时间管理降龙18掌(上).doc

第五讲 时间管理降龙18掌（上）

时间管理的核心是效率和效能的提升，就是要规定和计划好工作。例如可以用一个表格记录一周的时间安排，把所有的个人工作和家庭生活事项全部记下来，然后做一些评判，通过这样的记录会发现，在每天的生活中确实有很多的事情是很无聊的，有很多的事情是不需要做的，这时，就可以把这些事情合并掉、删除掉，或者把它们放在另外的时间段。通过这样不断地思考，尽量将目光聚焦于能够带来高回报的、重要的、有价值的工作和活动，这样才能进入高效的时间管理之中。
所以，开始规划成功的时间管理需要做到以下几个方面：
◆ 记录一周以来的时间安排，包括工作和个人生活的时间安排；
◆ 分析哪些是不需要做的事情，把它们删除掉；
◆ 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。
管理时间的前提是要了解自己的目前状况，古语曰“知己知彼，百战不殆”，只有登记和记录自己的工作状态，了解了自己的状态后，才能改善自己的时间使用规则。

一、掌控每天—不被牵着鼻子走

◆ 生活就像马戏团，有驯兽师也有动物
生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，如果人不做驯兽师的话，就可能会变成动物。同理，如果人不能控制好生活，生活就会控制人。
◆ 积极努力行动，掌控每天每时
只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，不成为时间的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。

◆ 改变原有思维，找到正确的行动方法
一定要时时刻刻掌握主动权，改变原有的不重视时间、没有规划、脚踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思维。认真地把工作任务管理起来，把业余时间管理起来，把所有的时间管理起来，控制到每一天，甚至每一个小时。
◆ 静下心来思考，有耐心地分析
有很多的高级经理人感叹下属的执行力不够。在时间管理中，这种执行力的实质就是月月有计划，周周有检讨，天天有目标，而且这个目标和计划行动是永远不可以分割的，执行开始的地方就是下一次结束的地方，所以每天都要有目标。
针对这个目标，要有行动计划，然后不断进行检讨，不断积极努力地行动。掌握每一天，不断进行反省，静下心来做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的时候，把明天的规划重新思考一遍，让每个第二天都有提前做好的规划。
◆ 每天做有效规划，要有次序和条理
每个月末的时候，要对下月的工作做一个规划，但是这个规划是粗线条的，不可能细到每一天和每一分，所以月计划要突出主要的工作、核心的工作、有价值的工作。
规划周计划的时候，重点是突出每一天，每天上午重点干什么，下午重点干什么。规划日计划的时候，要在原来周计划的基础上，对明天的工作做一个微调，让它变得更加切实可行。月计划、周计划和日计划要不断调整，计划可以让工作变得有秩序和有条理。
◆ 一次只认真做好一件事，不急于求成
一次只做一件事，不要太急于求成，否则会导致眉毛胡子一把抓。很多事情齐头并进的时候，要有轻重缓急，如同10个手指弹钢琴，先弹哪个音，再弹哪个音是有规定的。一次只能做一件事情，这就是聚焦的原则，过于着急可能会带来负面的效应。

二、确定目标—不穷于应付

有一位名人说过，人活着就是要有清晰的目标，将其写下来，并且每个时刻不断地激励自己去朝着这个目标做。规划做完了，就要开始设定目标，不为目标疲于奔命。要把设定的目标认真写下来，写下所有要做的事情就会发现，任务越多付出就会越多，成功的机会也就会越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目标、想法，但他们没有把它精确地写下来，于是这些目标计划就永远不能被实现。将目标写出来的时候，就容易发现这些目标的缺陷，就要重新做整理，设定更现实的目标，这样就符合SMART原则。
◆ S是明确具体的意思；
◆ M是可衡量、可以测量的意思；
◆ A是行动导向的，跟大目标相一致的意思；
◆ R是务实可行的，就是跳一跳能够得着，目标的高低比较适合，不是太高，也不是太低，具有一定挑战性，同时又具有实现可能性的意思；
◆ T是有时间限期的意思。
设定目标，一定要符合SMART原则。例如建国前的共产党员经常喊两句口号，第一句口号是“推翻蒋家王朝，建立新中国”，第二句口号是“解放全人类，实现共产主义”，这两句口号中，真正具有价值的目标应该是第一句，因为第一句是有可能做得到的目标。

【案例】
我国四个现代化分三步走的宏伟目标
在上世纪80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时，在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一步是要求在1980～1990年，国内生产总值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世纪末，GDP要翻两番；第三步是到下个世纪中页，也就是2050年左右，基本达到中等发达国家的水平。
20世纪80年代初设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合SMART原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值的要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。
到1986年，全国GDP翻了一番，提前完成了计划任务；到1995年，全国GDP翻两番，也提前完成了计划任务。而且到目前为止，广东的人均GDP早已超过5000美元，浙江和江苏的人均GDP可能在不久的将来超过5000美元，而一般所说的中等发达国家的人均GDP大概为5000～10000美元，这说明，在经济发达的省份实际上已经进入到中等发达国家的水平。如果保持这样的水平，估计到2030年就可以实现四个现代化分三步走的宏伟目标。

点评：国家要发展，必须要设定目标，企业要发展，也要设定目标，个人发展当然也需要设定目标。每一项工作任务，包括业余时间都需要有目标，目标是前进的方向，没有目标和方向，最终的结果就可能是南辕北辙。

设定目标不是坐在家里拍脑袋，不是按照自己的想法，不是做什么样的目标都可以。目标决定结果，明确自己与全局的关系，明确上级和老板有什么样的需求，明白内部客户和外部客户的企盼，在这种情况下设定的目标才是切实可行的目标。综上所述，目标的设定要遵循以下几点：
◆ 把目标写下来，写下要做的事；
◆ 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；
◆ 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划；
◆ 目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南；
◆ 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。

三、实事求是—不盲目乐观

◆ 少做过多的承诺，不要盲目乐观

设定目标以后，要实事求是，这就是SMART原则中的R，就是要求目标高低适合，不能太高，也不能太低，目标太高，可望而不可及，这种目标设定是没有用的；目标太低，不能激发员工奋斗的欲望，工作的潜力就不能得到发掘。实事求是不仅仅是针对目标的设定，在工作任务的数量、自我的能力等各个方面都要实事求是，不能过于盲目乐观，盲目乐观容易犯大跃进的错误，可能会夜郎自大。
◆ 承认问题和差错随时会发生，留出犯错误、被干扰和出现意外的余地
承认问题和差错是随时会发生的，因为在现实中，突发事件和紧急事件不可能彻底铲除，即使对B类事件的处理万无一失，也要留出时间弹性，防止出现意外。
做事要留有余地，不要把话说绝，不要把事做绝，时间安排也一定要有20%～30%的富余量。做计划的时候应该留有余地，例如安排一天的工作时间，不能把8小时的时间挤得一分一秒都不差。同时，不做过多的承诺，做不到的不随便承诺，提前打好预防针。
◆ 开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需资源
开始行动之前，要充分利用经验，总结以往教训，考虑到所需的资源，包括人力、物力、财产等，将各方面的配合考虑周详，一步一个脚印。
◆ 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨
要忌讳“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要总找借口。俗话说“要为成功找方法，莫为失败找借口”，如果“拍脑袋定任务、拍胸脯接任务，完不成任务拍屁股走人”，这样的“三拍干部”只会失败。
“拍脑袋定任务”，不跟大家一起进行慎重的思考和讨论，是盲目乐观，一意孤行；“拍胸脯接任务”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，过多的承诺和许诺，只会导致失败提早到来；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸责任，甚至“拍肩膀”乱表扬，“拍大腿”充当事后诸葛亮，充当马后炮，这都不符合实事求是的原则。

四、制定计划—不贸然行动

目标设定以后，要开始把目标转化为行动，把蓝图变成现实，这时就需要制定计划。但是在计划与行动之间经常有两个极端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是贸然进行、马上行动。而正确的做法是要制定计划，“慢慢计划，快快行动”永远是取得成功的捷径，而且，如果能三个计划而后行动”，则可以应对出现的突发事件，更好地适应情况变化。在考虑计划的时候，要“民主计划，专制行动”，也就是多考虑大家的意见，但是一旦事情定下来以后，一定要一竿子插到底，格杀勿论，并且要把“目标刻在石柱上，计划写在沙滩上”，即目标是不能轻易变更的，目标要清晰、明了，是可以写下来的，而且是要符合SMART原则的。
有一个成语叫“朝令夕改”，从现代管理学的角度来分析，如果改的是目标的话，就不能随意改；但如果改的是计划，就可以修正。对任务的每一个部分，都要明确预期结果和时间限期，计划越具体、越详实，任务落实起来就越实际，处理起来就越有条理。计划越详细越好，最好是详细到大家都能够听明白，简洁到大家都能够听懂，不会产生歧异，所以在详细和简洁之间，要求得一个平衡。计划要做得很详细，同时要充分沟通，然后一步一步实施。完成以后要进行奖励，当然在执行的中间要进行检查和监督。具体而言，制定计划要做到以下几点：
◆ 要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，却快速前行者，则不达。
◆ 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。
◆ 计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。

五、决不拖拉—不能不紧不慢

◆ 拖拉的原因
要马上行动，绝不拖拉。美国联邦快递有一个广告词说“拖吧，我们会抓住您的最后1分钟”，生理学上也有一句名言，“人类的最后1分钟”，就是每个人做事的时候，都会拖拉，一直拖到火烧眉毛的时候才会着急，所以大部分人在处理事情的时候，都有一个拖延的习惯。
对于繁杂的任务，如果工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性，目标很模糊、时间不充分、精力也不够、常常又被打断时，人们就会不由自主地开始拖拉。
◆ 克服拖拉的办法
要克服拖拉，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为一个大西瓜一口吃不掉，应该分成片来消灭；一个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，要把若干个大的任务变成一个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑，并且完成这段任务后要给予奖励。

【案例】
马拉松比赛
一个马拉松运动员，跑得很快，很轻松就完成了比赛，成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他，问他是不是有什么特殊的技能，为什么能表现得这么好，拿到冠军。这个马拉松运动员回答，“我已经提前一个礼拜到比赛场地来了，我每天都要去跑几圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一个小目标，或者是一个建筑物，或者是一颗树，或者是别的标志物的东西，把这些小目标作为我的一个个具体目标，就可以把整个里程给分成十几个小目标，然后，发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后我再向第二个目标冲去，当我的十几个小目标都完成的时候整个马拉松赛程也就跑完了。”

点评：因为马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会对这样长的距离产生心理障碍，会让自己不由得疲惫不堪。但是这位运动员却将大的目标分解成了很多小的目标，而这些小的目标在他看来是很容易实现的，于是整个比赛就很顺利地进行下来了。

把大目标分成一个一个的小目标，这种方式也被称为项目管理。当每一个小的目标实现以后，给自己一个小的奖励，完成了一个个小目标，整个过程就会充满喜悦，这是完成大目标的一个很好的策略。
◆ 及早开始、自我激励、精神放松

【案例】
看不到前方的失败
国外有一个游泳健将，在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡。这两个海峡之间相距只有2英里，可是因为雾气太重，他看不到前方，最后他实在支撑不下去了，请求上船。他的父亲在船上一再告诉他，离对岸只有一点点距离了，让他再坚持一下，他却从心理上感觉自己已无能为力了，最后还是选择了放弃，坚持爬上了船。他上船后站起来一看，眼泪就流下来了，因为前方就快要到岸了。他事后说，这么短的距离，凭自己的体力是怎么都能够坚持下来的，可看不到前方的目标，他的心理防线就崩溃了。

点评：当一个人看不到前方的目标时，就会丧失他的意志，会失去他所有的潜能，他的能力就不能正常的发挥。
人为什么而活着，为什么而工作，未来的5年、10年、20年，个人的家庭和未来到底是什么样子？很多人没有认真想过这些问题，没有进行过人生规划，从来都没有想过自己的未来到底是要成为什么样子。这样的人只能被生活支配着，只能随着生活的波涛四处飘荡，在生活中起伏，最终迷失自我。
所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝着什么方向前进，如果有自己人生的目标，就要不断地把大目标设定成一个个小的目标，及早的开始，一步步地前进，并在每一个小目标实现后做一些自我的激励。
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六、管理表单—不要眉毛胡子一把抓

月计划、周计划和日计划的计划量要适中，在这些计划之外，应配合一些管理的表单。而且这些表单也要适量，以简单、简洁为主，不要眉毛胡子一把抓。
中国人比较习惯感性思维，而不太擅长理性思维，不太喜欢用管理表格，一看到表格头就发晕。因此对于计划的工作细节，要快速、及时地随手记录，不断地检讨回顾周计划，每天做调整和增减。计划的安排，一定要留有余地，把周计划时时刻刻带在身上，理智应对。
对于每天的任务，要保持工作和生活两者的平衡，而中午是一个期限，要尽量把一天的工作集中在上午完成，如果上午实在完不成，下午还可以继续，由此，就可以腾出下午的一些时间做一些自我的调整。人的注意力一般都是90分钟，小孩子的注意力只有45分钟。成人上课最长是1个半小时，因为1个半小时膀胱容量已经到了极限，人的注意力也开始下降，必然导致效率低下。综上所述，制作管理表单时不能眉毛胡子一把抓，要做到：
Æ 周计划报表和日计划报表，计划适量；
Æ 计划工作细节，要快速、及时、随手记录；
Æ 不断回顾周计划表，每天做调整增减；
Æ 安排计划要留有余地；
Æ 把周计划表时刻带在身上，理智应对；
Æ 中午是期限，保持工作生活两者的平衡；
Æ 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。