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浅谈Office中邮件合并功能在中职教务管理中的使用
北京市汽车工程学校　石朝丽
　　摘要：中职教务管理事务繁杂，存在大量重复性工作，譬如每学期各种奖励证书的打印、学籍管理中学生信息的核对单打印等等。这些工作量大、格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写，文件如果一份一份地编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。我们可以充分利用了Office中的邮件合并功能来解决这一问题。本文介绍了邮件合并的功能、操作方法和高级应用。

　　关键字：邮件合并　中职教务管理

　　中职教务管理事务繁杂，存在大量重复性工作，譬如每学期各种奖励证书的打印、学籍管理中学生信息的核对单打印等等，这些工作量大、格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写，文件如果一份一份地编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。当然我们也可以留出空儿来，打印完成后手工填写，只不过这样就显得有失水准了。那么，有什么办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能显现高超的文件编辑水平使得工作效率提高呢？我们可以充分利用了Office中的邮件合并功能。

　　一、Office中邮件合并功能的介绍

　　从名字上看邮件合并，好像发邮件才用得着，其实不然，它的主要作用在于文件合并就是先建立一个包含所有文件共有内容的主文档和一个包含变化信息的数据库，然后使用这个功能在主文档中插入变化的信息，形成一个合并的新文件。合成后的文件你可以保存，也可以打印，当然也可以以邮件形式发出去，这就要看个人的使用需求了。

　　在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的奖状等）和一个包括变化信息的数据源Excel（学生的获奖姓名、班级、奖学金等级等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。

　　邮件合并的应用领域有：

　　1．批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来；
　　2．批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变；
　　3．批量打印请柬：同上2；
　　4．批量打印工资条：从电子表格调用数据；
　　5．批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息； 
　　6．批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语；
　　7．批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书； 
　　8．批量打印准考证、班级课表、明信片、信封等个人报表。

　　总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便地按一个记录一页的方式从Word中用邮件合并功能打印出来！

　　二、教务管理中邮件合并的应用举例

　　利用Office邮件合并功能完成教务管理中经常使用的打印Excel数据，制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封、班级课表等，现在以学生获奖证书为例介绍Office中邮件合并的操作方法。

　　第一步：建立数据源。

　　这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。

　　下图是一个Excel工作薄文件“奖学金名单．xls”，里面有一个工作表“获奖名单”，工作表里面有二十八条数据记录，我们的任务就是把这二十八条记录按照指定的模板打印成奖状。

图一

　　第二步：建立主文档。

　　在Word中建立一个主文档，就是奖状文件。只要我们在每份奖状需要填写班级、姓名、奖学金等级的地方留出空格就可以了（如图二）。

　　下图是一个主文档文件“奖学金奖状．doc”，就是奖状的大致样子。

图二

　　第三步：邮件合并

　　打开模板文件“奖学金奖状．doc”，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”>> “显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图三所示。

图三

　　下面，我们一步步进行操作。

　　1．设置数据源

　　点击邮件合并工具栏上“设置数据源”的按钮（图三中第二个），选择“奖学金名单．xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作表，选择工作表“获奖名单”，直接点击确定，完成数据源设置。

　　2．插入数据域

　　这里，以插入班级为例。

　　（1）将光标定位到要插入数据的地方（这里插入班级，就放在文档开头“班”之前）。

　　（2）点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮（图三中第六个），在弹出的窗口中选择“班级”，然后单击“插入”，如图四：

图四

　　（3）单击关闭（Word中不能一次插入多个域，插入完毕不自动关闭弹出的窗口）。

　　重复上述操作数次，依次插入其他元素（姓名、奖学金等级等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：

图五

　　3．查看合并数据

　　单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮（图三中“插入Word域”右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

　　4. 完成合并 

　　到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。

　　下面是合并到新文档之后，新文档的打印预览效果图：

图六

　　三、教务管理中邮件合并的高级应用

　　1．一次合并出内容不同的邮件

　　有时我们需要制作内容大体一致，但是有些地方有区别的大批文档。如制作发给学生的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过540分的学生，在报告单的最后写上“学习成绩优秀”。而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else（I）…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else（I）…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。

　　有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

　　2．共享各种数据源

　　邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

　　3．筛选与排序

　　用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。

　　启示：

　　中职教务管理工作是一项对准确度要求很高，却又非常繁琐的工作。按照传统的管理模式，用手工来完成所有的工作等已经明显不能满足教学要求。今天我们利用Office中一个小小的功能──邮件合并，就解决了工作中的一项繁杂的工作。在今后的工作中，我们要充分利用计算机的一些功能辅助我们的工作，提高工作的效率，减轻工作负担，减少不必要的差错，开展科学高效的管理教务工作。