QP740采购控制程序.doc

4.1采购物资分类
生产部负责制定采购物资技术要求，并进行分类，根据其对产品实现和最终产品的影响程度，公司采购物资分为以下二类：
4.1.1重要物资（A类）：构成最终产品的主要原材料、辅助材料，直接影响最终产品使用或性能，可能导致顾客严重投诉的物资；
4.1.2一般物资（B类）：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如五金备件、一般包装材料等。
4.2对供方的评价
4.2.1资材部采购根据采购物资技术要求和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合适的供方，填写《供方调查评定表》。资材部采购负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《采购物资分类表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。
4.2.2对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，适当时可包括以下内容：
a. 质量管理体系认证证书；
b. 产品质量证明资料；
c. 供方产品的质量、生产、交货能力及服务等情况的调查资料；
d. 生产经营能力证明资料。
e. 产品认证证书复印件或型式认可试验报告。
4.2.3对第一次供应重要物资(如主要原材料、主要辅助材料等)的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品试用审批，审批合格才能列入合格供方：
a. 新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b. 资材部采购、生产部集中讨论对样品进行确认；样品如不合格可要求再次送样，但原则上最多不超过两次；
c. 样品验证合格后，资材部采购通知供方批量供货；资材部采购进货验证合格后试用，并出具相应的验证报告；
d. 批量进货验证或试用不合格则进行按实际情况进行换、退货或要求降价并考虑取消其供货资格。样品验证、批量试用均合格的供方经资材部采购经理批准后，可列入合格供方名单中。
4.2.4对于一般物资供方或与本公司长期合作的供方，资材部采购负责对其生产能力、产品质量能力、交货能力等进行调查，收集证明材料，由各相关部门提供评价意见，资材部采购经理批准后，可列入合格供方名单。
4.2.5对于批量供应的辅助物资，由资材部采购在进货时对其进行验证，必要时对其生产能力进行调查，合格者由资材部采购经理批准后，即可列入合格供方名单。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。辅助物资可以不进行调查，在质量稳定情况下直接列入公司合格供方。
4.2.6供方产品如出现严重质量问题，资材部采购应向供方提出纠正和预防措施要求，如两次提出要求而质量没有明显改进的，应考虑取消其供货资格。
4.2.7资材部采购每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评价记录》，评定不合格，应考虑取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。
   应保存对供方的选择、评价和日常管理的记录，按文件控制有关规定执行。
采购申请
审批
询访/确认
批准
订购
交货跟催
入库
存档
请购变更
4.3采购流程：

4.3.1采购的信息及实施
4.3.1.1 生产主料由原料仓库依安全库存状况以“请购单”提出请购，经总经理审批后，交资材部核实品名、型号、数（质）量、交期及要求等内容无误后购买；必要时资材部可依据原料市场的起伏趋势以“请购单”或其他书面协议合同形式报总经理或其代表确认后进行预测性的采购。
4.3.1.2配料和包装材料分别由生产部经理和分切主管依据仓库提供的及时的库存报表和生产任务需求后，以“请购单经总经理其代表确认后交资材部购买。
4.3.1.3工程部的备品备件和材料（含油品）由使用主管依据日常的使用消耗和临时需求以“请购单”形式经总经理或其代表确认后交资材部购买，必要时对相关专业性强或非常规的部品请购单位应协助资材部进行采购作业。
4.3.1.4常用的后勤办公及总务物品由行政部依据公司确认的消耗量每月以“请购单”呈总经理确认后交资材部购买；临时请购由使用部门代表以“请购单”形式经部门经理、行政部经理（必要时报总经理其代表）确认后交资材部购买。
4.3.1.5请购部门清楚说明欲购买的相关材料物品的规格型号要求、数量、交期、用途等，采购经办人员应仔细确认无误后方能进行采购作业。

4.3.1.6请购单未经批准后有不明确，资材部应及时反馈或与给请购单位及时协调处理。
4.3.1.7资材部应依采购物料的数量/成本/质量及使用后对工作或产品质量效率的影响度大小选择合的合适供应商并签订合同/协议后进行采购。
4.3.1.8资材部应对常规的物料价格进行比较后提出阶段性的采购定价，交总经理或其代表确认后报备财务存档，对非定点、非常用新供应商、新物品或相关行情有变动之价格需经询价并报备总经理或其代表。
4.3.1.9采购人员须不定时以电话/传真/到供应商处等方式追踪交期，以确保按时完成采购。
a. 如可能出现采购异常时，资材部须及时以原单或“工作联络单”形式说明状况和可能的结果后与请购部门沟通处理并签名备忘。
b. 内部原因请购部门需提出请购采购变更时，应及时以“工作联络单”或“请购单”经重新审批后，交资材部联系供应商及时采购处理。
4.3.1.10资材部应对主要的供应商的每月的合作状况进行建立档案，以监控供应商的合作质量，必要时提报总经理确认后进行更换。
4.3.1.11采购货款的结算依据财务部拟订的“采购货款结算规定”执行。
4.3.2采购的实施
a. 资材部采购根据采购计划要求在“合格供方名单”中选择供方进行采购；
b. 采购员采购物资时，将采购物资内容及技术要求以传真、电话或其他方式通知供方，确保供方及时交货；
c. 采购重要和一般物资时，采购要求应明确品名、规格、数量及供货期限等；
d. 资材部采购根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方。
4.4采购产品的验证
由公司负责进货检验的主要原材料和主要辅助材料或其它采购物资，必须按《进货检验规范》的内容实施。检验记录应能表明产品符合规定要求，并有检验人员或授权人员的签名或盖章。
4.4.1由供方负责完成的检验，其记录应包括所涉及的产品、所覆盖的数量、检验项目和结论及供方检验人员或授权人员的签名或盖章。
4.4.1.1检验项目必须符合该产品的有关标准规定要求。
4.4.1.2每次提供产品时，必须同时提供该产品有效的检验报告或检验记录。
4.4.2对采购的产品可以有如下几种验证方式：
a. 由质检部进行进货验证；
b. 由公司在供方现场实施验证；
c. 由顾客在供方现场实施验证。
对b. c. 两种情况，资材部采购应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
4.4.3验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、数量、提供有关检验记录和合格证明文件等方式。
4.4.4顾客的验证不能免除向公司提供合格品的责任，也不能排除其后向顾客拒收的可能。
5.应保存主要原材料和主要辅助材料或其它采购物资的检验或验证记录，记录的控制应符合质量记录的有关规定。
6.入库建档
6.1 采购产品入库按《仓库管理程序》执行。
6.2 交易若发生争议时，均按相关采购协议及合同的内容处理。
7.相关文件
《进货、过程、成品检验程序》
《纠正预防措施程序》
7.质量记录
《供方调查评定表》
《合格供方名录》
《请购单》