Acces入门.doc

全部隐藏
Access 2003 入门
取决于您的经验水平，开始使用 Microsoft Office Access 2003 的方式各不相同。
从早期版本的 Microsoft Access 升级
在 Access 2003 和 Access 2000 中均可使用 Microsoft Access 2000 数据库 （Microsoft Access 数据库：数据和对象（如表、查询或窗体）组成的集合，与特定的主题或用途有关。Microsoft Jet 数据库引擎用于管理数据。）或 Access 2000 项目 （Microsoft Access 项目：与 Microsoft SQL Server 数据库连接且用于创建客户/服务器应用程序的 Access 文件。项目文件中不包含任何数据或基于数据定义的对象（如表或视图）。），即使文件是启用了安全设置的 Access 数据库。如果还希望 Access 数据库可供 Access 97 或更低版本的用户使用，可以使用下述的一个或多个过程。
几个不同版本的 Microsoft Access 均使用单个文件的 Access 数据库
如果 Microsoft Access 数据库 （数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息（如雇员或订单）分类归纳到表、记录和字段中。）在一个文件中，而您想在几个不同版本的 Microsoft Access 中使用它，请将该数据库转换为前端/后端应用程序 （前端/后端应用程序：包含一个“后端”数据库文件和几份“前端”数据库文件副本的应用程序。后端数据库文件包含表，而前端数据库文件包含链接到后端表的所有其他数据库对象。）。数据仍然保留在 Access 的旧版本中，而您使用的是已转换为 Access 2000 或 Access 2003 的前端。
1. 将 Access 数据库转换为 Access 2000 或 Access 2002 -2003 文件格式。转换时，请为文件指定一个新名称。
操作方法
1. 备份将要转换的 Microsoft Access 文件 （Microsoft Access 文件：Access 数据库或 Access 项目文件。Access 数据库将数据库对象和数据存储在一个 .mdb 文件中。项目文件中不包含数据，而是用于连接到 Microsoft SQL Server 数据库。）。
2. 如果可能，请在旧版的 Access 中编译 Access 文件。这样会减少在转换过程中出错的可能性。
3. 关闭 Access 文件。如果该文件为服务器上或共享文件夹中的多用户 （多用户（共享）数据库：该数据库允许多个用户同时访问并修改同一数据集。） Access 数据库 （Microsoft Access 数据库：数据和对象如表、查询或窗体）组成的集合，与特定的主题或用途有关。Microsoft Jet 数据库引擎用于管理数据。），请确保没有用户将其打开。
4. 打开 Access 2003。
5. 在“工具”菜单上，指向“数据库实用工具”，指向“转换数据库”，然后单击新文件的文件格式。
6. 在“数据库转换来源”对话框中，选择要转换的数据库，然后单击“转换”。
7. 在“将数据库转换为”对话框中，请执行下列操作之一：
§ 为新文件键入名称。
§ 选择保存新文件的其他位置（可以保留原来的名称，也可以进行更改）。
不能将 Access 数据库转换为与原始数据库具有相同名称和位置的文件。
8. 单击“保存”。
2. 在“工具”菜单上，指向“数据库实用工具”，然后使用“拆分数据库”将已转换的数据库拆为前端/后端应用程序。
3. 删除“拆分数据库”创建的后端数据库。
您希望自己的数据仍保留在原来的数据库中，因此要将原来的数据库用作后端数据库。后端数据库应该是所有使用 Microsoft Access 中最老的版本。
4. 在“工具”菜单上，指向“数据库实用工具”，然后使用“链接表管理器”将新的前端数据库链接 （链接（表）：在其他应用程序与数据之间建立连接的操作，使用户既可以在原应用程序中，又可以在 Access 中查看和编辑数据。）到旧版本数据库中的表上。
然后提高新前端数据库的性能以支持新增功能（针对已升级到 Microsoft Access 2003 或 Access 2003 的用户的新功能）。旧版本的用户可以继续使用旧版本的数据库。例如，如果后端表是 Microsoft Access 2.0 版的格式，您就可以使用最多四个版本的 Microsoft Access，即：Microsoft Access 2.0 版（使用原始数据库）、Microsoft Access 95 和 97（使用原始数据库的启用版本或已转换的前端数据库）和 Microsoft Access 2000 或 Access 2002（使用已转换的前端数据库）。
与几个版本的 Microsoft Access 一起使用前端/后端应用程序
如果用户的 Microsoft Access 数据库 （数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息（如雇员或订单）分类归纳到表、记录和字段中。）已经是一个前端/后端应用程序 （前端/后端应用程序：包含一个“后端”数据库文件和几份“前端”数据库文件副本的应用程序。后端数据库文件包含表，而前端数据库文件包含链接到后端表的所有其他数据库对象。），只需将前端数据库转换为 Access 2000 或 Access 2002 -2003 文件格式即可。
1. 单独保留后端数据库。
2. 将前端数据库转换为 Access 2000 或 Access 2002 -2003 文件格式。
操作方法
1. 备份将要转换的 Microsoft Access 文件 （Microsoft Access 文件：Access 数据库或 Access 项目文件。Access 数据库将数据库对象和数据存储在一个 .mdb 文件中。项目文件中不包含数据，而是用于连接到 Microsoft SQL Server 数据库。）。
2. 如果可能，请在旧版的 Access 中编译 Access 文件。这样会减少在转换过程中出错的可能性。
3. 关闭 Access 文件。如果该文件位于服务器或位于共享文件夹的多用户 （多用户（共享）数据库：该数据库允许多个用户同时访问并修改同一数据集。） Access 数据库 （Microsoft Access 数据库：数据和对象（如表、查询或窗体）组成的集合，与特定的主题或用途有关。Microsoft Jet 数据库引擎用于管理数据。）中，应确保没有其他人打开该数据库。
4. 打开 Access 2003。
5. 在“工具”菜单上，指向“数据库实用工具”，指向“转换数据库”，然后单击用于新文件的文件格式。
6. 在“数据库转换来源”对话框中，选择要转换的数据库，然后单击“转换”。
7. 在“将数据库转换为”对话框中，请执行下列操作之一：
§ 为新文件键入名称。
§ 选择保存新文件的其他位置（可以保留原来的名称，也可以进行更改）。
不能将 Access 数据库转换为与原始数据库具有相同名称和位置的文件。
8. 单击“保存”。
3. 在“工具”菜单上，指向“数据库实用工具”，然后使用“链接表管理器”将新的 Access 2000 或 Access 2003 的前端数据库链接 （链接（表）：在其他应用程序与数据之间建立连接的操作，使用户既可以在原应用程序中，又可以在 Access 中查看和编辑数据。）到旧版本的后端数据库表。然后增强 Access 2000 或 Access 2003 后端数据库以支持新增功能，让已升级到 Access 2000 或 Access 2003 的用户能够使用新功能。
不经转换就打开在 Access 97 或更低版本中创建的数据库
无需转换，即可打开在 Access 97 中或更早版本中创建的 Microsoft Access 数据库 （Microsoft Access 数据库：数据和对象（如表、查询或窗体）组成的集合，与特定的主题或用途有关。Microsoft Jet 数据库引擎用于管理数据。）。
1. 确保将要启用 （启用的数据库：已在 Access 2000 或更高版本中打开但未转换其格式的以前版本的数据库。若要更改该数据库的设计，必须在以前创建它的 Access 版本中打开它。）的 Access 数据库已关闭。如果文件是一个位于一台服务器或共享文件夹中的多用户 （多用户（共享）数据库：该数据库允许多个用户同时访问并修改同一数据集。） Access 数据库，则一定要确保没有其他用户打开它。
2. 单击“数据库”工具栏上的“打开”。
3. 在“打开”对话框中，单击要启用的以前版本的 Access 数据库，并单击“打开”。
4. 在“转换/打开数据库”对话框中，单击“打开数据库”。
Microsoft Access 启用 （启用的数据库：已在 Access 2000 或更高版本中打开但未转换其格式的以前版本的数据库。若要更改该数据库的设计，必须在以前创建它的 Access 版本中打开它。）以前版本数据库的方法是：在文件中保存附加信息，以适应指定的默认文件格式（在“选项”对话框的“高级”选项卡上指定）。启用的数据库仍然可以在其原来的 Microsoft Access 版本中打开。
在多个版本的 Access 中使用启用安全设置的 Access 数据库
除一个例外情况外，在多个版本的 Microsoft Access 间共享启用安全设置的数据库时所出现的问题与在多个版本的 Microsoft Access 间共享无安全设置的数据库时所出现的问题都相同。这个例外情况涉及如何处理启用安全设置的数据库所使用的工作组信息文件 （工作组信息文件：Access 在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件。该信息包括用户的帐户名、密码，以及所属的组。）。
· 执行下列操作之一：
o 如果要共享一个使用 Access 95 或 97 创建的启用安全设置的数据库，需要告诉想升级到 Access 2003 的用户将相应的工作组信息文件与将要共享启用安全设置的数据库的 Access 最早版本相联接。
操作方法
要点  如果正在设置用户级安全机制 （用户级安全机制：在 Access 数据库中使用用户级安全机制时，数据库管理员和对象的所有者可以为各个用户或几组用户授予对表、查询、窗体、报表和宏的特定权限。），并需要确保工作组 （工作组：多用户环境中的一组用户，其中的成员共享数据和同一个工作组信息文件。）及其权限 （权限：一组属性，用于指定用户对数据库中的数据或对象所拥有的访问权限类型。）不重复，则必须确定用于定义要加入的工作组的工作组信息文件 （工作组信息文件：Access 在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件。该信息包括用户的帐户名、密码，以及所属的组。）是用唯一的工作组 ID (WID) （工作组 ID：区分大小写的字母数字字符串，长度为 4 至 20 个字符，在用“工作组管理员”新建一个工作组信息文件时要输入工作组 ID。它唯一地标识该工作组文件对应的“管理员”组。） 创建的。如果不存在这样的工作组信息文件，则应该重新创建。
1. 启动 Microsoft Access。
2. 在“工具”菜单上，指向“安全”，然后单击“工作组管理员”。
3. 在“工作组管理员”对话框中，选择“加入”。
4. 键入定义要加入的 Microsoft Access 工作组的工作组信息文件的路径和名称，然后单击“确定”；或单击“浏览”，然后用“选择工作组信息文件”对话框来查找工作组信息文件。
下一次启动 Microsoft Access 时，Microsoft Access 就会对新加入的工作组使用存储在工作组信息文件中的用户 （用户帐户：由用户名和个人 ID (PID) 标识的帐户，创建它的目的是在 Access 工作组中管理用户对数据库对象的访问权限。）与组帐户 （组帐户：工作组中用户帐户的集合，由组名称和个人 ID (PID) 标识。分配给一个组的权限适用于组中所有用户。）以及密码。
Access 2003 可以使用已用旧版本的 Access 创建的工作组信息文件。除一个例外情况外，旧版本的 Access 不能使用在更高版本的 Access 中创建的工作组信息。这个例外情况是 Access 2000，Access 2000 可以使用在 Access 2003 中创建的工作组信息文件（如果该工作组信息文件为 Access 2000 文件格式）。
要点  如果用户要从 Microsoft Access 95 或 97 中共享启用安全设置的数据库，在使用之前应该先用 Access 2003 压缩当前的工作组信息文件。使用 Access 2003 压缩并不会改变文件的格式，所以文件能继续由任何尚未升级的 Microsoft Access 95 或 97 用户所使用。
o 如果共享数据库是 Microsoft Access 2.0 版，则要对用于启用安全设置的数据库的工作组信息文件进行转换。
操作方法
Microsoft Access 2003 工作组信息文件 （工作组信息文件：Access 在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件。该信息包括用户的帐户名、密码，以及所属的组。）不需要转换为 Access 2002。然而，若要利用安全和性能的改善，需要按照下述方法将工作组信息文件从 Access 97 或更早版本重新创建为新版本。
1. 新建工作组信息文件，并确保正确输入了完全相同的、区分大小写的名称、公司名称以及创建原始文件所用的工作组 ID （工作组 ID：区分大小写的字母数字字符串，长度为 4 至 20 个字符，在用“工作组管理员”新建一个工作组信息文件时要输入工作组 ID。它唯一地标识该工作组文件对应的“管理员”组。）。如果没有重新输入与创建原始文件所用完全相同的项目，将导致创建无效的管理员组 （管理员组：系统管理员的组帐户，对工作组使用的所有数据库都拥有完全的权限安装程序自动将默认的管理员用户帐户添加到管理员组。）。
操作方法
Microsoft Access 工作组信息文件 （工作组信息文件：Access 在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件。该信息包括用户的帐户名、密码，以及所属的组。）包含共享数据的用户的列表，也称作工作组 （工作组：多用户环境中的一组用户，其中的成员共享数据和同一个工作组信息文件。）。用户密码也保存在工作组信息文件中。要控制谁能访问数据库，必须创建新的工作组信息文件。
1. 启动 Microsoft Access。
2. 在“工具”菜单上，指向“安全”，然后单击“工作组管理员”。
3. 在“工作组管理员”对话框中，单击“创建”。
4. 在“工作组所有者信息”对话框中，键入名称和组织，再键入最多 20 个数字任意组合的工作组 ID (WID) （工作组 ID：区分大小写的字母数字字符串，长度为 4 至 20 个字符，在用“工作组管理员”新建一个工作组信息文件时要输入工作组 ID。它唯一地标识该工作组文件对应的“管理员”组。）。
注意  应确保记下正确的名称、组织和工作组 ID，包括字母的大小写（对全部三项而言），并将其放置在安全的地方。如果要重新创建工作组信息文件，必须使用相同的名称、组织和工作组 ID。如果遗忘或丢失这些输入项，则不可恢复，因而也就无法访问数据库。
5. 键入新工作组信息文件的新名称。默认情况下，工作组信息文件保存在语言文件夹中。若要保存在其他位置，请键入新的路径或单击“浏览”来指定路径。
6. 单击“确定”。
新的工作组信息文件将在下一次启动 Microsoft Access 时使用。创建的所有用户帐户 （用户帐户：由用户名和个人 ID (PID) 标识的帐户，创建它的目的是在 Access 工作组中管理用户对数据库对象的访问权限。）和组帐户 （组帐户：工作组中用户帐户的集合，由组名称和个人 ID (PID) 标识。分配给一个组的权限适用于组中所有用户。）或密码都保存在新的工作组信息文件中。若要使其他用户加入新工作组信息文件定义的工作组，请将该文件复制到共享文件夹中（如果在第 5 步中并未将其保存到共享文件夹中），然后让每个用户运行“工作组管理员”以加入新的工作组信息文件。
2. 重新创建任意组帐户，并确保为每一组输入了完全相同的、区分大小写的组名称及个人 ID (PID) （个人 ID：区分大小写的字母数字字符串，长度为 4 至 20 个字符，在 Access 中与帐户名结合用于标识 Access 工作组中的用户或组。）。
操作方法
作为数据库安全机制的一部分，可以在 Microsoft Access 工作组 （工作组：多用户环境中的一组用户，其中的成员共享数据和同一个工作组信息文件。）中创建组帐户 （组帐户：工作组中用户帐户的集合，由组名称和个人 ID (PID) 标识。分配给一个组的权限适用于组中所有用户。），为多个用户指定一套共同的权限 （权限：一组属性，用于指定用户对数据库中的数据或对象所拥有的访问权限类型。）。
若要完成该过程，必须以管理员组 （管理员组：系统管理员的组帐户，对工作组使用的所有数据库都拥有完全的权限。安装程序自动将默认的管理员用户帐户添加到管理员组。）成员的身份登录。
1. 使用包含要用的帐户在内的工作组启动 Microsoft Access。
要点  为用户创建的帐户必须保存在用户使用的工作组信息文件 （工作组信息文件：Access 在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件。该信息包括用户的帐户名、密码，以及所属的组。）中。如果使用不同的工作组创建数据库，应在创建帐户之前使用“工作组管理员”更改工作组。
2. 打开数据库。
3. 在“工具”菜单上，指向“安全”，然后单击“用户与组帐户”。
4. 在“组”选项卡上，单击“新建”。
5. 在“新建用户/组”对话框中，键入新帐户名称和个人 ID (PID) （个人 ID：区分大小写的字母数字字符串，长度为 4 至 20 个字符，在 Access 中与帐户名结合用于标识 Access 工作组中的用户或组。）。
注意  一定要记下正确的帐户名和 PID，包括字母的大小写，并将其放到安全的地方。如果要重新创建被删除或创建在其他工作组中的帐户，必须提供同样的名称和 PID。遗忘或丢失了帐户名和 PID 后将无法恢复。
注释  用户帐户不能与已有的组帐户同名，反之亦然。
6. 单击“确定”新建组帐户。
注释  在第 5 步中输入的 PID 不是密码。Microsoft Access 使用 PID 和用户名作为加密算法的种子，为用户帐户 （用户帐户：由用户名和个人 ID (PID) 标识的帐户，创建它的目的是在 Access 工作组中管理用户对数据库对象的访问权限。）生成经过加密的安全标识符。
3. 重新创建每一个用户帐户，并确保为每个用户输入了准确的、区分大小写的用户名及 PID。
操作方法
若要完成该过程，必须以管理员组 （管理员组：系统管理员的组帐户，对工作组使用的所有数据库都拥有完全的权限。安装程序自动将默认的管理员用户帐户添加到管理员组。）成员的身份登录。
注释  如果将用户组织进组，再将权限 （权限：一组属性，用于指定用户对数据库中的数据或对象所拥有的访问权限类型。）分配给组而不是单个用户，则管理安全性会较容易。
1. 通过使用包含要用的帐户的工作组 （工作组：多用户环境中的一组用户，其中的成员共享数据和同一个工作组信息文件。）启动 Microsoft Access。
要点  为用户创建的帐户必须保存在用户使用的工作组信息文件 （工作组信息文件：Access 在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件。该信息包括用户的帐户名、密码，以及所属的组。）中。如果使用不同的工作组创建数据库，应在创建帐户之前更改工作组。
2. 打开数据库。
3. 在“工具”菜单上，指向“安全”，然后单击“用户与组帐户”。
4. 在“用户”选项卡上，单击“新建”。
5. 在“新建用户/组”对话框中，键入新帐户的名称和个人 ID (PID) （个人 ID：区分大小写的字母数字字符串，长度为 4 至 20 个字符，在 Access 中与帐户名结合用于标识 Access 工作组中的用户或组。），再单击“确定”创建新帐户，新帐户会自动添加到用户帐户 （“用户”组：该组帐户中包含所有用户帐户。在创建用户帐户时，Access 会将其自动添加到“用户”组中。）。
注意  一定要记下正确的帐户名和 PID，包括字母的大小写，并将其放到安全的地方。如果要重新创建被删除或已在其他工作组中创建了的帐户，必须提供其名称和 PID。遗忘或丢失了帐户名和 PID 后将无法恢复。
注释
§ 用户帐户不能与已有的组帐户同名，反之亦然。
§ 在第 5 步中输入的 PID 不是密码。Microsoft Access 使用 PID 和用户名作为加密算法的种子，为用户帐户 （用户帐户：由用户名和个人 ID (PID) 标识的帐户，创建它的目的是在 Access 工作组中管理用户对数据库对象的访问权限。）生成经过加密的安全标识符。
只通知那些要升级到 Microsoft Access 2003 或 Access 2002 的用户联接已转换的工作组信息文件。所有不想从 2.0 版升级的用户都必须继续使用由原始版本生成的工作组信息文件。
已熟悉其他数据库或电子表格应用程序
如果熟悉其他数据库或电子表格应用程序，则可能已经对这些应用程序的工作方式及适用于哪些数据库有了一些基本的了解。Microsoft Access 与很多其他的数据库应用程序有所不同，它允许用户创建关系数据库 （关系数据库：一种在表中存储信息的数据库。使用两个表中的匹配值将一个表中的数据与另一个表中的数据相关。在关系数据库中，通常只存储特定类型的数据。）。Access 还提供了多个选项，供使用其他数据库程序，如 Microsoft SQL Server 时使用。
数据库中的关系
在 Microsoft Access 数据库 （Microsoft Access 数据库：数据和对象（如表、查询或窗体）组成的集合，与特定的主题或用途有关。Microsoft Jet 数据库引擎用于管理数据。）中为每个主题都设置了不同的表后，必须告诉 Microsoft Access 如何再将这些信息组合到一起。该过程的第一步是定义表间的关系 （关系：在两个表的公共字段（列）之间所建立的联系。关系可以为一对一、一对多、多对多。），然后可以创建查询、窗体及报表，以同时显示来自多个表中的信息。例如，下面的窗体包含了来自四个表的信息：

 “客户”表
 “订单”表
 “产品”表
“订单明细”表
关系的工作方式
在前一个示例中，四个表中的字段必须是互相协调的，这样它们才能显示有关相同定单的信息。这种协调是通过表之间的关系来实现的。关系通过匹配键字段中的数据来建立，键字段通常是两个表中使用相同名称的字段。在大多数情况下，两个匹配的字段中一个是所在表的主键 （主键：具有唯一标识表中每条记录的值的一个或多个域（列）。主键不允许为 Null，并且必须始终具有唯一索引。主键用来将表与其他表中的外键相关联对每一记录提供唯一的标识符，而另一个是所在表的外键 （外键：引用其他表中的主键字段（一个或多个）的一个或多个表字段（列）。外键用于表明表之间的关系。）。例如，通过创建“雇员ID”字段之间的关系，以使雇员和他们负责的订单之间发生相应的关系。

雇员ID 出现在两个表中，一个是主键...
...一个是外键。
一对多关系
一对多关系是关系中最常用的类型。在一对多关系中，A 表中的一个记录能与 B 表中的许多记录匹配，但是在 B 表中的一个记录仅能与 A 表中的一个记录匹配。

一个供应商...
...可以提供多种产品...
...但每种产品只由一个供应商提供。
多对多关系

在多对多关系中，A 表中的记录能与 B 表中的许多记录匹配，并且在 B 表中的记录也能与 A 表中的许多记录匹配。此类型的关系仅能通过定义第三个表（称作联结表）来达成，它的主键 （主键：具有唯一标识表中每条记录的值的一个或多个域（列）。主键不允许为 Null，并且必须始终具有唯一索引。主键用来将表与其他表中的外键相关联。）包含二个字段，即来源于 A 和 B 两个表的外键 （外键：引用其他表中的主键字段（一个或多个）的一个或多个表字段（列）。外键用于表明表之间的关系。）。多对多关系实际上是和第三个表的两个一对多关系。例如，“订单”表和“产品”表有一个多对多的关系，它是通过建立与“订单明细”表中两个一对多关系来创建的。一份订单可以有多种产品，每种产品可以出现在多份订单中。

“订单”表中的主键
 “产品”表中的主键
 一份订单可以有多种产品...
 ...每种产品可以出现在多份订单中。
一对一关系
在一对一关系中，在 A 表中的每一记录仅能在 B 表中有一个匹配的记录，并且在 B 表中的每一记录仅能在 A 表中有一个匹配记录。此关系类型并不常用，因为在表中的大多数信息即以此方式相关。可以使用一对一关系将一个表分成许多字段，或因安全原因隔离表中部分的数据，或保存仅应用在主表中的子集的信息。例如，可以创建一个表来追踪参加募捐足球赛的雇员。“足球队员”表中的每个足球队员在“雇员”表中都有一个相匹配的记录。

 每个足球队员在“雇员”表中都有一个相匹配的记录。
 该值集是“雇员ID”字段和“雇员”表的子集。
关于定义关系
Microsoft Access 中创建关系的种类取决于相关字段是如何定义的：
· 如果仅有一个相关字段是主键 （主键：具有唯一标识表中每条记录的值的一个或多个域（列）。主键不允许为 Null，并且必须始终具有唯一索引。主键用来将表与其他表中的外键相关联。）或具有唯一索引 （唯一索引：通过将字段的索引属性设为有（无重复）而定义的索引。唯一索引不允许字段中有重复的项。将字段设为主键会自动将字段定义成唯一的。），则创建一对多关系。
· 如果两者的相关字段都是主键或有唯一索引，则创建一对一关系。
· 多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键 （外键：引用其他表中的主键字段（一个或多个）的一个或多个表字段（列）。外键用于表明表之间的关系。）。
另外，还可以创建某个表与其自身之间的关系。这对于在同一个表内执行查阅查询是很有用的。例如在“雇员”表中，可以定义“雇员ID”字段和“上级”字段之间的关系，因此，“上级”字段可以显示相匹配的“雇员ID”字段的雇员数据。
注释  将某个字段拖动到另一个字段，且这两个字段都既不是主键也没有唯一索引时，将创建一种未定的关系。在包含具有未定关系的表的查询中，Microsoft Access 将在两个表之间显示一条默认的连接 （联接：表格或查询中的字段与另一表格或查询中具有同一数据类型的字段之间的关联。联接向程序说明了数据之间的关联方式。根据联接的类型，不匹配的记录可能被包括在内，也可能被排除在外。）线，但是不强制实现参照完整性 （参照完整性：输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。），并且也不保证任何一个表中的记录是唯一的。
参照完整性
参照完整性是一个规则系统，Microsoft Access 使用这个系统用来确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。在符合下列全部条件时，用户可以设置参照完整性：
· 来自主表 （主表：一对多关系中两个相关表的“一”端。主表应有主键，而且每条记录都应是唯一的。）的匹配字段是主键 （主键：具有唯一标识表中每条记录的值的一个或多个域（列）。主键不允许为 Null，并且必须始终具有唯一索引。主键用来将表与其他表中的外键相关联。）或具有唯一索引 （唯一索引：通过将字段的索引属性设为有（无重复）而定义的索引。唯一索引不允许字段中有重复的项。将字段设为主键会自动将字段定义成唯一的。）。
· 相关的字段都有相同的数据类型 （数据类型：决定字段可拥有的数据类型的字段特征。数据类型包括 Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Date、String 和 Variant（默认）。）。但是有两种例外情况：“自动编号” （“自动编号”数据类型：Microsoft Access 数据库中的一种字段数据类型，当向表中添加一条新记录时，这种数据类型会自动为每条记录存储一个唯一的编号。可以产生三种编号：顺序号、随机号和同步复制 ID。）字段可以与“字段大小”属性设置为“长整型”的“数字”字段相关；“字段大小”属性设置为“同步复制 ID”的“自动编号”字段可以与一个“字段大小”属性设置为“同步复制 ID”的“数字”字段相关。
· 两个表都属于同一个 Microsoft Access 数据库。如果表是链接表 （链接表：存储在已打开数据库之外的文件中的表，Access 可以访问它的记录。可以对链接表中的记录进行添加、删除和编辑等操作，但不能更改其结构。），它们必须是 Microsoft Access 格式的表，并且必须打开保存此表的数据库以设置参照完整性。不能对数据库中的其他格式的链接表实施参照完整性。
使用参照完整性时要遵循下列规则：
· 不能在相关表的外键 （外键：引用其他表中的主键字段（一个或多个）的一个或多个表字段（列）。外键用于表明表之间的关系。）字段中输入不存在于主表的主键中的值。但是，可以在外键中输入一个 Null （Null：可以在字段中输入或用于表达式和查询，以标明丢失或未知的数据。在 Visual Basic 中，Null 关键字表示 Null 值。有些字段（如主键字段）不可以包含 Null 值。） 值来指定这些记录之间并没有关系。例如，不能为不存在的客户指定订单，但通过在“客户ID”字段中输入一个 Null 值，则可以有一个不指派给任何客户的订单。
· 如果在相关表中存在匹配的记录，不能从主表中删除这个记录。例如，如果在“订单”表中有订单分配给某一雇员时，不能在“雇员”表中删除此雇员的记录。
· 如果某个记录有相关的记录，则不能在主表中更改主键值。例如，如果在“订单”表中有订单分配给某个雇员时，不能在“雇员”表中更改这位雇员的雇员号。
级联更新和级联删除
对实行参照完整性 （参照完整性：输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。）的关系，可以指定是否允许 Microsoft Access 自动级联更新 （级联更新：对于在表之间实施参照完整性的关系，当更改主表中的记录时，相关表（一个或多个）中的所有相关记录也随之更新。）及级联删除 （级联删除：对于在表之间实施参照完整性的关系，当删除主表中的记录时，相关表（一个或多个）中的所有相关记录也随之删除。）相关记录。如果已设置了这些选项，通常将允许由参照完整性禁止的删除及更新操作。在删除记录或更改主表 （主表：一对多关系中两个相关表的“一”端。主表应有主键而且每条记录都应是唯一的。）中的主键 （主键：具有唯一标识表中每条记录的值的一个或多个域（列）。主键不允许为 Null，并且必须始终具有唯一索引。主键用来将表与其他表中的外键相关联。）的值时，Microsoft Access 将对相关表做必要的更改以保留参照完整性。
当定义一个关系时，如果选择了“级联更新相关字段”复选框，不管何时更改主表中记录的主键，Microsoft Access 将自动在所有相关的记录中将主键更新为新值。例如，如果在“客户”表中更改一个客户的编号，在“订单”表中的“客户ID”字段也将自动更新那个客户的每一张订单，这样它们之间的关系将不会断裂。Microsoft Access 的级联更新将不显示任何消息。
注释  如果主表中的主键是“自动编号” （“自动编号”数据类型：Microsoft Access 数据库中的一种字段数据类型，当向表中添加一条新记录时，这种数据类型会自动为每条记录存储一个唯一的编号。可以产生三种编号：顺序号、随机号和同步复制 ID。）字段，设置“级联更新相关字段”复选框将没有任何效果，因为“自动编号”字段中的值是不能更改的。
当定义一个关系时，如果选择了“级联更新相关字段”复选框，不管何时删除主表中的记录，Microsoft Access 将自动删除相关表中相关的记录。例如，如果在“客户”表中删除某个客户记录，在“订单”表中此客户的所有订单都会自动删除（包括和“订单”记录相关的“订单明细”表中的记录）。当使用“级联删除相关记录”复选框来删除窗体或数据表中的记录时，Microsoft Access 将发出相关记录也将删除的警告消息。但是，当使用删除查询 （删除查询：一种查询（SQL 语句），它从一个或多个表中删除那些符合指定条件的行。）来删除记录时，Microsoft Access 将自动删除相关表中的记录，而不显示任何警告。
使用其他应用程序
Microsoft Access 2003 提供了与其他程序一起工作时的新功能。
· 使用 Microsoft SQL Server      可以创建易于与 Microsoft SQL Server 数据库连接的 Microsoft Access 项目 （Microsoft Access 项目：与 Microsoft SQL Server 数据库连接且用于创建客户/服务器应用程序的 Access 文件。项目文件中不包含任何数据或基于数据定义的对象（如表或视图）。），或使用“Microsoft SQL Server 数据库向导”同时快速创建 SQL Server 数据库和 Access 项目。使用 Access 项目与使用 Microsoft Access 数据库 （数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息（如雇员或订单）分类归纳到表记录和字段中。）很类似——创建窗体、报表、数据访问页、宏和模块的过程是相同的。与 SQL Server 数据库连接之后，即可使用 Microsoft SQL Server 设计工具查看、创建、修改和删除表、视图、存储过程和数据库图表。
· 用其他文件格式的数据创建新的 Access 数据库      只需在 Access 中打开其他文件格式（如文本、dBASE、Paradox 或电子表格格式）的文件，Microsoft Access 就会自动创建 Access 数据库，并为您链接文件。
· 从 Microsoft Outlook 或 Microsoft Exchange 中导入或链接数据      可以使用 Exchange 导入向导或 Outlook 导入向导，从 Microsoft Outlook 或 Microsoft Exchange Server 中导入或链接数据。例如，可以用 Microsoft Word 邮件合并向导合并数据，从而链接到 Microsoft Outlook“联系人”文件夹，并创建套用信函和邮寄标签。
· 导出到其他源中    可以将数据从 Access 中导出到多种格式和应用程序中。
可以导出到的数据格式
应用程序
所支持的版本或格式
Microsoft Access 数据库 （Microsoft Access 数据库：数据和对