组织运作技能提升训练-PPT课件.ppt

1组织组织系系系系统统运作运作运作运作管理人管理人员必必备能力能力训练培培训目地：提升管理者目地：提升管理者组织运作技能，杜运作技能，杜绝组织系系统混乱，提高工作效率混乱，提高工作效率2什么是什么是组织？组织是指由是指由诸多要素按照一定方式相互多要素按照一定方式相互联系起来系起来的系的系统；是指人；是指人们为实现一定的目一定的目标，互相，互相协作作结合而成的集体或合而成的集体或团体。体。组织的特征如下：的特征如下：1 1、持持续性性支撑秩序延支撑秩序延续下去的基下去的基础；2 2、可靠性可靠性人的行人的行为在在组织中是确定的；人在中是确定的；人在组 织中的行中的行为不是随机的；不是随机的；3 3、可控性可控性人在人在组织中的行中的行为是可控的。是可控的。认识组织特征特征3什么是企什么是企业组织？企企业组织是指企是指企业作作为一个系一个系统的的结构。构。是企是企业内部所有关系的内部所有关系的总和，他决定着企和，他决定着企业的运行效率。的运行效率。企企业组织结构包括以下三个方面：构包括以下三个方面：1 1、企企业治理治理结构构-决策决策权力制衡关系；力制衡关系；2 2、企企业组织结构构-决策的决策的执行行载体；体；3 3、企企业业务流程流程-各各项资源的流源的流动规则。4认识组织架构架构图组织结构构图是是组织架构架构的直的直观反映，是最常反映，是最常见的的表表现雇雇员、职称和群体关系的一种称和群体关系的一种图表，它形象表，它形象地反映了地反映了组织内各机构、各内各机构、各岗位上下左右相互之位上下左右相互之间的关系。的关系。组织架构架构图是从上至下、可自是从上至下、可自动增加垂直方向增加垂直方向层次的次的组织单元元、图标列表形式展列表形式展现的架构的架构图，以，以图形形式直形形式直观的表的表现了了组织单元之元之间的相互关的相互关联关系，并可通关系，并可通过组织架构架构图直接直接查看看组织单元的元的详细信息，信息，还可以可以查看与看与组织架构关架构关联的的职位以位以及相关人及相关人员的信息。的信息。5组织架构架构图的作用和五大要素的作用和五大要素有效地整合企有效地整合企业资源，把人源，把人组织起来；起来；搭架子，打基搭架子，打基础；表表现为行政管理行政管理结构，其构，其结果就是分成部果就是分成部门和和岗位位一、部一、部门二、二、岗位位三、三、级别四、四、编制制五、关系五、关系6组织架构架构图的作用的作用 可以可以显示其示其职能的划分以及与部能的划分以及与部门之之间的关系；的关系；可以知道其可以知道其权责是否适当；是否适当；可以看出可以看出该人人员的工作的工作负荷是否荷是否过重；重；可以看出是否有无关人可以看出是否有无关人员承担几种承担几种较松散松散,无关系无关系的工作；的工作；可以看出是否存在可以看出是否存在让有才干的人没有有才干的人没有发挥出来的出来的情形；情形；可以看出有没有可以看出有没有让不不胜任此任此项工作的人担任的重工作的人担任的重要要职位。位。7什么是什么是组织层次？次？是指从最高的直接主管到最低的基是指从最高的直接主管到最低的基层具体工作人具体工作人员之之间所形成的所形成的层次。也次。也涵指在涵指在组织中上下中上下级联系的方式；系的方式；组织层次和次和组织规模成正比关系，当模成正比关系，当组织规模一定模一定时，组织层级与管理幅与管理幅度成反比。度成反比。组织层次次 =组织规模模*管理幅度管理幅度 8什么是管理幅度什么是管理幅度？所所谓管理幅度，又称管理管理幅度，又称管理宽度，是指在一度，是指在一个个组织结构构中，管理人中，管理人员所能直接管理或所能直接管理或控制的部属数目。控制的部属数目。这个数目是有限的，当个数目是有限的，当超超这个限度个限度时，管理的效率就会随之而下，管理的效率就会随之而下降。因此，主管人降。因此，主管人员要想有效地要想有效地领导其下其下属，就必属，就必须认真考真考虑究竟能直接管究竟能直接管辖多少多少下属的下属的问题，即管理幅度，即管理幅度问题。9什么是什么是职能能？职能（能（CompetencyCompetency），指的是一），指的是一组知知识、技能，、技能，行行为与与态度的度的组合，能合，能够帮助提升个人的工作成帮助提升个人的工作成效，效，进而而带动企企业对经济的影响力与的影响力与竞争力。争力。1.1.核心核心职能能(Core competency)(Core competency)2.2.专业职能能(Functional Competency)(Functional Competency)3.3.管理管理职能能(Managerial Competency)(Managerial Competency)4.4.一般一般职能能(General Competency)(General Competency)10什么是部什么是部门职能？能？部部门职能能是指企是指企业组织中已中已经设立的立的职能能部部门，对下属下属单位和相关位和相关业务部部门按照管按照管理的五理的五项职能开展工作的能开展工作的权利。利。例如：质量管理部门的主要职能是什么？1、公司质量体系的维护和监督运行，过程改 进的相关工作；2、产品生产过程中的产品质量检验和管理。11什么是什么是岗位位职责？1 1、岗位：位：是是组织为完成某完成某项任任务而确立的。由工种、而确立的。由工种、职务、职称称和等和等级内容内容组成。成。岗位是位是组织要求个体完成的一要求个体完成的一项或多或多项责任以及任以及为此此赋予个体的予个体的权力力的的总和。一份和。一份职位一般是将某些任位一般是将某些任务、职责和和责任任组为一体；而一个一体；而一个岗位位则是指由一个人所从事的工作。是指由一个人所从事的工作。部部门是由一个一个是由一个一个岗位位组成的。成的。2 2、职责：是是职务与与责任的任的统一。由授一。由授权范范围和相和相应的的责任两部分任两部分组成。成。12如何如何进行行组织管理运作管理运作？垂直指垂直指挥系系统与横向与横向联络系系统垂直垂直线的功能与横向的功能与横向线的功能的功能三大原三大原则三大三大规范范13垂直指垂直指挥系系统运作的原运作的原则服从的原服从的原则一个上一个上级的原的原则逐逐级管理的原管理的原则14一、服从的原一、服从的原则服从是一服从是一门完成任完成任务的学的学问：1、了解和适应领导；2、充分领会领导意图；3、主动请示汇报；4、策略的向领导提建议；5、妥善的面对领导的批评；6、学会为领导排忧解难。15二、一个上二、一个上级的原的原则只有一个船长才能够保证航船的安全；目地：权利准则、秩序保障 1 1、岗位正位正职应有的有的权利；利；2 2、一个人必、一个人必须承担的承担的责任；任；3 3、由一个上、由一个上级指指挥避免混乱；避免混乱；4 4、在、在问题面前，决定怎么面前，决定怎么办。注意：注意：在管理在管理岗位上，不能空缺位上，不能空缺职务正正职；企企业中只有中只有财务部部门可以有两个上可以有两个上级。16三、逐三、逐级管理的原管理的原则上上对下依照管理下依照管理层次行使管理次行使管理权；上上对下的管理主要采取行政形式下的管理主要采取行政形式进行；例如：会行；例如：会议、计划、划、总结、检查、沟通、指示、指令、通、沟通、指示、指令、通告、通告、通报、规定、定、奖惩等；等；上上级管理的幅度不管理的幅度不应涉及到工序；作涉及到工序；作业层的的员工工应该由班由班组长进行管理；行管理；下下对上接受上上接受上级管理主要采取呈管理主要采取呈报计划、划、请示、示、汇报、会、会议纪要、要、总结、问责检讨等形式。等形式。上上对下下控制管理控制管理过程与程与结果果的有效方式：不的有效方式：不间断断的的检查、监督。督。实行首行首问责任制。任制。17什么情况下可以越什么情况下可以越级？上上对下可以越下可以越级检查；下下对上可以越上可以越级申申诉。上上对下不可以下不可以越越级指指挥；下下对上不可以上不可以越越级报告。告。已已经丧失指失指挥能力；能力；该层次指次指挥系系统失灵；失灵；特重大危机面前；特重大危机面前；超出超出组织系系统职能；能；你的上你的上级有有严重重违纪为会会给企企业带来重大来重大损失失无法承担的无法承担的责任和任和义务对本人有重大不公正行本人有重大不公正行为。18如何如何处理下理下级的的积怨？怨？安排固定部安排固定部门接受接受员工的投工的投诉，进行双向沟通行双向沟通设定定员工接待日，安排正工接待日，安排正职管管理者接收理者接收员工的意工的意见和建和建议。让员工工进入到相入到相应的管理的管理岗位，参与企位，参与企业的管理行的管理行为。积极改善工作极改善工作环境和条件，境和条件，调整企整企业利益与个人利益之利益与个人利益之间的的差距。差距。不可以越不可以越级申申诉：在企：在企业利益与个人利益出利益与个人利益出现矛盾矛盾时19关系关系线与关系与关系线的作用的作用表示上表示上对下的指下的指挥权力力下下对上的上的报告关系告关系行政隶属关系，同行政隶属关系，同级别岗位之位之间没有指没有指挥线部部门之之间的关系的关系用工作流程来体用工作流程来体现 关系关系线是行使是行使权力的力的线路，也是信息路，也是信息传达的渠道。达的渠道。关系关系线的两端是的两端是组织架构中最重要的关系。架构中最重要的关系。20下下级的定的定义：直接下直接下级：由指：由指挥线直接直接连接的下一接的下一层岗位。一位。一个管理者的工作成个管理者的工作成败，关，关键就在于他是否能就在于他是否能够成成功的控制和推功的控制和推动他的直接下他的直接下级。所属下所属下级：任何一个部：任何一个部门经理所管理所管辖部部门的下的下级就是所属下就是所属下级。即向下的指。即向下的指挥线所能所能够达到的所达到的所有有岗位。位。临时授授权下下级：在某：在某项任任务中中调配的配的临时下属即下属即为临时授授权下下级，在，在组织架构中无体架构中无体现。如：。如：项目目经理。理。21 有效授有效授权保保证岗位位责任任 岗位位责任任规范范职能能绩效效作用：安分守己、各尽其作用：安分守己、各尽其责 作用：作用：执行到位、行到位、规避避风险领导责任任 固定授固定授权直接直接责任任 永久授永久授权责任任过失失 临时授授权垂直指垂直指挥系系统的法的法则22正式授正式授权的程序的程序正式行文正式行文颁布布上上级批复批复直接授直接授权部部门送达授送达授权人人传达本部达本部门横向横向联系部系部门部部门领导收悉收悉通通报部部门联系人系人明确分工明确分工明确明确责任任明确明确联系人信息系人信息23横向横向联系系系系统及运作原理：及运作原理：在企在企业里，各部里，各部门之之间职能能连接，并存在接，并存在着相互服着相互服务，相互制，相互制约的关系，他的关系，他们的运的运作作过程程组成一个网状体系，我成一个网状体系，我们称之称之为横横向向联络系系统。属上下属上下级之之间关系的，运用垂直指关系的，运用垂直指挥系系统处理；理；非上下非上下级横向工作关系的，由横向横向工作关系的，由横向联络系系统处理。如：理。如：财务课、人事、人事课、行政、行政课24横向横向联络系系统的重要性的重要性比垂直指比垂直指挥系系统更重要。因更重要。因为部部门与部与部门之之间是是平平级的，各自都掌握着本部的，各自都掌握着本部门的的资源，一旦运作源，一旦运作不好，非常容易不好，非常容易产生互相推生互相推诿、扯皮、扯皮、闹事、不事、不负责任、互相刁任、互相刁难等等问题。严重重时，不，不仅影响企影响企业的正常的正常经营管理秩序，甚至管理秩序，甚至给企企业造成造成损失。失。因此，一个企因此，一个企业组织运作的好坏，从运作的好坏，从这个意个意义上上来来讲，实质上就是横向上就是横向联络系系统运行状运行状态的体的体现25横向横向联络系系统运作的原理运作的原理工作流程工作流程:一个企一个企业它的所有行它的所有行为，都，都应该是被事先是被事先设计好好的。因的。因为，企，企业的行的行为不是随意的，他都会按照不是随意的，他都会按照两种情况两种情况进行行规划和划和设计：1 1、按照行、按照行业和和产品生品生产性性质进行的行的设计，即，即 工工艺流程流程；2 2、另外一部分，例如：如何考勤、如何、另外一部分，例如：如何考勤、如何报销、如何考核、如何开会、如何制作文件等，如何考核、如何开会、如何制作文件等，也也应该是事先是事先设计好的，叫做好的，叫做工作流程。工作流程。26工作流程的定义：工作流程是由两个或两个以上的工作程序工作流程是由两个或两个以上的工作程序组合在一起的。它涵盖了所有的行政工作合在一起的。它涵盖了所有的行政工作行行为，包括工作，包括工作标准和工作程序。准和工作程序。在在业务部部门，也存在着工作流程：如，也存在着工作流程：如图纸审核流程、核流程、设备报修流程、生修流程、生产计划制定划制定流程、流程、图纸修改流程、采修改流程、采购流程等。流程等。工作流程一般都涉及到多个部工作流程一般都涉及到多个部门的运作。的运作。27部部门之之间运作的原理运作的原理首先打破互相之首先打破互相之间“求求”的瓶的瓶颈；1 1、各尽其、各尽其职、各尽其、各尽其责；2 2、统一指一指挥、步、步调一致；一致；3 3、工作部、工作部门的的绩效考核；效考核；4 4、主、主动服服务的原的原则；5 5、互相制、互相制约的原的原则；28保持制度的保持制度的连贯性性一、横向一、横向联络最忌最忌讳“公公说公有理、婆公有理、婆说婆有理婆有理”1 1、不能因、不能因时间推移而推移而变化；化；2 2、不能因上、不能因上级领导变更而更而变化；化；3 3、不能因部、不能因部门领导变更而更而变化。化。二、企二、企业部部门之之间必必须保持一致性：保持一致性：1 1、原、原则的一致性；的一致性；2 2、内容的一致性；、内容的一致性；3 3、转换时间的一致性。的一致性。29横向联络系统的工作方法制定流程制定流程通通过行政行政办公会公会确确认并下达并下达执行行涉及涉及业务部部门生生产调度会度会安全安全监察会察会质量分析会量分析会技技术协调会会项目工作会目工作会检查落落实 各部各部门负责人在人在 执行流行流过程中，程中，必必须要要坚持做到持做到 不不间断的断的检查、监督，落督，落实。涉及行政部涉及行政部门行政制度制定行政制度制定经营管理管理计划划绩效考核通效考核通报部部门协调会会议总结表彰活表彰活动30发挥组织功能无往而不功能无往而不胜减少内耗、快减少内耗、快乐工作、提高效率、工作、提高效率、创造效益造效益 运用好机构运用好机构协调好正副好正副职之之间的关系的关系学会利用学会利用组织的功能的功能部部门负责人做好人做好下属下属岗位位责任任养成良好的工作行养成良好的工作行为：填写：填写报表、核表、核对数字、数字、检测、试验、打、打电话、发电子子邮件、件、看作看作业指指导书、签字、字、统计31本次课程结束，谢谢欣赏主讲老师：zhangyingjun32