TS16949—文件控制程序.docx

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1.总则
文件和资料的控制按本程序中规定执行，对与体系有关的文件和资料进行控制（包括外来文件、图纸及电子媒体），确保各相关部门使用有效版本的文件和资料。
2.适用范围
适用于体系有关的管理或技术性文件和资料（包括外来文件、图纸）的控制管理。
3.职责
3.1管理部负责对受控体系文件和资料的编号、发放、回收、销毁等管理。
3.2各职能部门对持有的受控的有效版本文件和资料等进行控制保管。
4.工作程序
4.1受控文件和资料的范围
A：手册和程序文件；
B：技术性文件和资料，包括设备操作指导书、作业指导书、检验标准;
C：外来文件，非本公司制作用于公司管理体系的文件资料，如客户提供的产品标准、图档资料，以及自购的产品适用的法律法规等。
4.2文件和资料的编制、审批、发布
4.2.1手册由管理部编制，经总经理审核其适用性后批准发布。
4.2.2程序文件由管理部收集相关单位资料和信息后统一编制，总经理批准发布。
4.2.3技术性文件和资料、表单由各相关使用部门负责编制，部门主管审核后发布。
4.2.4文件编制好后由管理部统一编号。
4.3管理文件和资料的编号和版本控制
4.3.1编号

A、手册的编号方法：
QM - 0 1
代表流水号

代表手册

B、程序文件的编号方法：
CP - ××
代表流水号, 01 ~ 99

代表程序文件

C、作业指导书,检验标准,操作指导书等三阶文件编号方法：
W I - X X - X X
代表流水号, 01 ~ 99
文件制定部门英文或汉语拼音缩写
代表作业指导书等三阶文件
D、表单编号方法：
X X X X X(X) - F×× （×/×）
版本
代表流水号，01~99
代表表单出自文件编号

4.3.2版本/版序/修订
受控文件版本/版序即文件发行时现行状况的代号，以A/0表示。当文件内容发生更改、修订时，要在版本/版序上反映，每修订一次后一数字向后增加。如：A/0 变为A/1 , A/1变为A/2……直至A/5版，当修订达6次后，A/5版变为B/0版。依此类推。
4.4文件的发放、使用和管理
4.4.1管理部负责文件分发，手册与程序文件各部门各分发一套。作业指导书，检验标准根据其使用场所发给对应部门。数量不够可申请补发表单各使用部门依据受控表单格式控制使用，不另行分发。所有发放的文件皆须盖蓝色“受控文件”章。确保对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能使用受控有效版本的文件和资料。
4.4.2文件发放时管理部文件管理人员填写「文件分发/回收记录清单」，接收部门签收。
4.4.3管理部对最新文件和表单制作「受控文件清单」和「受控表单清单」，以控制文件和表单最新状况。
4.4.4各部门需妥善保管和使用发放的文件，防止丢失、破损、霉烂及虫蛀等。所有文件不得随意涂改和废弃。
4.4.5受控状态之文件和资料任何员工不得故意或无意向其他单位或个人，以书面或口头的形式泄露其中内容；各类文件和资料不得擅自携带离开公司。如因工作需要，向外提供受控文件和资料，则需经总经理/副总经理许可，经必要处理后提供，同时作好相应记录。
4.4.6相关部门对文件有需求时应填写「文件需求申请单」，经管理代表审核后由管理部分发，发行程序与原程序相同。
4.5文件和资料的更改或废止
4.5.1当手册和程序文件需更改或废止时，由原文件制作单位填写「文件修改/废止申请单」提出更改，经管理代表审核同意后进行更改或废止。更改内容需简述于该文件修改记录中。其他三阶文件和表单需更改或废止时在得到部门主管核准后执行更改或废止作业，无需填写修改申请单。
4.5.2更改完成准予发行的文件交文件发行单位发行。新文件发行后同时收回失效文件防止误用失效文件。文件收回后在「文件分发/回收记录」中注明。
4.5.3对于因正当理由需保留的任何作废文件，必须盖上蓝色“参考”章，加以识别，以便同正在使用的有效文件有明显的区别。其它作废文件盖红色“作废”章销毁。
4.6外来文件的控制：外来文件包括客户提供的工程技术资料、国家或行业标准等。使用部门负责对外来文件进行识别和审核，无任何问题时由文件管理单位盖蓝色“受控文件”章，分发至使用部门。外来文件登录「外来文件清单」中。
4.7记录保存期：本程序涉及的有关记录，由各相关单位负责按『记录控制程序』妥善保存。
5.相关文件
5.1『记录控制程序』
6.记录表单
6.1「文件分发/回收记录」
6.2「受控文件清单」
6.3「受控表单清单」
6.4「文件需求申请单」
6.5「文件修改/废止申请单」
6.6「外来文件清单」