文件资料管理办法.doc

往链科技www.WL
往链点点通共享资源，了解更多请登录www.WL

北京威奥特信通科技有限公司
BEIJING WAYOUT TELECOM TECHNOLOGY CO., LTD.
文件编号：威奥特综字[2002]第1号
文件资料管理办法
本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。
一、 文件归档范围
1、 以下各类文件资料由技术质量部归档管理：
（1） 涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。
（2） 涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。
（3） 上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。
2、 以下各类文件资料由综合办归档管理：
（1） 公司业务活动中收到的文件、函件等。
（2） 公司发布的规章制度，管理办法等。
（3） 外来文件的回复文件。
（4） 各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。
3、 以下各类文件资料由各部门归档管理：
（1） 各部门专业文件、资料及相关文档。
（2） 各部门提交的请示、报告及批示的复印件。
4、 对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。
二、 文件收发、传发、报批。
公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责，详见文件收、发流程图及文件处理单。
三、 文件编号规定
1、 综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。
2、 编号格式为：威奥特X字[XXXX]第Y号。
X表示文件来源部门。开——技术开发部，支——技术支持部， 市——市场部，工——工程部，人——人力资源部，综——综合办，质——质量部，企——企发部，财——财务部。
Y表示文件的编号，发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修改的文件,各部门按顺序进行流水编号。
[XXXX]—表示年号，如；2002、2003。
四、 文件资料的移交
各部门移交文件时，应办理移交手续，交接均由专人负责，并填写移交文件清单，见附表。
五、 规章制度、管理办法的报批及下发
各部门制定的规章制度和管理办法,经征求公司各相关部门意见并通过后，填写建议处理表；将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办；综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的，综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综合办保留原始批件，并做记录。
六、 文件管理机构及职责
1、 公司技术资料管理由技术质量专人负责。
2、 公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。
3、 各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。
七、 文件保管制度
1、 技术质量部，综合办应有存放资料的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、 所有归档文件要进行分类登记。
3、 文档管理员要熟悉所负责的文档资料，了解使用者的需求。
4、 按文件类别，确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。
（1） 技术性资料、合同协议等保管期为10年。
（2） 文档性资料保管期为5年。
（3） 有明确规定保存期的文档，从其规定。
5、 涉及行业标准，技术规范等方面的文件资料应盖上“受控文件”章。将已过期文件资料盖上“作废文件”章，报批予以销毁。
6、 严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失防护工作。
7、 文件管理人员要定时检查文件专柜，核对件数，发现异常或被盗，丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。
8、 根据公司的实际情况，新项目（例如：建议书、投标书、合同等）要求项目完成后应及时归档，对于项目周期较长的，建议各部门3周内将现有文件归档。
八、 文件保密级别
文件级别分为两级：机密和一般。
文件保密级别由文件制作部门确定，技术质量部或综合办审核。
九、档案借阅制度
1、 属于公司机密档案的，未经许可不得外借、外传。
2、 借阅文档资料属机密的，需由公司总经理或副总经理批准。
3、 借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、 借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准
5、 调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
6、 借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。
7、 发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。

北京威奥特信通科技有限公司
2002年9月25日

北京威奥特信通科技有限公司
文 件 处 理 表

时间：200 年 月 日
来文部门

文件名称

主办部门领导意见：

领导批示：

办公室拟办意见：

处理结果：

北京威奥特信通科技有限公司
外来公文处理表

收文时间：200 年 月 日
来文单位

原文文号

收文文号

领导批示：

办公室拟办意见：

主办部门领导意见：

处理结果：

送出时间

退回时间

阅者签名

传 阅

送出时间

退回时间

阅者签名

往链科技www.WL
文件归存）档移交单
序号
文 件 名 称
拟制
日期
文 件 形 式
保密级别
备 注
书面
电子版

高级

一般

移交人： 收文人：

文件发放流程
需修改返回
需修改返回
发文：
上报、下发
撰稿
（各部门）
审核签字
（综合办公室）
签发
（总经理）
编号、打印、盖章

（综合办公室）
相关部门
归档
（综合办公室）
（技术质量部）

原件返还
收文：

编号登记
(综合办公室)室)
阅批
(总经理)
转发 (综合办公室）
处理并注明结果(相关部门)
来文

归档
（综合办公室）
（技术质量部）

文件销毁流程
需要保存
文件管理员(过期文件)
（直接上级）
审核签字
（直接上级）
文件管理员
(销毁)

往链点点通共享资源
-----------------------------
资料说明
-----------------------------
该资源由往链点点通搜索于网络公开资源，仅供网友浏览阅读，请勿用于商业用途；

往链点点通，是免费的新一代电脑管理、网络应用桌面软件。

通过简洁清爽并可随意切换的两种窗口操作界面，构建了用户、电脑、互联网之间顺畅的入口平台。为用户管理电脑、智能办公、快捷上网、玩转应用（如 游戏，），提供全方位一站式的服务。让用户只需通过往链点点通，就能便捷到达信息时代的各个角落。真正实现一键直达，点点就通。

往链快搜索：无论是搜索硬盘资源、查找网络资源，还是追踪热门应用，都能享受前所未所的快速度。如本地文件搜索，千万文件，零秒呈现；如网络搜索，只需输入一次关键词，便能同步打开百度、google等多个搜索引擎的结果页；

往链优应用：与某些软件相比，往链点点通追求绿色无广告的体验，精选最优质的网络应用，为用户提供纯净实在的生活、工作、学习、娱乐、休闲应用空间。

往链点点通，让您用windows的使用习惯享受苹果的操作体验！

查看和分享更多优质资源，请进入www.WL 下载往链点点通，找到您的一切网络所需！
往链网址导航大全
往链点点通，让您无障碍畅游网络世界！