外贸业务操作流程.doc

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外贸业务流程
转载自： 古井瑛子 转载于：03-09 23:56 | 分类：网络文摘 阅读：(5) 评论：(0)

外贸业务流程2 在工厂做外贸业务员 要做的事情多着, 公司没有船务部,从定单落成一直到余额收回全部由自己全权负责, 这样使我把每个细节都摸得一清二楚,但虽然这样，有时还是会出错，现在把流程图列出来，希望可以对大家和对自己有所帮助,以后做事要有条不紊.
前面谈生意的细节无非就是寄样品,谈价格参观工厂等等之类的，这些都因人而异我就不多说了,这个流程由定单落成开始。。。。
1， 定单落成 -----
2， 准备P/I，银行资料给客户 汇定金或开L/C或其他 -----
3， 收到定金或L/C等之后 下车间下生产单，备货 -----
4， 如FOB的话向客户索取船公司资料，再向船公司下Booking（CIF则不用，我们自己直接找船公司） -----
5， 如无需船公司安排拖车，则出S/O（即放柜纸）给拖车行，（花都出口的话要报转关车），如是船公司直接安排拖车，以上工作都不用做，直接约定装柜日期即可 -----
6， 确定装柜日期 及准备好报关资料-----
7， 拖车来工厂装柜，安排报关员报关（记得记下柜号，封条号） -----
8， 记下货柜资料后，提单补料给船公司 -----
9， 准备好客户所需要的各种单证（C/O，装箱单，发票等） -----
10，等开船后与船公司文件部对提单，最好要传给客户确认一下，已做到万无一失 -----
11，提单对好后，付款给船公司，主要是一些内陆费用，码头费等等 -----
12，船公司收到款后，放提单，或他们寄过来或我们自己去拿，各个船公司都不同 -----
13，公司收到提单后，传真提单复印件给客户，要求客户汇合同余款过来，如果是L/C，则准备好信用证要求的所有单证去银行仪付 -----
14，收到客户合同余款，则快递所有单据给客户
15，定单完成！

外贸业务流程

1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice 给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的purchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。
7．验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10．租船订仓：
10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11．安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可
靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13．获得运输文件：
13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14．准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

一些简单的外贸业务流程与大家分享 ( 发表时间:2005-10-23 13:26:07 )

楼主
不对或不完善的地方 希望大家不吝赐教 ：）

一、接受货主询价
　　　　1、 海运询价：
　　　　　　① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；
　　　　　　② 主要船公司船期信息；
　　　　　　③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）
　　　　2、 陆运询价：（人民币费用）
　　　　　　① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；
　　　　　　② 各港区装箱价格；
　　　　　　③ 报关费、商检、动植检收费标准。
　　　　3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
　　　　二、接单（接受货主委托）
　　　　　　接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
　　　　　　1、 船期、件数
　　　　　　2、 箱型、箱量
　　　　　　3、 毛重
　　　　　　4、 体积
　　　　各项型最大体积为：( 长*宽*高 ) 可装体积， 可装重量
　　　　　　1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT

　　　　　　1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
　　　　　　1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38
　　　　　　1×45’GP=86CBM
　　　　　　（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 ；HC high cubic 高箱 ）
　　　　　　5、 付费条款、货主联系方法
　　　　　　6、 做箱情况，门到门还是内装
　　　　三、订舱
　　　　　　1、 缮制委托书（十联单）； 制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性以减少后续过程的频繁更改。
　　　　　　2、 加盖公司订舱章订舱：
　　　　　　需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
　　　　　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。
　　　　四、做箱
　　　　　　1、 门到门：
　　　　　　填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
　　　　　　2、 内装：
　　　　　　填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
　　　　　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
　　　　五、报关（有时同时、有时先于做箱）
　　　　1、 了解常出口货物报关所需资料。
　　　　　　① 需商检
　　　　　　② 需配额
　　　　　　③ 需许可证
　　　　　　④ 需产地证
　　　　　　⑤ 需提供商标授权、商标品名
　　　　　　⑥ 出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）
　　　　　　⑦ 需提供商会核价章
　　　　2、 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
　　　　3、 显示报关单所在货物的 “中文品名“，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
　　　　4、 备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
　　　　5、 跟踪场站收据，确保配载上船。
　　　　6、 凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
　　　　六、提单确认和修改
　　　　1、 问明顾客“提单“的发放形式：
　　　　　　① 电放：
　　　　需顾客提供正本“电放保函“（留底），后出具公司“保函“到船公司电放。
　　　　　　② 预借(如可行)
　　　　需顾客提供正本“预借保函“（留底），后出具公司“保函“到船公司预借。
　　　　　　③ 倒签(如可行)
　　　　需顾客提供正本“倒签保函“（留底），后出具公司“保函“到船公司倒签。
　　　　*此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.
　　　　　　④ 分单：
　　　　应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
　　　　　　⑤ 并单：
　　　　应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单 　　　　　　⑥ 异地放单：
　　　　　　须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
　　　　2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
　　　　七、签单
　　　　1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。
　　　　2、 是否需要手签。
　　　　八、航次费用结算

　　　　1、 海运费
　　　　　　① 预付(FREIGHT PREPAID)
　　　　　　② 到付(FREIGHT COLLECT)
　　　　2、 陆运费
　　　　　　① 订舱
　　　　　　② 报关(包括返关之前己经报关的费用)
　　　　　　③ 做箱(内装/门到门)
　　　　　　④ 其他应考虑的费用：
　　　　冲港费/冲关费
　　　　商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改
　　　　九、提单、发票发放（提单样本）
　　　　1、 货主自来取件的,需签收
　　　　2、 通过EMS和快递送达的,应在“名址单“,上标明诸如:“提单号“、“发票号“、“核销单号“、“许可证号“、“配额号“等要素以备日后查证
　　　　十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单“
　　　　十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:
　　　　l、报关数据正确、舱单不正确的
　　　　　　① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件； ② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；
　　　　　　③ 提单正本复印件两张；
　　　　　　④ 装箱单(Container Load Plan)复印件；
　　　　　　⑤ 更正单（三联、正本）。
　　　　2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）
　　　　　　① 船开5天（工作日）内没能及时更正的:
　　　　　　先交纳罚款金3000-5000;
　　　　　　货主重新提供的发票、装箱单（Packing list）
　　　　　　货主重新提供报关单
　　　　　　提单副本复印件（加盖“提单副本确认章“）
　　　　　　② 船开5天（工作日）内更改的
　　　　　　提单副本复印件（加盖“提单副本确认章“）
　　　　　　正本、正确的报关单