资产清查软件辅导提纲-附录6卡片的必填项要求.docx

资产清查软件辅导提纲

1、系统简介 4
2、安装与卸载 4
2.1 安装数据库MSDE【Microsoft SQL Server Desktop Engine】 5
2.1.1 安装 5
★★★2.1.2 启动 6
2.2 安装装软件【全国行政事业单位资产清查报表管理系统】 7
2.2.1 安装报表管理系统 7
★2.2.2 安装MDAC（Microsoft Data Access Components） 9
2.3 软件下载及安装 13
2.3.1 下载软件 13
★★2.3.2 解压 15
2.3.3 安装 16
2.4 软件升级及新功能 17
2.4.1 注意事项 17
★★★ 2.4.2 升级操作步骤 17
2.4.3 卡片升级内容 17
2.4.4 清查报表系统 22
★★★ 2.5 文档资料和interface（卡片接口） 24
2.5.1 文档资料位置 24
2.5.2 文档资料内容 24
2.5.3 interface(卡片接口）位置 24
★ 2.6 卸载清查软件和数据库 25
2.6.1 卸载清查软件 25
2.6.2 卸载清查软件 26
★★★ 3、工作流程介绍 27
3.1 填报单位主要工作流程 27
3.2 汇总单位工作流程 28
4、卡片管理系统 30
4.1. 配置 30
4.1.1 单用户配置 30
4.1.2 多用户配置 31
4.2使用卡片管理系统 32
4.2.1启动、登录系统 32
4.2.2主窗口介绍 32
4.2.3卡片的录入分类 33
4.2.4卡片录入窗口 33
4.2.5卡片录入指标 34
4.2.6基本操作 35
★★ 4.2.6.1建立、增加卡片。 35
4.2.6.2修改 35
4.2.6.3删除 35
★★★ 4.2.6.4批量 35
4.2.6.5定位 36
4.2.6.6当前卡片预览和打印 37
4.2.6.7查询结果预览和打印 37
4.2.6盘盈资产录入 37
4.2.7卡片管理 37
★★ 4.2.7.1卡片查询 38
★★ 4.2.7.2批量打印卡片 40
★ 4.2.7.3批量删除卡片 40
4.2.8外部接口 40
★★★ 4.2.8.1 导入外部数据——Excle表 41
★★ 4.2.8.2 生成清查系统文件 42
★ 4.2.9系统管理 43
4.2.9.1使用部门设置 43
4.2.9.2数据备份 44
4.2.9.5数据恢复 45
5、清查报表管理系统 46
5.1 清查系统配置 46
5.2 启动、登录系统 47
5.3 录入封面基本信息或初始化单位 48
5.4 主窗口介绍 50
5.5 设置 51
★★★ 5.5.1 设置当前套表 51
★ 5.5.2 设置当前单位 52
★ 5.6 录入封面扩展信息 53
5.7 数据录入 54
5.7.0 数据录入窗口介绍 54
5.7.1 录入——文件 55
★★★ 5.7.1.1 Excel导入 55
5.7.1.2 输出Excel 57
5.7.1.3 预览当前页 57
5.7.1.4 打印 58
5.7.2 编辑 58
5.7.2.1录入数据 59
5.7.2.2【追加行】 59
5.7.2.3【修改行】 59
★★ 5.7.2.4【批量录入】 60
5.7.2.5 删除 61
5.73工具－表内审核 61
5.7.4选项 61
★ 5.7.4.1保存时判断必填 61
★★ 5.7.4.2仅删除当前子表（不包括封面） 62
5.8打印 62
5.9数据处理 63
★ 5.9.1接收卡片数据文件 63
★ 5.9.2表间计算 63
★ 5.9.3生成报表 64
5.9.4 删除所有数据 64
无法删除封面。 65
5.9.5 上报 65
5.9.6 收集 67
5.9.7 单位汇总 68
5.10 审核 68
5.11 查询 69
5.11.1 数据查询 69
5.11.2 单位树查询 71
5.12 管理 72
5.12.1系统选项 72
5.12.1.1打印 72
5.12.1.2 用户管理 73
5.12.1.3 修改密码 73
5.12.1.4 权限管理 74
5.12.1.5 数据备份 74
5.12.1.6 数据恢复 74
6、基础表的必填项要求 74
7、报表系统中的下拉项 75

1、系统简介
北京中财信科技有限公司开发了“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”。该系统由卡片管理系统和报表管理系统两个子系统组成。
卡片管理系统提供了固定资产卡片（包括帐实相符资产、盘盈资产）的录入、查询、打印、删除、导入外部数据、生成清查系统文件、备份、恢复等功能。
清查报表管理系统提供了从固定资产卡片提取数据到基础表，基础表间计算，提取基础表数据到报表、汇总报表，以及单位管理，数据的录入、打印、导入、导出、上报、收集、汇总、审核、查询、备份、恢复等功能。
2、安装与卸载
进入 Windows 系统后，将安装盘放入光盘驱动器，光盘将自动运行，出现安装启动画面。如图1所示。

图1

2.1 安装数据库MSDE【Microsoft SQL Server Desktop Engine】
操作步骤：
2.1.1 安装
点击【安装数据库】，出现其对话框，如图2所示。经过几分钟，完成安装。

图2

安装完成后，程序组“启动”文件夹中将出现“服务管理器”图标，如图3所示。

图3

★★★2.1.2 启动
点击【服务管理器】，出现图4，点击【开始/继续】，启动MSDE。

图4
启动MSDE后，服务管理器显示的变化如图5：

图5
同时，可在电脑屏幕右下方看见带绿色箭头的服务器图标，表示数据库处于启动状态。
★ 建议安装完全部软件后，重新启动计算机，即可自动启动MSDE。
★★ 数据库安装位置：C:\Program Files\Microsoft SQL server\MSSQL$CFIT808
★★★ 一般用户和县级财政安装MSDE基本能够满足，50万条处理能力。

2.2 安装装软件【全国行政事业单位资产清查报表管理系统】
2.2.1 安装报表管理系统
操作步骤：
1、启动安装程序
在图3.2.1-1所示的窗口中，点击【安装软件】，启动安装程序，出现“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”安装向导窗口，如图6所示。点击【下一步】，继续进行安装。

图6
2、设置安装路径
缺省安装路径为“C:\Program Files\ZCQC”，用户可根据自己的实际情况修改其路径，如图7所示。点击【下一步】，继续进行安装。

图7
3、设置安装程序组名称
缺省安装程序组名称为“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”，如图8所示。点击【下一步】，继续进行安装。

图8

4、完成安装
安装过程需要等候几分钟。然后出现“安装向导完成”的对话框，如图10所示。点击【完成】，完成安装。

图9

★2.2.2 安装MDAC（Microsoft Data Access Components）
★ MDAC是微软数据库访问组件，许多利用数据库的软件（比如本软件）需要操作系统安装MDAC。很多用户的操作系统中已经存在了MDAC，有些是操作系统内置的、有些是其它应用程序安装的。
★★ 在Windows9X下需要进行MDAC安装。有时候，即使你的操作系统是Windows2000或者WindowsXP，也会提示你安装MDAC，这是由于你操作系统内置的MDAC版本较低的缘故。
1安装过程如图10、11所示

图10

图11

2、安装完成后的效果
（1）在Windows桌面上同时出现“卡片系统配置”、“行政事业单位资产卡片管理系统”、“清查系统配置”、“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”4个图标，如图12所示。

图12
特别注意：
★ 使用本软件之前必须进行相应的系统配置。
★★ 进行卡片管理系统配置后，日常使用卡片管理系统只需点击“行政事业单位资产卡片管理系统”的图标。
★★★ 进行清查报表管理系统配置后，日常使用清查报表管理系统只需点击“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”的图标。

（2）在程序组中出现“全国行政事业单位资产清查报表管理系统” 文件夹，该文件夹下又包括“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”、“行政事业单位资产卡片管理系统” 、“帮助”3个子文件夹和“卸载全国行政事业单位资产清查报表管理系统”。
“报表管理系统” 中包括“清查系统配置”和“报表管理系统”；
“卡片管理系统”子文件夹中包括“卡片系统配置”和“卡片管理系统”；
“帮助”子文件夹中包括“编表说明”、“国标分类代码（GB）”和“用户手册”，如图13所示。

图13
3、重新启动计算机
软件安装结束，在Windows9X下还需要重新启动计算机。

2.3 软件下载及安装
如果有些单位因为某些原因拿不到安装光盘或者光盘损坏、丢失，也可以通过Internet从财政部或者市财税局网站上下载。下面以财政部网站上下载举例说明：
2.3.1 下载软件
找到并进入财政部网站，在网站的右下方找到【行政事业资产清查 】栏目，如图14：

图14

或者：找到并进入宁波市财税局网站，在网站的中间部分找到【资产清查 】栏目，如图15：

图15

点击进入栏目页面，找到并进入【行政事业资产清查软件】下载页面，如图16：

图16

分别下载软件拆分包，共三个，下载后的文件名默认为setup_1.exe（22M），setup_2.exe(40M)，setup_3.exe(40M) ，如图17：

图17
★★2.3.2 解压
这是三个自解压文件，
1、 Setup_1.exe中包含了文档资料和卡片、报表管理系统；
2、 setup_2.exe和setup_3.exe包含数据库安装系统。

解压操作：
1、 先双击setup1.exe，选择解压目标文件夹，如图18

图18

2、 setup_2.exe，setup_3.exe解压应选择同一个目标文件夹。
3、 解压后，目标文件夹共有如下文件夹和文件，如图19：

图19
2.3.3 安装
点击上图中install文件，进入如光盘的安装界面，不再赘述。

2.4 软件升级及新功能
2.4.1 注意事项
本次升级软件以升级程序包（Upgrade070307.exe）形式提供，是针对财政部正式版本version：2007.01.20.01的升级，升级单位应先确保已经安装了这个版本的程序，之后才能做升级。已经使用中财信网站提供的升级测试版软件的单位也需要使用本升级软件进行升级。升级操作应注意下列事项：
1、运行升级程序时请退出卡片管理系统和清查报表管理系统程序。
2、如果在一台计算机中建有多个数据库（卡片单位），应分别对每个数据库升级。
★★★ 2.4.2 升级操作步骤
1、在卡片系统设置和清查系统设置程序中设置当前数据库；
2、登录卡片系统和清查报表管理系统；
3、退出卡片系统和清查报表管理系统，运行升级包程序(Upgrade.exe)。
上述1－3步是对一个当前卡片系统和清查报表系统数据库的升级，如果有多个数据库，应分别重复1－3步。
2.4.3 卡片升级内容
1、增加了卡片分数据库填报数据，最后汇总的功能。
系统对应位置：外部接口--分数据库录入_卡片信息导入
分数据库录入_卡片信息导出
升级前：

升级后：

2、增加了实盘、盘盈数据转换的功能。
系统对应位置：卡片管理--盘盈资产批量转换
升级前：

升级后：

3、增加了EXCEL导入接口功能，具体方法可参照联机用户手册。
特别提示：外部接口导入时有一些敏感字符请不要加到数据项中例如：逗号、单引号、双引号等。包含这些字符可能会导致导入错误。
升级完毕后系统目录下有 InterFace目录，其目录下文件有：
卡片Excel导入_必输入项参照标准.doc
卡片Excel导入_模版范例_出租出借.xls
卡片Excel导入_模版范例_基础卡片信息.xls
升级前：

升级后：

4、修改了卡片录入过程中报没有活动事务的bug。

5、增加了卡片模版导出excel功能，如：

5.1

5.2

5.3

5.4

房屋及构筑物

卡片序号：

面积单位：平方米 金额单位：元

卡片编号

资产名称

资产分类代码

计量单位

取得日期

坐落位置

取得方式

建筑结构

竣工日期

建
筑
面
积
建筑面积

投入使用日期

其中:单位负担费用面积

折旧状态

计算机机房面积

产权形式

会议室面积

权属证书
所有权人

车库面积

发证时间

食堂用房面积

证书号码

配电房面积

使用状况

累计使用年限

使用方向及面积
自用

卡
片
金
额
原值

其中:后勤

累计折旧

出租

净值
0.00

出借

备注

闲置

照
片

其他

使用面积

地
下
面
积
地下建筑面积

其中:地下使用面积

管理部门

6、按业务需求修改 “文物等级”选项。
升级前：

升级后：

7、修改卡片导清查系统时，如果卡片数据中有回车，则不能将该张卡片正常导入到清查系统的bug。
8、卡片查询条件增加了每页显示行数，用户可根据需要进行修改.
升级前：

升级后：

2.4.4 清查报表系统
9、修改了行政套表中 J04G行政单位资产出租出借情况表填报控制必输入项的bug;

10、改正了对于浮动表，点[删除行]按钮，删除某条记录后，点[保存]，删除记录仍存在；再次进入修改状态，删除该条记录后，点[保存]，即可成功删除的问题。

11、改正了清查报表系统中增加单位预算代码不能输入字符的bug

12、增加录入单位封面时，财政预算代码放开到21位（封面打印时只打印前9位）。

13、在菜单中去除报表保存时判断必输项的选项。

15、修改了行政套表J10表——已实用未转固定资产房屋建筑物 使用方向合计(K16)公式 使用方向合计＝单位自用＋出借＋出租＋闲置＋其他（L16+N16+O16+P16+Q16)

14、删除两条有关单位行政编制人数的审核公式。

16、改正了以下问题：行政单位如果将事业套表修改了，并且事业套表数据没有进行提取数据和生成报表操作，上级单位收集该单位数据后不能汇总，提示此行政单位未按正常流程处理（事业单位亦如此）。

17、改正了重复收集时，系统会在收集数据时先删除上报文件对应的套表和系统当前套表对应的汇总套表的问题。
现已修改成：重复收集时 系统会先删除上报文件对应套表和上报文件的套表对应的汇总套表。

18、修改了封面打印时，隶属关系最后一位数据对应错误的问题。

数据库配置

19、卡片和清查报表系统配置不能识别 浐霸县单位的bug。

★★★ 2.5 文档资料和interface（卡片接口）
2.5.1 文档资料位置
“文档资料”是个文件夹，包含很多很有用的文件，可以经由两条途径找到：
1、 setup1这个文件解压后得到，见图19；
2、 安装光盘的根目录下找到。

2.5.2 文档资料内容

点击【文档资料】，查看内容，见图20

图20

内容包括：
1、 固定资产卡片填报表；
2、 所有基础表、报表的样式；
3、 行政单位报表编制说明、事业单位报表编制说明；
4、 分类资产代码；
5、 软件用户手册；
6、 本次清查文件（51号、52号、56号等）和清查有关的规章制度（预算法、会计法、行政单位财务规则、会计制度、事业单位财务规则、会计准则、会计制度、民间非营利组织会计制度、行政单位国有资产管理暂行办法（35号令）、事业单位国有资产管理暂行办法（36号令）、财政部有关财政国库管理制度、财政部关于加强政府非税收入管理的通知）。
2.5.3 interface(卡片接口）位置
interface是个文件夹，由升级软件得到，包含卡片Excel导入的模版和接口数据格式文件，在报表管理系统安装目录下，如下图：

打开【InterFace】文件夹，出现如下图：

★将卡片Excel导入模版和固定资产卡片填报表结合，可以解决其他固定资产管理系统数据的导入问题

★ 2.6 卸载清查软件和数据库
2.6.1 卸载清查软件
1．卸载或重新安装本软件系统前请注意备份数据。
2．卸载程序不删除安装目录和系统配置文件，建议重新安装软件时，安装地址与上次的相同，这样可简化系统配置工作。
单击【开始】菜单，点选【程序】中的【全国行政事业单位资产清查报表管理系统】程序组文件夹，然后单击【卸载全国行政事业单位资产清查报表管理系统】，程序将自动运行卸载向导。点击【是】进行卸载。如图20所示。

图20
2.6.2 卸载清查软件
如果要卸载MSDE，可以通过“控制面板”的“添加/删除程序”进行。

★★★ 3、工作流程介绍
3.1 填报单位主要工作流程
（1）录入（或导入）帐实相符资产（实盘资产）、盘盈资产卡片数据。

（2）生成清查系统文件。

（3）录入单位封面基本信息，生成填报单位。
（4）选择套表1（行政单位资产清查套表）或套表2（事业单位资产清查套表）。

（5）录入单位封面扩展信息，录入其余的基础表的数据。
（6）接收卡片数据到基础表，形成11类帐实相符资产（实盘资产）、盘盈资产基础表数据。
（7）表内审核，审核公式必须全部通过。

（8）表间计算，进行基础表之间的数据计算。
（9）审核，即表间审核。
（10）生成报表，将基础表数据提取到报表。

（11）上报数据，包括基础表数据报表，上报前系统强制进行（9）表间数据审核，审核不通过，数据将无法上报；同时判断是否进行过表间计算（8）和生成报表（10），如果没有进行，数据也将无法进行上报。

3.2 汇总单位工作流程
（1）启动“清查报表管理系统”。
（2）选择套表1（行政单位资产清查套表）或套表2（事业单位资产清查套表）。
（3）录入单位信息，生成填报单位或汇总单位。
4）设置为汇总单位。

（5）收集填报单位汇报表、基础表数据。
（6）收集填报单位数据的同时，形成上下级单位关系树。

（7）录入封面信息。
（8）汇总数据。
（9）上报数据，包括基础表、报表、汇总报表三部分。如果数据汇总不成功，系统将强制阻止上报。

图22
4、卡片管理系统
4.1. 配置
4.1.1 单用户配置
点击桌面上【卡片系统配置】，出现其对话框，点选MSDE，如图23所示。

图23
操作步骤：
1．输入单位名称：在单位名称框中输入
2．保存：
⑴ 第一次输入单位名称或者输入了一个新的单位名称，点击【保存】，出现如图24所示的对话框：

图24
点击【是】，建立数据库。数据库建成后，出现如图25所示的对话框：

图25
点击【确定】，完成系统配置。
⑵ 如果数据库已经建立，点击【保存】后，将同样出现上图对话框，点击【确定】，退出对话框，完成系统配置。
3．点击【退出】，退出卡片系统配置。
★ SA密码和数据库服务器地址选择默认值，点选“默认当前配置”。
4.1.2 多用户配置
在单位名称框中输入（或选择）单位名称，可以多次进行，从而可以建立多个数据库，从而并实现多用户访问。
★一次同时使用MSDE数据库的用户不要超过5个。

4.2使用卡片管理系统
4.2.1启动、登录系统
1、完成卡片配置后，点击桌面上的【行政事业单位资产卡片管理系统】图标，启动卡片管理系统。
2、运行本系统后，会出现“登录”对话框，如图26所示。

图26
操作步骤：
1．选择用户：默认用户为“sys”。
2．输入密码：默认密码为空。
3．登录系统：点击【确认】登录系统。
4.2.2主窗口介绍
登录成功后，出现系统的主窗口，如图27所示。

图27
主窗口上部：有各项功能的主菜单，主菜单下方有主菜单的快捷按钮。
主窗口中部：有各子菜单的快捷按钮。
主窗口下端：状态栏分别显示已登录的当前使用人员，当前连接的数据库类型。
4.2.3卡片的录入分类
实盘和盘盈资产卡片应分别录入
11类固定资产的快捷按钮在主窗口的中部。
4.2.4卡片录入窗口
5.2窗口上部：有各项功能的主菜单，主菜单下方有常用功能的快捷按钮。
窗口中部：为资产卡片录入区。
窗口下端状态栏：分别显示当前日期，当前连接的数据库类型。

4.2.5卡片录入指标
5.2.5.1、卡片的指标分为：填写（数字型、字符型）、下拉选择、控件选择三大类。
下拉选择中，资产分类代码只可选择末级，显示结果为“分类代码+名称”，如“［011101］生产车间用地”；时间指标格式2001年3月8日，输入为“20010308”。卡片中有数字勾稽关系的，如果不符合勾稽关系在保存时候就会提示，在此不再赘述。如：
土地：
1、 自用+出租+出借+闲置+其他=土地面积；
2、 自用>=后勤。

房屋建筑物：
1.地下建筑面积>=地下使用面积。
2.自用+出租+出借+闲置+其他=建筑面积，自用>=后勤。
3.建筑面积>=计算机机房面积+会议室面积+车库面积+食堂用房面积+配电房面积，建筑面积>=单位负担费用面积。

图书类：
“原值”除以“数量”超过50万（含50万）以上的记录，系统会加以控制不能保存。提示信息为：“单价超过50万元，请逐个录入”

5.2.5.2、红颜色的字表示该项是卡片的必填项。

4.2.6基本操作
★★ 4.2.6.1建立、增加卡片。
点击主菜单操作】下的【新增】菜单，或点击主菜单下端的【新增】按钮，开始1个新卡片的录入，如图所示。

1．录入卡片
“卡片序号”由系统自动生成。从“卡片编号”开始逐项填录资产卡片。如果录入有误，点击【撤销】，重新开始录入。

2．保存卡片
点击【保存】，保存录入的卡片。

4.2.6.2修改
修改当前卡片。
点击【修改】按钮，开始修改卡片，不展开。
4.2.6.3删除
删除当前卡片。
点击【删除】按钮，删除当前卡片，不展开。
★★★ 4.2.6.4批量
批量复制卡片。
点击主菜单【操作】下的【批量】菜单，出现其对话框，如下图所示。

操作步骤：
1．复制卡片数
输入需要复制卡片数。
2．批量复制卡片
点击【确认】，开始批量复制卡片。完成后出现“操作提示”对话框，如下图所示。点击【确定】，退出对话框。

4.2.6.5定位
快速定位卡片。
点击主菜单【操作】下的【定位】菜单，出现其对话框，如图下图所示。

操作步骤：
1．输入卡片序号
在卡片序号框中输入卡片序号。
如果不知道卡片序号，可以通过【卡片管理】——【卡片查询】，先找到卡片序号。
2．定位卡片
点击【确定】，出现相应卡片序号的卡片录入窗口。
4.2.6.6当前卡片预览和打印
1、打印预览当前卡片。
点击【预览】按钮，预览当前卡片，

2、打印当前卡片。
点击【打印】按钮。
4.2.6.7查询结果预览和打印
通过卡片管理，卡片查询，可以选择指标，同时在查询后，还可以导出该大类卡片的Excel表。

4.2.6盘盈资产录入
在图4.2.3-1系统主窗口中，点击【盘盈资产录入】，进入“盘盈资产录入”主窗口，如图4.2.6-1所示。

图4.2.6-1
盘盈资产录入的操作同前述实盘资产卡片录入操作方法相同，在此不再重复叙述。
4.2.7卡片管理
点击【卡片管理】，进入“卡片管理”的主窗口，如图4.2.7-1所示。

图4.2.7-1
★★ 4.2.7.1卡片查询
查询卡片数据。
点击主菜单【卡片管理】下的【卡片查询】菜单，出现其对话框，如图

操作步骤：
1．选择卡片类型
2．选择分类代码
3．选择使用部门
4.选择行数。
5．开始查询
点击【查询】，出现查询结果列表窗口，如图4.2.7.1-2所示。

5．查询卡片明细
双击查询结果列表中的某一行，出现该项资产卡片录入窗口。
此时，资产卡片录入窗口不可修改，只有打印、打印预览功能。
6．选择显示卡片内容
在查询的卡片列表中，可以有选择地显示卡片内容项。
点击【列选】，出现如图4.2.7.1-4所示对话框。

8．导出Excel
点击【导出】，当前页生成Excel文件。
9．条件查询
点击【查询】，可以改变查询条件，再次进行查询。
★★ 4.2.7.2批量打印卡片
点击主菜单【卡片管理】下的【批量打印卡片】菜单，出现其对话框，如下图所示。

★ 4.2.7.3批量删除卡片
点击主菜单【卡片管理】下的【批量删除卡片】菜单，出现其对话框，

4.2.8外部接口
点击【外部接口】，进入“外部接口”的主窗口，如图4.2.8-1所示。

图4.2.8-1
★★★ 4.2.8.1 导入外部数据——Excle表
可以将其它固定资产管理软件系统的卡片数据通过系统规定的标准接口文件（InterFace目录下的文件——卡片Excel导入_必输项参照标准.doc）导入资产清查的卡片系统内。
操作步骤：
1、 在系统安装目录下找到【InterFace】文件夹，找到文件“卡片Excel导入_模版_基础卡片信息.xls”；
2、 将你的卡片数据复制到该表，注意保证必输项和隐含字段的数据如：卡片号、资产类别、资产分类代码；
3、 复制前，每一大类的非隐含字段的输入可以引用【文档资料】文件下下的文件“固定资产卡片填报表.xls”；
4、 特别注意所有的固定资产信息要在一个工作表中；
5、 对于有存在出租出借的固定资产建议不使用模版，直接在卡片系统中进行修改。

★★ 4.2.8.2 生成清查系统文件
由卡片数据生成清查报表系统基础表的数据文件。
点击主菜单【外部接口】下的【生成清查系统文件】菜单，出现如下图对话框。

操作步骤：
1．确定文件存放地址
点击【浏览】，确定文件存放地址。
2．选择行业类型
选择“行政”或“事业”。
3．生成清查系统文件
点击【确认】，开始生成清查系统文件。

★ 4.2.9系统管理
点击【系统管理】，进入“系统管理”的主窗口，如图4.2.9-1所示。

图4.2.9-1
4.2.9.1使用部门设置
设置资产使用部门。
点击主菜单【系统管理】下的【使用部门设置】菜单，出现如下其对话框：

操作步骤：
1．增加
点击【增加】，输入部门代码、部门名称、上级部门代码点击【确认】，完成增加。增加使用部门后，左侧列表中出现新增加的使用部门。
2． 修改
选择左侧列表中的使用部门，点击【修改】，可对其进行修改。
3． 删除
选择左侧列表中的使用部门，点击【删除】，可对其进行删除。

4.2.9.2数据备份
注意：备份的数据是当前单位的数据。

点击主菜单【系统管理】下的【数据备份】菜单，出现如下对话框：

图4.2.9.6-1
操作步骤：
1．选择备份文件的路径
选择数据备份文件的存放地址，生成后缀是.BR的备份文件。
2．录入备注信息
备注信息是此次数据备份的文字说明。
4．备份
点击【确认】，系统开始对数据进行备份。

4.2.9.5数据恢复
将备份数据恢复到系统中。

注意：恢复数据将覆盖系统现存的数据。

点击【数据恢复】,或点击主菜单【系统管理】下的【数据恢复】菜单，出现如下对话框。

图4.2.9.7-1
操作步骤：
1．选择恢复文件
选择驱动器、文件夹后，在文件框出现后缀是.BR的备份文件。
2．恢复
点击【确认】，系统开始对数据进行恢复。

5、清查报表管理系统
5.1 清查系统配置

点击桌面的【清查系统配置】，出现如下对话框，选MSDE。

1、基本操作同卡片；
2、在单位名称框中输入（或选择）单位名称。可以多次进行，从而可以建立、访问多个数据库;
3、点击【保存】，过一会会提示成功。

5.2 启动、登录系统
1、点击桌面上的【全国行政事业单位资产清查报表管理系统】图标，启动清查报表管理系统。

2、运行本系统后，会出现如下图“登录”对话框：

操作步骤：
1．选择用户：“主管”。
2．输入密码：空。
3．点击【确认】登录系统。

5.3 录入封面基本信息或初始化单位
当第一次运行本系统，由于数据库中没有单位，则会出现新建单位窗口，如下图所示。

操作步骤：
输入所有基本封面信息，点击【确认】，完成单位设置，进入系统主窗口。

注意：
1、如何输入不展开。

2、如果在运行本系统时所连接的数据库中已建立过单位则会出现初始化单位的窗口，如下图所示。点击，选择已有的单位，本对话框和“初始化单位”对话框将不再出现。如果没有选择已有单位，而是直接点击【确认】按钮则会出现新建单位窗口，如下图所示，要求新建单位。

3、如果在刚刚选择过单位，退出本报表系统并且再次启动登录报表系统，则会跳过以上两个步骤，直接进入系统主创口。

5.4 主窗口介绍
登录成功后，进入系统主窗口，如下图所示。

主窗口上部有各项功能的主菜单，主菜单下方有常用功能的快捷方式按钮。
主窗口下端状态栏分别显示已登录的当前单位的代码、名称，当前选择的套表号、名称，以及当前连接的数据库类型。

5.5 设置
★★★ 5.5.1 设置当前套表
登录成功后，出现“设置当前套表”对话框，如下图所示。

注意：
1．报表录入、修改、查询计算等都是在当前套表内进行的。

2．当前套表的设置不仅在初始化时设置，初始化以后也可以随时进行设置。

3．本系统按单位的性质不同共提供了4个套表，包括行政、事业单位资产清查套表（套表1、套表2）和行政、事业单位清查汇总报表（套表3、套表4）。

4．行政单位应选择套表1、套表3。
套表1（行政单位资产清查套表）包括行政单位的基础表、报表。
套表3（行政单位清查汇总报表）是行政单位的汇总报表。

对于填报单位：需要录入套表1的封面信息，接收卡片数据、录入基础表其余子表的数据；需要通过提取基础表的部分数据，生成报表的数据；需要上报报表和基础表数据。

对于汇总单位：需要录入套表1的封面信息；需要录入套表3（汇总报表）的封面信息；需要收集填报单位的基础表、报表或汇总报表数据；需要进行单位汇总；

5．事业单位应选择套表2、套表4。
套表2（事业单位资产清查套表）包括事业单位的基础表、报表。
套表4（事业单位清查汇总报表）是事业单位的汇总报表。

对于填报单位：需要录入套表2的封面信息，接收卡片数据、录入基础表其余子表的数据；需要通过提取基础表的部分数据，生成报表、汇总报表的数据；需要上报报表和基础表数据。

对于汇总单位：需要录入套表2的封面信息；需要录入套表4（汇总报表）的封面信息；需要收集填报单位的基础表、报表或汇总报表数据；需要进行单位汇总。

6．查询、打印清查汇总报表时应选择相应的（行政或事业）清查汇总报表（套表3或套表4）。

操作步骤：
在套表列表中，点选套表1（行政单位资产清查套表）或套表2（事业单位资产清查套表），再点击【确认】。

点击主菜单【设置】下的【设置当前套表】菜单，或双击主窗口下端状态栏显示的当前套表信息，出现其对话框，如下图所示。

操作步骤：
点选相应套表号左侧的单选框，打上“√”标记，再点击确认】。

★ 5.5.2 设置当前单位
只能在有树形关系的单位中进行选择：填报单位或汇总单位。

点击主菜单【设置】下的【设置当前单位】菜单，或双击主窗口下端状态栏显示的当前单位信息，出现其对话框，如下图所示。

图5.2.5.2-1
操作步骤：
1．选择单位
在单位列表中，点选单位名称后，点击【确认】。
2．选择下级单位
如果要选择下级单位，可在单位列表中双击红色名称显示的单位名称，或选中红色名称显示的单位名称后点击窗口右侧的【下级单位】按钮后找到所要选择的单位，再点击【确认】；
3．选择上级单位
如果在单位列表中要显示上级单位，可选中有上级单位的单位名称后点击窗口右侧的【上级单位】按钮即可回到上级单位列表。

★ 5.6 录入封面扩展信息
点击主菜单【数据录入】下的【录入封面】菜单，出现录入窗口，如下图，仅需要输入的是单位扩展信息。

注意：封面信息不完整，不能进行套表数据录入、保存。

5.7 数据录入
5.7.0 数据录入窗口介绍

点击主菜单下端的【录入】按钮，屏幕出现具有报表样式的窗口，如下图：

录入窗口上部有各项功能的主菜单，主菜单下方有常用功能的快捷方式按钮。
左侧显示为单位列表和报表列表。可以选择列表和树形两种方式显示；单位列表中显示本单位以及已经上报的下级单位名称，选择不同单位，则切换显示相应单位的数据。

注意：
1. 在录入窗口左侧的报表列表中点击报表类型和报表名称可以在基础表和报表表页之间进行切换。

2. 点击录入窗口下方的子表名称可以在同类（基础表或报表）表内进行子表页面切换。

5.7.1 录入——文件
★★★ 5.7.1.1 Excel导入
将Excel格式文件的数据转换为基础表的数据。

注意：
1、导入的Excel文件中如果有基础表对应下拉项部分为文字的需要修改为相应的编码，然后才能导入，否则不能导入，报表系统中的下拉项见附录。

2、实现这个操作的前提条件是外部的Excel报表文件的格式要与转入的基础表的格式完全一致，具有相同的栏数。

为了实现格式统一，可以先导出，填好数据后再导入。

点击主菜单【文件】下的【Excel导入】菜单，出现选择Excel文件对话框，如下图所示。

操作步骤：
1．选择文件
选择需要导入的文件，点击【打开】，出现选择要导入的子表的对话框，如下图所示；

2．进行导入
在导入子表框中选择要导入的子表，在导入区域中设置起始行、起始列、总行数、总列数，点击【确定】。其中：
起始行：导入的基础表中从合计行以后开始的浮动行号。
起始列：导入的基础表中开始填入数据的列的自然顺序号。
总行数：导入数据的总行数。
总列数：导入数据的总列数。

5.7.1.2