第十五章--发文处理PPT课件.ppt

第十五章 发文处理 第一节 酝酿、草拟 酝酿和草拟是发文流程中的基础或起始性工作。酝酿文稿又是草拟文稿的基础，酝酿充分、成熟，是草拟出逻辑严密、语言流畅的文稿的前提。由于酝酿和草拟各自的原则与内容有所不同，在处理方法上也会呈现出不同的特点。1一、酝酿 酝酿，指文稿撰写者根据写作目标和意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程。2二、草拟 草拟是按照构思或者写作提纲撰写文件草稿的活动。如果说酝酿还是一个思维活动过程的话，那么，草拟文稿就是写作活动的第一个具体行动环节。3（一）草拟文稿的要求 1.撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿2.按照构思或写作提纲撰拟文稿 4（二）草拟文稿的注意事项 1.体现领导意图，依法制文 2.反映现实工作需要和实际情况 3.符合文件写作规范4.树立时间观念，及时成文 5 草拟而成的文稿仍然是草稿，还不是一份具有法定效用的正式文件。文稿是否符合行文的目的和要求，是否真正体现了领导的意图，是否满足现实工作的需要，还必须经过有关部门或人员的审核和签发，以确认文件的规范性和合法性，保证行文目的的顺利实现。第二节 审核、签发 6一、审核 审核，又称核稿，指由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。通常由机构综合办公部门的负责人或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作。7（一）审核的主要内容 1.明确是否有发文的必要 2.确定文稿内容是否符合要求3.核查文稿文面是否符合规范 4.检查文稿是否符合行文规则 8（二）审核文稿的方法 一般情况下，除综合办公部门的秘书负责综合性文稿的撰写工作外，各业务部门应自行拟稿，之后转送部门负责人核稿。9二、签发 签发，是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动。签发工作是机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予法定效用的必要环节。10（一）签发的作用 1.再次全面核查文稿 2.正式赋予文件法定效用 3.为印制正式文本提供依据 11（二）签发的种类 1.正签:指签发人在自身法定职权范围内签发文件.2.代签:指根据授权代他人签发文件3.核签:又称加签,指上级领导人签发下级机关或部门的重要文件.4.会签:指两个或两个以上机关联合行文时,由各机关的领导人共同签发文件.12（三）签发的原则（三）签发的原则 签发的基本原则是分层签发，应各负其责，签发自身职权范签发的基本原则是分层签发，应各负其责，签发自身职权范围内的文件，不得越权签发。围内的文件，不得越权签发。第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，其中内容第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅（室）秘书长或主领导人签发，部分文件也可由机关办公厅（室）秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。任根据机关领导人的授权代签。第二，以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签发，重要第二，以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签发，重要文件也可由本文件也可由本 机关领导人核签。机关领导人核签。第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主持人签发。第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主持人签发。第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办单位签发，第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行并实行“对等对等”签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。协办单位也由相应级别的领导会签。13（四）签发的要求 1.正确选用签发类型，明确签发责任 2.坚持先核稿后签发，有助于经济、高效地制发公文3.保证签发的有效性与合法性 4.规范签发意见的位置 14 国家行政机关公文处理办法规定:发文审核应分两次进行，目的在于确保发文质量。经过复核、校对确认无误后，方可继续流转。第三节 复核、校对15一、复核一、复核 复核是指由文秘部门对制作文件正本之前对复核是指由文秘部门对制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查。复核是对文件定稿及其生成过程再次进行核查。复核是对文件质量全程控制的重要环节，可以避免文件在文件质量全程控制的重要环节，可以避免文件在印制中或印制后，甚至发出后出现问题。印制中或印制后，甚至发出后出现问题。具体包括具体包括:检查审核签发手续是否完备检查审核签发手续是否完备;检查文件管理检查文件管理信息是否准确信息是否准确;检查附件材料是否齐全检查附件材料是否齐全;检查格式是检查格式是否统一否统一 规范规范.16二、校对 校对，指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的活动。17（一）校对的内容 1.校正与定稿不符的各种字符 2.校正与定稿不符的语句、行段 3.校正标点符号、公式、图表方面的错漏 4.纠正排版格式方面的差错 18（二）校对的方法 1对校法 2.折校法 3.读校法 19 印章，代表一个机关的权力，是文件生效的标志。用印（或签署）的目的是赋予文件法律效力，保障文件的真实性和凭证性。用印或签署后，文件不能直接发出，还需履行登记手续等。第四节 用印、登记 20一、用印 用印，指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活动。21（一）用印的原则 为了顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时，应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。22（二）用印的方法 根据发文机关的情况不同，印章应加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文，只需加盖主办单位的印章即可。23（三）用印的要求 1.指定专人保管 2.监管用印过程 3.印迹必须端正、清晰、完整 24二、登记 发文登记，指将拟发出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登录在案的活动。25 为了有效传递信息，文件的正本通常要借助于一定的传递方式发送到收文机关，或者通过一定的渠道向一定范围公布，这是文件真正发挥现行执行效用的重要途径。第五节 发出、公布 26一、发出 发出，指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的活动。文件发送的方式要保证文件信息能够经济、高效的传送。27二、公布二、公布 在在OAOA平台上的文件公布子系统一般都应该平台上的文件公布子系统一般都应该具有如下功能具有如下功能:系统将自动发送邮件通知有关人员并系统将自动发送邮件通知有关人员并将本文件相关工作执行情况反馈回来将本文件相关工作执行情况反馈回来;文件发布与查文件发布与查阅的每一项操作，系统在工作日志管理中均有详细阅的每一项操作，系统在工作日志管理中均有详细的记录，在文件发布系统中，针对非公布性文件，的记录，在文件发布系统中，针对非公布性文件，应严格控制文件的阅读权限，除单位规定的特权用应严格控制文件的阅读权限，除单位规定的特权用户和允许的人员外，其他人不能阅读文件内容。户和允许的人员外，其他人不能阅读文件内容。28