2024年办公室管理形成性考核册答案作业新版.doc

办公室管理形成性考核册答案作业1 1一、将办公室实务工作的简明内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表 序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）（1） 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 统计上司指令及会谈、会议内容（2） 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格（3） 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。（4） 档案管理 档案管理。（5） 会议组织 安排会议事务，并做会议统计或纲要。 统计上司指令及会谈、会议内容。（6） 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。（7） 信息资料 准备好企业要公开的资料； 搜集及整顿各种信息（8） 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待宾客和员工的来访。（9） 接待工作 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。（10） 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。（11） 督查工作 督导一般职工或速记员。（12) 日程安排 替上司定约会并做好统计； (13) 日常事务 阅读并分类信件 通讯事务、电话； (14) 办公室管理 办公室环境的布置和整顿,保管办公室设备及用具 (15) 其他暂时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项 交办的事项 (16) 替上司申报交纳所得税及办理退税。 (17) 外出办事，如银行、邮局等。公用易耗品重要包括哪些？ 办公用易耗品重要有： （1）信封、纸张； （2）软盘、光盘等； （3）铅笔； （4）圆珠笔； （5）签字笔或钢笔； （6）修正液或修正带； （7）印盒； （8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； （9）小刀； （10）日历等； （11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 三、简明论述文员工作的三个步骤，相互关系怎样？ 文员工作分为三个步骤：计划、实行和检查。 （1）计划的步骤，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么措施进行效率会最佳。 （2）实行的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所确定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一个，都要正确地实行；配合上司预期的期限。 （3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或他人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 其次，阐明三个步骤之间的关系。 三者的关系为： 先作计划，付诸实行，然后检查成果，围绕“计划实行检查”这么一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。 文员首先要仔细制定计划，然后依照这个计划去实行，并严格检查其成果，使得这个结果对下一次的计划有所协助和启示。 四、按照“优先次序”处理工作标准，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们能够参考教材上的例子，自己制定一份计划书，不要剽窃。 五、从下列文员工作措施中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。 1请示措施和报告措施； 2计划措施和总结措施； 3受意措施； 4传达措施； 5进言措施； 6变通措施和挡驾措施； 7分工措施与合作措施。 受意就是文员接收和领会上司的意图。能够分为直接收意（即领会上司在会议发言、文件指示、工作布署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接收意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作刊登的意见和见解等）。 受意措施要注意： （1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图； （2）备好统计本，统计下指示要点； （3）注意倾听，用心判断指示的用意； （4）必要时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话； （5）如有不一样意见，能够公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度； （6）接收指示后，要不失时机地落实实行。 结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情，使我充足认识到，在受意时，充足做好统计的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产企业当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份企业的简介，内容要包括四个部分企业的历史、企业的现实状况、企业的硬件和软件配备、企业取得的成绩。当初，我没有经验，没有带上统计本，统计下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，成果写出来的简介根本就不行。日后，我再次向总经理问询，并备好了统计本做好了统计，依照总经理的授意，才写出了各方满意的企业简介。 从这个事情中，我体会到了在受意时，做好统计的重要性。 注意：同学们在回答这道题的时候，能够只选择其中一个题目进行回答。不过要注意按照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简明阐明教材中的有关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。办公室管理形成性考核册答案作业2 一、从文员工作的角度对比阐明打电话和接听电话的异同。 （1）都应先问好，再传达自己的信息； （2）都应保持耐性、热情的态度； （3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； （4）都应简明扼要体现自己的意思。 异： （1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。 （2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。二、 怎样做好为领导筛选电话的工作重要做法有哪些？1、 问询对方来电目标，问询对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝。2、 日常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记3、 最佳有一本各单位的，和其他单位领导人的电话号码本。4、 假如领导不在，需要传话的话，统计下来，以防忘掉。 三、简明回答邮件分拣的一般标准。 （1）按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣； （3）按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件？ 答：1、假如上司习惯于天天给办公室打电话，就应当把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大体统计，这么就能够随时向上司报告； 2、假如上司没有天天给办公室打电话的习惯，应当积极打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；3、假如上司离开时间较长，应把所有邮件无论是私人邮件还是商业邮件都通知给他；4、尽也许多处理某些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给企业其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号(如31、32、33、34)，这么就会懂得所寄的邮件上司是否所有收到了。假如上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、假如上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，能够把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时能够得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司也许想读的各种各样的广告出版物)。 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？ （1）上司正在开会时； （2）上司繁忙时； （3）上司即将外出时； （4）远道来访或有重要事情的来访时。 7、简明论述会议统计内容与写法应注意的某些问题。 答：统计内容：a、 会议名称；b、 会议统计人的姓名、盖章；c、 时间（开始时间、结束时间）d、 会议地点；e、 议题；f、 主持人、主席；g、 出席者名单；h、 会议的通过情形及结论；i、 有关的资料；j、 下次会议预定的日期；注意事项：a、 以决定事项为重点，逐项列出较易明了；b、 简洁而有要领地写出会议通过，无须写所有人员的发言；c、 要注意的是，要写什么议题？以怎样的次序提出？这些议题是什么人发言？有什么回复？表决成果有无定案？这些都要简明地写上；d、 要写正确，写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地统计内容，不可写统计的主观感觉，用主观意识去影响统计内容。办公室管理形成性考核册答案作业3 一、 提升会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出有关要点。1、注意把握时间，灵活的话，能够以端茶、递交文献等提示会议人员注意节奏；2、主题；这是一个相称重要的环 节，在议题上一定要扣紧；3、 发言次序；这个直接关系到会议质量，一般的次序是先谈问题，再表扬，最后总结； 4、 中场休息，这个时间要选择适宜；5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能及时的刊登意见。 1、 日程安排计划表的种类大体有几个？试以其中一个为例，编制一份预定表。答：日程按排计划表可分为：（1）年预定表（2）月预定表、周预定表、日预定表（3）周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。年预定表一月5日（星期一） 开工典礼8日（星期四） 董事长视察 二月2日（星期二） 常务董事会9日（星期一） 企业纪念日25日（星期三） 成本会议三月2日（星期一） 常务董事会3日（星期二） 分行经理会议25日（星期三） 成本会议三、 文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。 (1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要阐明出发和抵达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和抵达 的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。假如办公室其他人想要并有权 利要，应再额外准备一份。 (2) 制定约会计划。约会计划表应当包括：城市名和省(州)名(假如是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期 和时间，与上司约会者的姓名、企业和地址，电话号码及任何备注或尤其要提示的事情。 假如上司与某位洽谈业务的人此前见过面，要把当初统计的档案找出，交给上司。 (3) 为商务洽谈搜集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文献准备好，如与某项要探讨的问题有关的 信件、备忘录及其他有关资料。你能够用橡皮筋或大号回形针把所有有关的文献扎在一起，每一扎都要标得清清楚 楚。 (4)决定旅行用具。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用具列出清单。打点行李时按照清单检查， 这么就不会落下任何东西。 旅行用具一览表：信纸、信封(一般的、企业的、大号的)、邮票 笔记本 地址目录：电话、传真等号码 日历卡 世界各地时间表 国际电话号码表 文献夹 商业名片 声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 有关档案 旅行指南和地图册、旅行目标地的风土人情简介 日程表、约会安排表、时间表和计划表 护照、签证等 钢笔、铅笔 回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子 图章和印泥盒 抢救药盒 二、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要包括哪些方面？ 提神醒脑的服务。 上司早上到企业上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 私事方面的协助。 协助的措施应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事： （1）尤其指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。 （2）纯私人性祈求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他处理私人的事务。 财物管理。包括： （1）薪金收入管理薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入起源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。尤其是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 （2）支票往来的管理最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以防止被盗用冒领。 其他。如每年的各种节日，上司收到礼品，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 5、 举行一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出有关要点,并选择其中某一项工作，作出较为详细的阐明。 答：1.依照参加宴会的人选地点，定档次 2.发请帖 3.确定参加人员，订餐 4.到举行宴会时间的前一天在进行一次人员核算。不能到到的人员再次邀请。 5.届时间正式进行。 文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，能够采取倒计时的措施，将以上 内容再细化成更详细的表格，逐项确定期限，要求责任人完成进度，在宴请的当日，文秘人员必须亲自检查每一项 工作是否妥善安排，有否暂时发生的问题，如有应尽快予以处理，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、 带路，宴会结束分送纪念品礼品，以及送客，要提示客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。 办公室管理形成性考核册答案作业4 一、 简明论述社交话题的选择标准。 适宜的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5） 积极、健康的生活体验的话题； （6）幽默、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不宜的话题包括：（1） 应当忌讳的话题。如个人私生活等。 （2） 令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信奉和政治观点的分歧等。 （4） 自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5） 夸耀自己的话题。（6） 庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如包括商业机密的话题。 三、印章的使用重要有哪几个形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围怎样？ 印章的使用的重要形式为： （1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、骑缝章、更正章的使用范围： （1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、简介信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 （3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行更正后，作为法定作者自行更正的凭信。 四、简明论述收文处理的程序及分送的基本标准。 收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。 分送的基本标准： （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门责任人或机关领导审阅或处理； （2）属于机关日常事务性的已经有明确分工的文献，或早有指示要求和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办； （3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文处理单”，连同文献一并送批； （4）便函、请柬、简介信、广告、启事等，不作登记，直接交详细责任人办理； （5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。 五、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几个类型？简明阐明按照问题特性立卷的基本含义。 类型： （1）按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4）按时间特性立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。 按问题特性立卷的含义： 将反应同一问题的文书组成案卷，这种措施能反应对某首先或某一详细问题的相互联系和处理情况，利用最广泛。五、 简明阐明电子文献归档的基本措施。电子文献归档一般采取如下措施：1、将应归档的电子文献最后版本存入磁、光统计介质上。2、压缩归档。采取数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文献，通过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光统计介质上。3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采取。将归档的电子文献在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文献统计在磁、光统计介质上