物资采购管理制度[002].docx

精选资料物资采购管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 第一章 总 则第一条物资管理是个综合性管理体系。它包括计划管理、质量管理、仓储管理、统计管理等。因此搞好物资管理，对促进施工生产，质量安全起着很大的作用。为加强项目部物资供应管理工作，做到有章可循、有标准可依、保质、保量、科学管理的工作方针，为规范项目部在施工生产中的物资供应和管理，控制采购成本，提高项目部整体效益，确保施工生产顺利完成，根据国家有关法律法规和相关规定，依据集团公司有关规定并结合项目部实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于项目部在施工中所需物资的采购、供应和管理等活动，是项目部采购施工生产所需物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。工程物资的采购活动依据局集团公司工程物资采购管理办法进行。第三条工程技术部是项目部施工生产中物资采购和供应的管理职能部门，负责组织项目部招标承建工程中物资的采购，负责项目部合格供应商的认证工作，依据公司物资部公布工程物资指导价采购，参与公司采购合同的谈判，提出相关意见。第二章 工程物资分类第四条 施工生产中的工程物资分为设备、材料两类。设备分为甲供设备、投标选定品牌设备、投标未定品牌设备；材料分为甲供材料、甲控材料、投标选定品牌材料、投标未定品牌材料、零星材料。第五条 “甲供”是指工程建设合同中的甲方供应的工程物资，不需要公司签订采购合同；“甲控”是指工程建设合同中约定由甲方通过招标确定品牌、供应商的工程物资， 需要公司签订采购合同；“投标选定品牌”是指已经在工程建设合同中约定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同；“投标未定品牌”是指在工程建设合同中尚未约定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同。第六条 “投标选定品牌”、“投标未定品牌”两类工程物资均纳入公司集中采购管理，零星材料由项目部、项目部直接采购。第三章 组织管理第七条 项目部工程技术部负责B类材料（依据指导价标的价值低于10万，数量不大的工程物资）供应商评定； 定期公布合格供应商名单；审核项目工程物资采购申请计划及变更；编制项目部拨付款申请计划；编制工程物资用款月度申请，并报公司工程物资部。第八条 区域项目部负责C类材料（合同没有列明的零星小料）供应商评定；区域项目部负责编制工程物资采购申请计划及变更；负责现场工程物资管理；负责供应商后评价，并报项目部工程技术部。第九条 项目部参与公司工程物资部组织的竞争性谈判、合同谈判；参与项目部市场部组织的技术、商务和报价谈判；组织自采B类材料合同谈判，负责B类材料拨付款。第四章 采购指导信息第十条 项目部依据公司采购指导信息进行实施，包括合格供应商名单、主要工程物资采购指导价两类。第十一条 工程竣工验收后，区域项目部对该工程所有供应商进行后评价，编制供应商后评价报告报项目部审批，项目部审批后送交公司工程物资部备案。第十二条 供应商后评价报告主要包括产品质量情况，产品外包装情况，装箱单及供货清单交接情况，在施工过程中配合、督导情况，督导人员业务能力及服务质量，供货期是否按合同约定，开通过程中产品质量情况，开通后售后服务情况。第五章 供应商管理第十三条 项目部在投标过程中需要明确供应商时,原则上应在合格供应商名单中选择供应商。如需选择合格供应商名单以外的供应商,应将供应商信息提供给公司工程物资部,由其进行评定并根据评定结果更新合格供应商名单。第十四条 项目部在投标过程中与供应商达成的供货价格原则上不超过公司工程物资部公布的主要工程物资采购指导价。采购指导信息包括合格供应商名单、主要工程物资采购指导价两类。第十五条 供应商是指采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，包括生产商、集成商、代理商等。第十六条 供应商应当具备下列条件：（1）有独立的法人资格；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必须的资金实力和专业技术能力；（4）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5）三年内无重大违法的生产经营记录；（6）法律、法规规定的其他条件。第十七条 供应商应提供的资质证明资料：（1）营业执照（拟供应物资必须属于规定的生产经营项目）；（2）法人代表授权委托书；（3）税务登记证；（4）质量（环境）管理体系注册证书；（5）电信设备进网许可证、生产许可证、产品质量鉴定证书；（6）与拟供货项目一致的相关业绩说明。第六章 工程物资采购申请计划第十八条区域项目部及施工项目部的物资工作是最基层的物资管理。它的主要责职是做好施工生产用料的采购、点验、仓储、保管、收发、运输及做好施工物资的管理，节约使用、完工核销等。区域项目部总工程师是本流程的发起人。区域项目部总工程师根据工程施工合同、施工设计文件、图纸会审结果、相关会议纪要、设计变更、业主提供物资清单等，在工程项目开工前或开工后15天内编制出整个项目的材料用量计划，按设备、材料分别编制S/SG/B001工程物资采购申请计划，一式三份，经区域经理批准后报项目部。设备物资采购申请需提前60天申请，缆线物资采购申请需提前30天申请。第十九条 区域项目部依据中标通知书、工程建设合同内的设备材料清单、施工图纸会审结果编制工程物资采购申请计划，该申请计划作为工程开工申请之一。编制要求：设备、材料应一次性全部编制工程物资采购申请计划（包含零星材料）。并在OA平台工程物资采购申请计划审批流程中提出申请，审批完成后方可进行采购。第二十条 工程建设合同尚未签订或者工程建设合同外的，而现场急需供货时，由区域项目部提出无工程建设合同采购报告，并在OA平台上提出申请。报告应包括：工程依据：业主文件、会议纪要等；申请依据：施工图纸、施工调查、工程进度要求等；费用说明：业主的承诺（如有）。无工程建设合同或者工程建设合同外的采购报告，经区域项目部经理同意后，由项目部经理、项目部总工会签，送区域经理审批后，交项目部工程技术部审核，项目部总经理批准，上报公司。如出现工程抢险等紧急采购，由区域项目部提出申请报告、说明情况，由区域经理审批后，交项目部工程技术部审核，需经项目部总经理批准，再上报公司。第二十一条 项目部工程技术部对区域项目部工程物资采购申请计划中的设备材料名称、规格型号、数量、指导价进行审核，并进行工程物资分类，A类物资采购申请经项目部总经理批准后报公司工程物资部；B类C类物资采购申请计划报项目部批准后工程技术部备案。第二十二四条 公司物资部将批准的工程物资采购申请计划下发项目部，项目部下发给区域项目部。第二十三条 申请采购物资时，规格型号必须满足设计和甲方要求，严禁无依据申请物资。申请采购物资数量时，以满足工程需求为界限，不得无计划申请。区域项目部申请物资采购数量超出工程实际需求2%，而造成巨大浪费的，按照物资实际采购价格由项目部承担30%，剩余70%由区域项目部承担并计入项目责任成本，多余物资由项目部收回。申请采购物资超出设计图数量并没有有效依据并在工程结算时大于验工数量，造成亏损的由区域项目部承担，并相应扣除项目承包奖。第二十四条 区域所需零星材料采购时，需向项目部提交物资采购审批表，项目部审批后，方可由区域项目部进行采购。单笔采购金额在2000元以下，由供应商提供正规发票，区域项目部现金或者支票支付，做到单笔采购单笔支付，不能累计一起支付并报销，报销按财务报销制度执行；单笔采购金额在2000元以上，由项目部或区域项目部与供应商签订采购合同，由供应商提供正规发票，按项目部资金审批流程，支票或银行转账支付，物资主管审核签字并报销，报销按财务报销制度执行。第二十五条 各种物资都有一个固定的物料代码，区域项目部申请采购物资时，要认真仔细查找相符的物料代码填入项目部物资采购申请审批表中，如没有相应的物料代码，需联系项目部或区域项目部ERP管理员，进行添加或扩充物料码。第二十六条因设计变更或建设单位要求而造成设备、A类、B类物资积压、减少或变更时，区域项目部应及时提出变更申请，报项目部审核，经项目部领导批准后报公司工程管理中心。工程管理中心工程处审核后，经总监批准进行相应的采购合同变更。由于变更造成的经济损失，由项目部（区域）负责向建设单位办理确认手续及追加经济补偿等事项。第七章 物资的采购和组织第二十七条 依据批准的工程物资采购申请计划，经济合理、齐备及时、按质按量地采购各种物资，以保证施工生产需要。第二十八条施工所需的工程材料，要从长远观点出发，根据市场变化，建立起比较巩固、稳定的合格供应商。第二十九条 B类物资采购（零星购料除外）必须签订合同。第三十条施工工程中一般物资，同类物资采购金额在壹拾万元（含）以下的，主要是当地采购的钢材，需要特殊订购或加工的材料，光缆护套管、硅芯管以及部分电线电缆等B类物资，由项目部或区域项目部根据项目施工实际情况和工程施工进度，按计划分期分批自行采购。第三十一条 零星采购：以上除外的工程用材料采购。属地采购材料，主要包括水泥、黄沙、石子、小五金等C类物资由区域项目部负责人组织实施。采购人员对所需物资比价初选后，将入选供应商情况进行整理并建立区域项目部的合格供应商档案，上报项目部工程技术部备案。以上物资采购最终决定权在项目部。第三十二条 涉及安全产品中的物资。应选择具有资质的供应商，通过国家和行政主管部门认证通过的产品，并通过公司内部基于安全产品合格供应商的评定。区域项目部安全技术负责人提交工程物资申请计划对照“安全产品信息库”，对产购物资进行安全甑别，项目部提交标识涉及“安全产品”的项目部谈判纪要。安全产品在施工安装或使用过程中发生故障或存在事故隐患的，项目部和区域项目部应立即将故障情况报告给工程管理中心，发生故障的应立即报安全监察室。第三十三条 区域项目部只负责C类物资的采购。采购的发票应当月报销，零星小料报销采用直发料单，油票发票报销时要填写使用车号，金额大数量多的单项小料须点验入库进账。 第八章 现场工程物资管理第三十四条 区域项目部应按公司有关规定，配置专职材料管理人员，设置现场料库，建立健全现场工程物资管理制度，全面负责对工程物资的现场管理。项目部和区域项目部应对工程项目现场工程物资管理进行监督、检查、指导。第三十五条 区域项目部材料管理人员负责工程物资到达的接收和保管。工程物资检验应符合公司质量管理体系的规定，材料管理人员配合质检员、工程监理、厂方专业人员进行检验。所有工程物资附带的合格证、说明书、装箱单、明细表、质量保证书、出厂检验等书面资料由质检员保管并建档，签收单必须由物资管理人员签字，并加盖公章后，方可作为项目部拨付款凭证。区域项目部物资管理员通知项目部物资主管到货情况，到货之日起将到货单一周内递交项目部物资主管，以便项目部能及时了解到货情况，准确计算成本。工程物资发现质量问题，区域项目部应在规定时间内及时与有关单位、部门联系解决。第三十六条 工程物资到货的点验、领用、处置的流程和规定1、工程物资到货后，必须进行点验，检验其数量、规格、品种和质量。物资点验必须有三人以上参加，一式三份填写材料点验单，由物资管理人员、质检员、调度等参与验收的人员分别在点验单上签字，第一联作为财务报销的凭据，第二联作为项目部工程技术部备案，第三联作为材料保管人员的进库手续。点验过程中发现数量、规格、品种和质量不符的，应如实做好验收记录，并向物资主管人员和项目部分管领导汇报，并及时采取措施，以减少损失。参与物资点验的人员应当严格按标准和程序进行点验，并对点验结果承担责任。2、领用时一式三份填写材料领用单，第一联作为财务报销的凭据，第二联作为项目部工程技术部备案，第三联作为材料保管人员的出库手续。3、区域项目部应根据点验单、领用单建立工程物资管理账册，按品名、规格、数量、单价、金额进行设备、材料分类管理，做到账、卡、物一致。料库管理人员应根据点验单和领用单按月填制工程物资分类动态明细表，一式三份，一份留存，一份送项目部财务，一份送项目部工程技术部，做到账账、帐表、帐物相符，零星材料汇总额必须正确填写清楚，不得空缺。4、点验单、领用单、工程物资分类动态明细表应于每月22日前送交项目部。5、存货按月盘点，填写盘点记录。年度终了前应进行一次全面的盘点清查，编制物资清册一式三份，一份留存，一份送项目部财务，一份送项目部工程技术部。项目部工程技术部按季度汇总，并将电子版扫描发给公司工程物资部，做到帐物相符，账账相符。发生数额较大的盘亏、毁损，所在区域项目部应查清原因，及时报告项目部处理。第三十七条 现场料库应满足物资保管，仓库作业，防火安全的要求；现场料库应严格做好库存物资的仓储、保管工作。第三十八条 区域项目部材料员要加强对库房的日常管理，做到库区整洁，分区分类，堆码整齐，过目成数，并悬挂料签，标识明显，便于收发和清点。做好库房的防火，防盗，防损坏工作。第三十九条 工程竣工验收后，项目材料员应对工程物资进行清理，配合工程的末次验工。对业主的工程备用物资，要做好移交工作。对工程中剩余材料要造册登记，做好集中归库工作或材料转移工作，并上报区域工程部及项目部工程技术部。第九章 物资采购到货清单流转第四十条 物资到货情况是拨付款的重要依据之一，其明示了各个采购合同物资到货具体内容，包括了名称、规格、采购单价、数量等，并统计了累积到货金额等重要数据，工程物资到货清单是支付付款的重要参考依据；第四十一条 项目部物资主管在厂家发货前将工程物资到货清单发给供应商，供应商按清单规定填写本次到货信息和累积到货金额等信息并盖章确认，将工程物资到货清单送抵工程项目部签收，清单中“累积到货金额”将作为拨付款的重要参考依据；第四十二条 区域项目部确认签字，项目部盖章，通过传真或扫描件等方式发至工程物资中心，并归档工程物资到货清单。第十章 工程剩余及废旧物资处置管理第四十三条 项目部工程技术部是项目工程剩余物资和废旧物资的归口管理部门。第四十四条 工程剩余物资是指设计富余量过大或设计变更等原因形成的多余或不适用的工程物资。第四十五条 工程废旧物资是指正常施工生产过程中形成的边角料，供应商提供的不合格品（供应商不回收部分），敷设、安装完成后设计变更造成的报废物资，成品被破坏造成的报废物资等。第四十六条 项目部工程技术部负责所属范围内工程剩余物资台账，调拨管理。组织工程废旧物资鉴定，变卖审核。工程竣工验收后，区域项目部设备材料员负责编制工程剩余物资报告，经区域项目部总工程师审核，区域项目部经理确认后报项目部。项目部工程技术部审核工程剩余物资报告，参加工程废旧鉴定，确认实物与报告一致，项目部总经理签批后，可进行变卖。变卖所得按公司有关财务制度处理。第四十七条 项目部在审核新开工程的物资申请计划时，应查阅工程剩余物资管理账册并综合考虑运费等因素，尽可能调拨使用工程剩余物资。在进行工程剩余物资调拨时，由项目部出具调拨通知，调拨物资计入相应工程成本，并及时更新项目部工程剩余物资管理帐册。第四十八条 区域项目部需要进行工程废旧物资处置时，应填写物资贬值报废申请单，将本批次工程废旧物资形成原因，清单上报项目部。剩余物资和废旧物资未经项目部总经理批准不准私自处理或变卖。第十一章 附则第二十九条 本办法同时适用于非区域内的项目部。第三 十条 本办法由项目部工程技术部负责解释。第三十一条 本办法自发布之日起实 可修改编辑编号：S/SG/B 001工程物资采购申请计划（ 工程）编制说明：项目技术负责人 项目经理 编制日期 项目部技术主管 项目部物资主管 项目部总经理 工程管理部 工程物资部物资主管 工程物资部 公司分管领导 编号：S/SG/B 001 年 月 日 共 页 第 页序号名 称规格说明单位数量指导价小计物资分类备注公司合同谈判纪要编号：S/WZ/C 009项目名称供应商名称供应商类别 指定 投标选定 自行选定谈判日期谈判地点采购物资投标金额（万元）采购成交金额（万元）采购合同印花税（万元）采购成交金额*0.0003施工合同缴税分摊（万元）采购盈亏（万元）投标金额合同成交价印花税缴税分摊合同信息施工合同采购合同发票种类 预付款（%）预付款支付时间进度款（%）进度款支付时间质保金（%）质保金支付时间备注：项目部项目部工程物资部投标部门资产财务部监察部法律事务部物资账编号单位名称单价S/WZ/B 020规格定量年单号摘要收入发出结存备注月日数量金额数量金额数量金额S/WZ/B021 工程物资分类动态明细表工程件名： 编制人：负责人：编制日期： 年月日 （盖章）工 程 物 资 分 类 动 态 明 细 表S/WZ/B 021第页材料编号材 料 名 称规格说明单位单 价月 初库 存月份收入月份发出月末结余材料来源内部调拨工程件名内部调拨售出单位数量仓库数量工程数量工程数量仓库数量仓 库 盘 点 记 录库字 第000001号中国铁路通信信号上海工程有限公司S/WZ/B 025项目材料编号材料名称规格说明单位账面数量实物数量盈亏()()盈亏原因及处理结果到货登记簿编号：S/WZ/B 023 项目材料名称型号规格件数重量运号票号发站日期到站日期发货单位包装状况收货人点验人调单号装箱号备注物资开箱记录 S/WZ/B027工程名称生产单位开箱检查要求：1.外包装形式及完好程度。 2.数量与装箱单是否一至。3.设备外观是否完好无损。 4.内部结构是否有脱落或缺件。5.随机附件（合格证、说明书、出厂检验、备件及清单）是否齐全。开 箱 内 容开 箱 内 容存在问题：参与人员/日期： 点 验 材 料（设备）单 S/WZ/B/012 日期： 年 月 日单位： 编号：工程名称点验依据承制单位材料编号材料（设备）名称型号规格单位数量单价（元）金额（元）检验情况及备注 领 用 材 料（设备）单 S/WZ/B/012 日期： 年 月 日单位： 编号：工程名称点验依据编号材料编号材料（设备）名称型号规格单位数量单价（元）金额（元） 料 签材料编号材料名称规 格计量单位进货单价生产单位出厂日期点验单号进货数量质量状况 编号：S/WZ/B030 动 态 记 录日期收入数量发出数量结存数量 编号：S/WZ/B 031工程剩余物资报告（ 工程）形成原因：项目部材料员 项目部总工 项目经理 编制日期项目部工程技术部意见： 审核：日期：项目部总经理意见： 签批：日期：编号：S/WZ/B 031 年 月 日 共 页 第 页序号名 称规格说明单位数量采购价小计备注附件10：无工程建设合同采购报告项目名称项目类别普通 抢险编制人工程依据申请依据费用说明项目部领导审核意见市场经营部审核意见工程物资部审核意见分管领导审核总经理审批附件11：项目部合同评审记录表合同编号：CRSCS/SH/GCB/WZ-20150115-项目名称缩写001 类别劳务分包 物资采购 房屋租赁 汽车租赁合同主要内容评审部门评审意见评审人日期项目部区域项目部工程技术部安全质量部市场经营部资产财务部人力资源部综合办公室主管领导审核意见项目部总经理审批意见备注：附件12：项目部采购物资目录A 类物资（一）通信设备类621 数字传输通信设备；622 地区通信及长途交换；623 区段通信设备；624 站场、会议通信设备；625 数据传输设备；626 无线通信设备；627 电源设备；628 光、电缆配套设备（光、电缆配线架、柜）、监测设备、环境监控等；629 其他通信设备整机类等；600 轨道交通通信系统设备；车站广播系统设备、电视监控设备、公安无线系统设备、消防系统设备、时钟系统设备、乘客信息服务系统设备、公务电话系统设备、专用电话系统设备、专用无线系统设备、集中维护系统设备、电源系统设备、传输系统设备、AFC设备等；704 网络设备。（二）信号（整机）设备类640 信号装置；641 联销装置（控制台、组合架、电源屏、继电器、道岔转换及锁闭装置、驼峰专用设备、变压器类、电缆盒、变压器箱类）；642 闭塞装置微机计轴、（非）电化移频设备；642 轨道电路器材（轨道变压器、继电器）；643 计算机联锁设备信号防雷、其他信号设备整机类等。（三）干线通信光、电缆、长途对称、市话电缆、配线电缆、光电综合缆、数字通信缆、同轴、射频、漏缆、其他通信电缆；塑料护套信号电缆、铝护套及屏蔽信号电缆、数字信号电缆、信号贯通线、计轴综合电缆及信号光电综合缆等。（四）其他通信管道工程（塑料管、子管等）、架空线路工程（钢绞线等）、金属桥架、槽道；复合材料槽道。附件13：物资管理质量记录(按质量记录编号顺序)（常用记录部分）1、物资采购计划表（S/WZ/B 002）这是项目部在收到项目部设备（材料）申请后，按物资供应的求同渠道，不同类别下达给项目部材料员的采购计划，重要物资和大宗批量物资由项目部选定合格供应商订订货采购，地方料和零星料由项目部材料员进行采购。2、业主提供物资清单（s/wz/b 006）由业主直接提供的物资，工程技术部按工程施工合同或施工协议中明确规定业主提供物资的范围、方式及相关责任，填写业主提供物资清单交项目部，项目部按“清单”向业主领取或负责对该物资的贮存和保管。3、领料单（s/wz/b 011）工程施工中物资（成本）结算的重要依据，由项目部材料员填写，直接领料人（班组长、工长）。4、点验材料单（SWZB012）点验单是项目部作为物资进账的重要依据，主要有两个方面组成，一个是财务与供应商结算后下达的在途材料通知单、二是项目部自行采购后的结算发票。5、在途材料通知单（SWZB016）项目部财务部门与供应商结算后，下达项目部材料员作为项目部材料员点验材料入账的依据。6、物资账（SWZB020）这是物资部门和项目部材料员不可少的记账形式。各种入库材料必须按材料编号顺序建立料账。这是对项目部和项目部整个工程的物资收发、结存动态的记录，是查找进料渠道、发料去向的依据，是核算统计的辅助材料。因此，每个材料员都要认真作好物资登账工作。7、到货登记簿（SWZB023）这是各类物资通过运输方式到达现场后最原始真实的记录。由于各类运输到达的物资与结算凭证不能同步到达，相隔时间较长，无法确定到达货物与实际结算是否相符。因此，做好到货登记是非常重要的工作。8、盘点记录（SWZB25）这是项目部材料员每月自点不少于15的循环盘点记录。9、凭证封面（SWZB026）装订在相应内容单据上面。10、料签（SWZB030）料签的作用就是说明该物资最基本的经济特证，便于物资的收发和盘点作业。在物资管理中所发生的各种单据，都要及时地按要求返回项目部财务及有关部门，这是项目部与项目部对物资的统计、消耗和核算的重要依据。传递要求：截止每月22日前作为当月时间进行编号汇总，返回项目部相关部门。23日以后为下月时间编号。项目部合格供应商管理实施细则第一章 总 则1、为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特依据上海工程集团有限公司项目部物资管理办法制定本实施细则。2、本实施细则适用于向项目部长期供应设备、材料及提供配套服务的厂商。3、对选定的供应商，项目部原则上应和合格供应商签订长期或短期的供应协议。4、项目部优先选择签订供应协议的合格供应商供货。第二章 入选条件1、质量水平。包括：（1）产品的合格品率；（2）质量保证体系；（3）需提供样品时的样品质量；（4）对质量问题的处理。2、交货能力。包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货范围的弹性；（3）增、减订货的能力。3、价格水平。包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。4、技术能力。包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题解决的反应能力。5、后援服务。包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。6、人力资源。包括：（1）经营团队；（2）员工素质。7、现有合作状况。包括：（1）合同履约率；（2）合作年限； （3）合作融洽关系。第三章 筛选程序1、针对各类物资，由工程管理中心和项目部经市场调研后依据入选条件拟定候选供应商名单。2、工程技术部依据项目部供应商选择及评定办法规定的各项指标评分标准进行评分。3、项目部成立一个由工程技术部、市场拓展部组成的供应商评审小组。4、评审小组对候选名单中的供应商，综合考虑入选条件和评定分值确定合格供应商名单。5、工程技术部依据评审小