财务报销及付款管理制度.doc

重庆水木乐保洁有限公司财务报销及付款管理制度第一章前言一、编制目的为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合公司及项目实际情况，特制定本制度。二、适用范围及定义本规定适用于公司及公司涉及各项目。三、本规定修改及审批本规定由总经理签批后方可执行。四、执行时间本规定于颁布之日起开始执行。第二章 管理原则2.1 归口管理原则为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：部门费用类别明细项目运营管理部材料费日常所需的材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等。维修费设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等。低值易耗品吸尘器，洗地机等设备。能源费水费、电费、燃气等。运输费物流费、快递费等。业务提成根据公司的政策计算的项目提成。营业外支出与经营相关的罚款等。公关费因业务产生的一切公关费用财务部税金营业税、个人所得税等。银行费用手续费、利息支出等人力资源部工资薪金基本工资（保底工资、绩效工资）、补贴（餐补、夜班补贴、工龄工资）、计时工资（节假日加班、临时兼职工）、社会保险。其他职工福利费（如交通补贴、住房补贴、通讯补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日福利等）、工会经费、教育培训费、内部培训费等。专业服务费咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。办公费用各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。员工活动旅游、会议费、公司安排员工聚餐等。保险费各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等。业务招待费购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。差旅费如出差车费、餐费、住宿费等。通讯费办公室电话费、宽带网络费等。外勤办事车费如公交车费、打车费等总部固定资产总部购置办公桌椅、电脑及配件等营业外支出总部罚款支出等备注：(1) 未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。2.2 预算管理原则2.2.1 年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。2.2.2 对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按公司的审批程序补报追加计划，根据审批权限规定，经批准后方可执行。第三章 授权审批权限规定3.1经济业务发生前授权审批3.1.1 根据业务发生时间先后分：事前审批、非事前审批；3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交易。3.1.3 非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。非事前审批项目如下：序号类别项目明细备注1委托收款社会保险贷款利息水、电、气、能源费等2已签订合同根据合同内容固定支付，如设备的购置分期款等合同已事前审批 3固定或按固定比率计算的项目税金、工资薪、贷款利息等。4按批准生效的制度执行员工福利,如通讯、交通补贴等5零星费用物流/快递费用印刷单据表格、合同、名片、条幅。员工桶装饮用水。办公用品费汽油费/停车通行费/过路过桥费市内交通费（员工外出办事）参照相关制度执行办公电话费、网络使用费参照合同缴费年检费、银行手续费3.2 报销及付款授权审批流程3.2.1 报销或付（汇）款审批流程如下：3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额800元及以内的审批流程： 经办人主管部门负责人（部门经理）财务3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额801-2000元之间的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）财务3.2.1.3 单次报销或付（汇）款金额2001-10000元的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理财务3.2.1.4 单次报销或付（汇）款金额10000元以上的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理董事会会签审批财务第四章 报销及付款流程4.1 报销及付款流程图4.2 报销及付款方式4.2.1 主要通过网上银行转账支付，付款至外部单位，原则上以转账、支票方式付款，个别特殊业务除外。4.2.2 使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。4.2.3 现金支付，内部员工报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。第五章报销及付款时效5.1报销及付款时效5.1.1 费用报销时效性为遵循企业会计准则和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当期发生的费用应当期报销，具体原则如下：5.1.1.1费用类业务报销时效：原则上应在费用发生后三个工作日内报销（差旅费应在返程后五个工作日内），最迟不得超过10个工作日；当年发生的费用要求在年底12月31日前报销，由于特殊原因不能及时报销的，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；5.1.1.2 员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利，应在每月24日前报销；5.1.1.3预付款业务报销时效：以预付款方式发生的经济业务，原则上应在接收物品或服务后5个工作日内报销冲账。5.1.1.4 月结付款业务：通常情况按合同约定的付款日期进行支付，但各部门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最后一天提交至财务部，以便作为存货、成本入账的依据。5.1.1.5 所有原始凭证必须为原件5.1.2财务部受理时间各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部的时间为：周一至周三。5.1.3付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；5.1.4付款时间：对完成审批流程的报销或付（汇）款申请于每周五进行付款。如违反上述规定，财务部有权拒绝办理。第六章 员工借款6.1借款条件及额度6.1.1 借款额度不超过人民币3000元；6.1.2 因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费，加油费、过路费等；6.2备用金借款6.2.1定额备用金：公司人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请定额备用金；6.2.2员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。如未及时归还，财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除。6.3临时性借款6.3.1临时借款：是指员工因公出差发生的食、住、行等费用，或者备用金不足以支付的特殊事项。例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。6.4管理规范：6.4.1因出差而需临时性借款，需附审批后的出差申请表原件，并根据批准额度填写借款单，财务根据审批同意的借款单据办理借款；6.4.2借款原则上以通过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明；6.4.3所需现金金额超过人民币3000元的需提前一天通知财务部，以便备款；6.4.4借款人须在业务办理完毕后三个工作日内完成报销或退还借款手续；6.4.5定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续，并根据业务需要重新审批办理；6.4.6员工借款账龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天（特殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止；6.4.7原则上，借款管理执行“前款不清，后款不借”的规定。6.5借款单据填写规范：6.5.1公司员工借款时统一填写公司印制的借款单；6.5.2借款单联以及用途：6.5.2.1借款单一式三联，第一联：付款凭证联；第二联：结算凭证联；第三联：结算回执联；6.5.2.2付款凭证联：财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证，严禁退还借款人；6.5.2.3结算凭证联：借款人报销或还款时的原始凭证；会计根据此联做账冲销借款；6.5.2.4结算回执联：借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款的原始凭证；6.5.3借款单填写要求：6.5.3.1统一用黑色签字笔填写，字迹公正、清楚，严禁草写；6.5.3.2日期行栏：填写借款当时的年月日；6.5.3.3资金性质栏：填写付款方式，即你希望的是转账还是现金，如果转账需在此处注明开户名、开户行、账号等详细信息；6.5.3.4部门栏：填写借款人所在部门；6.5.3.5项目明称栏：如果借款事由为处理工程项目业务，此处填写工程项目的具体名称，否则此处为空；6.5.3.6预算科目栏：此栏为空，统一以员工借款挂账，报销还款时冲销；6.5.3.7借款理由栏：填写借款的具体事宜,如：X月X日X事到X地出差，X季度员工活动，定额备用金等等；6.5.3.8金额栏：填写借款的具体金额，大小写必须一致；出差的，金额须与审批后的出差申请表一致；6.5.3.9付款凭证联最右下角的领款人必须填写，领款人名字必须与员工身份证上的姓名保持一致；6.5.3.10结算凭证联和结算加回执联：填写借款单时，借款人必须填写此两联中的日期、姓名、金额、用途等事项且与付款凭证联系保持一致；其余额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写；第七章 付款（结算）业务7.1适用条件： 适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。7.2 付款（结算）业务分类：直接结算业务、预付款业务7.2.1直接结算业务是指根据合同约定，在经济业务发生后，根据实际验收情况结算付款的业务；此类业务结算时填写付款结算申请单。 7.2.2 预付款业务是指根据合同约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支付部分款项，在业务验收完成后结算的业务。此业务在预付款时填写预付款申请单，预付款业务发生验收完成填写预付款结算单，以冲销已预付的款项。7.3 管理规范7.3.1采购业务7.3.1.1采购预付款业务，付款时须提供的原始单据包括但不限于：审批通过的采购订单原件、合同原件或扫描件；7.3.1.2直接结算类采购业务，结算时提供的原始单据包括但不限于：合同（扫描件）、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单。7.3.1.3预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，提供的原始单据包括但不限于7.3.1.2条除经审批的采购订单外的原始凭证；7.3.2资本性支出7.3.2.1资本性支出：是指单件金额在2000（含）元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出；7.3.2.2预付款业务，首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于：合同原件或扫描件、事前审批单、合格发票等；7.3.2.3直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于：事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；7.3.2.4 预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，须提供的原始单据包括但不限于：资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；7.4单据填写规范7.4.1 预算内业务在预算内前小方格内划“”，反之在预算外前小方格内划“”；7.4.2 支付方式：填写付款的方式：现金、支票或转账，原则上公司均以转账方式支付；7.4.3 收款单位：公司名称、开户银行、账号与合同、发票保持一致；第八章 日常费用报销8.1 日常费用包括的内容日常费用主要包括：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等。日常费用报销填写费用报销单8.2 日常费用的控制原则：对日常费实行预算管理，分级负责、层层把关，在一个预算期内，各项费用的累计支出原则上不得超过预算。对超预算费用按本制度2.2.2条执行。8.3 管理规范及报销标准8.3.1 业务招待费业务招待费是公司经营活动的需要，为促进公司业务发展实现公司经营目标为前提，应按照必要、合理的原则开支。8.3.1.1业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐。8.3.1.2 陪同人员须在发票和收银小票后签字；8.3.1.3报销原始凭据包括但不限于：事前审批表，即人力资源部提供的业务招待费审批表、发票、收银小票；8.3.1.4 标准按人力资源部相关政策执行，未达到标准的按实际发生额报销、超过标准的按标准报销。8.3.2差旅费8.3.2.1住宿费必须提供出差目的地的住宿发票。8.3.2.2实际出差天数的计算以所乘交通工具车票（机票）显示出发及返回时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。8.3.2.3凡与原出差申请单审批的地点、时间、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、交通工具的，需按照审批权限规定经领导审批后方可报销。8.3.2.4出差期间，宴请客户的需事先电话向相关部门申请，返程后补业务招待费申请表。，8.3.2.5餐补、住宿等标准按公司相关制度执行，标准内据实报销，超过标准的按标准报销；8.3.2.6出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用及补助：8.3.2.7 报销时所附原始凭证包括但不限于：事前审批表出差审批表、发票。8.3.3交通费8.3.3.1员工因公办事发生的乘坐公交车、地铁等交通费，需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金额等信息，后附相应发票据实报销；员工上下班发生的交通费按公司福利制度执行；8.3.3.2 员工确因突发且情况紧急需乘出租的，需取得部门经理同意。否则财务予以报销；8.3.3.3 报销须提供的原始凭证包括但不限于：相应交通公交发票、外出办事交通费明细表（部门经理签字审批）8.3.4维修费8.3.4.1日常维修事项须按所需费用的金额进行审批；8.3.4.2 维修完成后须提供进行经双方确认的验收报告，自购维修配件的需提供配件采购明细清单；8.3.4.3 报销须提供的原始凭证包括但不限于：发票、验收报告、采购清单。8.3.5员工福利费8.3.5.1 标准严格按公司福利制度执行；8.3.5.2 通讯补贴、交通补贴由员工于每月24日前填单报销，附通讯费发票、交通发票；8.3.5.3 生日补贴、节日慰问金由人力资源部于每季20日前或节日后10个工作日内报销，须附：员工信息、员工领用慰问品明细、发票等原始单据；8.3.6办公用品、低值易耗品 在预算范围内参照7.3.1采购业务执行8.3.7 其他零星费用 在预算范围内据实提供发票及经确认的业务明细后据实报销。8.4 费用报销单填写规范8.4.1标题费用报销单前横线处填写部门名称，非人名或具体费用明细；8.4.2 部门：费用（业务）归属的具体部门，归属部门按受益原则划分；须正确填写，以便准确各部门费用；并在此处列明收款人户名、账号、开户行，未注明者一同视为员工个人工资账户；8.4.3 项目名称：费用（业务）归属于公司的具体项目，须正确填写，以便对项目成本进行归集；8.4.4 摘要：须列明业务发生时间、事由、业务性质（招待或住宿等），如报销9月19日（时间）因洽谈合作事宜（事由）招待（业务性质）影城管理人员；按费用类别分行填写，如出差人员同时发生住宿费、车费，餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类汇总，严禁加总填写；8.4.5 附单据张数为归属于此类费用的原始凭证数量；8.4.6 领款人：收款人须在此处签字，如冲销借款的，此次填写冲销某人借款；否则，不予支付或冲账；8.4.7 填写用黑色钢笔（签字笔），严禁用铅笔或其他笔填写，字迹工整。申请金额必须大小写一致，严禁用涂改液修改，如有错误应重新填列和补签；8.4.8 原始凭证不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任8.4.9粘贴要求：所有原始凭证按摘要所列费用类别，顺序整齐粘贴于费用报销单左上角，如发票小且数量多者，可先将发票整齐粘贴于粘贴单上后再将粘贴单粘贴于费用报销单左上角；8.5 单据传递规范8.5.1 传递原则：单据按审批流程顺序传递，审批人审批后自动传递至下一审批人。8.5.2 非总部办公室单据传递至总部行政处，行政则需按部门交由相关部门人员签收，审核后按审批流程顺序传递；第九章 报销及付款发票规范9.1报销及付款发票规范9.1.1 发票须注明所购物品名称、规格型号、金额；明细较多者须附发货清单；9.1.2出差发生的住宿、车票（机票）、业务招待费、过路、过桥费、会议费等发票日期与实际业务发生日期一致；9.1.3发票不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任；9.1.4发票丢失或开具有误，须及时联系对方重新开具；9.1.5发票抬头开具公司名称与营业执照、合同、付款单位须保持一致，如实正确填写发票日期、内容、金额，字迹要求清晰。9.1.6 取得的发票必须真实、合法，盖有开票单位发票专用章。发票的内容、类型、发票的真伪，如果经办人不能确认的，应事先咨询财务部。财务部将拒绝接收不符合要求的票据。 附表单： 附一、借款申请单附二、付款结算（预付款）申请单附三、预付款结算单本制度由财务部负责起草、解释与修订。 发文部门：财务部 签发人：主送单位：公司各个部门 签发时间: 二零一七年九月四日