2024年办公室管理形成性考核册答案作业.docx

办公室管理形成性考核册答案作业(-01-12 22:34:35) 转载分类： 电大复习汇总 办公室管理形成性考核册答案作业11一、将办公室实务工作的简明内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）（1）文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。 统计上司指令及会谈、会议内容（2）文书制作复印资料。打印文稿及表格（3）文书处理在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。（4）档案管理档案管理。（5）会议组织安排会议事务，并做会议统计或纲要。 统计上司指令及会谈、会议内容。（6）调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。（7）信息资料准备好企业要公开的资料；搜集及整顿各种信息（8）信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。 接待宾客和员工的来访。（9）接待工作接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。（10）协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。（11）督查工作督导一般职工或速记员。（12)日程安排替上司定约会并做好统计；(13)日常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；(14)办公室管理 办公室环境的布置和整顿,保管办公室设备及用具(15)其他暂时以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项交办的事项(16)替上司申报交纳所得税及办理退税。(17)外出办事，如银行、邮局等。公用易耗品重要包括哪些？ 办公用易耗品重要有：（1）信封、纸张； （2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期、号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大、头针、纸夹等。 三、简明论述文员工作的三个步骤，相互关系怎样？文员工作分为三个步骤：计划、实行和检查。 （1）计划的步骤，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么措施进行效率会最佳。 （2）实行的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所确定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一个，都要正确地实行；配合上司预期的期限。 （3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或他人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 其次，阐明三个步骤之间的关系。三者的关系为： 先作计划，付诸实行，然后检查成果，围绕“计划实行检查”这么一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。 文员首先要仔细制定计划，然后依照这个计划去实行，并严格检查其成果，使得这个成果对下一次的计划有所协助和启示。 四、按照“优先次序”处理工作标准，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们能够参考教材上的例子，自己制定一份计划书，不要剽窃。 五、从下列文员工作措施中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。 1请示措施和报告措施； 2计划措施和总结措施； 3受意措施； 4传达措施； 5进言措施； 6变通措施和挡驾措施； 7分工措施与合作措施。 受意就是文员接收和领会上司的意图。能够分为直接收意（即领会上司在会议发言、文献指示、工作布署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接收意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作刊登的意见和见解等）。 受意措施要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好统计本，统计下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不一样意见，能够公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接收指示后，要不失时机地落实实行。 结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情，使我充足认识到，在受意时，充足做好统计的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产企业当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份企业的简介，内容要包括四个部分企业的历史、企业的现实状况、企业的硬件和软件配备、企业取得的成绩。当初，我没有经验，没有带上统计本，统计下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，成果写出来的简介根本就不行。日后，我再次向总经理问询，并备好了统计本做好了统计，依照总经理的授意，才写出了各方满意的企业简介。 从这个事情中，我体会到了在受意时，做好统计的重要性。 注意：同学们在回答这道题的时候，能够只选择其中一个题目进行回答。不过要注意按照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简明阐明教材中的有关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。办公室管理形成性考核册答案作业2一、从文员工作的角度对比阐明打电话和接听电话的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要体现自己的意思。异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不一样，谈各自的优劣或应注意的地方。 （1）基本用途： “电视会议”重要用途是使相隔较远的双方能够面对面地交谈，共享文献、图表、录象带等资料。 “交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人能够在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或我市的电话会议，声音清楚宛如一室。 （2）二者与一般会议的不一样：能够消除时空上的不足。 （3）各自的优劣： “电视会议” 优：通达范围广，消除时空上的不足，生动形象；劣：技术上的要求较高。 “交互式电话会议” 优：以便、省时、高效，消除时空上的不足，具备保密功效、报数功效和欢迎词播放功效；劣：费用高，技术含量高。 三、简明回答邮件分拣的一般标准。 （1）按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣； （3）按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件？答：1、假如上司习惯于天天给办公室打电话，就应当把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大体统计，这么就能够随时向上司报告；2、假如上司没有天天给办公室打电话的习惯，应当积极打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；3、假如上司离开时间较长，应把所有邮件无论是私人邮件还是商业邮件都通知给他；4、尽也许多处理某些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给企业其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号(如31、32、33、34)，这么就会懂得所寄的邮件上司是否所有收到了。假如上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、假如上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，能够把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时能够得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司也许想读的各种各样的广告出版物)。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？ （1）上司正在开会时； （2）上司繁忙时； （3）上司即将外出时； （4）远道来访或有重要事情的来访时。7、简明论述会议统计内容与写法应注意的某些问题。 答：统计内容：a、 会议名称；b、 会议统计人的姓名、盖章；c、 时间（开始时间、结束时间）d、 会议地点；e、 议题；f、 主持人、主席；g、 出席者名单；h、 会议的通过情形及结论；i、 有关的资料；j、 下次会议预定的日期；注意事项：a、 以决定事项为重点，逐项列出较易明了；b、 简洁而有要领地写出会议通过，无须写所有人员的发言；c、 要注意的是，要写什么议题？以怎样的次序提出？这些议题是什么人发言？有什么回复？表决成果有无定案？这些都要简明地写上；d、 要写正确，写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地统计内容，不可写统计的主观感觉，用主观意识去影响统计内容。办公室管理形成性考核册答案作业31、 日程安排计划表的种类大体有几个？试以其中一个为例，编制一份预定表。答：日程按排计划表可分为：（1）年预定表（2）月预定表、周预定表、日预定表（3）周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。年预定表一月5日（星期一）开工典礼8日（星期四） 董事长视察二月2日（星期二 常务董事会9日（星期一） 企业纪念日25日（星期三）成本会议三月2日（星期一）常务董事会3日（星期二）分行经理会议25日（星期三）成本会议二、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要包括哪些方面？ 提神醒脑的服务。上司早上到企业上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。协助的措施应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）尤其指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。（2）纯私人性祈求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他处理私人的事务。 财物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入起源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。尤其是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 （2）支票往来的管理最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以防止被盗用冒领。 其他。如每年的各种节日，上司收到礼品，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。3、依照国际通例宴请程序及下表中所列的“项目和任务”，将有关内容进行归类，提出一个简约的工作任务单 国际通例的宴请有如下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文秘人员常常要协助上司举行种类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应当完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼，温和体贴，不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留心细节问题。文秘人员应当准备一份备忘录，列出需要处理落实的事项。（如下图所示）项目或任务完成任务情况备注、提示责任人完成进度宴请人数是否落实？男女百分比？接待人？重要客同、接待场地是否落实？时间？场地布置是否落实？特殊要求？餐桌上的装饰品、姓名标签是否落实？提供者？菜单项选择择是否落实？酒、饮料是否落实？特殊饮食要求？招待员安排是否落实？管理？会场音乐主桌及其他席位安排、席位卡签到桌和签到门口的接待工作上司的尤其提示、要求（如发言稿）衣物存储处、洗手间专人负责？贵宾的司机安排、车辆停放意外情况（停电、客人酒醉等）桌椅摆设、其他物品准备结束后清场答：文秘人员应在宴请开始的前几天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，能够采取倒计时的措施，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定期限，要求责任人完成进度，在宴请的当日，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否暂时发生的问题，如有应尽快予以处理，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼品，以及送客，要提示客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。办公室管理形成性考核册答案作业4(一、简单论述口头语言的基本特性及敬语应用的一般场所。 口头语言的基本特性： （1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，也许留在记忆中；因此发声要清楚，尽也许说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。 （2）有重音。口语中，需要强调的成份，都是通过重音体现的。 （3）有歧义。因为中文一音多字。 （4）口头语言视时间、场所、对象的不一样而有所不一样。例如，庄严的场所，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语气也可轻松、愉快些。敬语使用的一般场所： （1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。 （2）与并非熟悉的人或是在正式场所（生意场所或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。 （3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具备较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方协助，或好感者。 二、简明论述社交话题的选择。 适宜的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）幽默、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不宜的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信奉和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如包括商业机密的话题。 三、印章的使用重要有哪几个形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围怎样？ 印章的使用的重要形式为： （1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围： （1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、简介信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 （3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行更正后，作为法定作者自行更正的凭信。 四、简明论述收文处理的程序及分送的基本标准。 收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。 分送的基本标准： （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门责任人或机关领导审阅或处理； （2）属于机关日常事务性的已经有明确分工的文献，或早有指示要求和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办； （3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文处理单”，连同文献一并送批； （4）便函、请柬、简介信、广告、启事等，不作登记，直接交详细责任人办理； （5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。五、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几个类型？简明阐明按照问题特性立卷的基本含义。 类型： （1）按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4）按时间特性立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。 按问题特性立卷的含义：将反应同一问题的文书组成案卷，这种措施能反应对某首先或某一详细问题的相互联系和处理情况，利用最广泛。 六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。 （1）通过设置档案室，能够提供档案原件或复制件，以便借阅或直接阅读； （2）通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，能够提供档案外借； （3）依照档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，能够提升档案的利用率； （4）利用所藏档案中的有关记载和资料，能够对申请者提供核算某种事实的书面证据； （5）以档案为依据，文秘和档案人员能够对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务； （6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，能够交流信息； （7）通过举行档案展览，以充足发挥档案的作用。