采购流程方案.doc

一、 采购流程
1、 整体流程图：

采购申请→ 接受请购单 新供应商开发 → 询价 → 比价 → 实地考核
新物料入物料库 供应商信息库问货

供应商 → 筛选供应商 → 开模打样 → 请购部门确认 → 试
新供应商入供应商信息库 总/副总经理确认

验性小批量下PO单 → 跟单 → 现场验货 → 请购部确认 → 量产下单 → 实时
到货检验

跟踪供应商进度以及质量 → 现场抽检 → 请购部门以及相关领导确认 → 入库

2、 人员配置
l 供应商开发一名
l 价格谈判、供应商审核以及验收一名（主管）
l 跟单一名
l 助理一名

3、 采购申请（书面和电子文档）

l 固定资产或大项目/大金额采购（例如5，000元以上）
需求部门或个人根据需要某种或某些物料， 必须按照规定的格式填写请购单，内容要素：请购物品的序列编号、请购的所属部门、申请日期、用途、品名、数量、规格（请购物品的样品或图纸或技术资料需作为附件形式附在请购单背面）、预估金额、需求时间、特殊要求备注、请购人/部门、主管签字、采购部签字、财务审核及总/副总经理签字。如下表：
固定资产购置申请表

企业名称

编号

申请日期

申请部门

品名

预估金额

规格型号

数量

到货时间

用途
备注

申请人：

部门主管：

采购部签字：

财务审核：

总经理：

附件表一、

l 一般物资采购，包括定期采购以及零星货品、耗材采购（例如5，000元以下）
请购表的内容要素：申请日期、请购部门、品类、用途、品名、数量、规格、预估金额、到货时间以及特殊需求的备注，无需总经理/副总经理签字。如下表：

年 月 日

部门
品类
用途
品名
数量
规格
预估金额
到货时间
备注
1

2

申请人：

部门主管：

采购部签字：

财务审核：

附件表二、

l 请购人或部门在采购部签字接收后应备份留底请购单。
l 当遇上特殊或紧急状况，请购人所属部门主管无法及时签字确认时，可以通过能留有字面信息的联系方式进行确认，交采购部门签字后补手续。
l 请购部门如有指定品牌或供应商需提交书面说明作为附件附于请购单背面。
l 请购单如有更改需请购方报之相关领导确认签字方可提交到采购部。

4、 采购部规范化接收请购单
l 采购人员在接受请购单时必须要对字迹、签字、物品要求等各方面进行审核。
如物料规格图纸信息不全、相关签字不全等将不予受理。
l 采购部受理前应及时从库存部获取库存信息，避免重复采购造成库存积压。
l 对于不符合相关规定的请购单，由采购部及时以书面形式通知请购方并说明其原因。
l 对于紧急请购项目作优先级处理。
l 无法达到请购部门的规定时限内完成采购任务的应给予及时通知，以便作出及时调整。

5、 采购周期的规范化
5（1）新项目采购周期
5（1）a. 大金额项目采购周期（5，000元以上）
大金额项目采购可以采用线上以及线下统一招标模式同时进行。
询价比价招标周期 + 审核周期 + 打样周期 + 供应商供货周期 + 安全供货周期
询价招标周期：一周
审核周期：三个工作日
打样周期：根据实际项目工艺而定，例如如下：
——服装类从制版到打样成品通常一个工作日
——注塑件从开模到试模到打样成品根据工艺的难易程度十天到一个月不等
——印刷、礼品类通常5个工作日
——定制办公家具类按常态分油漆材质和板式材质通常分别为5和10个工作日
——展品类通常2个工作日
供货周期：根据供应商的实际产能以及采购数量以及制造工艺而定，需与供应
商协商。
安全周期：供货期 × 30%
如下图：
品类
品名
供应商
招标周期/日
审核周期/日
新品
备注
打样/日
无打样/日
供货周期/日
起定量/套
服装类
工作服

3天

1天

1天
40工作日
100

制服
7天

100

教练装
3天

100

宣传品
纪念礼品（注塑件）

5天
1天
7天

7天
500

易拉宝

1天
3天
2天
3个

海报

1天

3天

LED灯箱

1天
5天

宣传册

1天

3天
500

附件表三、

5（1）b. 小金额项目采购周期（5，000元以下）
询价比价周期 + 审核周期 + 打样周期 + 供应商供货周期 + 安全供货周期
由于小金额含有应急性，快速性，采购周期必须在经可能短，对于标准件的采购以本市内供应商为优先选择，要求3天内到货；对于非标件需定制的根据工艺的难易程度，要求在5天到7天内到货。

5（2）老项目采购周期
5（2）a. 定期或不定期采购的品项
采购前必须定期提供样品以保证其质量的稳定性；
定期现场考核供应商以保证其供货能力的稳定性。
询价、议价周期 + 下单周期 + 供货期 + 检验周期
5（2）b. 新供应商开发
当老项目供货的供应商未能通过定期的审核或由于自身内部原因已不再适合对老项目的供货时就必须开发新的供应商，周期流程同5（1）a./b.

6. 询价、议价、招标供应商
6.（1）. 制定询价表单模板
要素包括品名、数量、规格型号、质量要求、单价、税率、税价合计、付款方式、交期、包装要求、配送方式、运费、售后服务、质保期。另附上一份供求双方的保密协议。
例表如下：

报价截止日：

询价单编号：

序号
品名
规格型号
数量
单价/单位
税率
税价合计
备注
1

2

3

采购单位

购货要求
质量要求

付款方式

包装要求

售后服务

质保期

购方信息
公司名称

地址

联系人

职务

邮箱

联系电话

传真

网址

报价单位
报价方要求
运费

配送方式

供货周期

报价方信息
公司名称

地址

联系人

职务

邮箱

联系电话

传真

网址

附件表四、

6.（2）. 大金额项目线上招标询价

6.（3）. 小金额项目线下询价
l 采购员收集相关供应商信息进行初步筛选后交由采购部经理审核；
l 采购员通过对筛选出的生产商或供货服务商直接询价，按三方报价的原则；
l 要求采购员完成询价单的填写；
l 由采购部主管进行审核筛选；
l 将询价所有信息资料共享提交请购部门以及领导，并让其书面确认，如询价不通过将重新进行

7. 比价、议价环节
7.（1）. 对于老产品，采购员可以通过以往的该产品的报价进行比对
7.（2）. 对于新品项，采购员应通过多家供应商的报价进行比对
（比价表单见附件五、）
7.（3）. 比价议价的结果汇总并交由领导审核确认

8. 样品定制流程
8. (1). 常规流程
l 采购部门及时提供详细准确的产品数据以及相关图纸给供应商或生产商
l 与供应商签订打样合同（打样合同见附件六、）
l 生产商在规定的时间内完成打样环节；
l 在打样期间采购方采购员实时进行跟踪、督导，如有偏差及时进行调整改进；
l 供应商在合同规定时间内完成打样，必须及时提供给采购方；
l 采购部门将样品交由请购部门进行确认，签字（确认单详见附件七、）
l 交由上级领导审批确认后， 由采购经理制定购货合同
8.（2）. 订单分流的方法（在单项订单量大以及有合适的老供应商的情况下）
l 在原有公司供应商信息库里搜寻合适的供应商操作订单上50%的份额， 协商要求免费打样（基于已有一定程度的合作关系基础上）
l 同时将订单上另50%的份额交给已通过比价议价环节筛选出来的新供应商，此方法的优势在于以旧带新， 既可以节省打样费又可以开发出新的合格的供应商来为我公司服务。

9. 购货合同
9.（1）. 对于新的供应商，如所采购的属于生产制造类产品例如工作服、定制办公家具、橱柜以及以及广告宣传品等， 需先实施小批量试生产的签订合同，如满足本公司各方面的需求再签订批量合同。（合同范本见表八、）
9.（2）. 对于老供应商，根据以往的考核业绩来确定是否需要签订试生产合同或直接量产合同

10. 跟单流程
10.（1）. 由采购部跟单人员在采购合同生效即日起，开始对供应商的供货进度、产品质量、抽检、数量核对、包装规格进行实时跟踪检验、督导，并做好跟单记录，及时反馈给采购经理。（跟单记录表见表九）
10.（2）. 如发现问题或偏差及时要求供应商进行修正，如质量出现重大偏差或由于供应商单方面的问题造成严重的供货逾期，必须及时反馈给采购经理，由采购经理直面供应商就弥补各项损失一案进行谈判
10.（3）. 采购跟单员在供应商预计出货的前几天需要核对产品的数量、质量、包装符合度、发货单的收货地址、收货时间以及供应商的开票信息。
另外，必须注意任何价格信息都不得出现在除询价单、合同单以外的单据中。

跟单日期： 订单号： 记录编号：
跟单员：

跟单项目

距订单投放日

供货商

已生产数量

抽检数量

抽检合格数

包装状况

预计完成日

检测结论

11. 质检流程
根据采购物料的不同品项，其质检的项目、标准等方面都是不同的，对于采购部来说应该有如下的流程：
11.（1）. 将物料库中所有物料根据品类正确归类，根据物料库中现有的产
A 按照工艺流程基本分为：
l 制造加工类
l 贸易供货类
B 按照材质基本分为：
l 医药化学品试剂类
l 纺织品类
l 纸类
l 木材加工类
l 塑料制品类
l 电子类
l 印刷制品类
C 按照用途基本分为
l 文化办公类
l 体育娱乐类
l 五金交电类
l 休闲用品类
l 人体洁护类
l 办公用具类
l 家用清洁类
11.（2）. 根据不同的品类建立相对应的质检体系及标准
l 基于目前公司在QC部门的投入力度，尚无法实现对所有品项的定项质量体系，所以只能采用一种通用验货的模式。（质检报告模板见表10、）
l 另外，目前在我之前的工作经历中可以对服装类、塑料制品类、家具类、印刷/礼品/包装类提供质检参照表

11.（3）. 采购跟单员根据规范的验货质检流程对供应商的产品进行货品的10～15%的抽检
l 对于量非常小的货品可以全质检
l 如现场质检发现废品率超标，必须及时通知采购经理，并同时对供应商的供货产品做更深入的检验，对所有不合格货品做实样拍照留底
l 质检完成必须由供货商签字、盖章，一式两份（供货商、公司采购部各一份），如果在本公司仓库进行质检，供货商不在现场时，必须将质检报告以扫描件电邮或传真的方式发给供货商并附上所有不合格产品的照片，要求供应商签字、盖章确认后将其扫描件回传给公司采购部
11.（4）. 采购经理确认收货
a) 在跟单员确认质检合格的情况下，采购经理协同请购部门进行二次质检确认签字。
b) 确认无误后，入库归类（根据固定资产、一般耗材、办公用品划分）

7. 供应商审核评定流程
→有采购主管对供应商的审核标准、考核方案的制定，以其实施
→经理对考核结果的审核及审批
→合格供应商被列入供应商信息库

根据不同品项、不同规模的采购对供应商的审核评定的体系依据有所不同，可以根据本企业的以服务为主的特性将供应商分为A、B、C三个等级
A等级--- 战略型供应商
B等级--- 合作型供应商
C等级--- 应急型供应商
7.（1）. 对A级战略型供应商的审核可以按照相关的质量体系标准来进行评估以及评分量化审核 （详见附件表）
（2）. 对B级合作型供应商的审核按照本公司的需要进行5S考核