办公室日常礼仪规范.doc

办公室人员基本礼仪规范

为加强办公室正规化管理，规范员工日常行为，提高员工精神面貌和企业形象，制订本规范。
第一条 员工仪容、仪表要求
1. 上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。
2. 面部、颈部、双手清洁员工头发必须经常清洗，保持发型整洁清爽，严禁头发脏乱发型怪异。
3. 员工应经常修剪指甲，不得留长指甲，女职工不得涂抹艳丽指甲油。
4. 员工上班前不得喝酒，不吃有刺激性气味的食物，保持口气、体味清新。
5. 提倡女员工化淡妆，不得浓妆艳抹，不得使用香味浓烈的香水。
6. 手机随身携带。
第二条 着装要求
1. 办公室员工上班应着公司工装、正装或商务装。
2 男员工上班应穿着长裤，严禁穿短裤上班。
3. 男士的衬衫衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，不结领带时衬衫最多只可敞开领口向下第一颗钮扣。
4. 员工上班不得穿着拖鞋进入办公区域。
5. 女员工不得穿着露背服装、超短裙（即裙边距膝盖不得少于10cm）、奇装异服及过于透明的服装。
6. 工作时间内，怀孕员工可着孕妇装或商务休闲装，但不得穿着不适合在公司工作时间内穿着的服装。
7. 员工在上班时间佩戴工作证。
第三条 行为举止要求
1. 严禁不雅举止，如脚翘桌面、当众化妆、梳头等。
2. 禁止随地吐痰。
3. 坐姿端正，上班时间不得东倒西歪、趴桌睡觉。
4. 站姿挺拔，腰部挺直、两脚并拢或自然分开不超过肩宽距离。
5. 行走从容，避免脚步迟缓、拖拉，避免鞋跟发出太大声响。
6. 上班时间不允许在办公区域进餐。
7. 积极参与办公区域卫生清扫，桌面整洁有序。
第四条 办公规范要求
1. 同事间交谈、接听电话应控制音量，以不影响、干扰领座同事为宜；进出门、开关抽屉应轻手轻脚，避免发出撞击声。
2. 办公区域同事不在座位时，在办公电话响铃两声后，其他员工应主动接听，不得使电话长时间响铃。
3. 保持办公桌面的整洁有序，垃圾要及时扔入纸篓，保密文件的草稿应及时粉碎。
4. 工作时间不得串岗、不得闲聊（包括电话聊天、网络聊天）、不得登录与工作无关的网站。
5. 工作时间非因工作需要不得从事听音乐、唱歌等活动，严禁玩电脑网络游戏。
6. 电脑桌面应简单、健康。
7. 较长时间离开工作岗位，应通知直接上级。
8. 共享文件要放置统一位置区域。
9. 提高成本意识，节约使用复印纸等消耗性办公用品，节约用水用电。
10. 传真及对外文件，应用新纸打印。
11. 下班离开时，自觉开闭电源、空调、门窗，将办公台面整理好，椅子放回办公桌下。
12. 工作期间提倡说普通话，严禁说方言。
如违反以上条款，罚款5元/次，计入办公室公积金。
第五条 基本礼仪指导
（一）接打电话
1. 要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日、下班时间打扰对方。
2. “3分钟原则”。要掌握通话时间，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，通话一般不长于3分钟。
3. 迅速准确的接听。听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听；
4. 通话之初，应先自报家门；请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”。
5. 声音清晰、悦耳、吐字清脆，应有“代表单位形象”的意识。
6. 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食。
7. 认真清楚的记录。随时牢记5WIH技巧：① When何时② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why为什么⑥HOW如何进行。
8. 挂断电话时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。上下级关系时，上级先挂电话。平级时，拨打方先挂电话。
（二）电话常用礼貌用语
1. 你好!这里是新疆庆华（党政综合办公室）。
2. 我就是，请问您是哪一位?……请讲。
3. 请放心，我会尽力办好这件事。
4. 不用谢，这是我们应该做的。
5. ×××不在，需要替您转告吗?
6.这类业务请联系×××处(室)咨询，他们的号码是……。(×××不是这个电话号码，他(她)的电话号码是……)
7. 对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗
8. 您打错电话了，我是×××公司×××处(室)，……没关系。
9. 再见!
10. 你好!请问是×××吗?
11. 我是×××公司×××部(室) ×××，您怎么称呼?
12. 请帮我找×××。年龄大的称呼“王哥、王姐”。党委政府称职务，不重点称呼副职。公司企业称经理。技术人员称“王工”
13. 对不起，我打错电话了。
14.找集团领导的电话，统一转专职秘书处。
（三）接待礼仪
1.当有来访人员时，应马上放下手中的工作，向来客问候致意，协调办理。上级来访，应起立。
2. 明确对方身份、来访目的后，应立即处理或通报领导。
3. 不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待，可请求其他人员接待。
4. 来访者长时间等待，需准备茶水。要将茶水放在临近客人的茶几上，同时要说“请喝茶”。
5.上茶先后顺序一般应为：先客后主；先女后男；先长后幼。茶水不宜斟得过满，以杯深的2/3处为宜。
6. 认真倾听来访者的叙述。要尽量让来访者把话说完，并认真倾听。
7. 对来访者的意见和观点不得轻率表态，应思考后再作，对一时不能作答的，要约定一个时间后再联系。
8. 对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速处理，不要让来访者等待，或再次来访。
9. 正在接待客人时，有电话打来或有新的来访者，应尽量请他人接待，以避免中断正在进行的接待。
10. 对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，不要刺激来访者，以免使其尴尬。
11. 要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。
12. 客人离开时，要起身相送。
13. 客人离开后，及时整理接待室的卫生。
小车队参考制定。

党政综合办公室
二〇一二年八月三日
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