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办公室5S管理规定
Office 5S regulation

办公室5S管理规定
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。
第二条 本规定适用于xxxx公司办公室所有人员。
第三条 5S概念：整理、整顿、清扫、清洁、素养
第四条 整理
1、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“必要”和“不必要”；
2、 “不必要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。
3、 “必要品”的使用频率和常用程度基准表
常用程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃
中
在过去半年里只使用过一次的物品
集中存放
（例如归档或放在库房中）
中
一个月使用一次的物品
高
每周或每天都使用的物品
保存在办公桌或随身携带
第五条 整顿
图1：办公桌上、下定置图（摆放顺序不局限于此）

表1：定置线形式规格及使用要求
定置线形式
定置线图片
规格
适用对象
定置4角

4cm*1cm
黄色不干胶
文字宋体24号
办公桌面以上摆放物品，例如：
笔记本电脑、显示器、电话、茶杯、台历、日记本、资料架、文件筐等以及饮水机、打印机、传真机等
定置6条

3cm*1cm
黄色不干胶
花盆
定置4角
或外侧2角

5cm*1cm
红色不干胶
办公桌面下柜子、抽屉、主机托盘、垃圾篓
2、办公桌面标准（办公桌上面摆放物品，各部门根据不同情况可适当增减）
序 号
物 品
数 量
备 注
1
电 脑
一台
电脑每天下班前要关闭主机和显示屏电源
2
电 话
一部
放于指定的放置处（通常位置显示器右侧）
3
茶 杯
一只
茶杯放于指定的位置（通常位置显示器左侧）
4
台 历
一本
放于指定的位置（通常位置显示器左侧）
5
日记本
一本
放于指定的位置（通常位置显示器右侧）
6
待处理文件
多份
未处理文件整齐摆放在文件框内，并与桌边保持平行。（通常位置显示器左侧）
7
已处理文件
多份
已处理的文件整齐摆放在文件框内，并与桌边保持平行。（通常位置显示器右侧）
示例：

3、文件的标识方法
目 的
通过贴标识，使文件柜内放置的文件夹目视化。
对 象
办公室内所有文件柜。
标 准

1.文件夹标识宽：2-4cm、高:16-20cm；
2.外框线粗：2.25磅、黑色，内线粗：4.5磅，线型:外粗内细；
3.公司 Logo高：0.4-0.6cm、宽：2.0-2.6cm;
4.“文件夹描述”黑体三号，加粗，可分为多行打印
5.工厂名称：xxxxxxxx黑体三号，加粗;
6.部门名称：生产、物流等亦可使用英文 黑体三号，加粗;。
7.文件夹摆放位置固定后沿着一个方向在文件夹靠底部位置粘贴带有颜色的胶带，使文件夹的摆放顺序目视化。
8.文件柜左上角粘贴对应的文件清单。

定置后的文件夹（目视化） 文件清单（固定于文件柜左上角）

4、办公区电线整理方法
目 的
消除因电线凌乱导致的难以区分现象，防止意外扯拉造成的松脱，减少凌乱线路占用的空间。
对 象
电脑、打印机、网线、电源插座等电器设备。
标 准
1.同一办公区域的电线捆扎为1束，捆扎方法为：间隔100-150mm捆扎一次，线尾处适当保留。
2.每个电器线路插头位置粘贴所属设备标签。

5、抽屉内物品
目 的
明确各抽屉内保管物品的分类，使抽屉管理规范化，提高效率。
对 象
办公桌附带的抽屉，各种移动柜的抽屉。
标 准
附带抽屉第一层通常摆放文具、计算器等个人物品；第二层摆放常用文件；第三层摆放图纸资料等。
6、设置办公文具公用区（推荐使用）
目 的
制定公用区，明确位置，避免文具随意放置，减少办公用品的领取量，节约办公文具费用开支。
对 象
常用共用办公文具。
标 准
集中保管时，标识位置选定在办公室的公共区域，需要制作专门的文具架子或看板，进行行迹管理。

第五条 清扫
1） 将不要的东西清除掉，保持工作区域内无垃圾、无污秽状态，消除“脏污”保持职场干净、明亮。
2） 清扫基准如下表：
对象
标准
周期
时间
个人
区域
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，（电源、线路、插座、开关没有异常）
每天清扫
每天上下班前后2分钟
办公
设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周1次
每周五下班前5分钟
文档
桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；
超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；
保管年限内的表单装订及时归档；
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；
无无用的手稿与工作无关的文件
每月1次
每月末
第六条 清洁
将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。
第七条 素养
1） 培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。
2） 素养巡查：公司5S小组每月底对整个公司办公室的5S执行情况进行检查；各工厂5S小组以及中心职能5S小组要不定期对各部门进行检查。
第八条 各级5S小组
1） 成员及检查要求
5S小组
组长

副组长
组员
检查频次
组织者
公司级
总经理
公司TPM coordinator
各工厂经理
各工厂TPM coordinator
1次/3月
公司TPM coordinator
工厂级
工厂经理
工厂TPM coordinator
各部门
负责人
1次/月
工厂TPM coordinator
2） 职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督促与改善跟进等；副组长、组员执行本规定各项5S检查及评比工作；各工厂各部门负责人配合5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工积极参与并执行5S管理，根据5S要求持续改善工作现场、办公环境；
第九条 5S亮点和暗点奖惩
1） 亮点通报表扬，暗点公布批评；
2） 每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改；
3） 5S检查表如下：
5S办公室规范检查评比表 总得分： 满分100分

项目
规范内容
应得分
实得分
备注
整理20分
1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理
4

发现其中一项0分
2、将台面与办公无关的物品清理掉
5

发现一项扣2分
3、将长期不使用的文件资料编号归类放置指定文件柜
2

4、将常使用的文件资料放置就近位置
2

5、将正在使用的文件资料分未处理/已处理两类
2

6、将办公室用品摆放整齐
5

发现1个人扣2分
整顿25分
1、办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标识
5

无标识扣1分，扣完为止
2、办公用品/文件/坐椅放置要整齐有序
3

3、文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐
2

4、文件夹都要有标识，每份文件都应有相应的编号
5

发现1件扣1分
5、办公桌及抽屉整齐，不杂乱
3

6、私人物品放置于规定位置
5

摆设凌乱且在显位置扣0分
7、电线/电脑线用绑带扎起，不零乱，用电脑检索文件
2

清扫25分
1、将地面/墙/天花板/门窗/办公台等打扫干净，无灰尘
15

五项各2分
2、将办公室用品擦洗干净
2

3、文件记录破损处修补好
2

4、没有噪音和其它污染
1

堆积垃圾0分
5、垃圾桶放在规定位置上，垃圾及时清除
5

主要检查窗台/工作台/文件
清洁10分
1、每天上下班花3分钟做5S工作
4

2、随时自我检查/互相检查，定期或不定期进行检查
2

3、对不符合情况及时纠正
1

4、清理/清扫/清洁保持得非常好
3

素养20分
1、员工戴厂牌/衣服整洁得体，仪容整齐大方
10

扣1分，扣完为止
2、员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方
3

3、员工工作精神饱满
3

4、员工有团队精神，互帮互助/积极参加5S活动
2

5、员工时间观念强
2

检查人员： 审核： 检查日期：