政府机关行政公文写作讲座.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,政府机关行政公文写作讲座,讲好公文写作并非易事,公文写作：不好干，干不好，最好不干。总结出规律更不易。,老子道德经：道可道，非常道，名可名，非常名。真正的“大道”可意会不可言传。,文无定法。不象法律法规一样具体明了。,(,敦促杜聿明等投降书,你们现在已经到了山穷水尽的地步。黄维兵团已在十五日晚全军覆没，李延年兵团已掉头南逃，你们想和他们靠拢是没有希望了。你们想突围吗？四面八方都是解放军，怎么突得出去呢？你们这几天试着突围，有什么结果呢？),讲好公文写作并非易事,抛砖引玉。,唐太宗纪:取法乎上，仅得其中，取法乎中，不免为下,浪费别人的时间无异于图财害命。,公文的定义,狭义：党政机关、社会团体、企事业单位机关在行使职权、处理公务时使用的，具有特定效力和规范格式的文书。,广义：党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。,(常用：领导讲话、典型发言）,一篇好公文 无非有三点,语言通顺简洁,格式和结构符合基本要求（不能不按套路出牌）,有思想、有内涵,一个不完全恰当的比喻,语言通顺简洁 肌肉,格式和结构符合基本要求 骨骼,有思想、有内涵 精神,前两点相对比较容易做到，最后一点不容易做到。因此首先要从前两点着手。格式,结构不合要求是个态度问题不是能力问题,语言通顺简洁的问题,一个中学生应当掌握的问题，但机关公文中或多或少存在。,通顺主要是指如何正确安排主、谓、宾、定、状、补语的问题。建议大家找找中学课本再好好看看中文的语法结构，主、谓、宾、定、状、补什么时候用，什么时候可以省。,在通顺方面常见的问题,语言通顺方面常见的问题,一、,句子成分缺失,（一）主语缺失。,如：1.公示期间，村居民提出异议的，要调查有关问题，再次进行公示。,（调查后的结果再次进行公示）,2.,在市委、市政府的正确领导下，取得了新突破、新发展。,（我市人口和计划生育工作）,3.对病残儿再生育家庭，进行免费产前检查，并享受补助。,语言通顺方面常见的问题,（二）宾语缺失。,如：对符合节育手术并发症二等、三等、四等标准的人员，分别按每人每月500元、150元、100元的标准发放。,（生活补助费）,二、句子成分多余（主干多余、附加多余）,（一）主语多余。,如：办公室的文秘工作人员，在起草材料时，一般来说，,我们,都能做到态度认真，精益求精。,语言通顺方面常见的问题,（二）谓语多余。,如：基层计生干部演讲结束之后，我们深受感动，向他们举行了敬花。,（向他们敬献了鲜花）,（三）宾语多余。,如：镇、村计生工作人员，要根据区人口计生委的部署，又快又好地进行清理清查,任务,。,（四）定语多余。,如：这名话后面，包含了多么丰富的“无声”的潜台词。（,“无声”,）,语言通顺方面常见的问题,（五）状语多余。,如：育龄夫妇实施避孕节育手术一年后，因手术导致不良后果，可依据的规定，向提出节育手术并发症鉴定申请。,（因手术导致不良后果）,（六）补语多余。他平时总是沉默寡言，但只要一谈到计划生育工作，就变得分外健谈多了。,（,多了,）,请修改下列病句,1.历代古今中外的经验证明，温室里是培养不出栋梁之才的。,2.对这样德才兼备的干部，我们从心里由衷的佩服。,3.这位计生干部干任何工作都非常认真得很。,语言通顺方面常见的问题,语言通顺方面常见的问题,三、句子的动词、宾语搭配不当。,如：1.继续加大领导；2.维持低生育水平稳定；3.深入组织“关爱加盟连锁服务”活动。,（加强 力度）（保持）（开展）,语言简洁方面常见的问题,过低估计读者的水平，怕别人不懂，重复罗嗦。本来越简洁，别人越能看懂，一罗嗦反到看不懂了。,一、过于具体。,如讲机关作风建设问题：“上班时间不许玩游戏、打扑克、上网聊天，网上看电影等。如有违反，一经发现.。”（,上班时间不许从事与公务无关的活动,）,过于具体，列举不全。难道上班时间就允许上市场买菜？允许逛商场？,语言简洁方面常见的问题,二、用口头语言代替书面语言（书面语言一般比口头语言更简洁）。,中国早期书面语言-文言文。智子疑邻“宋有富人，天雨墙坏”,公文一定要强调用书面语言，而不能用口头语言(领导讲话除外),如：,“审批表应该一个一个的核对一下。”（,审批表应逐一核对,）,语言简洁方面常见的问题,三、用貌似深奥的语言代替常用语言。,如：1.您是否能够满足凳子与您的屁股亲密接触的愿望（,请坐,）,2.人们在观赏植物的生殖系统时，在感观方面产生的愉悦情绪（,赏花使人心情愉悦,）,语言简洁方面常见的问题,四、对语言表述技巧掌握的不够。,如：1.对已经治愈的人员，要及时取消其享受生活补助的资格。（,及时取消已治愈人员享受生活补助的资格,）,2.,要,继续把稳定低生育水平作为首要任务。（注意区分领导讲话与其他公文，特别是“意见”）,语言简洁,惜墨如金 “一字入文章，九牛拔不出”,做不到，也不要用墨如泼。,讲短话、发短文，短小精悍，言简意赅。,鲁迅：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句删去，毫不可惜。宁可将可做小说的材料缩成速写，决不将速写材料拉成小说”,毛泽东：“我看重要的文章不妨看它十遍，认真加以删改，然后发表。”,写完材料，反复推敲。,公文的格式与结构问题,开篇说过“文无定法、嘻笑怒骂皆成文章”,为什么这里还要讲格式结构的问题？,周易：“三易”原则，变易、不易、简易。,文章的格式与结构还有一个大致的规律可循的。例如散文，形散神不散；小说要有冲突；评书，每集都有悬念，“欲知后事如何，且听下回分解”；学位论文，要有创新性，有自己的观点，要严谨，出必有据。公文也一样，也有自己的规律。,公文的格式问题,格式问题主要是指狭义上的公文的格式问题。,狭义上的公文，格式要求很严，党和国家行政机关各有一个专门的公文处理方面的条例、办法。对公文的格式方面都有明确要求。,必须高度重视公文的格式问题。论语：“名不正，则言不顺，言不顺，则事无成”。,格式的问题很多。眉首（,编号、密级、紧急程度、文件头、发文字号、签发人,）主体、版记（,主题词、主送、抄送、制发单位与时间,）。,各处室起草的公文主体部分常见病,一、,使用非法定文种。（,党的机关：14种，行政机关：13种。,常用：意见、通知、请示、报告、通报、批复、会议纪要）,方案、规划、计划、说明等非法定文种。解决办法：某某单位关于印发的通知,二、题目不规范。,1.随意省略题目。,三要素：发文机关、发文事由、文种。2.过于简单。如：市人口计生委关于考核的通知。3.画蛇添足。如：市人口计生委关于信访工作的书面报告。4.“两转”。,市人口计生委关于转发的通知的通知（,市人口计生委关于转发文件做好的通知,）5.“关于”重复出现。如：市人口计生委关于贯彻关于全面的意见（,市人口计生委关于贯彻中发2006 22号文件全面加强人口和计划生育工作统筹解决人口问题的意见,）6.题目一般为动宾结构,各处室起草的公文主体部分常见病,6.中共XX市委,、XX,市人民政府关于全面加强人口和计划生育工作,，,统筹解决人口问题的意见（,一般不用标点符号问题，法规可用书名号,）,三、,公文的序号不规范,第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”,（条目式的除外）。,第一层“一、”后面独立成行，句尾不加标点符号；第二层“（一）”后面可独立成行，也可不独立成行。独立成行，句尾不加标点符号。（,段落式也行，不一定非要标序号,）,各处室起草的公文主体部分常见病,四、公文主体的字体不规范。,1.文件题目用2号标宋体；2.文件中一级标题用3号黑体；3.文件二级标题用3号楷体；4.文件中正文3号用仿宋体；5.全文字体均不需加粗。6.“附件”二字位于左上角，字体用3号黑体（例如：附件三：），附件题目与正文题目字体相同，均为标宋体2号，内容与正文内容字体相同。,各处室起草的公文主体部分常见病,五、落款不规范。,行政机关单一部门或两个部门联合制发的公文，结尾不需要填写发文机关。党的公文如有主送机关的结尾需要落款，没有主送机关的不需要落款。,（,主要原因与盖章有关,）,六、发文时间不规范。,各处室起草的公文主体部分常见病,1.行政机关公文落款时间用中文（如：,二七年三月二十六日,），党的公文落款时间用阿拉伯数字（如：,2007年3月26日,）。,2.落款时间应为领导签发的时间，多个部门会签，以最后一个签字的时间为准。,各处室起草的公文主体部分常见病,七、附件不规范。,。1.,附件是公文的一部分，要一块提交审核。2.行政机关公文一般在公文末尾写明附件题目，在正文中不需要写“见附件”（附件与正文之间空一行，开头空两格，（附件：1.2.与1对齐,）。3.公文末尾所列附件题目须与实际附件题目相符。4.印发、转发通知，被印发和转发的内容也是正文，不能作为附件出现。,各处室起草的公文主体部分常见病,八、文种的重复和混用。,1.“意见”是一个文种，原则上不需要加印发通知。,2.“函”与“请示”混用。,3.对“通知”有误解，过多的用“意见”。,4.对会议纪要有误解。,5.对“请示”和“报告”误用。,函用于机关之间商洽工作,询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准,1.平行机关,市人口计生委-XX区政府,市人口计生委-市财政局或组织部、宣传部等,2.级别不一样，但没有隶属关系,市委办公厅-市政府 市人口计生委-市政府（请示）,3.,申请函(,关于申请的函,）、商洽函、征询函、答复函,通知最为常用的文种,“通知”的种类很多。,一般性通知、贯彻指示类、,管理措施类、制定政策性、,设立机构或区划类、任免类、批转类、转发类、印发类等,“意见”提出的要求一般属于宏观性、指导性；具体性的要求、部署用“通知”,“意见”开头的几种写法：1.,为了，根据，现就提出如下意见 2.2009年全市人口计生系统反腐倡廉的总体要求是：3.去年以来，全市人口计生工作取得了很大成绩,会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项,误认为会议纪要不是文种。,写明时间、地点、主持人、参加人、会议对什么问题进行了研究。将会议形成的一致意见和需要说明的问题一一列明。,2006年3月22日上午，市人口计生委主任,主持召开了第次委主任办公会议。市人口计生委副主任，、参加了会议，有关处室负责同志列席会议。现纪要如下：,一、听取,关于计划的汇报。,会议指出，今后要坚持运用这种方法。会议确定。,二、,报告与请示,“报告”是上行文，是“,纯阅件,”，不需要做任何答复。适用范围已删除：“,提出意见和建议,”,“请示”是上行文，需要上级答复，必须用请示，不能用报告。一事一请。,发文的有关规定,1.委和委办公室、委党组、领导小组可对外正式行文（,青人口发、青人口办发、青人口党组、青XX组字,），其他处室和事业单位（,协会除外,）无权对外正式行文（,可给各区市对口科室发简易文头的简单通知,）。,2.发文稿纸需认真填写。,密级、是否上网、发文范围、题目、主送、抄送。,3.,不要总是发急件。核稿一般在3-5天。,4.不要发“倒流件”,公文的结构问题,公文的结构问题是个大问题。但不能把每种公文的结构象公式一样排出来。,1.发文的目的和要求是千变万化的，人也应当是活的，寄希望于象套公式一样套不现实。,2.规律性的东西需要自己把握，才能记得牢，才能灵活运用。不然，即使记住也不会运用，因为这没有转化成你自己的东西。,公文的结构问题,3.“授人以鱼不如授人以渔”。与其教死的公式，不如教更为灵活的方法。,4.自己水平有限。,一个简单实用的办法：,“六字真言公文的结构问题,“照着葫芦画瓢”,（,先不求知其所以然，最起码做到知其然,）,动笔之前，找几篇同类型的材料，专门研究框架结构。“磨刀不误砍柴功”，经过几次以后，就掌握了这一类公文的框架结构了。,关键是“葫芦”要找对，找个好的。如果找个“樱桃”照着画，永远画不出瓢来。如果找个歪歪“葫芦”照着画，永远画不出好瓢来。找就找高层次的，起码也应该是市委、市政府的，一般情况下，不要照着人口计生系统的来。这也是“取法乎上”。,公文的结构问题,一个更为具体的方法,1.4个W和一个H的问题,为什么要做某项工作（why），,这项工作是什么(what)，,什么时候去做这项工作（when)，,谁负责组织做这项工作who)，,怎么去做这项工作或者说我们是如何做得（how）。,一个更为具体的方法,五个方面，并非每篇公文中都需要讲，要根据实际情况来确定。,一项工作从未开展，为什么做就要多说一点。部署一项大家都了解其意义的工作，重点要放在工作要求上，谁、什么时间、怎么做这项工作，为什么开展这项工作可以不提。,一个更为具体的方法,起草公文之前，先想一想需要从哪几方面写，五个方面全写还是只写几个方面。,想好之后，列出提纲。,处室先把提纲讨论一下，请示有关领导，确定下来。,不要提笔就写，写到哪里算哪里。,如何写出有思想、有内涵的公文,功夫在诗外,起草人思想水平、理论水平、政策水平的综合反映,起草人是否熟悉本职工作关键是对本职工作有所思考，没有思考算不上真正的熟悉）。,非一日之功，不可能立竿见影。,如何写出有思想、有内涵的公文,具体方法,一、认真学习本职业务，吃透上情、中情、下情。上情：国家、省的要求是什么；中情：市级是如何开展的，有什么要求；下情：基层工作过程中的好做法和存在的问题。,起草领导讲话：,1.“身在兵位、心怀帅谋”“三分匠人、七分主人”。多与领导沟通，弄清楚领导打算讲几方面的内容，重点强调什么。2.把握领导讲话风格，领导过去的讲话风格是什么（引经据典、单刀直入、注重细节等），可用口头语言。3.少用长句子,典型发言：,1.高度概括、总结与提炼。2.创新性。3.起草好文件事半功倍,委主任办公会汇报：,背景与缘由、主要框架结构、需要办公会研究解决的问题,具体方法,二、充分占有材料。公文是否有思想、有内涵，很大程度上取决于材料占有的多少。利用各种手段特别是网络得到上级、同类城市的相关材料。,三、学会借鉴。“天下文章一大抄，看你会抄不会抄。”会抄的叫借鉴（转化为自己的东西），不会抄的叫剽窃（原封不动照抄照搬）。,四、学习和了解当前经济社会发展的大趋势。,若要写公文 还要做好三点,一、平时多练。,卖油翁：“无他，唯手熟耳”。有恒心和耐心，耐住寂寞，经住挫折。,二、善于积累。1.看到好文章，比较新颖的观点，保留下来，反复学习。2.对别人改过的公文，多留意改过的地方，问一问自己，为什么要这样改，这样改好在什么地方，防止以后再犯同类错误（,学而不思则罔，思而不学则殆,）,若要写公文 还要做好三点,三、反复修改。,“好文章是改出来的”、“文章不厌百回改”。目前存在三种思想：不愿改（,媳妇是别人的好，文章是自己的好,）、不想改（,活太多，没功夫,）、不会改。,写完一篇公文到底怎么修改？,公文的毛病，无非“硬伤”与“软伤”两种,几种硬伤,1.错字、漏字 （如：,首长要像爱护自己的眼睛一样爱护士,兵）,2.不需要正式发文而行文,3.发文机关不准确,4.公文格式有错误,5.文件名、人名、职务、地名、数量、计量单位、专有名词不准确等等,如：中共中央国务院关于进一步加强人口和计划生育工作统筹解决人口问题的决定,（,中发200622号，以下简称决定），加括号的做法仅指狭义公文,。,几种硬伤,6.简称与全称交替出现（,如：人口计生、人口和计划生育,）,7.违反一些固定用法（,当否，请批示 为促进经济社会又好又快发展创造良好的人口环境,）,8.参加人员的范围、时间、地点有误,硬伤是不负责任的表现,硬伤是不应当出现的问题，特别是送审稿不应出现的问题。,建议：,公文起草结束后，请同处室的其他人员校对一下。处长签字送审前，处里先校对。,应当把好的几种“软伤”关,相对于“硬伤”，“软伤”更隐蔽。修改要更加仔细。,一、把好政治关。,如：1.让我们紧密团结在以胡锦涛同志为,核心,的党中央周围。2.我区始终坚持把人口计生工作和经济工作摆在,同等重要,的地位，同部署，同落实。3.为把XX建设成为全国重点中心城市和世界知名特色城市（,富强文明和谐的现代化国际城市,）创造良好的人口环境。4.坚持以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和,科学发展观,为指导，认真做好人口计生工作。,应当把好的几种“软伤”关,二、把好政策法规关,1.符合党的政策和国家法律法规,2.与以往政策规定保持连续性,3.新提出的措施和办法要便于操作并征得有关业务部门同意,应当把好的几种“软伤”关,三、,把好框架结构关,主要是看段落与段落之间，每句话和每句话之间是否有逻辑联系，是什么关系？并列、递进、转折？如果他们之间没有逻辑联系或者联系不清晰，需要调整结构。,应当把好的几种“软伤”关,四、把好文字关,1.判断失准。,如：,某区介绍先进经验后总结：,我区人口计生工作的发展和改革取得的每一个成绩，都是上述经验推广的结果。（,密不可分,）,2.缺少限定。,如：要立足当前解决问题，不要把矛盾和问题上交（,简单地,）,应当把好的几种“软伤”关,3.牵扯无关。,如：我区,是,高新技术开发区,，近年来一直高度重视人口计生工作，但我区经济较困难，独生子女父母数量较多，发放奖励费困难很大，请上级予以补助，,以示对独生子女父母的关心,。,4.逻辑不周。,如：“三个代表”重要思想是人口计生工作新机制建设的指南。,应当把好的几种“软伤”关,5.陈述不当。,如：接到上级命令后，我们紧急动员，反应敏捷，措施果断，部署周密，策略得当（,迅速行动，果断决策，周密部署，讲究策略,）,6.言不达意。,如：基层工作经验丰富，工作需要的村计生办主任年龄可适当放宽。（,基层工作经验丰富的村计生办主任，根据工作需要，年龄可适当放宽,）,应当把好的几种“软伤”关,7.排列错误。,如：认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和中央及省、市委的指示精神。,8.角度错位。,如：,代市委、市政府拟稿,：卫生部门要加强与人口计生部门的联系。,应当把好的几种“软伤”关,9.过分修辞。,要尽量使用叙述性语言、法规性语言、宣传性语言、说理性语言，不使用抒情性语言、描写性语言和拟人、夸张、幽默、渲染、讽刺等修辞方式。,如：1.,7月14日中午，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽的小城被一片汪洋吞没。如注的暴雨，淹没了田野，冲毁了街道。2.人口计生工作,蓬勃,发展，实现了,腾飞。,10.口气不准。,上行文、对上汇报等口气不能过硬。如：妥否，请,从速,批示。,九、公文管理,批转、转发、印发类的区别,