租金费用收缴流程与预警制度.doc

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租金收缴流程与预警制度

一、 目的：

为及时有效地将应收费用追缴到位，提高公司的资金回笼率降低经营风险完成公司下达的任务目标，使公司经营持续有秩进行，加强管理规范化，特制定本规范及流程。

二、 单据的制定：

水电费计收由工程部于每月25日抄录统计数据及计费单价，汇总计算每户总额给财务部；财务部对物业提交数据进行复核，计算出具体费用后于租金发生月2日前连同租金、管理将结算单打印交由商管部审核后发出，商户于每月10日前交缴相关费用。

三、 欠费预警流程：
预警级别
欠费严重程度
启动程序
上报级别
一级
租金发生月的10日前未缴清费用
租金发生月的13日发放<第一次租金催缴通告书>,含两天的滞纳金,限期3天内缴清。
CCP商管经理
二级
租金发生月的20日前未缴清费用
租金发生月的22日发放<第二次租金催缴通告书>,含滞纳金,限期3天内缴清。
CCP商管经理
三级
租金发生月的28日前未缴清费用
租金发生月的29~30日发放警告函,根据合同14.2条,采取相应措施(如停止水电供应).。
CCP总经理助理及总经理
四级
租金发生次月的5日前未缴清费用
发放律师函。
经营公司主管领导
五级
租金发生次月的15日前
进入法律程序。
经营公司总经理

四、 租金费用收缴流程：

1．费用催缴的责任：

1） 责任部门：财务部、商管部、公司法务，催款具体责任人及责任范围见租金收缴流程。
2） 财务部及于每月2日前及时准确出具结算单据，并由专人跟踪费用清缴情况，及时将清缴情况以书面形式告知商管部。如因财务出单或告知不及时而影响费用清缴的，由财务部承担延误责任。
3） 商管部在收到单据后，商管人员应及时发放催款，并且每天与财务对单了解清缴情况，商管人员根据自已的责任任务及时完成催款工作并积极配合其它责任人的催款，以确保无坏帐发生。如因商管人员责任心不强而延误影响清缴工作的，应承担相应的处罚延误责任。
4） 对因合同执行原因或恶意欠款的商户，经公司管理层批复由法务处理的，公司法务应及时与商管了解情况协助催款工作和法律诉讼处理。如因法务压单或处理不及时而延误的，应由法务承担相应处罚责任。
5） 在整过费用收缴过程中，相关责任部门若因本部门原因而延误时间，由相关延误人责任。

2．租金收缴流程：
流程
完成时限
责任部门
审核商户经营实力及品牌定位符合程度，与商户签订租赁合同，并于当日将合同录入ERP系统，由财务进行审核
商户入场前
租务部
财务部
界定商户进场时间、开业时间及起租时间
商户入场前
租务部
与商户签订《商户员工手册》、《商户公约》等我司的营运制度规范,根据商铺的设备设施情况,通知商户收铺时间
商户开业前
商管部
工程部于每月25日为商户水电表进行抄录，核对录入电脑并传送至财务部
每月25日
工程部
财务部在租金发生月的2日前印发商户租赁结算单，并交商管部签收
租金发生月的2日
财务部
商管部核对租赁结算单，并向商户发放，由商户签收
租金发生月的3日
商管部
商户向财务部缴交各项费用，商管部与财务部确认商户的缴交情况
租金发生月的10日
（如遇节假日则顺延）
财务部
商管部
财务部统计10日前未按时缴交费用的商户清单，并将清单及印发的《第一次催缴费用通知书》交商管部签收（含2天滞纳金，限3天内交清）
租金发生月的12日
财务部
商管部核对财务清单，并对〈第一次催缴费用通知书〉进行发放，由商户签收（含2天滞纳金，限3天内交清）
租金发生月的13日
商管部
商管部对未按时缴交费用的商户进行催缴工作
租金发生月的14~20日
商管部
财务部统计未缴交费用的商户清单，并将清单及印发的第二次《催缴费用通知书》交商管部签收（包含滞纳金，限3天内交清）
租金发生月的21日
财务部
商管部核对财务清单，并对第二次催缴费用通知书进行发放，由商户签收
租金发生月的22日
商管部
商管部对未按时缴交费用的商户进行催缴工作
租金发生月的23~28日
商管部
商管部对未按时缴交费用的商户发出警告函，根据合同14.2条约定采取相应的措施（如停止水电供应等）
租金发生月的29~30日
商管部
经公司审批，商管部对仍未缴交费用的商户发放律师信（由挂号信或快件的形式）
租金发生的次月5日
商管部
商管部统计仍未缴交费用的商户，向管理层报审，可否进入法律程序
租金发生次月15日
商管部
经管理层审批后，将三次催缴的签收单交法务部备案，进入法律程序
管理层审批后
法务部
对于进入法律程序的商户，财务部进行核算并扣取押金
管理层审批后
财务部
商管部由公证见证扣押商户资产并进行封铺，行政部对扣押的商户资产进行清点封存
管理层审批后
商管部
行政部
财务部

3．结算出单流程：
租金发生月的第2日前，由财务部印发租赁结算单并交商管部
租金发生月的3日，商管部核对租赁结算单，并向各商铺进行派发
租金发生月的3~10日，商铺向财务部交纳各项费用
租金发生月第11日，财务部印发第一次催缴费用通知书，交商管部签收
租金发生月13~20日，商管部以电话或面谈的形式向商户催缴欠款
租金发生月第20日，由商管部统计欠费情况，并提交报告给管理层
租金发生月第21日，财务部印发第二次催缴费用通知书，交商管部签收

租金发生月第23~28日，商管部以电话或面谈的形式向商户催缴欠款
理层
租金发生次月第5日，对仍欠租商户，由律师事务所发出律师信作最后通知，并以挂号信或快件形式寄发
租金发生次月第10日，对仍欠租商户，商管部请示管理层是否进行法律诉讼
法庭判决或庭外和解
法院结案及执行
结案
租金发生月的12日，商管部发放第一次催缴费用通知书，交商户签收

租金发生月第22日，商管部发放第二次催缴费用通知书租赁结算单，交商户签收（此次包含滞纳金）

租金发生月第29~30日，商管部对未按时缴交费用的商户发出警告函，根据合同14.2条采取相应的措施（如停止水电供应等）
理层

4．商户质疑流程

商管部与商户协商，制定明确的合同条款
合同条款界定不清

交法务部处理
协商解决
协商未解决
商户至商管部，对租赁结算单的数据产生疑问
商管部接到商户质疑当日，交财务部重新核算，财务部1日内给商管部回复
商管部接到商户质疑当日，交工程部重新核实，工程部1日内给商管部回复
财务部印发新租赁结算单，交商管部签收
商管部与财务部沟通，并将解释情况告知商户
工程部将新数据给予财务部，财务核算后，印发新租赁结算单交商管部签收
商管部收到财务部新租赁结算单当日交商户签收
工程部将详细数据交商管部，商管部将详细数据交商户签收并解释
商户于收到新租赁结算单7日内向我司缴交费用
财务数据计算错误

工程数据错误

核实有误

核实无误

核算无误

核算有误

注：流程操作说明：
1． 财务部每月2日前根据录入系统的信息连同工程部经商户确认后的水电数据，出据租金、管理费、水电费结算单，并列明收费标准及结算时限经商管部复核后，由商管人员于每月3日以邮寄或发放形交由商户签收，并进行催款。如在7个工作日内完成缴费（即租金发生月的10日前），则为正常交缴；如无任何理由超期缴费，则应收取滞纳金，遇节假日顺延。
2． 租赁结算单中应注明，商户若对租赁结算单中数据产生疑问，应在收到后2日内向商管部提出，否则视同认可；若商户至商管部，对租赁结算单中数据产生疑问，则立即进入“商户质疑流程”流程，此种情况超期不收取滞纳金。
3． 商管人员督促商户在收到结算单后，于7个工作日内到财务办理交款手续；对结算单有异议的商户与财务核对，由商管人员协商解决商户问题。如确因商场原因影响的进行协商处理并报公司管理层，如为商户自身原因，刚由商管沟通后督促商户及时清缴；对恶意欠费的应进行清人、停电、封铺、起诉处理。
4． 对在规定时间内未清缴的商户（特殊情况除外：如出差外地不能及时缴费的必须有明确的承诺清缴日期），由财务根据第一次规定的时间节点，出据催款通知书并列明催缴时间及根据合同约定因拖欠而应交的滞纳金处罚，由商管人员发放商户进行催款。
5． 对第二次催款无效的商户，而且拖欠时间和金额达到违返双方合同所约定的，由商管部列明原因及处理意见以书面形行报公司管理层，根据公司管理层批示的意见由公司法务协同处理，对法务调解不成的进入法律程序。
6． 对欠费商户的追缴过程中，根据品牌情况对欠费性质和严重程度等区别对待。
（1） 对商户的追缴手段，根据品牌实际情况区别对待；
可以区分为：品牌在项目业态组合中的重要度、合作意愿、对项目的形象贡献、租金贡献、人气贡献等。
（2） 对商户的追缴手段，根据欠费性质、时间跨度、严重程度区别对待。
可以区分为：合同纠纷欠费、设施纠纷欠费、位置不佳/无力交费、业绩不佳、分期还款、偶然欠费、屡次欠费、小额欠费、大额欠费；短期欠费、长期欠费；恶意欠费、钉子户等。
（3） 某些处理手段可能给自身带来风险或 付出的代价太高，要慎用。

五、 相关表格及附件：
1．《律   师  函》

2．《欠费累计汇总表》
3．《分期还款协议书》
4．《商铺退铺终止协议》
5．《星河·COCO PARK结算单》
6．《费用催缴通告书》

商铺退铺终止协议

甲方：
乙方：
乙方于 年 月 日租用的星河·COCO PARK 号商铺（以下简称“该商铺”），现因乙方原因于 年 月 日提前终止于甲方的租赁关系，双方经友好协商达成如下协议：
1、解除双方签订之星河·COCO PARK 号商铺之《深圳市房地产租赁合同》及其《补充协议》（编号为： ）。
2、乙方同意以该商铺的租赁保证金，即两个月租金及两个月管理费（共计人民币 元），抵扣拖欠的租金、管理费等费用（共计人民币 元），余款（共计人民币 元）作为违约金赔偿予甲方。
3、若乙方的租赁保证金不足以支付乙方拖欠甲方的租金、管理费等费用，则乙方需补足差额。
4、乙方需把已作废之《深圳市房地产租赁合同》及其《补充协议》于办理退租手续时交回甲方。
5、甲方同意乙方无需将该商铺恢复至甲方提供给乙方时的状况。
6、 年 月 日起该商铺由甲方收回，并与乙方无关。
本协议自双方签字盖章后生效。本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方： 乙方：
（签章） （签章）
日期： 日期：

档案编号：CCP―NT―

敬启者：
催缴租金通告书

根据本司财务记录，贵司/阁下仍拖欠 年 月至 年 月场地租金、管理费及其它费用共计人民币 元，请贵司/阁下收到此函件后3日之内向我司财务缴清各类欠费。否则，按合同规定将催缴费用程序转由我司律师事务所处理此事。获希垂注！（注：如贵司/阁下已缴清上述所有欠款，可无须理会本函）。
如有任何查询，请致电 与本处职员 联络。
祝生意兴隆
此致
星河·COCO PARK 号商铺
副本致：星河·COCO PARK财务部

星河·COCO PARK
年 月 日

可编辑