补单流程规定.doc

天长市嘉瑞包装材料有限公司
补单流程规定

一、目的:
为规范补单（含补印和补料，以下称补单）流程、明确及落实补单责任，减少质量事故争议而制定
二、范围:
适用于公司所有工序/部门因品质异常不能满足客户要求而导致补单重制
三、定义：
无
四、作业流程：
4.1来料不良造成补单
4.1.1进料IQC在抽查过程中发现来料存在质量异常（含潜在质量异常或质量隐患）不符合我司既定要求时由IQC开出不合格《IQC来料检验验单》、经各相关单位确认、领导审批，确定不能投入生产使用时由相关单位负责人签署意见决定是否补料还是重新选择供应商订料，直接进行退料或换料）或作扣款处理
4.1.2如是我司内部原因（如营销下单错误或下单模糊/工程单开单错误或指令错误/生管输单错误/采购订料错误等等）造成订料错误（如尺寸/规格、大小、厚度、颜色等等）由发现工序开出《品质异常单》给相关单位领导会签。
4.1.3材料降级使用需由采购经理、品质经理、技术经理,生产副总、营销经理会签、执行总经理作最终决定。
4.2制程异常补单
4..2.1发现欠数部门开出不良分拣表或品质异常单，分别写明客户、工程单号、产品名称或产品配件名称、实际欠数数量、不良数量、不良原因、初判责任部门
4.2.2提出发现欠数部门将《分拣表》分发给相关责任单位的同时，针对各种不良项目为不同的责任部门提供不良样品
4.2.3各责任部门在收到欠数信息时必须回签分拣表，不得以任何理由拒签（如出现拒签或是消极对抗由提出欠数部门申报提交生产副总处理）。
4.2.4相关责任单位在收到分检表后4小时内到现场确认，如有异议必须在1个工作日内提出，超时视为默认，提出部门有权在24小时后将不良品申请报废处理。
4.2.5责任单位签收后，发出部门将分拣表提交给生管经理签名确认产品交期后交给品管部
4.2.6如责任部门对分拣表中的不良项目或不良数量存在异议在24小时内知会品管部，由品管部、责任部门（暂定，可以是多个部门）以及提出欠数部门三方当场确认，第一时间作出当场判决
4.2.7如对品管部的判决存在异议须在收到通知后的1个工作日内提出，对于存在争议的异常责任各部门必须提供有力的证据来证实各自部门无质量异常的合理性
4.2.8对品管部的责任判定存在重大争议在沟通无效的情况下可向上级领导、直至执行总经理申请仲裁处理
4.3外发欠数补单
4.3.1外发在接到加工商的欠数报告时第一时间派出外发工程师到现场了解主要不良原因、不良数量及各自不良比例，在4小时内开出分拣表并传给外发负责人转交相关责任部门会签（并附不良样办），当不良比例超过10%时由品管部决定是否派谴品质到加工现场确认并处理。
4.3.2原则上见到不良品方可补单，但鉴于加工商不在同一区域，故责任判定最终以不良半成品退回公司作为依据
4.3.3加工商退料必须要有退料清单，清单上必须有客户、工程单号、产品名称或部件、数量（不良品、合格品）并以定数分开（如200pcs/扎）、不同类别分开、整齐摆放。
4.3.4外发欠数补单退回不良品须提供发料、回收清单。对于无法清点的不良数量所产生的补单责任全部计入采购部（按质量事处理规定执行）。
4.4有关预补：
4.4.1预补是指在生产过程中发现不良且不良比例超过预计的放损但生产尚未完成又因货期特急的情况下而不得不提前补单的情况，预补存在较大的风险性，有可能出现多补或是少补
4.4.2预补必须由生产部门提出、部门负责人确认、现场品管及组长确认（外加工由采购部确认）、生管经理、生产副总、执行总经理审批（补数大于5000pcs）方可进行预补。
4.5客退/客退补单
4.5.1营销部业务跟单在接到客户投诉或退货信息第一时间应积极与客户协商，了解客户投诉的不良信息（如不良的项目及不良的比例），尽可能争取让客户特采。
4.5.2业务跟单在开立投诉函时需附上不良样品（如产品在国外必须附上不良的图片、电子邮件）、写明不良内容及各自大致不良比例，便于品管部QE在开立补单时及时暂定责任部门。如客户要求退货业务跟单及时知会品管部客诉专员第一时间到客户现场查看处理，以便作出更准确的判定
4.5.3客户退货需返检由返检部门根据返检结果开出分拣表补单执行3.2.条款（即制程补单程）
4.6品管部QE根据《IQC来料检验验单》、《品质异常单》、《不良分拣表》、《客户投诉退货报告》开出补数单并根据不良原因及不良数量判定责任部门及责任比例
4.7整单补数及补单数量在8000PCS以上（含），申报执行总经理签名确认生效；非上述情况补单，需品管、技术、生管、生产副总逐一确认生效，技术部除确认补单外，还需考量不良品的返工、返修机会及再利用可能性；
4.8印前、印程补纸及非印刷工序补料：
4.8.1为规范生产过程中发现质量异常、避免重复上机而及时补纸有所规范，对补料签批作出以下规定：
4.8.2补纸≤200米时由印刷经理签名审批、现场当班品管确认生效
4.8.3补纸＞200、≤800米时经部门经理、生管经理、品质经理、生产副总签批后生效
4.8.4补纸800米以上经部门经理、生管经理、品质经理、生产副总、执行总经理（或其代理人）签批后生效
4.8.5如判定为原纸来料不良需采购经理确认生效
4.7.6特殊情况（如夜班，节假日）需要补料时仓管可凭补料单先发料，但领料部门须在延后的第一个工作日补签后交给仓管员，时效为4小时。
4.8.7补料单填写规范，工程单号、产品名称、规格、数量、单位，字迹清晰易辨认，否则仓管员有权拒绝发料而因此所产生的一系列后果均自行负责：
4.8.8禁止无单发料、强行取料，各补料科室、仓管员严格按制度执行。有违以上条款视情节每次至少处以30元罚款并给予行政警告处理
4.8.9所有补料需在当班次完成（印前、印程），隔天补料一律视为重上机为补单（补印）。

五、权责
5．1提出欠数部门对欠数表单全程跟进，直至交到品管QE
5．2生管经理确认货期并对此负责
5．3品管部QE开立《补数通知单》、跟进审批进程、判定责任单位及落实处理结果
5．4技术部考虑不良品的返工、返修机会及再利用的可能性
5．5总经办针对批量补单及整单补数进行最终审批
5．6财务执行处理结果
5．7责任单位承担并执行处理结果

六、相关表格表单
6．1《IQC来料检验单》 RE803-001 A/3
6．2《品质异常处理单》 RE805-001 A/6
6．3《不良品分拣记录表》 RE803-010 A/0
6．4《客户投诉/退货报告》 RE804-001 A/2
6．5《补单通知》 RE803-003 A/2

编制： 审核： 核准：
会签：

编制日期：2016-06-14 第3页 共3页