针对项目开发公司工程资料管理制度.doc

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针对项目开发公司工程资料管理制度
第一条：为了规范公司工程档案管理工作，充分发挥工程档案、技术文档在整个工程建设质量及成本控制方面起到积极的作用，制定本管理制度
第二条：工程资料管理员职责
2.1负责项目建设工程技术资料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
 2.2、坚持平时整理。根据工程项目的不同阶段所形成的资料文件，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
第三条：工程资料归档管理范围
凡是工程项目建设过程中所形成的资料，包括以下几方面
3.1工程项目前期立项报建批文
3.2各专业设计施工图、设计修改变更图纸或通知单
3.2工程施工图预算、招投标资料
3.4工程建设过程中形成的工程签证、涉及质量及变更的工程管理函
3.5各专业工程施工合同、协议
3.6相关的会议纪要及内部联系单
3.7各专业工程竣工图、竣工资料
3.8各项目工程竣工验收资料，各种政府部门验收批文
第四条：工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度做好工程文件的提供利用，特制定本条规定。
4.1 工程文件接收
4.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料员统一接收
4.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的具有保存价值的工程文件，一律交档案资料员。
4.1.3档案资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知移交单位补发。
4.1.4档案资料员对接收工程文件应及时建立工程文件接收登记帐
4.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。
4.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
4.2 工程文件资料发放
4.2.1关于工程文件资料发放，由档案资料员根据上级领导审定的资料分发表进行发放，如对外单位，则根据相关合同规定的份数分发，如施工单位，不足部份由施工单位委托资料员向设计单位提出增加施工图供应数量，费用由施工单位自理。
4.2.2分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
4.2.3为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料员；档案资料员按指定名单发放工程文件资料。
4.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定
4.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料员按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
4.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料员归档保存，工程结束后由档案资料员向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。
4.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料员应及时将设计变更图纸放入原归档图纸中，并在图纸目录中注明相关情况。
凡设计修改、变更图纸都应盖上日期章，以便日后分辩最新的更改图。
第五条：工程档案资料的收集、整理、归档组卷要求与方法
5.1档案管理方法
应当按工程建设过程中的不同阶段所形成的档案文件的类别、有机联系、价值和密级大体相同进行收集、整理、归档组卷。遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值
5.1.1归档的工程技术档案资料必须如实反映工程建设过程中的实际情况
5.1.2应当立卷归档的文件都应使用原件归档（特殊情况可在备考表中注明原件去向）
5.1.3归档文件字迹要工整、清晰。
5.2案卷的组织方法
5.2.1文书档案以每件档案为一件，文件正件为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件、来文与复文为一件、去文与复文为一件，并且按年度和保管期限分类。
5.2.2工程项目档案可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；其中：工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
5.3案卷内的排序
5.3.1管理内容的档案按问题、时间、重要程度排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
5.3.2基建工程档案按规划、设计、施工、竣工验收过程所形成的文件材料组成案卷
5.3.3各专业施工图按单位工程的图纸目录进行排序
5.4案卷编目方法
5.4.1文书类文件应当对案卷内的文件进行编目，只对一件文件进行编目
备考表：放在每份档案后面
备考表上设置的内容：盒内文件档案说明、整理人、检查人、日期
案卷封面：案卷标题、年度、保管期限、起止件号
第六条：档案的借阅与复印
6.1经有权审批人批准后，可对工程档案资料进行调阅或复印手续。档案调阅和复印应要遵循授权有限的原则：
6.1.1公司直管领导及部门经理权审批调阅工程部门的相关档案
6.2 调阅档案人如需外借档案，需在借阅登记表上签字、注明是否归还及归还时间，并经有权签字人审批后方可借出。到期后，由档案管理员催还。
6.3 调阅者不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案行为。
6.4 原则上不允许外单位调阅档案。如确因工作需要调阅的，调阅人必须持有本单位介绍信，并报经总经理批准后方可查阅或复制。
第七条：工程技术档案资料密级划分与确定
公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通
7.1绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主要包括：
7.1.1公司各种权利证照、可研报告、地质勘探报告、项目开发方案、自然地质资料等
7.2机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益受到严重损害的档案资料，主要包括：
7.2.1工程项目建设过程中形成的所有工程施工、设计合同、协议。
7.2.2工程项目建设过程中形成的各专业图纸、预、决算报告等。
7.3秘密是指与本公司生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益受到损害的档案资料
7.3.1工程项目在建设过程中所形成文件、材料、总结等
7.4普通是指与本公司生存、生产、科研、经营、人事利益关系较小的，如果泄露会使公司的利益和安全遭受的损失较小的档案文件
第八条：档案保管期限与销毁
8.1工程资料档案保管期限分永久（主要指工程开发前期的各种批文及可行性研究报告）、长期（主要指各专业施工图纸、设计变更）、短期（主要指工程建设过程中形成的各种签证，施工图预算、招投标文件等）三种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。
8.2对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，经主管领导签字后，连同销毁档案的书面报告报相关负责人签字审批。
8.3 档案销毁的具体工作由有关部门办公室承办。销毁档案时，要有两人鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”，并签名盖章；在相应的《案卷目录》上注明“已销毁”。
附件表格（一~七）

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