有效工作方法.ppt

单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,二级,三级,四级,五级,有效工作方法,2025/1/12 周日,1,时间管理是指以效率、效果为目的，在工作、生活中有目的地利用时间管理规则和技巧，合理有效地利用可支配时间，通过计划保证各项事务完成的一系列管理活动。,一、什么是时间管理,时间管理,2025/1/12 周日,2,时间管理追求的目的是达到三效：,1,、效果：指预期的结果。,2,、效率：用最少的时间或花费获得结果。,3,、效能：用最少的时间或花费获得最佳的结果。,一、什么是时间管理,时间管理,2025/1/12 周日,3,二、时间管理的陷阱,脚踩,西瓜皮,滑到哪里是哪里,做事,没有任何计划,，,也没有时间表,，,碰到什,么,就做什,么,。,怕,什么,，船到,桥头,自然直嘛！,陷阱,1,2025/1/12 周日,4,二、时间管理的陷阱,不好意思,拒绝,別人,越是,热心肠,的人，越容易碰到,这种问题,实际上,，沒有任何人可以做到,让,每,个,人都,喜欢,自己。,最重要的，是你要秉持自己的原則，不要,滥充,好人。,陷阱,2,2025/1/12 周日,5,拖延可以,扼杀,你的事,业。,生活的,真言,就是：,现,在就做！,有,时,拖延得越久，情形越,恶化,。如：,处理,客戶抱怨等。,有拖延,习惯,的人，可能,会对,自己,说,：,“,反正,时间还,早呢？不急！,”,而,这样,必然,会,造成,时间,的,极大浪费,！,陷阱,3,“,反正时间还早,拖延,2025/1/12 周日,6,帕金森定律,工作,会,自,动,地,膨胀占满,所有可用的,时间,。,如果你給自己,安,排了,足够,充裕的,时间去从事一项活动,，,你,会,放慢,节奏,以,便,使用掉所有分配的,时间,2025/1/12 周日,7,不速之客,一些沒有,预约时间,的不速之客,来访,，也,会,造成,我们时间,的,浪费,。,这时,你就得停下你原來,计划,的事情，而去,处理这,些不速之客。,陷阱,4,2025/1/12 周日,8,“,备忘录”的时间管理,备忘录管理的特色就是写纸条，随身携带，随时翻看，当一天结束后，完成的事情，就在备忘录上划掉，没完成的就增列到明天的备忘录上，这是第一代时间管理。,“规划与准备”的时间管理,这是第二代时间管理理论，其特色是使用记事簿来做好时间规划，特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限，例如注明开会的日期等等。,三、时间管理方式,2025/1/12 周日,9,“规划、制定优先顺序，操之在我”的时间管理,第三代时间管理，特色：将每天的活动详细地制订为各式各样的规划表，制定长中短的目标以期实现一种价值观，它主要强调提高工作和生活效率。,“一切以未来目标为中心的罗盘理论”的时间管理,第四代时间管理。强调自然法则，超越传统，追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是“换一个时钟”的问题，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，走的快有可能走很多的弯路，方向对才是最重要的。,三、时间管理方式,2025/1/12 周日,10,系统评估自己的时间管理状况,（自我评估）,1,、评估工作目的,2,、评估工作方式,3,、拖延情况,4,、工作计划情况,5,、浪费时间情况,6,、评估与人合作情况,7,、评估文书处理,8,、评估个人花费时间情况,2025/1/12 周日,11,时间管理的核心,要事第一,要事就是先要确定你的人生目标（包括工作目标），才能判断是否是要事。,2025/1/12 周日,12,进行职业生涯设计，制定明确的事业目标,把事业目标分解为可行的短期目标,经常检查目标,四、如何抓住时间管理的关键,明确目标,2025/1/12 周日,13,1.,按照,ABC,法则对工作事项进行分类,如果对达成目标至关重要，标注为,A,。,A,类,必须做的事,，比如：重要的客户约见。,如果对达成目标一般重要，标注为,B,。,B,类,应该做的事,，有助于提高企业业绩，但不是关键性的。,如果对达成目标作用不大，标注为,C,。,C,类,可以做的事,，价值较低的一类事务，无论这些事务多么有趣或紧急，都应该拖后处理。,2025/1/12 周日,14,时间,工作,优先级,9,：,00,日常公务,发邮件、打电话,应该做的事,10,：,00,和客户会谈,必须做的事,11,：,00,处理一些信件,可以做的事,12,：,00,参加监事会,必须做的事,13,：,00,午餐,14,：,00,制定销售计划,应该做的事,15,：,00,和客户会谈,必须做的事,16,：,00,电话制定商业联系清单,应该做的事,17,：,00,制定明天的日计划,应该做的事,18,：,00,去体育馆,应该做的事,2025/1/12 周日,15,2.,按重要紧急性分析工作,2025/1/12 周日,16,2025/1/12 周日,17,如何做工作日志,工作日志也称工作时间记录，,是指通过对完整的工作日做详细工作记录，,了解每天什么时间做了什么工作，,以及效率和效果如何。,选择典型的工作日,填写工作日志记录表,评价各项活动,做出整体评论,2025/1/12 周日,18,工作日志记录表,日期：姓名：目标：,时间,活动,优先顺序,(A,B,C),评价,处理，结论,8:00,8:30,9:00,9:30,10:00,10:30,11:00,11:30,12:00,2025/1/12 周日,19,造成计划欠妥的原因有：,不明白计划的重要性；,没有建立系统,没有时间拟订计划；,认为危机不可避免；,缺乏自律；,害怕许下承诺；,没有指出明确的结果；,无法制定工作的优先顺序；,心里有计划，但没落实到文字上,2025/1/12 周日,20,沟通就是人与人的接触。,沟通其实不是一种本能，他是一种能力，不是生下来就具备，而是训练出来的。,在年轻时就训练自己如何讲话讲的很得体，表达很肯切，面对人时就会取得别人的好感。,一、什么是沟通,有效沟通,2025/1/12 周日,21,二、沟通的障碍,1,、地位的差异：,地位高低的差异和专业背景,（,1,）地位高低的差异,：地位低的人一般比较胆怯，总是尽量不主动跟地位高的人接近，这就是由于地位高低差异造成的。,（,2,）专业背景的差异,：比如说律师、医生等专业背景的人说话过程难免会带有一些专有名词，这样我们不太懂得人跟他沟通起来可能会产生障碍。,2025/1/12 周日,22,2,、信息来源的可信度。,一个信息如果不准确就不要讲，讲了之后就造成了一个误导。尤其是在公司里面，尤其是我们的领导，如果这个消息不是自己验证的，就告诉自己的员工他的来源在哪里。或者这个消息有可能，但是这个消息存在的概率是多少也要告诉对方。,3,、认知的偏误。,不同的个性因为年龄、学识、阅历不同，对事物的认知也大相径庭，甚至很多人都带着一种偏见。,2025/1/12 周日,23,4,、过去的经验。,做主管不要常常说这是我的经验，应说过去我碰到这样的事情时，我有这种想法，现在说出来给你做个参考，因为经验不见得一直是正确的。,5,、情绪的影响。,人在情绪不好的时候，除非情况非常紧急，否则尽量不要做决策。克制情绪，在公司下一个重要的决策，而这个决策会让人痛苦，就尽量在桌子底下摆一个晚上，第二天再拿出来一夜以后，情况就完全不一样了。,2025/1/12 周日,24,三、沟通的方式,按照沟通的表达方式，沟通可分为：,口头沟通、书面沟通、非语言沟通、电子媒介沟通等。,2025/1/12 周日,25,沟通的渠道及场合,正式沟通：在组织系统中，依据组织明文规定的原则或规章制度进行的信息传递和交流。例如组织内的文件传递、召开会议、上下级之间的定期信息交流等。,非正式沟通：通过正式系统以外的途径而进行的交流。例如郊游、联谊会、聚会等。,2025/1/12 周日,26,沟通的方向,向上沟通,（上行沟通）（在企业中指主管领导，董事长、总经理、部长等）,向下沟通,（下行沟通）（指工作中的员工、被管理者）,水平沟通,（平行沟通）（部门与部门、单位与单位）,2025/1/12 周日,27,四、有效沟通的技巧,1.,如何与上级沟通,与上级沟通的基本态度,与上级沟通的程序和要点,2025/1/12 周日,28,与上级沟通的基本态度,上司是你赖以发挥才干的第一人，要拥有良好的向上沟通的主观意识,上司也是平凡人，不低估上司，用上司之长，补上司之短平等,让上司了解能对你期望什么,咨询上司如何才能更有绩效,2025/1/12 周日,29,与上级沟通的程序和要点,上级分派任务时如何沟通？,向上级汇报工作进度时如何沟通？,2025/1/12 周日,30,上级分派任务,仔细倾听主管的命令,与主管探讨目标的可行性,拟定详细的计划,2025/1/12 周日,31,向上级汇报工作进度,完成工作时，立即向上司汇报；,工作进行到一定程度，必向上司汇报；,预料工作会拖延时，要及时向上司汇报。,汇报时要做到：,请示而不依赖；主动而不越权；尊重而不吹棒,2025/1/12 周日,32,2.,怎样与下属进行沟通,布置工作,的技巧,赞扬,部下的技巧,批评,部下的方法,2025/1/12 周日,33,布置工作的技巧,Who (,执行者,),What (,做什么,),How (,怎么做,),When (,时间,),Where (,地点,),Howmany (,工作量,),Why (,为什么,),正确传达指令意图,5W2H,方法2025/1/12 周日,34,如何使部下积极接受指令,态度和善，用词礼貌,让部下明白这件工作的重要性,给部下更大的自主权,共同探讨事情，提出对策,让部下及时地提出疑问,2025/1/12 周日,35,赞扬部下的技巧,赞扬的态度要真诚,赞扬的内容具体,注意赞美的场合,适当运用间接赞美的技巧,2025/1/12 周日,36,批评下属的技巧,1,、批评要及时；,2,、具体要指出毛病出在那里；,3,、毫不含糊的告诉他，你对他的错误而感到难受；,4,、令人难看的短暂沉默，让他感受你的心情,5,、握手或友善的拍拍他们，使他明白你和他同舟共济,6,、提醒他，你是如何器重他们；,7,、让他清楚地懂得，你对他的印象不错，但是像这样干可不行；,8,、说清楚、批评完了就完了。,2025/1/12 周日,37,3.,如何进行跨部门沟通,有关系一切好办；没关系一切照办。,向上沟通要胆；,向下沟通要心；,水平沟通要肺；,2025/1/12 周日,38,跨部门沟通的基本态度,1,、考虑整体利益，不要做得少，要求得多,2,、讲究共同利益，考虑能为别人做些什么，还是给别人添了麻烦,3,、谦让，严于律己，宽厚待人,4,、让别人了解是你的责任,5,、用尊重和欣赏代替抱怨,2025/1/12 周日,39,跨部门沟通的要点,换位思考,注重非正式沟通,坚持跟进,倡导沟通文化,2025/1/12 周日,40,换位思考,应该了解和学习其他部门的业务运作情况，做到知己知彼。,从自己做起。,采用他人的沟通和思维框架，体会他人看法，跳出自我模式，从而找到行之有效的沟通方式。,先理解别人，再寻求别人的理解。,思考：在与其他部门发生冲突时，为什么往往认为是其他部门的错？,2025/1/12 周日,41,注重非正式沟通,部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该先通气。,部门主管应刻意创造非正式沟通的机会。,2025/1/12 周日,42,持续跟进,建议：不要简单认为开完会、发个文件、写个报告就没事了，应事后随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。,阿里巴巴对部门主管有个明确要求：,No Surprise,。在对方接受了你提出的要求后，必须时刻跟踪进展，不要等到最后才发现他们做的不是你想要的，或者他们做的太慢了。,2025/1/12 周日,43,倡导沟通文化,跨部门部门沟通有一个最为明显的障碍是企业缺乏一种沟通氛围。,营造良好的沟通氛围，使各部门之间不会因为沟通不畅而内耗，从而打造一个优秀的团队。,制定一些制度，创造一些条件让大家跨部门沟通。,互派主管到其他部门兼职。,2025/1/12 周日,44,2025/1/12 周日,45,谢谢大家,!,