采购管理规则.doc

采购管理规则
1、目的
为促进物料采购流程及管理的规范化，控制采购成本，提高物料性价比，采购及时率、合格率，确保生产物料需求。根据公司管理和财务管理的一般要求，结合公司及工厂具体情况，特制定本规则。
2、适应范围
适用于采购全体员工。
3、采购工作标准及奖惩
流程
工作执行标准
备注
采购计划申请及审批
1、依据业务生产配置单，填写采购申请单，所有采购申请单必须有采购本人、采购验收、主管及厂长签字，否则财务不予办理报销；
2、所有新物料或非业务生产配置单需求的物料采购，一律必须注明物料用途，必须有物料需求人、采购验收、主管、厂长及总经理签字审批后方可购买，否则财务不予办理报销，费用由采购个人自行承担；
3、因采购人员订购不及时，导致临时更换供应商，从非合作供应商处购买物料，造成的物料差价，高出部分由采购个人自行承担；此项工作由采购验收、主管、厂长及财务负责监督执行；
4、所有采购申请单，必须包含物料名称、规格型号、单价、数量、金额、到货日期等；填写必须清晰明了，不得涂改，涂改后申请单无效，财务不予办理报销；
5、物料由专人负责采购，其他个人不得私自采购，否则不予报销，且所采购物料货款由采购个人自行承担，此项工作由采购验收、主管、厂长及财务负责监督执行；
6、未经领导批准，严禁私自更换供应商，否则所购买物料，公司不予报销；

供应商选择及管理
1、供应商选择：必须是公司长期合作的供应商不得私自更换供应商；因特殊情况临时必须更换供应商的必须经采购验收、主管、厂长、总经理签字后方可办理采购，否则所购买物料，公司不予报销，由采购自行承担；
2、供应商管理：建立友好合作关系，与供应商就产品采购、退、换及维修事宜沟通洽谈，保证产品质量，确保产品合格率及到货率达100% ；①供应商产品质量不合格的，应及时办理退、换、维修，并限定合格产品到货时间，保证不延误生产需求；②对于供应商产品质量频繁出现不合格，给公司造成损失的，依据采购合同与供应商协商赔偿；
3、供应商开拓：不定期的开展物料市场调研，以便开拓更优质的供应商，如发现优质供应商应向上级领导汇报供应商的考察情况如：价格、质量、交货期、信誉、售后服务及优惠条件等，视具体情况经领导批准后，与新供应商建立合作关系，作为公司指定合作供应商；

采购
实施
1、物料采购必须严格按照审批后的采购申请单办理采购，不按照采购申请办理采购，导致采购物料名称、规格型号等出现错误的，所购物料货款由个人自行承担；
2、所有供应商出具的物料清单，必须要求供应商加盖公章，标明供应商名称及联系电话并备注收款情况；否则每次每单给予罚款20元；如经发现供应商名称虚假伪造的给予每次每单罚款50元，且因此造成的损失由采购个人自行承担，造成重大损失的公司将对其保留追究赔偿和法律责任；此项工作由采购验收、主管、厂长负责监督执行；
3、采购比价：① 物料采购价格不得高于公司现物料采购数据资料价格中的最高价格；②特殊情况下物料价格高于平时物料价格的，必须注明采购价格，经采购验收、主管、厂长、总经理签字审批后方可按照上浮价格采购，否则货款价格上浮金额由采购个人自行承担；
5、采购订单跟踪：采购人员必须随时跟踪物料采购的状态，及时催促供应商发货，以确保生产顺利进行；否则延误生产发货日期的，延误一天给予50元罚款，延误两天及两天以上的，每天给予100元罚款；
6、采购付款：
①公司采购付款，本着公司财务直接付款的原则，同供应商协商沟通付款方式、付款办法、发票开具等；
②一般付款要求：单个供应商货款超过2000元（含2000元）的，由财务直接付款； 2000元以下的由采购人员从财务借款办理付款手续，每周五/六同财务人员办理报销结算；
③采购报销货款，本着先付款后报销的原则，所有未付款的不得办理报销；采购人员必须于每周一/二同所有供应商办理货款结算；如未付款申请办理报销的，一经发现给予所报销金额的两倍处罚；由主管、采购验收、厂长及财务负责监督执行；
④如采购人员未在规定时间内同财务办理报销结算，财务有权拒绝再次办理预支手续，因此造成的损失由采购个人自行承担；
⑤采购人员如连续两天需要预支款项的，需要将前一天预支款项的花销明细报给财务，财务人员根据花销明细核算账目审核无误后，给予办理货款预支；否则财务有权拒绝再次办理预支款，因此造成的损失由采购人员自行承担；
《预支款项申请及花销明细》
①上次结余： 元；
②本期预支： 元；
③本期花销明细：见采购申请单：X年X月X日单号XXX（物料名称 规格型号 单价 数量 金额 供应商等 ）；
④本期结余： 元；
⑤需采购申请单：见采购申请单：X年X月X日单号XXX（物料名称 规格型号 单价 数量 金额 供应商等 ）；
采购人： 采购验收： 主管： 财务：
7、采购过程中，采购人员不得有拿佣金的行为，一经发现，没收佣金个人所得（或扣罚所有未发放全部工资），给予通告、开除处分；情节严重者将给予追究法律责任；

验收入库 及 退、换、返修处理
1、物料验收入库：
①采购人员、采购验收及入库人员，根据采购申请单、供应商出具的物料出库清单，进行采购物料验收及入库办理工作，确保实际入库物料与采购申请单、入库单保持一致；
②采购人员或供应商，负有确认采购物料准确办理入库的责任，并在本公司入库单上签字确认，并主动索要及留存入库单；并入库单上标注说明货款是否已付全款或已付多少，多少未付，清晰注明物料货款结算情况；如没有备注付款说明的，本批物料货款按未付款处理，财务不予办理报销；
2、验收入库物料处理（财务付款，供应商或采购办理入库），验收过程中发现不合格的物料：
①后付费的供应商：采购人员立即同供应商沟通办理退货处理，本批货款账目结算依据实际入库物料结算；
②先付费的供应商：采购人员立即同供应商沟通，要求供应商在规定时间内给予办理换货，如需退货的，须立即通知财务，在下批物料付款时，扣除本次退货货款；
3、验收入库物料处理（采购付款，采购办理入库），验收过程中发现不合格的物料：物料入库，依据实际验收合格的物料入库清单数量办理入库，备注本批物料依据实际入库数量的货款金额，给采购人员办理报销货款；
4、物料退、换、维修后期处理：所有须退、换、及返修物料如未能立即办理完毕的，必须与每月5日前，完成上月所有需退、换、返修物料处理，不得有任何须退、换、返修物料的存储；否则所有须退、换、返修物料货款金额的50%暂由采购人员承担，暂承担形式：在当月工资发放时，给予扣留，待处理完成所有须退、换、返修物料时，再予补发；此项工作由主管、采购验收、厂长负责监督执行；
未完成退换返修物料费用清单
物料名称、规格型号、数量、单价、金额、未完成项（退、换、维修）
采购人： 采购验收： 主管： 厂长：
6、所有来货物料必须当天清点验收，当天完成入库；否则给予采购人员每次每批物料罚款50元；

工作总结
采购人员负责对物料采购和库存控制工作进行总结；
负责协调沟通供应商供货质量合格率和及时率；

4、工作纪律管理
4.1一般工作纪律
4.1.1人力搬运物料应轻拿轻放，严禁抛掷或使用暴力故意损坏公司产品；
4.1.2工作现场不准做与工作无关的事情，不得在仓库内休息，不准坐、踩踏物料；
4.1.3服从上级领导工作安排，确保完成当天工作，出现异常的必须及时上报；严禁怠工、拖延时间，不按照要求操作；
4.1.4工作期间严格遵守安全操作要求，确保人身安全和公司财物不受损失。
4.2考勤管理：遵照《工厂员工考勤管理规则》执行；
5、人事管理
5.1所有离职人员，必须严格遵守公司的规章制度，严格认真办理离职交接手续，将工作认真交接给工作接收人，经接收人确认签字并将工作交接情况向上级领导汇报并审核签字，否则公司将暂予扣发所有未发工资，待离职人员严格按照公司规定办理完成工作交接、离职手续后，再予以补发所有未发放工资；
5.2主动离职：所有主动离职人员，必须提前一个月提出离职申请、递交离职报告，并保证待离职期间的工作态度、工作质量保持不变，正式离职前严格按照公司规定办理离职交接手续，同5.1；
5. 3被动离职：因工作失误造成重大损失导致被动离职的，离职人员应在上级领导要求的离职时间内，严格按照公司规定办理离职交接手续，同5.1；
6、附则
本规则自2016年11月25日起生效。
采购管理规则

生效日期：2016年11月25日 发至采购全体员工
本规则公示，签收人确认：
序号
姓名
日期

序号
姓名
日期
1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

7

7

附件：
采购人员工作职责细则
采购人员工作职责细则
序号
具体采购物料明细
采购经办人确认
备注
1
①所有钣金的订购；
②所有钣金的再加工处理及验收接受；
③所有钣金的质量沟通及处理；

2
①所有架子、龙门、立柱、机头件等所有机加工配件，必须保证以上配件五天内成套送达工厂；
②所有加工配件的再加工或再处理；
③ 导轨；

3
①所有标准件的定做和采购；
②丝杠、刀库、齿条、齿轴、风扇、风扇网、欧姆龙、拖链、小红帽、扎带等的订购；
③配合工厂行政采购任务：包含劳保、工具、文具等；

4
①订购电机、主轴、减速机、排钻包、变压器、NK260、新代系统、朗达四工序、维宏53C、上海易初电线、变频器、对刀仪、手轮、条码打印机、毛刷、标识牌、台达控制器、台达屏等；

5
①主要负责外购设备的接收；
②采购真空泵、吸尘器、硬板、密度板、颗粒板、底板、刀具、齿轮盒、红卡，吸尘器管、工具箱、胶带；

4 / 4