标书制作流程培训技巧(全套)自用.ppt

2018年1月 蔡创一、投标项目报名及招标文件购买 1.项目选定：收通过各大采招网或市场人员，搜寻项目信息，确定项目（了解项目规模及了解市场是否有中标可能性，）2.招标文件购买：详细阅读招标文件规定的报名方式、报名所需提供的资料及报 名费用，并准备报名所需的资料及报名费用，注意报名截止日期。（审核是否符合报名资格、）3.报名方式分为：现场报名或线上报名（详见各招标文件具体要求）。3.1 现场报名：需携带报名所需的资质文件及报名费用到指定地点进行报名。报完名后，向招标代理机构索取招标文件和发票或收据。3.2 线上报名：1）运营商或招标代理机构的电子招标系统；2）邮件形式4.报名时间：项目审核确定参与后，尽快报名二、报名费用和保证金的缴纳 1.报名费用缴纳方式：现金缴纳、银行转账、微信、支付宝。1.1 现金缴纳：需要委托代理人携带招标文件规定的报名费用到招标文件要 求的指定地点进行现场缴纳并索取发票或收据。1.2 其他方式：采用转账或电子方式交费的应当按照招标文件要求备注项目编号或项目名称相关信息，并及时与收款方确认2.投标保证金缴纳方式：银行转账、银行保函、银行汇票等形式。（具体操作需严格按照招标文件要求执行）2.1 保证金不能及时到账而错过时间废标。2.2 保证金转账要在工作时间内完成，确保保证金能在投标截止前到账。2.3 保证金汇款回单必须扫描交给制作标书人员，并按招标文件要求密封。三、阅读标书认真阅读招标文件2-3遍，对招标文件个别条款不明确的，应及时与招标机构沟通，标示出重点部分及必须提供的材料，最好建立个备忘表（有些材料必须得提供，否则会导致废标）；思考以下问题：1.招标人是哪个单位？2.哪些是控标点？（评分标准中的得分点）3.报价有哪些要求？4.哪些材料需要及时处理？5.是否需要寻求合作伙伴？6.是否需要厂家授权？7.哪些要求我司达不到？8.装订密封、份数要求9.业绩要求（合同）、财务报表？10.是否参与此次投标？标书结构一般标书的结构：(1)商务部分 (2)技术部分 (3)报价部分 （招标文件特殊要求格式除外）四、制作标书 首先应根据招标文件的要求拟定本次投标文件的整体关于商务和技术部分章节的名称和大致内容要求，一定要按招标文件的要求内容依次进行编排并填充相应内容，以充分说明我方能够满足招标方的要求。1.1.对招标方的商务要求，例企业资质、财务指标、工期等投标方所需具备的条件能否满足招标方要求；1.2.对招标方的技术要求（技术方案、人员、工器具配置等），我方有那些不能满足，应及时提出来，以便研究如何投标。1.3.对招标方的报价要求，上限价格或折扣是否能满足项目运作并盈利。标书整体结构的考虑 4.1商务部分：一般包括投标函、资格审查材料、业绩、产品授权书、法人授权书、交货期、商务承诺书、商务部分应答、商务偏离表等、保证金要严格按照标书内容要求及顺序编写。保证金要在投标截止日之前，按照要求提前办理4.2技术部分 包括施工组织设计（技术服务方案）、技术条款应答、技术偏离表、服务承诺等，要严格按照标书内容要求及顺序编写。技术方案是中人员、工器具、车辆是客观得分项，按照评分标准满分配置；其他部分尽可能详细、优化、全面。4.3报价部分1.包含：报价一览表(总价）、分项报价表 2.格式一定要和招标方要求的格式一样3.有法人或委托人签字并盖公章，否者无效1.初次目标编排：根据招标文件的要求，初步编写投标文件目录；为了方便收集投标书的资料。对评分点、控标点、优势应在初步目录中标注，其目的为了让标书制作者重视该部分文档。2.后期编排：按事先拟定好的投标文件目录，对正文内容的标题设置为标题1、标题2、标题3、标题4等，然后自动生成投标文件的目录，对目录设置大小字体格式、行间距等。3.目录尽量做到详细明了，便于评标者迅速查找关键点4.若要提交电子版的投标文件，需设置好目录索引五、目录编排1.制作标书常用的内容 在标书制作前，对于标书内容常要填空的名称（如公司名称、投标人、日期、投标项目、项目编号等）单独提供制作一个文件（格式与投标文件要求格式一致），这样可实现快速复制，提高效率且可以保证所有的制作日期时间显示均一样。如：授权代表姓名：投标人名称：*有限公司（公章）日 期：20*年 0*月*日 招标编号：*项目名称：*2.图文混合排版注意事项 图片插入后不要用衬于文字上方、下方、文字中间（特别是低版本的word）等这样的格式。如真的需要这样操作，可以利用表格，将图片插入表格所需要的位置，再将表格的边线设为无即可。如：六、编辑技巧文字内容*需要插入图片位置*文字内容*文字内容*需要插入图片位置投标文件格式参考页面布局：左边距 3cm（装钉线），右边距 2cm，上边距 3cm，下边距 2cm字体：中文宋体小4号（部分黑体以突出重点），表格部分可以采用5号字体英文Times New Roman 或 Arial数字宋体、Times New Roman 或 Arial（推荐Arial）其它格式：标点正文部分采用中文半角状态部分标点如金额、项目符号采用英文半角状态段间距、行间距均为1.5倍段前、段后均为0标题格式规范：一、一级标题（小二加粗居中1.5倍段前后均为）、二级标题（小三加粗居中1.5倍段前后均为）2.1三级标题（小四或是四号加粗左对齐1.5倍段前后均为）2.1.1 四级标题（小四加粗空格1.5倍段前后均为）标书编辑中常用的word快捷键Ctrl+C复制Ctrl+V粘贴Ctrl+X剪切Ctrl+Z撤销Ctrl+F查找Ctrl+G跳到指定页面Ctrl+D字体设置Ctrl+S保存Ctrl+A全选Ctrl+鼠右拖动复制Ctrl+U加下划线Ctrl+鼠标滚动页面放大/缩小Tab制表符/向下切换键Shift+Tab向上切换Ctrl+B字体加粗Alt+Tab多窗口切换键Win+D最小化1.在标书电子版制作完成后，让参与人员进行互审，对错误的地方进行指正修改，并通报各个组员以防重复出现错误。2.正本制作 正副本内容一致，正本是整个招标的依据，所以要审慎再三，方可打印 3.字体、格式是否统一4.审查报价产品名细是否符合招标产品需求名细（包括产品型号和数量），分项（分包）报价是否符合和正确，这点一定要仔细查对；5.审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确，报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致，进行仔细核对和校对；6.审查开标文件书写格式是否与招标方的要求一致 7.互审过的文档要重命名，例如*11，*22，*最终8.各个文档要详细命名，并存放清楚。七、互审标书1.打印标书，按招标文件要求打印标书正本、副本、封面，封条，报价一般在公司打印即可。2.需检查排版是否有错乱，确认后才可打印3.错误的纸质文档应带回公司作废处理4.彩打，其他文本黑白即可5.认真核对有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转现象。6.对于大项目需打印一份给投标代表使用7.打印后需及时彻底删除文档8.按照招标文件要求和实际情况，进行打孔装订或胶装。八、标书打印、装订1.需签字处：含授权书法人代表、投标代表签字2.需盖章处：骑缝章、封面、封条、报价表、投标单位名称、“与原件一致”、签字处注意：1.根据招标文件要求盖章2.公章需盖正清晰，若一个不明显，需重新再盖一个，且两个不能重叠一起3.在密封条上盖章尽量一半在密封条上一半在密封袋上 九、标书签字盖章1.审查是否有漏签字、漏盖章处2.招标文件要求的文档资料是否有放齐全3.是否需要将原件、彩页放入标书中4.标书中是否有其它未发现的错误十、标书最后审查1.按招标文件要求将正本、副本、报价文件单独密封文件进行单独封装，在文件袋封面和“于*时之前不得启封处”等加盖公章。2.若需要提交电子文档，将和正本一起封装。3.如有条件的话可以单独制作一个投标专用箱将所有文件装在一起，既方便又美观。4.封口：在未得到项目负责人或投标代表同意的前提下，投标文件封口不得密封。应贴好双面胶及盖好骑缝章后预留封口，由投标代表整理后自行密封十一、文件的密封 1.查询登记：开标时间、开标地点、招标机构联系人、联系电话、乘车路线、交通方式、乘车时间2.整理收集：招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定其他在开标前需要提交的资料3.资料如下：包括但不限于：投标代表人身份证原件及复印件加盖公章、报名函证明、投标保证金缴纳凭证加盖公章或现金、彩页、代理证书、合同原件、公章（若可以）、印盒、文具等十二、开标前的准备工作 1.记录开标情况，如各投标单位名称、数量、投标价格、投标代表、评分排名、预中标单位等2.可与其他投标单位交流，但不透入对公司不利的事情，特别是本次投标价格十三、开标现场 1.如果没有确定投标结果，应及时向领导汇报，后期应及时跟踪。2.如果中标，及时向领导汇报，感谢评标专家，跟踪到项目签订内部合同为止。3.如果落标，分析落标原因，填写到标书登记表中。4.标公告公示期满后，办理中标通知书领取、投标保证金退还、中标单位中标服务费缴纳、合同签订等跟进工作。具体办理应与招标机构沟通。十四、开标后的整理、跟进工作