专案管理-PM-PPT课件.ppt

專案管理追求追求資源效率的資源效率的極大化極大化廖國明1999/9/11 ver.1.01999/9/13 ver.1.11999/10/24 ver.1.2TimeTimeCostCostPerformancePerformance策略經營技術技術製造製造行銷行銷TechnologyTechnology管理ResourcesPMPM1專案管理內 容零.前 言壹.專案管理的成因貳.專案管理的內涵參.專 案 管 理肆.專案的組織管理伍.專案的支援管理陸.專案管理注意事項柒.結 語2專案管理前言：專案管理是什麼？專案管理要管的又是什麼？什麼時候須要採用專案管理？專案是否一定比正常組織有效？如何做好專案管理？等等一連串的問號，是否您也困擾過呢？【成也蕭何，敗也蕭何】，專案並非萬靈丹，無往不利。【目的說、結果論】，確定方向再配合有效的管理，才能隨心所欲。隨著目的之不同，專案呈現的面貌是多樣化的。如國家有【提昇國家競爭力小組】、【國家發展會議】；企業有【組織再造】、【投資專案】；建設公司有【房屋促銷專案】；百貨公司有【週年慶專案】等等，林林總總，大大小小，各有其特色，但深入探討後，可以發現到，管理的原理原則卻都大同小異。因此可知專案之管理，著重於原理原則的管理，此一關卡打通，任督二脈暢行無阻，則專案管理也就如囊中取物，把玩之間盡其在我。3專案管理二十一世紀企業經營的課題二十一世紀企業經營的課題唯一不變的真理唯一不變的真理【變變】企業面臨的兩難企業面臨的兩難【創新創新】與【內內控控】建構競爭三要素建構競爭三要素 InformationInformation TechnologyTechnology InnovationInnovation123123123123內控創新變4專案管理新五四運動新五四運動新五四運動新五四運動四大變革四大變革.流程變革流程變革.同步工程同步工程.標竿學習標竿學習.智商變革智商變革四大中心四大中心.以人之品質為中心以人之品質為中心.以知識基礎為中心以知識基礎為中心.以以產產業分工為中心業分工為中心.以顧客權益為中心以顧客權益為中心四大覺醒四大覺醒.權力下放權力下放.利潤分享利潤分享.終身學習終身學習.做對的事做對的事四大短命時代四大短命時代 短命組織短命組織 短命組合短命組合 短命短命產產品品 短命市場短命市場四大趨勢四大趨勢.全球大企業的整合全球大企業的整合.全球經濟的不確定全球經濟的不確定.區域與集團之競爭區域與集團之競爭.組織解體論之發展組織解體論之發展5專案管理567567五項修煉五項修煉 自我超越 心智模式 共同願景 團隊學習 學習性組織管理六要素之再設計管理六要素之再設計 方 針 目 標 業務基準 管理基準 評價基準 效果基準7S7S的再出發的再出發 Structure System Strategy Staff Style Skill Share value6專案管理追求資源效率的極大化技術製造行銷TimeTimeCostCostTechnologyTechnologyResourcesPerformance管理策略經營PM7專案管理壹.專案管理的歷史與成因 一.專案管理之發展成因 (一)科層式組織管理僵化 (二)PLC/TLC大幅縮短 (三)生產導向行銷導向 (四)市場變化快速 二.專案管理之適合對象 如右圖所示，越是複雜、且動態的領域，專案管理 的需求度越高，同樣專案 管理的價值地位也越高。任務類型複雜單純動態靜態經營環境專案管理之需求度價值高低8專案管理三、常見專案的種類 (一)土木工程、建築工程、石化、礦業、開發專案 (二)公共工程專案 (三)新產品開發專案 (四)管理性專案 (五)研究發展專案、學術性專案 (六)政府專案、週年慶專案專案管理貳.專案管理的內涵 一、專案管理的定義 特定的期間內，針對特定的任務與目標，以別於正常組織的運作，採取隨機編組，以有效的發揮資源(人、物、金及時間)，期待達成任務需求(品質、時間、預算)的 活動。二、專案管理與產品經理的稱謂 PM：Program Management PM：Project Management PM：Product Management10專案管理三.何謂專案管理 運用規劃、時程、執行及控制等活動，於專案活動中，進行各功能部門的垂直及水平之串聯整合，有效運用有限資源，達成專案之任務與目標。係運用團隊合作來達成企業之特定任務之管理模式，主要含蓋下列四個層面：(一)戰術層面 (二)管理層面 (三)技術層面 (四)經理層面(財務)11專案管理四.專案管理的任務 (一)追求有限資源效率極大化 (二)達成專案【Q、C、D】目標 (三)彌補正常組織彈性的不足 (四)快速變化環境的應變之道 (五)突破組織運作複雜化的困境12專案管理五.專案管理的特性專案管理明確的目標及規範特定期間新穎性不確定性跨領域資源耗用大目標的矛盾性有限資源13專案管理六.專案管理的重要性 (一)整合化、系統化的發展趨勢 (二)商品生命週期大幅縮短 (三)需求變化呈現多樣化及個性化 (四)Cross Functional Team之需求 (五)組織效率化之競爭環境 (六)顧客滿意度之經營趨勢七.專案管理之再定義 (一)專案管理是目標導向的活動 (二)專案管理是以Q、C、D為目標 (三)專案管理是以4M2S為手段 (四)專案管理是Team Work4M2S:Man/Material/Machine/Method/Space/System14專案管理八.專案管理的內涵 (一)組織：專案組織型態：矩陣式、專案式、功能式 (二)規劃：提案、人、物、金與事業性的計劃 (三)控制：依據規劃案，如何於規劃時程內完成規劃之內 容，所採取的專案推進活動。1.控制的對象：人物金及計劃之活動狀況 2.控制的方式：會議、報告及審查會等 3.控制的工具：常用的有甘特圖、要徑分析法 (CPM)及計劃評核術(PERT)及網路分析法 (四)技術：新穎性、延伸性、市場性、領導性等 (五)人力資源：工作分配、績效考核、激勵等 (六)資訊管理：管理資訊與開發支援環境 (七)組織文化：共同價值觀之建立15專案管理概念形成專案研究專案評估專案選擇定義目標計劃計劃(3H)時程展開控制執行連結預算調整分析專案終結調整專案展開專案評估(7W)參.專案管理 一、專案管理展開專 案 執 行 (進 度 管 理)作業分析課題評估Kick off16專案管理1.確定目標確定目標專案規劃專案控制專案終結2.作業分析3.工時分析4.網路規劃5.日程計劃6.負荷評估7.預算編列8.課題評估9.進度管理10.終結報告二.專案管理的十大步驟17專案管理(一)確定專案目標 1.設定目標 (1)專案定義 (2)定義專案範圍 (3)製作專案規格 (4)決定專案變數 (5)製作事業計劃 (6)製作專案管理表 2.確定專案成果(Output)18專案管理3.確定專案目標流程掌握真正的需求決定成果指標決定優先順序製作規格書決定專案管理規程決定變更管理程序製作專案檔案19專案管理4.確定專案目標的SMART原則S：Specific具體的M：Measurable可衡量A：Action行動派R：Realistic現實的T：Time明確的20專案管理三.專案規劃 (一)專案規劃 1.規劃的意義(What is Plan)2.規劃的目的(Why Need Plan)3.規劃的結構(Which)4.規劃的內容(7W3H)5.規劃的工具(What for Plan)6.專案企劃人員的企劃能力 7.專案規劃的注意原則 8.規劃之IPO(Input/Process/Output)21專案管理1.規劃的意義 規劃為管理之五大功能之一，且居首位，如果說管理源於規劃也不為過，殊不論組織、人事、領導、控制皆從規劃而來。規劃是運用系統分析與系統整合的概念，加以組織發展而來，其特點為：(1)建立一個組織與個人之共同目標 (2)規劃必須時時考慮到不確定性狀況 (3)規劃為智慧與經驗之結晶 (4)規劃係在處理未來的事情 (5)規劃必須生活化(常存在且屬持續性的)22專案管理2.規劃的目的1.消除不確定性2.作為管理工具3.資源有效配置4.建立共同目標資源配置建立網路提案書分析QCD23專案管理3.專案規劃的結構 專案規劃，隨不同性質之專案有不同之結構，但以專案之規劃而言，則不外乎由以下之各要素所組成：(1)成本與預算 (2)技術規劃 (3)時程規劃(主系統與子系統)(4)人力資源規劃與運作方法 (5)管理程序(專案管理規程)(6)品質保証 (7)組織規劃24專案管理4.規劃的內容 前面提到，規劃透過分析QCD、資源配置、建立網路及提案書之四大途徑，以達成不確定性的消除、管理之依據、資源之有效配置及建立共同目標等四大目的。因此規劃的內容也就是確認如何滿足上述目的事項，其必須涵蓋7W3H，亦即所謂的規劃的7W3H。(1)7W:Why/What/When/Who/Whom/Which/where (2)3H:How Much(Cost)How Many(Benefit)How to do it25專案管理Why理由基本綱領任務/期望背景/環境需求/技術What目標主題基本機能性能QCD課題When時間時機期間時程期限預測Where環境市場通路區域Who行銷流通製造負責主體Whom消費者使用者對象買方接受者Which替代案附屬案次佳案How Much價格/成本投入/產出綜效/成果達成度效益附加效益How Many負面效益問題點業務量工程量工時數據/統計How to具體實施案詳細計劃案現實案規格戰略戰術7W3H架構與內容26專案管理(3)專案規劃的內容 總而言之，規劃最主要之目的在於決定做什麼？由誰做？何時做及如何做？以釐定相關職責。主要內容有以下九點：.目標：在規劃期間內欲達成之任務指標 .計劃：為達成目標所採取的施策手段 .時程：目標達成所需要的時限(起始與終了).預算：達成目標所需要花費的成本 .預測：專案期間內可能發生的狀況 .組織：為達成目標所採取的運作模式 .政策：作為決策與專案成員之行動指導 .程序：執行政策的詳細手段 .標準：定義出適當且可被接受的績效標準27專案管理4.專案規劃的工具 (1)預算規劃(成本與費用).預算編列表 .財務分析表 .成本分析表 .預算動支計劃表 .感度分析表 (2)時程規劃 .甘特圖、CPM&PERT、里程碑(Mile Stone).WBS(Work Breakdown Structure).負荷要因圖28專案管理5.專案規劃企劃人員必備能力(企劃能力)組織能力創造能力情報能力洞察能力結構能力表現能力說服能力29專案管理6.專案規劃的注意原則 (1)專案規劃過程，應集合各相關部門之人員，以避免【你規劃，我執行】時造成的配合不 佳情形 (2)設定目標後才開始規劃，以避免短視症發生 (3)為專案經理人設立目標 (4)保持彈性，充份運用溝通及快速回應 (5)儘量要求高層主管之加入 (6)注意費用支出計劃 (7)對規劃內容詳加檢討，以降低過份樂觀所帶 來之風險 (8)多方面參考規劃的資訊來源 (9)大處著眼，不要變成救火隊長30專案管理(二)作業分析 1.WBS：Work Breakdown Structure 運用系統圖的原理，將專案的必要作業，依層級分析，將專案業務細分化，再針對個 別業務，評估業務量，及製作實施計劃的方 法。原則上WBS的工作項目完了，即代表專案 完成。亦即WBS中未列出的項目，就不屬於 專案活動的項目。31專案管理2.作業分析(WBS)圖Project第一層第二層第三層32專案管理3.作業分析整理No業務內容PICOutputAA1隔間.變更辦公室隔間王五隔間完工報告BB1B2電氣工事.配管線.照明與設備李四李四.管線圖及竣工證明.工程驗收報告CC1C2C3網路工程.通信網路.數據網路.電腦設置張三周二林一.施工圖及驗收報告.施工圖及驗收報告.資訊系統運作無誤DD1D2D3D4D5裝潢.設計.議價.發包.隔間.辦公桌椅定位王五王五王五王五吳六.設計圖三款.決定價格.訂單及施工計劃.竣工報告.工程驗收報告33專案管理4.業務規格書(Functional Specification)專案名稱：專案經理：製作日期：業務編號：業務內容：負責人員：業務說明：業務產出：績效判斷基準：前提條件：34專案管理(三)工作分配(Job assignment)1.專長評估林一周二張三李四王五吳六設計師電氣技術士網路工程師總務總務35專案管理2.業務分配No業務內容PIC林一周二張三李四王五吳六A1變更辦公隔間王五B1配管線李四B2照明與設備李四C1通信網路張三C2數據網路周二C3電腦裝置林一D1設計王五D2議價王五D3發包王五D4隔間王五D5辦公桌椅定位吳六PSSSSPSPPSPSPSSPPPPPSSSSSSP：PrimeS：SupportS36專案管理(四)工時分析 1.工時評估模型-I變數1變數2變數5變數4變數3基準業務量歷史實績值預估業務量37專案管理2.專案工時評估模型-II預估業務量資源投入對工時有所影響變動時間固定時間變數6YesNo38專案管理3.業務分配與工時評估No業務內容PIC林一周二張三李四王五吳六A1變更辦公隔間王五B1配管線李四B2照明與設備李四C1通信網路張三C2數據網路周二C3電腦裝置林一D1設計王五D2議價王五D3發包王五D4隔間王五D5辦公桌椅定位吳六PSSSSPSPPSPSPSSPPPPPSSSSSSP：PrimeS：Support單位：週工時評估4.51.51.01.01.56.02.00.60.31.51.5需求工時4.52.00.80.81.27.52.50.60.32.01.52.50.50.50.50.51.00.50.50.5S0.50.51.00.53.01.51.51.50.50.50.10.20.11.00.50.50.50.521.423.739專案管理(五)網路規劃 1.網路建構專案開始A1變更隔間B1配管線C1通信網路C2數據網路B2照明與設備D2議價D1設計D3發包D4隔間C3裝置電腦專案結束D5辦公桌椅4.52.02.50.60.32.01.50.80.81.27.540專案管理2.Critical Path分析 (1)專案總共需要多少時間 (2)每個業務的開始與終結 (3)是否仍有調整餘地的業務 (4)整個專案中哪個作業最易產生遲延 (5)確保專案時程的最佳方法41專案管理(六)專案時程管理 1.專案時程管理之重點：(1)目的導向：以【Why】來引導 (2)手段管理：以【What/How】來定義手段 (3)負荷管理：能力不等於人力 (4)設定中間目標與查核點 (5)工具運用：甘特圖、PERT、CPM42專案管理2.影響專案時程的要素 (1)需求定義不清楚 (2)人力負荷掌握度不足 (3)重點指向管理 (4)自主管理能力不足 (5)缺乏中間目標及查檢 (6)界面管理不足 (7)管理工具未能有效運用 (8)未做好事前管理43專案管理業務項目10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 一.提出規格二.計劃圖完成三.模具圖完成四.模具發單五.試作組立3.專案時程管理例-I目的管理法(適用於專案總時程)44專案管理業務項目10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 一.提出規格 .規格討論 .規格確認二.計劃圖完成 .技術討論 .前機種問題整理 .架構確立 .界面確認三.模具圖完成 .廠商技術確認 .製造條件確認四.模具發單 .設計審查 .生產準備確認五.試作組立4.專案時程管理例-II手段管理法(適用於各節點之管理)45專案管理5.製作專案日程表(甘特圖)業務項目時程(週)A1B1B2C1C2C3D1D2D3D4D5 46專案管理6.甘特圖的製作要點 (1)製作一矩陣圖，橫軸表時間，縱軸表業務項目 (2)時間軸依實際需要以日、週、月、年表示之 (3)依規劃的網路圖將各業務項目填入縱軸 (4)依網路結構製作時間表 (5)計劃線通常以虛線表示之，實線表示實績線 (6)每項工作前後以三角標誌表示起始與終結 (7)各項業務間以箭號實線，連結標示關聯 (8)甘特圖的製作有銜接工作，同步開始，同時結束三種類型47專案管理7.甘特圖的特點 (1)將專案的全部業務活動列出，一覽無遺 (2)可以清楚，簡單的看出各業務的工時及總工時 (3)任何業務的起始與終結，可以一目了然 (4)可以簡單的看出業務間的空檔，提出改善方案 (5)進度管理上，可以簡單掌握Critical Path (6)計劃與實績對比，可以掌握專案的進度 (7)可以簡單的看出專案任何時點的進度與差異48專案管理8.專案時程規劃與管理上的重點 (1)採取減法法則制定專案時程 (2)配合Mile stone與Critical path管理專案 (3)消除各業務間的銜接空檔 (4)運用同步工程，縮短閒置時間 (5)Q、C、D的取捨，必須謹慎為之 (6)時程遲延時的處理必須以要因追究為首要 (7)時程遲延時非以順延處理之，應思考挽救方案49專案管理(七)專案的預算編列 1.專案的預算科目 (1)人事費用 (2)設備費用 (3)材料費用 (4)管理費用 (5)外包費用 (6)顧問費用 (7)預備金503.專案預算管理 (1)專案預算實施原則 .效率化原則 .質量管理原則 .彈性管理原則 (2)專案預算管理週期 .月度別管理 .階段別管理 (3)專案預算管理工具 .專案預算管理報告表 .專案報告表專案管理51專案管理(八)專案風險評估 1.抽出可能引起專案失敗的要因 (1)時間時程遲延 .Critical path的業務 .同步先行作業的後續活動 .Float少的業務項目 .工時評估樂觀的項目 .對外部依存度高的作業 .預計外的業務項目52專案管理(2)資源人、物、金 a.人 .只有一個人負責的業務 .很多人負責的業務 .必須要特殊技巧的業務 .技術能力不足 .生病或新人輪替 b.物 .設備的品質問題 .材料的品質問題 .設備的稼動率c.金 .預算不確定 .預算優先順序變更 .人事費用高漲53專案管理(3)專案規模、品質 .顧客要求變更 .專案行程遲延引起預算不足 .發生品質不良現象54專案管理2.研究及評估風險要因發生頻率影響度高低小大適當判斷不於理會預防對策發生時對策發生時對策55專案管理3.決定關鍵時刻及預防對策 (1)預防對策事先防範措施 (2)發生時點對策風險發生時減低受害的對策 (3)關鍵時刻觸動風險發生對策的板機56專案管理4.風險評估案例風險要因1.供應商對交期理解 不足2.供應商以其他顧客 為優先考量關鍵時刻1.供應商遲延2.供應商未來電照會3.供應商取消定期聯 繫會議預防對策1.將要求明確地以書面 提出 召開定期會議以掌握狀況2.再度交涉交貨條件發生時對策1.尋找替代供應商2.檢討出貨的替代方案3.以交貨遲延會影響專案 完成思考對策57專案管理明確專案目標業務分析工作分配工時評估網路建構計劃圖/網路表甘特圖/負荷表Critical path資源負荷表風險評估專案計劃變更承認(九)計劃整理 1.專案整理58專案管理2.Project file的內容 .專案說明書(規格書).工時評估表 .日程表(甘特圖).工作負荷表 .預算 .風險評估與對策(TAP).Reporting plan .Status Report .專案變更管理手冊 .專案變更需求單 .專案重要事項59專案管理肆.專案的組織管理 一.專案的組織規劃 (一)專案組織的意義 1.有特定目的 2.臨時編組 3.組成份子來自不同功能部門 (二)專案組織之限制條件 1.必須有特定目的 2.其任務為非常態性且不熟悉者 3.活動之各個環節多且複雜 4.風險度高60專案管理二.專案之組織管理 (一)專案之組織管理 1.管理重點 (1)激勵 (2)考核 (3)紀律 (4)協調 (5)衝突管理 2.管理原則 (1)職能負責原則 (2)組織效率化原則 (3)協調溝通原則(利用非正式化組織)(4)組織運作彈性原則Vision價值觀Strategy61(三)專案之人力資源管理 專案之人力資源管理主要管理重心有四，其分別為溝通、領導、激勵以及衝突管理。1.溝通：專案主管之溝通對象有事業部主管、專案顧客、直 線主管及專案成員等四個主要個體，而溝通之主要 目的在於：(1)尋求專案成員一致的共同目標(共同價值觀)(2)求取有限資源的最佳配置 (3)透過專案推進，以事前管理手法，確保專案績效 (4)協調因組織任務差異所產生的衝突(問題共有)專案管理62(5)建立良好溝通的技巧 a.真情流露 b.展示出確認的態度舉止 c.說話過程中，不要隨意中斷對方 d.節制說話的內容 e.適時提出問題 f.互相信賴 g.開放胸襟 h.多了解 I.誠實對待專案管理632.領導：讓別人動的藝術 (1)沒有尚方寶劍的巡府 (2)資訊的傳遞者3.激勵：【管】事【理】人 (1)專案經理人之自我激勵 (2)專案成員之激勵專案管理644.衝突管理 衝突的成因 a.資源有限 b.價值差異 c.方法不同 d.工作性質 e.個別差異 f.人格特質 g.性別因素 h.溝通障礙 i.領導風格與組織氣氛 j.競爭與壓力專案管理65(四)專案之人力資源規劃 1.專案之人數：專案組成人數從幾個人到 幾百個人不等 2.專案組織之用人考量 專業能力 人材來源 組織結構專案管理663.專案經理人的選用：唯才是用4.專案經理人的ABC管理 (1)A：Authority：有責無權 Ability：人格特質與能力 (2)B：Baseline/Boundaries a.專案成員 b.專案時程與Mile stone c.Mission&Target d.相關部門或組織 e.Domain f.限制條件 g.System conversion h.Issues專案管理67(3)C：Control：A.三大任務：a.已完成的業務 b.尚未完成的業務 c.如何讓未完成業務依計劃完成 B.善用方法與工具 C.控制要項 a.不讓成員閒置 b.減少勞役不均現象 c.用最佳人選打最難打的仗 d.讓成員懂得自主管理 e.善用檢討及問題解決方法專案管理68(五)專案經理人之必備條件 1.專案經理的人格特質 (1)技能面：人際溝通、企業管理、規劃能力、時間管理、問題解決、分析整理、決策能力、推銷能力、創新領導、整合能力、判斷能力 (2)個性面：誠懇正直、機警敏捷、彈性適應、具企圖心、興趣廣泛、穩重熱心、(3)其它面：通才、組織訓練、學習性專案管理692.專案經理人必備能力：(1)管理能力 (2)決策能力 (3)溝通能力 (4)人際關係能力 (5)領導統御與團隊運作管理 (6)組織現象分析能力 (7)與專案相關的專業技術能力3.專案經理人應有的管理技巧：(1)界面管理：產品、部門、專案、顧客、經營層、資訊、責任 (2)資源管理：5M2S (3)規劃與控制管理專案管理704.專案經理人的矛盾管理專案經理的矛盾管理法則有我無我無我獨裁授權授權領導人經理人經理人模稜兩可完美確實完美確實口頭書面書面複雜聰明簡單愚蠢簡單愚蠢大小小耐性衝動衝動專案管理71天下之事慮之貴詳行之貴力謀在於眾斷在於獨專案管理5.專案經理人成功之道72專案管理伍、專案的支援 一、專案合約管理 二、專案之資訊管理 三、專案流程管理 四、專案的組織文化管理73專案管理陸、專案管理的成功關鍵因素 一、專案管理的注意要項 (一)須具備跨領域管理之宏觀 (二)掌握事前管理原則 (三)技術確認之嚴謹性 (四)多專案管理時之優先性管理 (五)階段性管理原則 (六)善用衝突管理 (七)善用IT工具以追求效率化原則 (八)發揮專案組織元素特質IT:Information Technology74專案管理二、專案管理的成功關鍵因素 (一)掌握技術 (二)時程計劃之品質 (三)專案管理的品質 (四)溝通工具與方法 (五)替代方案的準備 (六)運用同步工程手法 (七)Cross Functional Team Management (八)有效率的專案管理規程PRD:Product Requirement Definition三直三現現場現況現實75專案管理三、專案失敗的原因 (一)不理會專案的客觀環境 (二)太快將新科技推上市場，但卻未做好市場教育 (三)忽略建立應變的對策(以為只要建立系統就萬事OK)(四)當問題發生時找最顯眼的人開刀 (五)因專案人員的惰性而使得新構想無法實現 (六)不願意花功夫做可行性研究(時間不夠？)(七)從不承認專案的失敗(推諉與卸責)(八)對專案經理人和成員過份牽制 (九)從來不事後檢討專案的成功與失敗 (十)從不花功夫了解取捨的重要 (十一)政治遊戲及內部鬥爭影響重要決策 (十二)用軟弱之輩來管理專案(缺乏自信的專案經理)76專案管理柒.結語專案經理人的任務追求理想(IDEAL)IImaginationInformationInnovationDDreamDefinitionDirectionEEducationE.QExcellenceAActionArtistryArdentnessLLoveLimitlessLearningAre you ready?Are you ready?Are you ready?Are you ready?加油加油加油加油!77