2017年出差费用报销管理规定.doc

出差费用报销与借款管理规定1 目的为完善公司各项费用报销标准及借款管理规定，做到“执行与监督”岗位相分离的内控管理原则，特制定本规定。2 适用范围本规定适用于XX科技有限公司费用报销及借款的相关内容.3 主要内容3.1 差旅费报销规定3.1.1 出差管理规定3.1.1.1 员工因公出差需提前两天必须填写出差申请表，如人数较多时须提前两天知会总经办统一订票，审批表作为员工报销差旅费的凭据，未填写出差申请表公司一律不予核销差旅费（有特殊突发情况按最快速度紧急处理）。3.1.1.2 出差申请表权限内由分管部门负责审批；权限外报总经理审批，遇审批人外出时可电话请示，但出差返回公司后要补办出差申请审批手续。3.1.1.3 如有出差同行人，填写出差申请单和差旅费报销单时，须注明同行人姓名、职别。3.1.2 出差申请表经批准后要保存，作为出差借款及报销差旅费凭据。3.1.3 出差天数核定根据出差申请表审批天数，结合本人所乘坐车票的起止日期进行核定。原则上不准超过出差申请表审批天数，如出差人在中途遇到意外情况，确需延长出差时间的，应事先打电话向上级主管请示并经出差审批人的批准后方可延期，返回公司后补办出差延期手续。未补办审批手续的，按出差申请表核定天数报销费用，超过批准时间按旷工处理。3.1.4 公差人员返回后应在5天内完成费用报销手续，因公事特殊需延期，要经财务部门同意后方可办理延期核销手续，正常情况下财务有权拒绝核销。3.1.5 交通费用报销规定3.1.5.1 员工因公出差乘坐交通工具按照“出差乘车交通费报销明细表”规定标准执行，交通费用按出差申请表批准的路线及所对应的报销标准办理报销。由公司安排车辆出差的，原则上不报销交通费用。3.1.5.2 乘坐飞机、软卧、动车者实行先批准后乘坐的办法。凡公司出差人员因公需要乘坐飞机、软卧、动车出差的必须提前申请，并在出差申请表上注明，报经总经理批准后方可乘坐。3.1.5.3 不同级别的人同行出差执行同一公务的，可以按照较高一级标准报销往返车票；如果执行非同一公务而顺路出差的，按各自标准进行报销。3.1.5.4 采用驾驶车辆方式出差的，发生的汽油费、过路、过桥费、停车费等，填写“费用报销单”报销，并注明出差目的地。出差乘车交通费报销标准明细表职级 车 票等级总经理/总监/经理主管/职员员工飞机票实报先申请经总经理批准后再报销不予以报销火车票软卧实报先申请经总经理批准后再报销不予以报销硬卧/动车/高铁实报实报在火车上的夜间时间超过10小时可报特快以下的硬卧（晚21:00开始），乘坐高铁、动车须提前申请，经过部门负责人批准后再报销。从始发站到达目的地时间超过20小时以上的可以乘坐硬卧，20-30小时以内乘坐硬座每人每次补贴50元。硬座实报实报实报实报汽车票卧铺实报实报实报实报普客实报实报实报实报备注：1、当出差时汽车票价与火车票或动车票价相差50元以内时，优先考虑火车票或动车票。3.1.6 住宿费、膳食费、市内交通费报销补贴标准： 住宿费、膳食补贴及市内交通费分城市级别，报销控制标准如下表：（单位：元/天/人）类别 职级总(副)经理/总监/经理主管/职员员工城市分类一线二线一线二线一线二线一线二线住宿费（夜）实报实报300240240180180130膳食补贴（含水）实报实报505050503030备注：1、港澳台住宿、膳食标准按一线城市2倍报销，一线城市包括：深圳、上海、北京、天津、重庆、厦门、广州、南京、沈阳、武汉、成都、西安、大连、青岛、哈尔滨、苏州、无锡，其他均为二线城市。2、住宿费发票应尽量开正规发票，无正规发票时收据必须有旅馆的电话和相应印章。两人出差时，住宿标准按单人的70%报销，例：（2人*120元*0.7=168元），三人及三人以上时按单人标准的60%报销，例：（3人*120元*0.6=216元）。3、员工出差时，因购买较大材料或租用设备需要租用车辆时，须提前向主管领导申请批准后方可报销，因临时安排外出时在21点-早上6点打的费可以报销，其余时间不予报销。3.1.7 住宿费报销实施细则- 住宿费报销一律提供出差所在地的旅馆正式发票或专用收据，实行分职级按标准控制，超标自付，欠标不补。- 同性别同公务（两人）以上出差的，必须两人或两人以上一间，住宿费用报销按照职级较高的标准。- 异性的同一公务（两人）出差时，按出差人员中较高职级标准报销；非同一公务的，按各自标准报销。- 乘车或下车地点在东莞市范围内的，不可在旅馆住宿。- 随同公司上级一起出差的，住宿费由上级垫付的，其他人员不得再另行报销。3.1.8 膳食费补贴规定- 按核定出差天数（含途中时间24小时以内按一天计算）依照“住宿费报销及膳食费、市内交通费报销补贴标准表”计发膳食费补贴，在标准范围内凭票按实报销，若无正式发票或收据的，需开具由部门领导签字确认的证明即可。- 中午12点之前为半天，享受50%膳食补贴，中午12点之后为一天，享受一天膳食补贴（返公司时间在中午12点之前为半天），出差在晚21:00至凌晨06:00夜宵费用按8元/人报销。- 驾驶员随同公司内部公差人员一起出差的膳食补助费与出差人员同一标准由公差人员统一进行报销。3.1.9 市内交通费报销实施细则- 市内交通费报销实行限额控制，额度内按实凭票报销，超支自负。- 市内交通费报销范围包括公交车票、地铁车票等。- 公司派车公差的原则上不允许报销市内交通费，如果所出差省份有禁止规定的，根据具体情况按规定报销。- 夜间（晚22时以后早6点以前）在东莞下车（飞机），公司未派车接站的，凭票按实报销，但报销总额不能超过100元，超过4人时，每增加一人增加20元。- 主管级（含）以上员工，区间在20公里以内可滴滴打车报销，以下员工2人以上同行，区间在30公里以内或特殊紧急任务须报领导同意后，可以滴滴打车进行报销，其它怀况不予报销。- 以上规定适用常规出差报销，如果业务特殊或超过核定标准，一律需经总经理批准后方可报销。3.1.10 业务招待费规定3.1.10.1 申请批准程序在公司因业务确实需要招待客人的，一律需要填写业务招待申请审批表，经总经理或授权人签字批准后，执行招待。若总经理外出，经电话请示批准后，方可执行招待。招待业务发生后，需补办业务招待申请审批表签字手续。未按业务招待申请审批表程序批准的，财务一律不予核销。3.1.10.2 招待标准 来我司办事者，一般业务人员不予以接待、一级客户及社会专业性审核人员来公司办事，需到外面招待的，每人次标准50元，陪同人员按同样标准执行。超过标准，要书面向总经理请示审批后方可报销。 到异地办事需业务招待，一律书面请示总经理批准后方可按实报销。特殊情况，可电话请示，返回后必须补办审批手续。3.1.10.3 陪客规定业务招待应以业务洽谈为主，除主业务人员及主管领导参加，其他人员不得参与陪客。每次陪客人员最多不超过三人（主业务人员、主管经理），超过三人其报销标准按三人计算。3.2 借款规定3.2.1 公差借款公司公差人员填写出差申请单及借款凭据，部门负责人审核批准后到所属财务部办理借款（300元及以内由出差人员先行垫付，301元以上可按程序办理借款），总经理外出时财务部门电话请示总经理同意后方可办理，总经理返回后要补办签字手续。 出差借款必须在返回公司后7日内办理报销清账手续，多退少补，延期未报账的，财务部门将从借款人当月工资中予以扣除（以报送财务处审核时间为准）。3.3 报销审核规定3.3.1 费用审核程序：每个月报销2次，月中和月底。所属部门负责人审核财务复核后总经理权限内批准（500元以内部门负责人批准，500元以上总经理批准），出纳进行结算或现金支付。3.3.2 报销差旅费时需提供核准后出差申请（借款）审批表、 差旅费报销单以及相关支出票据，报销业务招待费时需提供批准后的业务招待申请审批表。3.3.3 对所有超标费用报销不予核销3.3.4 报销发票的填写要求3.3.4.1 以发票联作为报销依据，所有联次要一次性复写填入，不得用笔直接在发票报销联上书写。3.3.4.2 开票规定发票上对付款单位必须注明公司全称或公差人名称，如XX科技有限公司等，对日期、金额、项目等要填写齐全，字迹要清楚，内容要准确，大、小金额书写要一致，所有项目均不得涂改，否则视为无效票据不予报销，填写的费用内容必须与实际报销内容一致，数量较多时应附清单。3.3.4.3 住宿发票填写规定必须注明年月日、单位全称、住宿起止日期及入住天数、金额大小写必须相符，同时要加盖所在旅馆的印章。3.3.4.4 膳食补助规定膳食补助费按公司统一规定办理，凭正式发票或非正式发票给予报销。不能提供发票的，需附由负责人审核确认后的情况说明书为证。3.3.5 报销审核中发现有资金差异的情况，审核人承担70%的责任，核准人承担30%的责任。如员工出差借款后中途自行离开公司而导致借款金额大于本人未发工资的金额时，审核人承担100%的责任。3.4 违规责任3.4.1 业务人员若在费用报销中有弄虚作假，不按标准或规定执行的，财务人员将不予核准；费用报销部门的审核人承担连带责任；数额200元以上的相关主管双倍罚款，上级领导三倍罚款。业务人员没有按规定时间办理费用报销，其责任自行承担。3.4.2 财务审核部门在接到票据之日起应在3个工作日之内完成审核工作,如报销票据存有不符合项，应在第一时间内返回报送部门并反馈不符合项内容，凡超期办理的应纳入审核部门月度考核，并一次处罚500元乐捐。4 其他 4.1 本规定由XX科技有限公司人力资源部负责修订与解释；4.2 本规定为第一版（试行版），自执行之日起原报销流程及标准予以废止，在执行之日前发生的费用参照原标准及流程执行； 4.3 本规定自2017年11月2日开始试行，试行三个月，试行后若有调整将另行发布说明。版次第一版批 准 人有效期限审 核 人会 签起草部门人力资源部起草人发布日期实施日期版次第一版批 准 人有效期限审 核 人会 签起草部门人力资源部起草人发布日期实施日期附表1：出差申请表 年 月 日部门出差人出差路线：_至_ _至_ _至_ _至_事由计划天数同行人员交通工具起止日期 年 月 日至 年 月 日部门领导审核年 月 日分管领导审核年 月 日附表2：业务招待申请审批表年 月 日 申请部门申 请 人接待事由来客人数接待部门陪同人数接待时间 年 月 日至_年_月_日 早餐 中餐 晚餐 其他：来客级别总经理 副总经理 部门经理 办事人员 其他说明：招待标准标准（元/人餐）：住宿标准合计说明此次招待按 元/人/餐计算， 合计： 元分管总监审核总经理或授权人审批附表3：差旅费报销单年 月 日 报销部门:姓名: 出差事由:出发地到达地膳食补助费住宿费火车费汽车费市内交通费招待费超标扣除单据地名月日时分地名月日时分合计金额总计(大写)￥：部门领导:审核人:财务负责人:审批人: - 10 -