文件控制程序（5）.doc

文件进行控制，确保在用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，特制定本程序。
2.范围
本程序适用于本公司与环境管理体系运行有关的所有文件（包括外来文件）的控制。
3.职责
3.1办公室负责本公司所有文件的控制。
3.2办公室协助办公室搞好技术文件的控制。
3.3各有关部门负责各自部门的专用文件的控制。
4.工作程序
4.1文件的分类及编号
4.1.1文件可分为以下几层次
a. 环境管理手册
b. 程序文件
c. 技术文件和其它管理类文件
d.质量记录
4.1.2文件编号
4.1.2.1环境手册
     S / ZG   01 – 01  2002

                    年份
                       顺序号
文件类别号
                    企业代号
                    标准代号
文件类别号：
      质量手册01
      程序文件02
      技术文件和其他管理文件03
      外来文件Y
4.1.2.2程序文件
   ABC
编号：S/ZY02-445-01-2002
程      序     文    件
版本/修订次数：A/00
文       件      控      制       程      序
第  2   页  共  4    页

S / ZG  02  - □ □ □ –              □□□□
                                              年份
                                           同一要素中程序文件的顺序号

       按标准要素排列的序号
                                        文件类别号
                                        企业代号
                                           标准代号

4.1.2.3技术文件和其他管理文件
S / ZG  03  -  □ □- □□□□
                                    年份
                                  顺序号
                               文件类别号
                               企业代号
                                  标准代号

顺序号：0-50为技术文件，51-99为其它管理文件
4.1.2.4外来文件编号
a．已有编号的外来文件沿用原文件编号
b．无编号的外来文件编号
S / ZG  03  - Y □ □- □□□□
                                    年份
 顺序号
                                  外来文件代号
                               文件类别号
                               企业代号
                                  标准代号
4.1.3各类文件编制者均应按上述方法对文件进行编号并到办公室备案。
4.2文件的编写
4.2.1环境手册和程序文件均由管理者代表组织编写
4.2.2办公室负责编写技术文件，包括工艺、检验规程。
4.2.3其它管理制度由办公室负责组织编写。
   ABC
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4.3文件的审批
4.3.1环境手册、程序文件由管理者代表审核，公司长批准。
4.3.2技术类文件由办公室科长审批。
4.3.3其它管理制度由公司长审批。
4.4文件的发放
4.4.1所有文件的发放均由文件的管理部门确定发放范围。
4.4.2文件发放应做好登记签收，每份受控文件都应有受控章和不同的分发号，便于更改控制。
4.5文件的更改
4.5.1文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在时，可由接替岗位的人员审批，但必须得到原审批时的背景资料。
4.5.2文件更改应做好记录和更改标识，采用发放更改页或其它方式发放到相关部门和个人，收回作废页（或文件）。
4.6文件的换版与作废
4.6.1文件经过多次更改或文件需要大幅度修改或五年期满时，应进行换版，旧版文件作废，换发新版本。
4.6.2作废文件由文件管理部门收回，经部门负责人批准后统一销毁，需作资料保留的作废文件，由文件留用部门填写《文件留用申请单》，文件管理部门负责人批准后，加盖“留用”印章方可留用。
4.7文件的保管
4.7.1办公室编制受控文件清单，并通知相关部门防止使用失效或作废文件。
4.7.2需要临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准后方可借阅文件，借阅者应在指定日期归还。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
4.7.3当使用人的文件严重破损，影响使用时，应到文件管理部门重新领用。
4.8文件的复制
所有文件复印要由文件管理部门人员或指定人员进行。
    ABC

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4.9外来文件
外来文件须经验证其有效性，凡确认为有效版本的盖上“受控”使用。
5.质量记录
 ZY445-01 -01   《文件发放登记表》
 ZY445-01 -02   《受控文件清单》
 ZY445-01 -03   《文件更改记录》
 ZY445-01 -04   《文件存档登记表》.
ZY445-01 -05   《文件销毁留用记录单》
 ZY445-01 -06   《文件借阅登记表》　　　
 ZY445-01 -07   《外来文件确认登记表》