物资部工作流程.doc

物资供应部采购工作流程
一、 总章
物资供应部为公司提供物资计划、购买、仓储储存、发放等职能。
二、 各个流程工作步骤岗位要求
1. 物资部计划总流程
流 程 部门
各个职能部门
物资供应部
主管物资总经理

月

采

购

计

划
B．各部门汇总物资需求清单
A．各部门提出物资材料需求
开始

结束
I．执行
H．制定月采购计划
F平衡信息报部门主管审批
E．起草月采购计划
D．确定需要采购物资,并平衡
C．汇总各部门物资需求

是
否
G.核

1-1计划流程图
节点序号
工 作 说 明
A
月采购计划制定前，公司各职能部门应依据公司生计划以及本部门实际的需求情况，客观实际地提出部门物资材料需求
B
各职能部门人员根据部门的物资需求，拟定本部门物资需求清单
C
物资供应部计划员，汇总来公司各职能部门的物资采购清单
D
物资供应部根据清单确定本月采购物资类别，数量，及价格，并平衡库存信息
E
计划员根据物资需求草拟公司月计划，并交物资部经理审批
F
物资供应部经理审批符合要求予以通过，否则退回
G
物资部经理审批后交由主管领导审批，符合要求予以通过，否则退回
H
经过进一步的改善后，计划员制定出具体、细致的月计划
I
计划完成后，交予采购部业务员执行
2. 计划员职责
（1）编制采购计划 （2）督促检查采购计划完成情况 （3）平衡计划 （4）负责制定采购成本，提供采购质量的目标和方案
（5）平衡有关部门材料需求情况，对采购来的物资进行质量回访 （6）定期对供应商进行产品质量等方面评估 （7）监督整个计划执行过程

3. 采购工作流程
4. A．各部门提出物资采购需求
结束
H．跟踪所采购材料，对使用部门进行回访做到质量监督，如使用过程中出现问题及时联系供应商解决
C.如新开发供应商则应先写申请写明开发原因，报经理审批后在计划员处建立供应商档案
G．仓储验收完毕，后做采购记录，及给供应商按合同或约定打款
F．对购买物资交予库管员验货，如有质量问题退换或根据签订合同执行
E.对供应商货品质量进行检验，确认无误运回公司
D.确定好供应商，发物资订单，（合同签订）
B.对价格询价、比价后，确定供货商
A．根据计划员所提供计划进行询价，比价。
开始

图3-1

4. 采购员工作职责
（1）采购员应严格遵守国家法律、法规和企业各项规章制度具有良好职业道德，诚实守信。
（2）对所购买的物资能进行描述：1.规格描述：购买物品的规格、尺寸、用途等参数2.品牌描述：对有品牌的物资必须进行品牌描述3.其他描述：市场等级描述，样本描述
（3）按时完成采购任务，所购物资价优价廉，做到货比三家、就地就近，择优采购，努力降低采购成本，厉行节约。
（4）深入市场调查，掌握市场价格信息，要坚持先询价，后采购的原则，及时了解市场价格变化情况。减少企业因价格变成造成的损失。
（5）负责采购物资押运工，确保物资运输途中安全，防止发生丢失、损坏、淋湿等现象发生，移交物资要当面向保管人员接待清楚，防止出现职责不清现象。
（6）及时送达发票和材料单据，收料单据要认真填写、规范、全面、字迹工整清楚。
（7）要及时清理账目，还清所欠款项，不能出现滞帐、死帐。
（8）采购员要认真学习业务知识，熟悉和掌握各种物质性能、用途以及代用途径，会使用计量器具，会换算。

5. 询价、报价规范
询价方式：
1.根据所需物料、产品或者服务选取值得信任的供应商发出询价函，请供应商以正式报计单（需有报价单位公章）
2.招标确定价格，招标将物料所购买的条件、名称、规格、数量、品质、交齐、付款条件、违规处罚等。
3.市场零星采购适用有价格低，数量少的物资
供应商报价原则
1. 成本加成法：原料、设备、人工、运费、杂费、税费、管理费用、利润
2. 市价法根据市场的供求关系，需求旺盛价格高，需求较低，价格低
3. 投资报酬率发
4. 竞争价格：同样物资多家都有形成竞争
（1）先查询以往的采购记录或当前市场行情
（2）建立合格供应商评选制度，了解供求双方优势及劣势
（3）掌握影响成本涨跌的特定因素或事件
（4）报价的合格单位数量至少应是三家
（5）进行供应商报价分析
（6）选择质量、价格等适当供应商签合同
（7）合理利用数量折扣
（8）建立完善的价格差异分析表、供应商档案及供应商价格档案
6.采购流程及采购成本控制
1.计划员根据本月采购计划分配给采购员采购
（ 1采购过程一般应挑选三家及以上供应商询价，作为比价依据
2采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价
3对已经核定的物资，供应商要求涨价需以单价审核单形式重新报批，附上书面说明
4了解市场动态及时更新价格）
2.采购员确定好供应商发出物资订单
3.收回时采购员应该认真核对交货数量与物资订单是否一致及交货量于发货单上是否一致
（建立，健全供应商档案，包括供应商编码、联系方式、地址。信誉度、资质（生产能力））
4.验收无误后组织运回，交予仓库验收，仓库根据计划单、采购合同、质检报告验收入库
5.根据合同或者事前约定办理供应商款项
6.对所采购物资进行跟踪监测，确保质量如出现质量问题及时与供应商沟通解决