标准行文规范.doc

湖北爱康大通汽车销售服务有限公司

湖北爱康大通汽车销售服务有限公司
标 准 行 文 规 范

1．目的
为规范集团公司和下属各公司的文件编制、更改、下发、传阅的管理，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本规定。

2．范围
2.1 规定明确了湖北爱康大通汽车行文通用的纸张要求、行文要素排列顺序及具体要求。
2.2 本规定适用于湖北爱康大通汽车销售服务有限公司制发的文件。

3．职责
3.1 公司行政事务受集团办公室指导、监督和检查，公司的文件处理工作，应配备专职人员负责文件处理工作，还应指定文字水平较高，对公司业务和文件处理工作较熟悉的人员，认真核阅把关。
3.2 公司以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。
3.3 各职能部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。
3.4 公司行政部负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理，并负有监督和检查的职责.
3.5 公司职能部门负责以部门名义对内、外行文编制以及存档的文件管理，文件拟稿后交行政部制发。
3.6 文件处理工作中，必须严格执行公司各项保密规定，必须做到及时、准确、安全。

4．行文类别
4.1 公告（红头文件）：为下行文，用于爱康大通公司向全公司下发工作计划，部署重要工作，任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及各种有关全局性的规定，决定、指示、公告、通知、通报、批复，会议文件等事项。
4.2 签呈（请示/报告）：为上行文，一文一事。用于公司各部门向公司、公司向集团总部相关部门上呈的文件。
4.3 便函（工作联络单）：为平行文，用于子公司与子公司间、部门与部门间以及子公司与总部相关部门间商洽工作，通知、询问或答复问题等，主要发挥协调作用。
4.4 函：用于公司对外机关、团体、公司行文。（不受严格行文控制，可不用文头，不用文号，不用标题）
4.5 会议记录、纪要：用于各类会议的会议记录、整理与总结。

5．行文要素要求
5.1 标准文件一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
5.2 文件按紧急程度分为：“特急”、“急件”、“一般”。
5.3 文件按密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。
5.3.1 “秘密”是指在一定的时间和范围内，为保护公司的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。
5.3.2 “机密”是在公司经营活动中产生的，不属于公司秘密而又不宜于对外公开的秘密事项。
5.3.3 “绝密”是关系到公司的安全利益，依照公司各项规章制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
5.4 涉及公司秘密的文件应当标明密级，其中 “绝密 ”机密”级文件还应当标明份数序号。任何文件处理人员在文件编制或处理过程中擅自公开或擅自扩大接触范围的即属泄密，根据公司制度将处以相应处罚。
5.5 行文的理由要充分，须“一事一请”。若多头主送、叙事不清、一文数事、附件不全等问题，办文部门退回呈报公司或部门。
5.6 行文以迅速、简洁、明确为基础要求，按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文，不得越级报送。
5.7 行文用词、用字应准确规范，不得使用繁体字、异体字。排版回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
5.8 行文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、略缩语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数码字。

6. 编制规范
6.1 为使公司管理体系的有效性和适宜性得以延续，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。
6.2 用电子文档制作文件时，请使用Microsoft Word For Windows或Microsoft Excel For Windows进行输入。
6.3 公司规章制度类文件应遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：
文件标题
1．目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的)
2．范围：(要明确阐述本文件适用范围。)
3．职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。)

（下列正文）

6.4 作为需要进行传送的文件，请你在输入时采用如下的文件格式：
页面设置
A4 210×297毫米；
正文字体
宋体 小四/四号 左空2格（全角）；
文件标题
黑体 小二号/二号 粗体 居中；
段落标题
宋体 小四号 粗体 居左；
红头文号字体
黑体 五号 粗体 居左；
字体颜色
未作特殊说明，行文中图文颜色均为黑色；
正文行距
25-30磅；
文件页码
置于页脚 居中；
公司名称
置于页眉 居左。

（标准文件格式式样[1～5]详见附件1）

7．文件版头
7.1 《湖北爱康大通汽车销售服务有限公司文件》版头用于颁布公司重要规章制度，公布公司中长期发展规划、年度工作要点和总结等，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项。
7.2 《××××××××有限公司文件》用于大通公司根据授权，传达集团公司的决议或决定，转发上级机关的文件，发布有关事项。
7.3 所有文件上均应标注相应秘级和紧急程度，增强文件办理的及时、有效、安全。密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应当标明份数序号。不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在文件右上角适当位置注明“内部文件”。

8．文号标准
8.1 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
8.2 发文统一编发文字号(简称文号，以下同)。文号包括公司代字、年份、序号。联合发文，只标明发文主办机关文号。
8.3 文号由发文公司代字、年份和发文序号组成。公司代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文公司代字，第二个层次是发文公司主办文件的部门的代字。
8.3.1 对外行文文号：发文公司+年份+序号组成
8.3.2 对内行文文号：发文公司/部门简称+文件分类简称+年份+序号组成
8.4 文号的编写
8.4.1 文号的年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入。
8.4.2 顺序号：案卷顺序号，从001开始编写。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。同一文件或同一名称的文件，追加一组自然数，用“-”隔开。
8.4.3 各部门文件的版本编制：各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，应升为“B/0”，依次类推。
8.4.4 根据内容、性质和载体形式，将文件分类，具体分类代号如下：
类别代号
文件门类
类别代号
文件门类
行政
文书文件
法务
法务文件
财务
财务文件
销售
销售文件
人事
人事文件
市场
市场文件
审计
审计文件
售后
售后文件
资金
资金文件
声像
声像盘片文件
工程
工程文件
其它
其它
IT
IT文件

9．行文附件
9.1 行文如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附件”， 后标全角冒号和名称。
9.2 附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）。
9.3 附件名称后不加标点符号。
9.4 附件应与行文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序。
9.5 附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与行文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识行文的发文字号并在其后标识附件（或带序号

10．成文时间、署名和附注
10.1 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。 成文时间，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发领导人的签发日期为准。
10.2 在文件制发时必须按要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。不重要的文件，只需署上经办人的姓名。
10.3 行文如有附注，用宋体字，居左空2格（全角）加圆括号标识在需注明项的下一行。

11．文尾标注
11.1 对应文件上报“主送”、“报呈”、“抄送”，编制“主题词”。
11.1.1 “主送”指文件处理或最终决策的部门或领导；
11.1.2 “报呈”指参与决策的领导或需了解相关情况的公司高层领导；
11.1.3 “抄送”是指与文件内容有联系的相关部门或领导。
11.1.4 “主题词”可参照《国务院公文主题词表》编制。同时，标引主题词必须准确，从主题词表中选用的主题词要能够准确的反映出文件的内容特征和归属类别。除专有名词外，一个词不超过四个字，每个词之间空一格，无标点。主题词最少选两个，最多不超过七个。
11.2 如遇前页正文结束，落款转至下页，则须在落款的末页上注明“（本页无正文）”字样。

12．发文印章
12.1 除会议纪要、记录外，均应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主报机关加盖印章，并在首页注明会签单位的签发人姓名。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
12.2 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。
12.3 单一部门制发的行文在落款处不署发文部门的名称，只标识成文时间。
12.4 当行文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
12.5 主办部门印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格（全角）标识成文时间。

13. 文件装订及印制
13.1 行文应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处。不得有坏钉、漏钉、重钉，钉脚应平伏牢固。
13.2 印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范、美观大方。

14．文件处理
14.1 子公司向集团总部报送的所有非业务性的报告、文件，统一报送至集团办公室，由集团办公室负责进行文件分发、处理工作。
14.2 子公司向集团总部报送的所有业务性报告、文件，应严格遵守“一事一请”原则，呈报相应主管部门签批。收文部门的文件管理员负责接收登记并根据文件内容作相应传递，做好文件处理跟踪工作。
14.3 承办部门在办文时应遵循上下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送一份至承办机关备案；凡涉及其他部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理，凡须报请上级领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿，如文稿内容涉及其他主管部门，应与其协商并取得一致意见后，报呈上级领导审批。
14.4 传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。利用传真系统传送秘密文件时，应事先与接收方文件管理员确认，确保文件的保密性。凡需存档或需报呈领导批示的传真件，应复印后再行处理。以利长期保存。
14.5 一般不提倡对个人行文，领导之间也不宜横向传递文件，以免造成文件的积压或传失。
14.6 文件经各流程处理完毕后，收文部门文件管理员应对文件及时进行分类、归档，待办或临时未入档文件应注意保管，做好保密工作。公司、各部门的发文统一由专人归档、保管。
14.7 明确各级领导办文时限：特急文件的处理时限为半个工作日；急件的处理时限为1个工作日；一般性文件处理时限为2个工作日。各级领导审阅后均须签名并签署日期，特急文件应签明处理时刻，文件管理员负责文件的督办与保密工作。

15．发文办理
15.1 由集团办公室统一制发至各子公司及相关部门的管理类文件，由公司及相关部门文件管理员负责及时打印、更新、存档。
15.2 下发新文件时，文件制发人员应注意修改相关的版本号、生效日期。
15.3 各部门制发的临时性管理文件，应获本部门第一负责人批准，交公司行政部门案后，由行政部门向各部门制发。
15.4 需传阅的文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免文件漏传、误传和延误。
15.5 公司管理类文件的制定、更改、废止，应填写“制度类文件更改申请表”（附件2），将此表提交至原文件制订部门，由该部门负责人会同行政部及相关部门专业人员进行讨论，审议申请表所列动议内容，按审批权限报批，获准通过后方能发文。
15.6 公司下发红头文件，填写“湖北爱康大通汽车销售服务有限公司发文稿纸”（附件3），须报公司总经理通过后盖章下发。
15.7 各部门，因工作需要下发红头文件的，需经发文部门负责人及分管副总签核后报公司行政部门编制下发。
15.8 红头文件由公司文件管理员负责文件处理工作。

16．收文办理
16.1 签收：签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文部门查询并采取相应处理措施，急件要注明签收的具体时间。
16.2 登记：认真填写“文件处理流转单”（附件4），将文件标题、密级、发文字号、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。
16.3 注办：需要办理的文件，文件管理员应根据文件内容，注请主管领导批示或注请有关职能部门办理。对下发文件有疑问或不明确时，及时与文件发送单位联系。
16.4 拟办：
16.5.1 呈报部门审批的文件，分送主管部门、相关分管部门领导签批，文件管理员负责进行部门内部文件的流转。部门主管、分管领导签核完毕后，如有必要应分别呈报集团公司总经理审批。
16.5.2 呈报领导个人审批的文件，直接报送至相关领导，按领导签批的意见进行文件流转，注请主管领导批示的文件，一般应提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导审批时参考。
16.5.3 非决定性、仅反应流转过程的签批意见可直接在文件处理流转单上体现，但应注意文件传递过程中的交接，及原件的回收存档。
16.5.4 若遇紧急情况而恰巧领导不在时，方可采用电话联系方式确认。
16.5 督办：凡经注办的文件，要及时催办，以避免漏办和延误。
16.6 回传：及时、完整将已完成审批流程的文件根据需要进行回传。
16.7 存档：各公司、各部门文件管理员根据文件类别、时间分类存档。
17．作废处理
17.1 在文件修改之前，各部门必须严格按照现有管理文件执行。新版文件获准下发并开始生效后，旧版文件自动失效。
17.2 公司及各部门，在管理中，必须使用有效版本文件。

18． 本规定经公司总经理核准后公布实施，修正亦同。
19. 本规定自发布之日起施行。公司以前下发的有关标准行文管理的定与本规定不一致的，以本规定为准。
20. 本规定解释权、修改权及未尽事宜决定权归湖北爱康大通汽车贸易有限责任公司。

附件：1 标准文件格式式样
1.1 函
1.2 红头文件
1.3 请示/报告
1.4 工作联络单
1.5 会议记录/纪要
2．制度类文件更改申请表
3．发文稿纸
4. 文件处理流转单

湖北爱康大通汽车销售服务有限公司
二００七年六月

文件传递流程图

1、向部门呈报：请各部门内部相关人员进行流转；
2、向领导个人呈报：可直接请领导审批。
主要是根据密级程度和主送部门分类
签收/登记

交相关部门
注办/拟办

回传
督办

行政部门与相关部门协调

1、审批同意后应及时、完整回传；
2、未通过审批或文件存在问题应及时与呈报部门联系。

参照《档案管理制度》，按文件时间、类别分类存档。

存档
附件1.1：标准文件格式式样——函

《（发文单位名称）关于××××（事项）的函》

受文单位：

正文

致

礼！

　　　　　　　　　　　　　 署名

2007年　月　日
附件1.2：标准文件格式式样——红头文件

*****公司文件
*******字【****】*号 密级： 份数： 签发：
关于*****的通知/决定
*******：

附件：1.
2.

年 月 日（盖章）

注释：1.
2.

主题词：
抄送：
附件1.2：请示报告标准式样

湖北爱康大通汽车销售服务有限公司文件
关于…………的请示/报告
编 制

文号：
页 数：
共 页
日 期
2007-×-×
密级：□绝密 □机密 □秘密 □普通
紧急程度：
□特急 □急件 □一般
审 核

复 核

批 准

关于…………的请示/报告

*******：

妥否，请批示。

年 月 日（盖章）

主送：
报呈：
抄送：

附件1.4：标准文件格式式样——工作联络单
工作联络单
特急
急件
一般
文 号： 紧急程度：
制发单位/编制人： 　
主 送

报 呈

抄 送

主 题

共 页（含本页）

领导签批

领导签批：

附件1.5：标准文件格式式样——会议记录/纪要
会议记录（会议类型）
会议时间： 年 月 日
会议地点：
会议主持：
与会人员：
会议记录：

会议主题：

会议内容：
相关人员具体发言

会议纪要（会议类型）
会议时间： 年 月 日
会议地点：
会议主持：
与会人员：
会议记录：

会议主题：

会议纪要：
发言总结

会议主持人签字：

附件2：制度类文件更改申请表
制度类文件更改申请表
表格生效期： 2007年 月 日
文件编号

文件名称

文件页数

更改页数序号

版本升级

更改原因：

更改内容：

权限
更改人
部门经理
审核人
审批人
意
见

日期

附件
旧文件样：（ ）页 新文件样：（ ）页
状态
电脑文件已改
修改文件已打印
责任人已审
主管已审
签名

附件3：发文稿纸
××××公司发文稿纸
*******字【****】*号 密级： 份数：
签 发：
核 稿：
审 稿：
主办单位和拟稿人：（联络电话）

年 月 日
主管核批：
会办单位和会办人：
事 由：
附 件：
主 题 词：
主 送：
抄 报：
抄 送：
打 字： 校 对： 监 印：
附件4：文件处理流转单
文件处理流转单
表格生效期：2007年 月 日
文 件 名 称

发 文 部 门

收文日期
文件页数
共 页
文件呈办意见

2007-×-×
文件份数
共 份
领导/部门意见：

签字：
分管领导意见：

签字：
办理情况及备注：

签字：

文件处理流转单
表格生效期：2007年 月 日
文 件 名 称

发 文 部 门

收文日期
文件页数
共 页
文件呈办意见

2007-×-×
文件份数
共 份
领导/部门意见：

签字：
分管领导意见：

签字：
办理情况及备注：

签字：

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