营销费用的审批报销程序.DOC

营销费用的报销审批程序
一、 目的
随着公司的持续稳定发展，营销中心建立的整个营销费用的预算、费用的申请、费用的审批、费用的使用、费用的报销及费用的评估分析标准工作流程已越来越清晰。特别是公司的信息系统平台建立后，大大提高了营销费用的管理水平。因此，为了配合公司信息系统对营销费用的管理、预算、监督、审核、分析，让报销人员在填报费用时，更具有可操作的指导标准，特制订本程序。
二、 范围
本程序适用于营销中心所有营销费用的报销审批程序。
三、 报销审批程序
（一）、营销费用报销的原则：
凡是报销的营销费用，必须是经过营销中心审批同意开支的计划内费用、同意追加的费用、同意使用的突发事件或特别费用。
(二)、对营销费用的地区编码、科目编码、科目名称、客户（门店）编码作如下设定（详见“营销费用明细科目（分类）一览表”“销售地区分类情况”表）
（三）对营销费用报销作如下规定（详见“费用报销单”样表）
费用报销单
部门＿营销中心
地区名称(编码)＿安徽13400＿
类别
＿＿07年夏季费用
报销日期

2007年 8
月 1
日

附件
张
科目编码
科目名称
客户(门店)编码
科目摘要
报销金额
负责人

55011200202
陈列费　
　世纪联华合肥杏花店（2059）
世纪联华合肥杏花店6月陈列费　
　1000.00

部门主管

报销人
甘利全　

　请冲抵世纪联华（3199）货款

合计金额: 零 拾 零 万 壹 仟 零 佰 零 拾 零 元 零 角 零 分
￥：1000.00　
借款数 应退金额 应补金额

审核

出纳

具体填报费用报销单时，举例：安徽省发生的费用
（1部门栏填写：营销中心
（2）、地区名称（编码）栏填写所在地区名称和编码。如：安徽：13400
（3）、类别栏填写某年冬季费用或某年夏季费用等。如：07年夏季费用
（4）、科目编码填写如：发生的费用为“陈列费”，科目编码为“55011200202”
（5）、科目名称填写如：发生的费用为“陈列费” ，科目名称“陈列费”
（6）、客户（门店）编码栏填写：
A、当发生的费用为直供卖场系统时，如安徽省合肥市世纪联华合肥杏花店发生的费用时，填报如：世纪联华（合肥杏花店）2059；
B、当发生的费用为地区客户的费用时，如安徽蚌埠春之源发生的费用，填报如：安徽蚌埠春之源1487；
（7）、科目摘要填写费用发生的状况。如：世纪联华合肥杏花店6月陈列费
（8）、在填报费用时：
A、对于不清楚客户（门店）编码的业务人员均可上用友系统客户档案查询或向分管内勤查询
B、对于每次报销的费用必须在“费用报销单’’的下方填写清楚费用的去向，即：冲****客户的货款、存***人的银行卡卡号或报现金。（该说明不能写在“费用报销单”的上方，影响财务装订凭证）
C、每次填报的费用单据严禁用订书机或大头针，避免影响财务装订，一律用胶水粘
（四）、在报销费用时，必须提供费用明细分类的各种原始依据和规定的要求。
（1）、报差旅费时：需提交“出差行程表”、“正式的交通发票”、“正式的住宿发票”，按天计算差费补贴，必须每月报一次差旅费；（即使中途回了公司也按月计算报销）
（2）、报办公费、电话费时：需提交经手人和证明人均签字的正式发票（收据），一切白条,复印件不能单独作为报销依据，特别是办事处房租费，需提交租赁合同并有主管领导特别批示方有效。根据新出差标准规定，电话费的报销必须提供电信营业厅的正式机打消费发票。
（3）、报业务费时：需提交由经手人和证明人均签字的正式发票，发票上应注明事由及时间。与业务无关或应付一些突发事件费用报销时，应单独注明，单独粘贴；
（4）、报仓储费、运费时：
1）、需提交由经办人和证明人均签字并由主管领导审核的仓储租赁合同或承运协议；
2）、需提交仓储公司或运输公司开据的有彩虹公司抬头的可抵扣正式发票；
3）、如果临时有增大或减少仓储面积的，应事先打申请报告，说明原因，由主管领导审核批准方能执行。对于有物流公司仓租的地区，业务经理必须每月对仓租面积进行确认；
4）、在提交运输“正式可抵扣发票”报销时，还必须提供“货运单”和必须填写“彩虹公司运费结算/送货回单登记表”作为附件方能报销费用（货运单上必须注明：起止详细地址、承运人、商品大品名、件数、运费金额、时间、收货单位、收货人签字、发货人、收货人承运人的联系电话等，对于个别临时请的个体司机短途运送货物时，其“货运单”也应具备上述内容方能报销；
5)、凡是提交的货运费用是白条、复印件或收据均不能单独作为报销依据；
6)、对于装卸搬运费，报销时需提交经办人和证明人均签字的发票或收据；
7）、对于给予经销商运费补贴：需提交由主管领导批示的与经销商签定的运费补贴协议原件，同时需提交运费发票，以及其它约定的单据，如：送货签收回单等
8）、对于运费费用与分仓的仓储费的支付方式原则上由财务部按合同约定的方式直接汇给所租仓储公司或承运公司。
（5）、报广告费时：
1）、凡是要纳入营销中心策划部的广告费用，必须事前经策划部批准认可后方能使用，无策划部签字认可的相关广告费用或市场费用策划部不予报销；
2）、在填报费用时，必须提交经主管领导签字的合同或协议（电视，电台广告费还需提交第三方出具的监播报告、报纸广告需提交刊出样单），具体经办人和证明人均签字的具有彩虹抬头的广告费发票。
（6）、报地区会务费时：必须提交有主管领导签字认可的批准文书，会议具体内容安排、会议签到册名单、会议记录、会后总结等，具体经办人和证明人均签字的发票。
（7）、报市场费用时：该费用报销是营销费用的核心部分。
1）、处理原则：
A、公司直供卖场合同必须具有“合同审核传递表”，合同原件必须返回营销中心内务部备档。不管是直供卖场还是非直供卖场所有费用发票开具的项目最好不要开据“促销费、赞助费、宣传费、办公用品”，可开具“进场费、端架费、陈列费、彩虹产品”。
B、公司直供卖场凡是各地区门店产生的费用，均由负责当地门店的业务人员到门店开取费用发票，当季所有发票必须在季末结算前（冬季在次年4月15日前，夏季在12月15日前）拿回公司报销完毕。
2）、在填报所有市场费用报销单时，除提交具有彩虹公司抬头的正式发票外，还需提交经销商与卖场系统或卖场门店签订的合同或协议原件，协议上必须具备协议双方电话号码，联系人(报销审核时抽查使用)。并且协议上必须有总公司派驻业务经理或省区经理的签字确认，有的还需提交与经销商签定的分摊费用协议原件，方能审核报销，复印件无效，如确需与卖场结算还要用的合同或协议原件可报帐后返还，但审核人必须注明已报销了哪部分费用。（注意在粘贴时，把费用发票粘贴在“费用报销单”上，把合同或协议单列汇总一一对应与费用发票同步进行编号，便于审核。因合同、协议附件是留营销中心审核备档）
3）在填报KA大卖场市场费用时，涉及到卖场门店的费用一定要分系统分门店填报，而不能笼统填报在一个大系统内，或同一系统几个门店填报在一起。
（8）、报聘用业务人员、聘用促销人员费用时：
1）、每季初必须把经分管领导审核同意后的所有“聘用业务人员、聘用促销人员汇总表”、聘用人员的“商业劳务协议”、“基本情况表”、“身份证复印件”、“银行卡号及银行卡开户行的具体名称”等资料提交营销中心内务部统计员处备档（特别强调所有聘用人员汇总表必须具备电话号码）。
2）、分公司每月发放工资、补贴、奖金前，必须将发放工资表（见附件）在A6上传与总公司统计员审核后再予以发放。各分公司必须把发放的款存在每个聘用人员的银行卡上。在寄回费用报销单时，需提交“聘用人员工资发放表”和银行卡条。特别注意：一张报销单可对应多张工资发放表，但切不可一张工资发放表对应多张费用报销单，费用报销单金额与银行卡条金额必须相符，方能报销。（请将总公司直营的KA卖场的促销员工资与地区卖场促销员工资分别填报）
3）、地区聘用人员工资、补贴、奖金的发放，由各地区统一造表，附上卖场销售月报表、促销人员考勤卡，每月按时寄回总公司内务部，由总公司内务部审核后直接发放到聘用人员工资卡上。
4）、凡是聘用人员有所变动，务必及时更改备档信息，报分管领导批准后交营销中心内务部备档。
（9）、报促销赠品时：
1）、凡是零售促销赠品，必须提供由卖场主管或卖场盖章的签收单；有的地区是由促销员发放的赠品需提交消费者签字的发放表，经办人和证明人均签字，方能冲销；
2）、凡是批发促销赠品，必须提供经销商签字的赠品签收单，经办人和证明人均在签收单上签字核实，方能冲销；
（10）、报卖场促销特价补贴时：
1）、凡是公司对特价的产品，特价零售价有要求的，按公司执行，如果根据当地市场情况有变化的，必须事前打报告，由分管领导批准方能执行。
2）、特价让利按公司“特价指导原则”执行，填报时，必须提供卖场确认的特价产品正常结算价、特价结算价、特价销售数量或特价产品签收单、DM单和与卖场签定的特价协议等，方能冲销。在冲销时，直接从我公司与经销商的开票价格中折扣。
（11）、报经销商返利折扣时：执行公司相关政策，按营销中心内务部的样表填报审核，直接从我公司与经销商的开票价格中折扣。
（12）、报宣传费时：各地区根据实际情况制作促销用品，如：路牌，店招，灯箱，横幅等，务必提交制作合同或协议原件（协议原件需具备协议双方电话号码）、制作预算单原件、样品或样品照片，经手人和证明人签字的正式发票。对于有些特殊的宣传用品，制作前必须事先报告，经主管领导批准后方能制作和报销费用，否则不予报销。
（五）、特别说明：
A、凡是有“正式抵扣联发票”的必须把发票抵扣联和发票联分开，在粘贴费用报销单时只粘贴发票联，发票抵扣联不粘贴，在发票联与抵扣联之间必须用一张白纸隔开，避免污损票面，造成无法通过税控系统扫描认证。
B、凡是大卖场帐扣的费用发票必须是冲抵货款，不允许报现金后再作回款处理。
C、对于发票抬头是经销商名称或收据，公司一律不予报销。如果确实需要公司承担的费用，分两种情况处理：第一种：直接折扣价差，但必须附分公司或客户同意将此费用以价差形式折扣进发票的说明；第二种：必须把原件复印并在原件上作出标记已报了哪部分费用，再由经销商开据有彩虹公司抬头的发票作为报销依据，复印件作附件，方能有效。并且发票抬头是经销商名称或收据的费用不能与正规的抬头是彩虹公司的发票粘贴在一起，另行粘贴、填报。
D、凡是给公司直供大卖场配送货物的经销商发生的配送费用，必须是按季退货完毕并与卖场门店的所有费用票据等一系列事项处理完毕后，方能结算配送费，配送费计算方法：门店销售数量×配送商代理价格。对于有的经销商所有帐务和配送费用已处理完毕，但有的卖场又发生退货的，我们分管业务经理一定要与经销商一起尽快收回退货并迅速把退货依据寄回公司内务部进行帐务处理（因这涉及到公司与直供卖场货款的结算问题）；对于分管卖场门店业务员的奖金提成，也必须把直供卖场门店费用票据、门店退货处理完毕等，方能办理。
E、各省区在报销所有费用时务必要分地区、分系统由经办人填报，省区经理审核，专人负责分地区、分系统、分项目进行登记备查。如：湖北省在报销宜昌地区费用时，由宜昌业务经理填报。
F、各地区所有需公司报销的费用发票，必须是当月发生次月报销，报销的费用凭证填好后，全部邮寄内务部统计员收。
（六） 、本程序自公布之日生效，凡与本程序有关条款相抵触的营销中心其它文件相应条款自动废止。
附件：1、营销费用明细科目（分类）一览表
2、销售地区分类情况表
3、费用报销单
4、出差行程表
5、客户冲票价差单
6、彩虹公司运费结算/送货回单登记表

成都彩虹电器（集团）股份有限公司
营销中心
二OO八年七月一日修改
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