某化工厂内部控制设计案例.docx

内部会计控制制度设计案例
一、背景介绍
XX化工厂是1958年组建的国有中型企业，原下属南京化工局，现下属于南京市化建总公司，是国内塑料稳定剂和电子化工助剂定点生产单位。现拥有总资产上亿元，年生产能力超过2万吨，职工700人左右。该厂设有16个职能机构，全部核算集中在厂部的财务部门，无下属的独立核算单位，以下是该厂的组织机构图：

说明：厂长负责全厂工作，下属四个副厂长，分别为经营副厂长，管供应、销售和电子商务；行政副厂长，管理行政办公室、钟亭旅社以及房地产；生产副厂长管理生产、质检和技术工程；总工程师管理研究所、技术开发以及档案资料，虚线部分表示：。厂长其余为厂长直管。
该厂有六个车间，其中四个基本生产车间、两个辅助生产车间。
XX化工厂目前实现销售收入上亿元，实现净利润超百万元。其生产的主产品塑料稳定剂品种主要有硬脂酸盐系列、三盐基硫酸铅、无尘复合稳定剂；电子化工助剂有粒（粉）状氧化铅、硅酸铅等产品。其中的粒状氧化铅和无尘塑料稳定剂属于国家级新产品，主产品无尘塑料稳定剂是PVC加工中热稳定剂的更新换代产品，具有良好的工艺性能和环保性能。其产品主采用国际同类产品先进标准组织生产，为化工部、江苏省、南京市的优质产品。企业通过GB-/T19002-ISO9002质量认证。多次获得国家、省和市级产品质量和环保奖励。
一个化工企业得以顺利发展，不仅要靠其过硬的产品和服务质量更在于其规范和完善的内部控制制度，其管理控制方法为许多企业所效仿。这里我们试图提炼和剖析其财务一体化下的成功内控经验。
二、XX化工厂财务一体化下的内部控制情况
1、基本情况
南京通过财政部门开始推行实施企业会计电算化的工作始于1995年，从那时起培养了一批能够推动和实施企业会计电算化的会计人才。XX化工厂便得益于此次机会，该厂的会计人员在培训之后，于1996年在企业领导的高度重视下，开始引进会计电算化，并于97年1月通过财政部门验收，在南京市率先实行了甩账，企业的管理效率获得了很大的提高。随着企业的不断发展和扩张，尤其是该企业的材料品种、规格繁多，应收账款也比较复杂、数量较大，管理起来比较麻烦，容易出现差错。于是该厂不断地进行软件和硬件的升级，拥有了财务内部局域网，并形成了厂内大网络，最终在全国会计基础工作规范化验收过程中，完善了企业的财务管理制度和程序，并于1999年在与软件公司的合作中实现了财务信息的一体化。通过该一体化系统，企业的财务部门以及领导可以随时进行库存、应收账款等的查询和分析，并实现了全方位的财务分析、决策管理等。
2、财务一体化构成
XX化工厂的财务一体化的实施在最大程度上实现了企业管理的制度化和法制化，从而促进了管理的现代化、标准化和规范化，克服了企业成长中的制度瓶颈和阵痛。该财务一体化系统主要由账务、销售、仓库、供应、人事系统等构成。其中账务管理包括现金管理、固定资产管理、报表等功能，销售管理包括开票、应收账款等模块，存货管理主要包括原始数据录入、查询等模块，供应系统主要包括应付款管理、供应商管理等。各个功能模块间实现了信息实时传递和有授权的共享。其功能结构图如下：

仓库、供应、销售、应付款等管理信息最后全部集中到总账，由财务部的总账系统统一编制记账凭证、统一核算和监控。
XX化工厂根据其组织机构设置和管理特点，采用了如下的站点分布方式：
软件名称
站点数
使用部门
销售（应收账款）
2
销售部
仓库
1
仓库
账务
3
财务部
工资
1
人事部
供应（应付账款）
1
供应部
领导查询

5
厂办、生产办、企管办
3、XX化工厂财务一体化下的内部控制
（1）应付账款和存货控制
在XX化工厂财务一体化的系统中，最有特色的部分是 LINE-HEIGHT: 150%">XX化工厂的存货大类不多，只有原辅材料、备品备件以及机物料三大类，但后两者的规格、品种繁多，达3000多种，且在企业中还十分重要，而手工核算管理十分麻烦，通过计算机来进行分类管理就减轻了许多核算工作量，并减少了由于领用、记录方面带来的错误和损失。其仓库入库管理业务流程和数据传递关系如下：

流程说明：存货验收入库时填制入库单一式四联，一联由仓库保管员留用，另三联由采购员连同发票持往仓库办公室，由办公室录入入库记录，生成存货文件。然后一联由仓库办公室留下，另两联入库单连同发票由采购员传递给财务部门。仓库办公室在录入入库单时，一定要确认货款是否已经支付，如果发现货款已经支付，则在相应的信息中注明，以便财务制单时能与传递来的发票、付款单据核对相符；如果发现货款没有支付也在相应的栏目中注明，以传递给供应部门时形成供应部门的应付账款文件，供应部门根据这些记录来进行付款筹划，供应部门如果付款，在通过财务办理有关付款手续后，在其站点上输入付款记录，传递到财务部门形成付款的记账凭证，财务部门并进行付款核对。

2、应收账款管理和控制
XX化工厂的销售开票和应收账款等管理在一体化之前一直由财务部门执 行，一体化之后，销售计划、销售单据的录入以及应收账款的催收工作全部由销售部门独立完成，其形成的销售和收款记录自动传递到财务部门，然后在财务部门形成账务记录并进行审核，其流程如下：

流程图说明：销售部门根据合同等凭据通过计算机开票一式四联，自己留一联，另外手工开具提货单两联连同三联发票给客户。销售部门在开票时，如果客户现购，则在发票单据中注明相应信息，传递给财务制收款记账凭证（销售部门输入的信息）；如果客户欠款，则开具欠款单给客户，同时在发票中注明未付款信息，形成应收账款文件（也是在销售部门输入）。客户持三联发票、两联提货单以及现金、支票（或欠款单）到财务部门付款、盖章，留存一联发票给财务部门，购货人持盖章后的发票和提货单到仓库提货，提货单一联留仓库，另一联给仓库办公室站点录入，形成存货减少记录。仓库开具出门证给客户，至此销售过程完成。收款时，收款凭证由财务部门收取，同时收取款项，财务部门凭收款凭证通知销售部门货款到账情况，由销售部门输入应收账款收回记录，最后传递到财务，形成记账凭证，核销应收账款。同时财务随时查询应收账款的到账情况，形成账龄分析，并定期向销售部门催收，并根据有关规定形成逾期的奖惩表单，传递给销售部门和管理部门。
三、评论
XX化工厂通过财务一体化不仅简化了财务的核算工作，最重要的是完善了其内部控制制度和流程，提高了效率。
其最有特色的控制主要体现在对付款和收款控制上。该企业无论是收款还是付款，其实际收支业务都是通过财务来完成的，但是对于付款需要由供应部门来请付，并严格与其所购货物相对应，并由财务和供应两方互相核对。
1、对于应付账款，由供应部门请付后由财务支付，财务部门在支付时就已经录入了相应的付款记录，形成了付款凭证，等到供应部门也录入相应的应付款付账记录时，双方方通过互相核对就可以确认应付账款的彻底核销，如果只有财务记录而没有供应部门记录，则说明供应部门已将该款项挪作他用，从而可以监控应付账款的付款情况。在这个过程中，财务从来不主动付款，供货商催款时催的是供应部门而不是财务部门。
2、对于销售，则无论是现销还是赊销，最后都要由财务部门来确认。如果是现销，则购货者（或业务员）将款项交到财务，财务收款后在发票等有关单证上盖章后购货者（或业务员）才可以去提货或发货；如果是赊销也需要将实际票据传递到财务确认属于赊销后才可以提货或发货，前者在财务形成了收款凭证，后者在财务形成了应收账款记录，同时销售部门也按照相同的票据输入了相同的信息，两者又可以互相核对。对于应收账款的实际催账由销售人员根据其账龄及时催收，财务部门及时监督和催促销售部门催收，收回的款项也通过财务端口入账，如果应收账款由财务收到了，则财务通知销售部门，由销售部门核销其应收账款。
在上述票据的传输过程中，存货记录及时得到反映的同时，也可以互相核对。
从该企业上述的控制流程来看，其资金的收支和财产物资的增减全部处于财务的监控之中，而且财务处于主动的控制地位。这种方式效率高，监控力度强，适用于信息系统（站点）相对比较集中的中小型企业。