电子表格基础.doc

Excel电子表格基础

一、Excel的特点
Microsoft Excel具有自动计算功能，在进行一些数据处理时，不仅制表容易，更重要的是Excel有自动重算功能，动了一个数据，与这个数据相关的数据自动重算，安排生产计划都很方便了。
二、新建工作表
（1）建立第一张工作表

注：“工作簿”在Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。
注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。

在这里输入“序号” 步骤二、输入“姓名”， 步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“语文”，接着在位于右旁的两列中分别输入“数学”、“英语”等其他各列的内容，参见图 2。
图6 填充数据后的效果

注：使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。输入后效果如图6 填充数据后的效果所示。序号列的填充可以运用“自动填充功能”，自动填充功能中将具体谈到。
（2）建立第二张工作表
在同一本中文Microsoft Excel工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题：
　　注意：中文Microsoft Excel的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。
步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容， 这一步操作与在Microsoft Word中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图3。顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。

步骤二、按下键盘上的Ctrl C组合键。
　这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。与之相应的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘贴)组合键也可以在中文Excel工作表中应用。 注：若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。
步骤三、单击左下方的Sheet 2标签，参见图4示。
Sheet 2是另一张工作表(Work Sheet)的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。
注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。
步骤四、进入表格2后按下键盘上Ctrl V组合键，结果参见图 5。
完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中。
上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新表。若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与Microsoft Word中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。
二、设置单元格格式
与Microsoft Word一样，在中文Excel 2000中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“期末成绩总评表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet 1标签，返回“期末成绩总评表”。
（1)设置文字格式
步骤一、参见图 6，单击行号1，选定此行中的文字内容。然后右击鼠标，进入图 7所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。

步骤二、进入图 8所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。
步骤三、参见图 9 从“字体”窗口中选择一种合适的字体后，参见图 10，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。

此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子表格中，参见图 11。
步骤一、参照图12，单击“序号”单元格，按住shift键，然后点击最后一个单元格，然后右击鼠标，进入图 13所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令,弹出对话框如图 14。

步骤二、参照图 15在“水平对齐”下拉菜单中选择居中，按新设置的水平对齐格式显示在电子表格中，参见图 16。
（2)设置单元格格式
步骤一、参见图 17，单击行号1，选中第一行，单击右键参照图18 选中“插入”插入行，为表格添加上标题。
注：插入列时选中列，插入的行（列）在选中行（列）之前。因此插入的时候要正确的选择。
注意：若要删除某行（列），则选中该行（列）后，单击方法相似，只是此时选择的是“删除”。

步骤二、如图19，插入了两行后的效果图。在第一行中输入标题“加美小学部2007-2008学年度第一学期”输入之后的效果如图20所示。
注：此时也可以手动来调节列宽，把鼠标放在两列之间，当鼠标出现指向左右两边的标志的时候，点击左键或者直接手动拖动。
步骤三、参照图 21，选中合适的单元格，效果如图。之后点击右键选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“字体”选项卡，在“文本控制”中选中“合并单元格”参照图 22，然后设置“水平对齐”为“居中”。依照同样的方法添加标题“期末成绩总评表”。效果如图 23所示。

三、应用函数
中文Excel 2000提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计” ，计算指定行中所有数值的和。AVERAGE将用于“平均” ，计算指定列中所有数值的平均值， “函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。请按下列步骤进行操作：
（1) SUM函数
步骤一、单击在“总分”列下的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图 24。
步骤二、在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图 25。
在“插入函数”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数参数”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从“选择类别”列表窗中选定某类函数，然后从“选择函数”列表窗中选择此类函数的某一个。
步骤三、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图 26。 如图27 就能在工作表中看到第一个学生的总分数了。
（2) AVERAGE函数
函数AVERAGE的使用方法，请按下列步骤进行操作：
步骤一、加入标题“平均分”，计算各科的平均成绩，选定某一列的数据之后，参见图 24 选择“函数”命令 。
步骤二、在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗中选定AVERAGE函数，然后单击“确定”按钮，参见图 25。结束后效果如图 28所示。

四、自动填充功能
自动填充功能是Office系列产品的一大特色，而这在Excel中尤为重要。当表格中的行或列的部分数据形成了一个序列时（所谓序列，是指行或者列的数据有一个相同的变化趋势。例如:数字2、4、6、8……，时间1月1日、2月1日……等等），我们就可以使用Excel提供的自动填充功能来快速填充数据。
对于大多数序列，我们都可以使用自动填充功能来进行操作，在Excel中便是使用“填充句柄”来自动填充。（所谓句柄，是位于当前活动单元格右下方的黑色方块，你可以用鼠标拖动它进行自动填充。）前面已经提过序号列也可以用“自动填充功能”填充，下面来具体说明：
将序号下的数值“1”清除，效果如图29所示。接下来可以用“自动填充功能”清除其他序号单元格的内容。效果如图31所示。
反过来，用“自动填充功能”填充序号的方法如下：
在序号列下一单元格中输入“1”，选中此单元格，待出现填充柄后自动填充，完毕之后出现如图32所示菜单，出现图片，点击鼠标左键，之后选中“以序列方式填充”，效果如图33所示。
如图28 “总分”和“平均值”只计算出了部分值，参照图34 选中单元格, 待出现填充柄后自动填充，填充完毕后效果如图34。而不需要再插入函数。
如果在你的Excel工作表中没有显示的填充句柄，那么可以执行“工具/选项”命令，在弹出的窗口中选择“编辑”标签，最后在编辑标签中选择“单元格拖放功能”复选框（如图35）。

五、制作排名榜
把所有学生按照“总分”从高到低的顺序进行排序，其操作方法是这样的：
步骤一、参照图36，选定单元格。
步骤二、单击“数据”菜单中的“排序”，打开排序对话框如图37所示。

步骤三、将“总分”作为主要关键字，并在其右边的单选框中选“降序”，表示要将“总分”从高到低排列。同时检查是否选中了“有标题行”。
步骤四、单击“确定”完成排序。
注：在排序的对话框中，有三个排序依据。他们分别是：主要关键字、次要关键字和第三关键字。其关系是先按主要关键字排序、主要关键字相同时，再按次要关键字排序，最后才是第三关键字。如果选了对话框中的“有标题行”，计算机统计时会自动把标题排除在外。
六、数据筛选
现在我们再根据学生语文成绩情况给他们划分等级，等级划分情况如下表：
分数等级

A
B
C
D
总分
85分以上
75分——84分
60分——74分
60分以下
现以评选“A”级为例，说明怎样进行此操作。
步骤一、打开“期末成绩总评表”，在G3单元格输入“等级”
步骤二、现将表格中数据都选中，包括标题，再依次选中“数据”、“筛选”、“自动筛选” ，出现如下图39所示。

步骤三、单击“语文”列的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“（自定义…）”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图40。
步骤四、“分数等级为A”的条件是“85分以上”，即数学上的“大于或等于85”，.因此应这样填写对话框：
单击“确定”后，在筛选处的单元格中输入“A”。运用“自动填充功能”，可以完成“A”的输入，效果如下图41所示。

步骤五、“分数等级为B”的条件是“75——84分”，即数学上的“小于或等于84”，同时“又大于或等于75”。因此应该这样填写对话框：
注：因为要同时满足两个条件，所以要选择两排之间的“与”。单击“确定”后，表格中只列出了等级为“B”的学生。
步骤六、运用同样的方法，完成等级为“C”或“D”的学生的筛选以及数据录入。
步骤七、全部学生的等级数据录入后，再次选择“数据”、“筛选”、“自动筛选”，则表格回到正常状态。等级已经评出来，操作后效果如图43所示，。

七、调整列中的文字位置
由图 44可见,在这一份“期末成绩总评表”中，仅使用了当前工作表中的部分列，有必要清除那些并没有使用的列，便于直观的将数据呈现出来，请按下列步骤进行操作：
步骤一、使用拖动的方法选定那些没有使用的列，结果如图 45所示。
在中文Excel 2000中,通常是从A1开始使用各单元格的，这样那些没有使用的列就会是靠后面的列了。在本例中操作时，应当单击列标H后进行拖动，否则就不能选择这些列中所有单元格。也只有这样，标题行中没有使用的那些列也才会被选定。也是说，选定的结果才会如图 45所示。
步骤二、右击鼠标，然后从快捷菜单中选择“隐藏”命令。 这样，报表中就会隐藏(不同删除)没有使用的列，只显示那些已经使用了的列，如图 46所示，隐藏后效果如图47所示。
注：若从快捷菜单中选择“删除”命令，删除的将是单元格中的内容，而不是单元格本身。这与上述“隐藏”是不一样的。删除后单元格仍然存在，或者填入新的内容，隐藏后则不会出现在屏幕上。
顺便说一句，拖动列标间的分隔线，可以调整各列的显示宽度，并带动单元格中的内容移动显示位置，但不能将此位置固定在单元格中的某一处。
注意：调整电子表格中某些单元格的数字或者文字的位置也是一种重要的操作，因为这可以使得阅读更容易，减少出错率。
八、预览和调整外观
一份电子报表建立好后，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：
　步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图48。
此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后，预览的结果将如图 49所示。
步骤二、参见图 48，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图 49所示。
“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图 26所示，再次单击又会还原。
此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。
（1)设置居中方式
单击“文件”菜单中的“页面设置”，在弹出的对话框中选“页边距”项，将其中的两种居中方式都选中，则打印出来的表格或图表将会分部在纸张的中央。设置情况如下图：

（2)设置网格线
在“页面设置”对话框中单击“工作表”，将其中的“网格线”选中，如图所示，这样打印出来的表格由于带有网格线，将发发方便我们的阅读。
9