比例增减），按实际发生但不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第三十六条 办公设施（一般含A4打印机、传真机、门牌、制度写真牌、工号牌、档案盒、拖线板、网络路由器、网卡等）原则不超出2000元/项，按实际发生但不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出2000元以上符合公司固定资产认定的，根据公司固定资产管理规定办理审批手续后，根据审批文件购买并办理报账手续。
第三十七条 生活家具（一般含单人床6张、床上用品6套、餐桌椅等，）原则不超出4000元/项（按项目部6人配置，不足或超出6人，费用按比例增减），按实际发生但不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第三十八条 生活设施（一般含锅碗瓢盆、茶具、拖把、插座、光源等）原则不超出2000元/项，按实际发生但不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第三十九条 项目部有线网络、电话等开办费按实际发生凭真实、有效发票报账。
第四十条 一般招待费：作为用于项目部日常生产、资金回笼、合同内变更（包括联合设计批复后的变更）、新增项目和现场协调等发生的招待费用（含餐费、香烟、酒、礼品、游览、娱乐以及其它特殊费用等），标准分为三个类：一类8000元/月（合同额在5000万元及以上）、二类6000元/月（合同额在2000-5000万元）、三类4000元/月（合同额在2000万元及以下），由项目部每月按不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第四十一条 专项招待费：重大事项招待、联合设计、公司指定设备主材变更协调、工厂监造、交工验收、培训、公司领导指定使用等专项费用由项目部填写《工程资金预支申请表》另行申请，经过审批后方可使用，按实际发生凭有效发票报账。
第四十二条 通信费：包括项目部电话传真费用、网络费和管理人员手机费。给予施工项目固话费和网络费标准为300元/月，公司未配备工作手机的管理人员通讯费按项目经理300元/月，项目总工200元/月，项目副经理200元/月，其他一般管理人员100元/月，驾驶员100元/月标准执行，特殊情况多出的部分由项目部在杂支中支出。由项目部每月按以上标准凭真实、有效发票报账。
第四十三条 一般办公费：包括复印费、装订费、图纸出版费、易消耗易磨损的办公用品、电脑和打印机一般耗材及修理费、工具书、报刊、电视费、邮寄费、宣传费、刻章费等，标准分为两类：一类1200元/月（合同额在5000万元及以上）、二类1000元/月（合同额在5000万元以下）。由项目部每月按不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第四十四条 专项办公费：按合同规定或其他原因为业主、监理提供租房、车辆、办公设施以及项目部联合设计文件、竣工资料、培训资料出版费等由项目部填写《工程资金预支申请表》另行申请，经过审批后方可使用，按实际发生凭真实、有效发票报账。
第四十五条 生活用品费：指项目部管理人员日常生活中使用的物管、电梯、水、电、气（含液化气、天然气）、供暖等费用等按800元/月标准，由项目部每月按不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第四十六条 日用品费：指项目部日常办公需要的纸杯、面巾纸、洗手液、桶装水、瓶装水、价值较小的饮水机等费用按300元/月标准，由项目部每月按不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。个人洗漱用品、卫生用品、小食品一律不得报销。
第四十七条 车辆费：每个项目部原则上配置一辆日常用车，包括油费、过路费、停车费、洗车费和日常维修保养费用，（项目部所在地需租用长期车位的，租赁车辆及租赁费由公司统一安排），项目部应严格管理车辆使用，每月按不超出预算内的费用标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的不予报销。
第四十八条 市内交通费：为项目部管理人员市内因公办事发生的交通费用，每个项目最高额度不超过300元/月，由项目部每月按不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第四十九条 劳保用品费：为项目部管理人员因工作需要配置的相关个人防护用品，含手套、胶鞋、防暑降温药品等，每个项目最高限额不超过200元/月，由项目部每月按不超出以上标准凭真实、有效发票报账，超出部分但无审批手续的予以核减。
第五十条 医药费：项目部员工不得报销日常医药费用，因公受伤医疗费用按实际发生报销。
第五十一条 专项验收费：特殊分项工程验收、设备材料送检等发生的费用，此类费用按实际发生，按照公司审批流程，凭真实、有效发票报账。
第四节 项目费用其他规定
第五十二条 项目部报销的费用，报销凭证说明应与实际发生相一致，发票须真实有效。
第五十三条 公司对项目部人员的伙食费用及杂支费用实行额定补贴，造表核发，不再报销该类相关发票。
第五十四条 项目部零星物资采购规定根据公司的《采购管理办法》执行，单独粘贴报销。
第五十五条 公司领导或其他人员到现场检查指导或招待业主等专项费用可由项目部申请或公司拨付到项目部，谁使用谁报账，项目部不得代报。
第五十六条 如区域总监兼任项目经理，发生的非该兼任项目的费用，由其个人单独报销，不包含在所兼任的项目费用中。
第五十七条 当月发生的费用，要求当月报账，不得跨月，工程会计在整理完毕后，于每月5日之前将上月发生的项目费用单据及相关附件说明一同邮寄给工程中心成本核算部的核算员，由核算员根据核算管理规定的流程办理费用审批手续。
第五十八条 工程中心成本核算部为本规定的归口管理部门，负责此规定的解释、修订。

2014年2月28日