Referencemanager中文说明书.doc

Reference manager 9.5中文说明书
翻译者： 宋厚辉（记住这个伟大的名字吧）
一：about reference manager
功能：
1.随时为著作文本或目录提供固定化格式
2.创建并支持本地数据库
3.为以后的再次版印提供方便
4.可以使图书馆或研究机构的人员方便的管理当前服务
5.从各种在线数据库、CD-ROM、或基于web的数据库收集参考文献目录
6.为学生创建学科保存和阅读列表
7.为员工创建出版物列表
8.特殊目录收集
二．打开样本数据库（Open sample database）
用窗口上方的open打开sample.rmd，打开后发现文件由上下两个窗口区域组成。上方为编辑区，以文摘的形式显示，不过显示的内容都是下方所选ID的内容。默认的参考文献列表显示ref ID, Author, title（如下方窗口所示）。当然这些内容都可以自己定义。
三．参考文献列表显示的用户化定义（Customize the Reference List Display）
在菜单栏选择tools——Reference List Display。出现Reference List fields to Display对话框，第一行可以指定显示的顺序，第二行可以修饰以标题形式显示的文本，第三行可以选择用户浏览区（点击第三行可以出现上下栏菜单，可通过此菜单选择）。
改变顺序的方法是（比如将第三栏移到第一栏）：将鼠标移到第三栏处，当鼠标箭头变成向下的黑体箭头时，按下鼠标拖动即可（拖动方式类似word 文档）！
插入一栏可以点击Insert Col或直接在number of colum方框内入所需要的栏数。新插入的栏都以ID作为默认的标题（header），可以按上述方法修改。
最后点击OK，此时屏幕提示whether you would like to copy this reference list format to all reference lists，点yes，以后参考文献的显示就按照用户定义的格式。
栏宽的调整：类似word中表格的拖动，只要会用鼠标就会拖动调整。
三．数据库选择顺序的用户化定义（Customize the Database Sort Order）
1. 在已有的数据库中定义搜索顺序：菜单Tools——选择 Change Database Sort Order。现在定义是的sample数据库，用户可以通过下拉式菜单定义库选择顺序、升降序（比如作者，升序）。最后按sort，系统会自动按用户定义的格式搜索一遍，按close关闭。此时发现下面的窗口不是按ID升序排列，而是按作者进行升序排列。
2. 对于新的数据库，通过file——new database——advanced 定义
3. 选择顺序的瞬间改变（Change the Sort Order Instantly）：提供这种功能确实很酷，用户通过点击标题栏的ID（下面的那个窗口）就会发现，用鼠标点一次是升序，再点一次立马变成降序。点击其他栏目都会有类似的效果。
四．库间参考文献的拷贝和转移（Copy or Move References from One Database to Another）
注意此操作需要同时打开至少两个数据库，以创建新库为例：
1. 菜单file——new database，输入库名（比如test），然后点new保存。
2. 窗口下方会出现两个文件名sample 和test,点击窗口下方的sample打开。选中列表中的记录，如果需要选中多条，可通过shift (或ctrl，用过word人都知道)辅助选择，当选中多条记录时，sample上方的窗口会变成空白（因为上方的窗口以次只能显示一条记录）。移动时直接用鼠标将选中的记录从sample拖到test即可，如果移动三条记录则sample中将丢失三条（当然是被你移到test库中了）。如果不想让sample中的数据丢失，当然用拷贝命令了，方法如下：在用鼠标拖动的同时按住ctrl键即可（如果不按，就是移动）。
当然，这项工作也可以通过菜单Reference ——Copy Between Databases来完成，不过要麻烦的多哟。
五．创建参考文献管理数据库（Building a Reference Manager Database）
1. 从internet上搜索（首先电脑必须能拨号或通过其他方式上网，注意对于拨号连接，搜索完成后需要用户自己断开连接，因为reference manager 不会自动挂断）例如：利用internet搜索OVID技术公司提供的medline数据库（仅仅是全部medline医学数据库的一小部分）。
操作如下：菜单References——Internet Search。出现Retrieval 窗口，通过下拉式菜单选择数据库，选中Z39.50 sites。
A．选库：如果以前没有选择过Z39.50也会显示Internet Host对话框。请点击hosts左边的小按钮。屏幕会出现Internet Host对话框，点下方的clear marks按钮，取消以前选择的数据库。找到ovid，或者在键盘上敲一下字母O，光标会自动移到以O开头的host上。点Ovid-Trial Server，又会出现一个下拉式菜单（类似于在windows资源管理器中的文件夹），找到Medline Practice Demo，其他的不要选了。点击Marked Host，屏幕会出现一行Ovid-Trial Server-Medline Practice Demo（这就是我们要选择的数据库），最后点击OK（在中文系统中为确定）。回到retrieval窗口，此时Ovid-Trial Server-Medline Practice Demo就出现在hosts的由侧。
B．定义搜索表达式：在field栏中键入any（此时会自动出现下拉式菜单，选中anyfield）,在Parameter框内键入要搜索的关键词，按F12自动搜索（或者按菜单上面的“望远镜”符号），对于拨号上网，系统会自动拨号（但不会自动断开）。如果连接成功屏幕会显示搜索结果（别忘了把需要的参考文献移动到新库中），如果连接失败（尤其是局域网）很容易失败。屏幕会出现错误信息。
如何通过代理服务器连上网络：在刚才的窗口中请点击hosts左边的小按钮，在出现的对话框中点configure hosts,然后出现一个对话框，在对话框右边看到proxy server 没，点它。出现proxy server properties窗口，在proxy server protocol 栏中，选socks V5（默认状态是not using a proxy server,也就是默认的是拨号上网方式），在proxy server栏中输入本局域网的代理服务器IP地址（比较难，如果用户以前通过代理用OICQ聊过天，就知道这个IP地址的设置和QQ一样，如果不知道，就请教周围的高手吧）和端口port，在proxy server will perform DNS上打钩，然后输入本机上网用的用户名和密码（如果本人所处的局域网很牛逼，是清华或上海交大的，可以不用上网密码，如果本人的局域网只是小屁屁一个，比如浙江大学，还是老老实实的把你的用户名和密码输进去算了。）
C．如果搜索的结果太多怎么办？当然是重新定义搜索表达式。
菜单References —— Internet Search，第一行是刚才定义的，不要动。在Connector的第二行输入A，屏幕会弹出下拉式菜单（AND, NOT, OR）,选中AND；在field的第二个框内输入K（通过下拉式菜单选中keywords），在Parameter第二行输入另一个限制关键词（凡是到过图书馆查过资料的人都明白）。点中望远镜Start Retrieval（或F12），重新搜索。（注意同样的表达式搜索的结果可能不同，当然是鬼子每天都在更新数据库的缘故）。将结果中的重要部分拖到自己定义的数据库中，如果全部都想要，File——>Save As即可。如果一个都不想要，直接关闭即可（系统会提示是否保存，当然是no）,(要是拨号上网的千万别忘了断开连接，RM的最大缺点就是完成后不会自动挂断)。
尽管许多Z39.50 databases都是免费的，但并非每个网络都能连上。在下列三种情况下可能出现无法连接：一，数据库在更新的时候；二，用户所在的网络限制禁止连接商业端口（好多数据库都是建立在商业端口上的），特别是局域网三，有些数据库是付费的（需要输入用户名和密码）。
六．参考文献的输入（Import References）
通过RM预设计的输入过滤器可以将用户所在机构提供下载的参考文献ASCII文本文件输入到用户指定的数据库中。首先从数据库服务机构下载记录（比如是从PubMed下载的）。
1. 打开两个数据库表格sample和test
2. References——> Import Text File,出现Import Text File对话框。
3. 利用下拉式菜单选择test数据库（这个数据库是刚才自己定义的，名称随便定），注意文本文件将要输入这个库中。
4. 在Filter下拉式菜单的右侧点击[…]按钮选择软件预设计的输入过滤器文件（默认在Reference Manager 9/Import文件夹中），选中PubMed.cap文件。
5. 在Text下拉式菜单的右侧选择[..]按钮找到Text File所在的目录（默认在Reference Manager 9/Samples文件夹中），找到PUBMED.txt，打开。在Reference Range栏中输入参考文献范围（all或自己定义，类似于打印文件，有些人喜欢全部打印，也有些人喜欢只打印其中的几页）。在Default Reprint Status栏中选择“再打印”状态（In File, Not In File and On Request），可以使系统自动跟踪文件。On request主要是跟踪再打印的日期，选中此项后下面的方框内显示的是当前日期。
6. Additional Keywords栏的作用是在整个输入的参考文献中添加通用关键词，将鼠标移到第一个方框内，输入PubMed，此时随着键盘的输入在方框的下方会自动出现下拉式菜单（和文献中的内容对应），如果输入的内容（pubmed）出现在动态列表中按enter即可，如果没有按Tab键进入下一个方框输入关键词。也可以根据方框最下面的F或a或ë改变输入的关键词的形式（还是F最好）。最后点击“import”将文本文件输入数据库中，输入完成后OK（确定），屏幕将显示输入结果，按close关闭。此时会发现当前窗口中又出现了一个以Imported命名的表格，其实该表格已经输入到用户定义的test文件中了，用户如果需要可以对其进行修改。
七．插入新的参考文献（Insert a New Reference）：主要针对键盘输入而言，比如论文、会议性文章等。其Authors, Keywords and Periodical格式是基于已有的数据库，并可以进行动态关联。
1. 点击窗口下面的sample文件，激活样本数据库
2. 菜单Reference ——> New,进入Reference Edit窗口。
3. 第一栏为Ref. Type，通过下拉式菜单来实现。注意journal和journal（full）的区别，前者指的是在journal内输入文章，后者指的是整个journal而不是文章。
4. 利用鼠标或Tab键依次输入内容，注意：Ref ID是按照进库的顺序由系统自动编号。
5. 在title栏中输入题目，不要加标点符号，斜体字可以最后利用输出类型（output type）进行修改
6. 在author栏中作者的格式是Song H H;
7. Pub Date默认时间是计算机的当前时间，自己可以修改。在other栏中可以输入summer等，随自己的爱好。
8. Web/URL栏中输入文献的网页连接，
9. 一步步的操作，最后保存并关闭
10. 对当前显示的记录修改时，可以通过上面的窗口修改，也可以通过双击下面的记录弹出整个屏幕进行修改
八．参考文献拼写检查
除了authors 和periodicals之外，RM对选中的单词或句子都可以进行拼写检查。选中要操作的单词或句子，按菜单栏上的abc按钮进行拼写检查，或者用tools——>Spell Check.如果有错误按change键修改。
九．创建搜索策略（Create a Search Strategy）
搜索包含以下项目：
field：可以选择一个或一组（比如作者）
Parameter：可以输入一个单词或句子
Connector：可以在搜索时借助AND, OR, or NOT来限制范围
操作如下：
1. 打开sample 和test数据库，打开菜单References——> Retrieve, 显示Retrieval 窗口，并发现Internet Search左边的方框没有打钩（表示在本地库内搜索）
2. 利用下拉式菜单选择All Databases或者某一个特定的数据库
3. 将鼠标移到Field的第一行，并输入K，则keyword自动进入空格内（当然用户也可以自己选择）
4. 按Tab键将光标移到Parameter栏中，输入dolphin或其他关键词，如果此词在库中有，则会自动弹出下拉式菜单，用户可以结合鼠标和enter选择然后在dolphin后面输入一个*（星号），表示系统会自动搜索各种dolphin的变体，如dolphins、dolphining等.如果想缩小搜索范围，这一栏输入AND，将多个关键词连起来。不过当在同一栏中输入多个关键词时，要用大括号{}隔开，如{dolphin*} AND {behavior}。
5. 在connector的第二栏选择AND，在field栏输入Y，则year自动弹出；在parameter输入1998或其他年份（也可以是一个范围，如1998-2001）。
6. 点击望远镜符号（或F12）搜索
7. 搜索结果Results在屏幕的右侧（符合条件的记录用数字显示），用户可以点击该数字查看具体信息。
十：搜索策略的保存（Save a Search Strategy）
主要针对用户常用的策略
1. 打开菜单References——> Retrieve, 显示Retrieval 窗口（显示的是刚才定义的搜索策略）
2. 点击望远镜[start Retrieval,F12]右侧的小望远镜（鼠标移动到此位置时会出现Strategy Files），犹豫什么，点它。
3. 在出现的对话框中点save，又会出现一个小对话框（当然是叫你给这个文件起个名字拉），输入fuck （什么都行，只要你喜欢），OK。
4. 如果你再打开strategy files时，则fuck已出现在弹出的窗口current strategy中了，点load调用。
十一：专业术语列表管理（Managing Reference Manager Term Lists）
整体编辑术语列表（Globally Editing Term Lists）方法：
1. 先激活sample数据库，然后Term Manager——>active。首先显示的是Keyword列表。用户可以在窗口的上方看到Sample（表示当前操作的数据库，用户也可以通过工具条选择其它数据库）。
2. 点Author，显示Author列表,选中ANTHONY,K.
3. Term Manager——>Global Edit，出现一个窗口，在Destination栏中输入Anthony, K.，点Replace，这样数据库就知道原来的鸟人ANTHONY,K写错了，点OK，以后ANTHONY,K这个鸟就不存在了，当然是被 Anthony, K.代替了，你再看看左边的列表，果真如此。当然，如果用户不喜欢这个鸟的话，也可以Delete。
创建同义词（Create Synonyms）
1. Term Manager ——> Activate
2. 找到keywords中的east-coast，注意紧挨着east-coast还有一个单词east coast，用shift（或ctrl）和鼠标将这两个单词选中。
3. Term Manager ——>Combine Terms.这时数据库就知道原来east-coast和east coast是同义词。不信你看看表格，上面写着呢。
拷贝期刊列表（Copy a Periodical List）：
期刊列表中每个期刊含有四个同义词，分别是全称、标准简写形式、和两个用户自定义的名称。特别是当用户创建新库的时候，这些期刊都要手工输入（不累死你才怪）。既然数据库已经提供了许多期刊（化学、人类学和医学），拷贝过来算了。方法如下：
1. Term Manager ——> Activate，点中Periodical。
2. Term Manager ——Copy Periodicals,出现Copy Periodical对话框
3. 在Copy对应框内，点下拉式菜单，选Medical，此时下面的select框变黑。OK
4. 此时periodical显示的全是和医学有关的期刊，用户可以点击自己熟悉的期刊查看该期刊的全称和简称（在将来发表文章的时候可能用到，因为不同的出版社要求的格式不一样）
十二：通过专业术语列表再重新利用参考文献（Retrieve References using Term Lists）
1. Term Manager ——> Activate,点中Keywords
2. 找到animal behavior和 animal communication，借助shift和鼠标将二者选中
3. Term Manager——> Quick Retrieval，（或者点望远镜F12）
4. 在出现的对话框中选OR
5. 显示重新搜索的结果
十三：在word加工器中建立参考目录（Building Bibliographies in Your Word Processor）
1. 同时打开一个新的word文档和reference manager, 在word文档中，点工具（tool），马上发现Reference Manager 9已经在安装的同时自动嵌入word文档的工具栏中了。放心调用吧！！(有9种功能呢)。
2 确定引用的参考文献（Identify References to Cite）方法1：在新文档中输入Its easy to Cite While You Write with Reference Manager，点Tools ——>Reference Manager 9 ——> Insert Citation，出现对话框。在identifying text栏中输入dolphin,在look栏中输入此文献所在的数据库（如sample）,然后点insert。这时库中符合条件的记录以列表的形式显示出来。如果符合条件的记录很多，而且查找不方便，可以再缩小查找范围重新查找。很简单，就是在上面的identifying text栏中dolphin的后面输入1996（dolphin 1996之间用空格隔开），然后点方框右侧的放大镜图表搜索，则符合条件的记录比刚才少多了。用户可以选中某个需要引用的记录(如果同时插入好几条，结合shift选择)，点insert。（注意：word文档中的tools——> Reference Manager 9——> Recall Last Search,点点看，会出现什么现象。哈哈，当然是刚才显示的文献列表喽）。
方法2：在word文档中输入Search and mark references in Reference Manager，然后切换到Reference Manager窗口，通过点中左边的方框选中一条或几条记录。在切换到word文档，将光标移到刚才输入的句子后面，点Tools ——>Reference Manager 9——> Insert Marked References。哈哈，刚才选中的记录自动引用上去了。
方法3：在word文档中输入Identify text in your manuscript and later scan the document to add Reference Manager place holders said Connor. {connor /d; behavior}，选择工具 ——> Reference Manager 9 ——> Scan Document，注意对话框中左右两边的界定符号是大括号{}（表示扫描的是大括号中的内容），然后点中对话框中的Identifying Text (separated by semi-colons)，按OK。在显示的列表中找到connor对应的记录，点insert,然后在找到behavior对应的记录，点insert。至此扫描结束。
3. 根据引用格式在word文档中创建对应的参考文献目录（Generate the Bibliography）
方法 一：在word 文档中点Tools ——>Reference Manager 9—— > Generate Bibliography.在对话框Output Style中点右边的[…]，在弹出的Reference Manager 9/Styles 目录中选择一种输出类型（就是你要投稿的那个期刊，当然要按人家的格式来了）。找到American Psychological Association ，（同时用户可以对参考文献的输出格式进行调整）。最后点OK确定。
如果用户对刚才的输出结果不满意，尤其是发现输出的参考文献行距太大或者没有标上数字，用户可以重新设定。方法：Tools ——>Reference Manager 9—— > Generate Bibliograph，看到对话框中的reset按钮了没，就是它，点中。然后随心所欲的设定吧，一遍不行可以再来一遍。方法二：直接在reference manager窗口中创建，Bibliography—— > Generate from Reference List，点开后发现出现的对话框和方法一的一样，用户看着办吧。

终结者：reference manager9.5的中文说明书到此就翻译完了，下个目标就是reference manager10版，不过会用9.5版的人一定会用第10个版本！
如果各位仁兄有什么建议或者需要各种生物软件的中文说明书请发email给我：
songhouhui@
特此声明：凡是我翻译的各种生物软件说明书，都是免费的，不得用于商业用途！若发现，将摧毁其所在的网站！（哈哈，玩笑）