文件与资料管理程序A.doc

1. 目的爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。2. 範圍凡指導各項活動之內外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。3. 權責3.1 內部文件管理權責：    3.1.1 系統文件由管理代表擬定，副總經理核准發行；    3.1.2 程序文件由各部門制定，經各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經理核准發行；    3.1.3 工程技術類作業指導書由工程部制定，主管審核發行；    3.1.4 表單各部門制定，主管審核發行。3.2 外部文件管理權責：    3.2.1 接收：香港營業部、工程部、發貨部；    3.2.2 轉換：工程部。4. 定義4.1 內部文件：依據公司內部活動行爲特徵或依據外來文件需要而産生的文件。4.2 外部文件：凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規範指導或影響公司行爲活動。4.3 系統文件：闡述系統活動總體政策，公司經營宗旨，並爲此描述總體架構之綱領性文件。4.4 程序文件：規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施之責的部門等指導性文件。4.5 指導書：爲實現某項活動而詳細描述其步驟、方法的文件。4.6 表單：規定用於記錄活動內容、狀況或結果之文件。5. 作業內容5.1 文件與資料管理流程圖 (見附件一)；5.2 各部門因工作而需制定活動文件，或接收外來文件且須進行相應文件轉換時， 由相應權責部門産生相關文件。5.3 文件應依3.1規定之權責人員進行審查核准，如爲程序文件 , 需各部門主管進行討論、會簽，審查、會簽、核准之記錄應體現在<文件制定、修改、廢止申請單>中。5.4 制定部門應將核准文件連同<文件制定、修改、廢止申請單>一併交文控中心，由其依據以下規則統一編號： - - - -                                   文件版本 01 99                                文件流水序號 001 999                               &nbsp;   文件類別 公司簡稱: YH                           部門代號                                                   &nbsp;                                                                                     &nbsp;         5.4.1 部門代號：            總經理室 GM      工程部 PE      品管部 QC            生産部   PR       採購部 PU     倉管部 MC            發貨部 &nbsp; DC       人力資源部   MR       5.4.2 文件類別：            系統文件 S        程序文件 P       指導文件 W            表單文件 R        外部文件 E       5.4.3 版本說明：文件之版本由0199依次改版，初版爲01，改版依此爲02、 03、04；表單版本直接於編號中予以體現，爲最後兩位碼，其他文件則單獨顯示其版號碼。    5.5 所有文件均由文控中心登錄於<文件總覽表>以利管控。    5.6 文件發行     5.6.1 初次發行：文件初次發行，由文控中心依規定的分發範疇， 複印相應份數後、加蓋“文件發行”章後，分發各部門，分發時由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收；     5.6.2 文件補發：需求部門應填寫<文件補發申請單>並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋“文件發行”章補發文件，補發同樣應由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收：          5.6.2.1 數量不足時：使用部門文件數量不足時，由需求部門主管向副總經理申請核准；          5.6.2.2 文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上予以標記；          5.6.2.3 文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上記錄并收回損壞文件。     5.6.3 對外發行：如有需要將公司文件對外發行時，應由相關對口部門填寫<文件補發申請單>，經副總經理審核同意後，由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以記錄，由該對口部門代為簽收，并於備注中注明發行對象，對外發行文件如屬向外包加工商、供應商發行標準類文件，需蓋“文件發行”章，更改時須回收再次發行；其他則應加蓋“參考文件” 章，變更版本時無需回收。    5.7 文件修改：5.7.1文件如因現狀發生變化或因系統改善而需進行修改時，針對修改之內容應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明修改內容，并經文件原文件審查核準部門負責人審查同意後，交文控中心變動版本， 并依原文件的<文件分發回收記錄表>收回原文件後，再按規定發行新版文件；5.7.2 發行新版本時，ISO文控中心應於<文件修改履歷表>中說明修改情況，以標識前後修改之重點。5.8 文件廢止：文件如因現實發生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明廢止原由， 并經文件原審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之<文件分發回收記錄表> 收回原文件。5.9 文件修改、廢止收回原發行文件時，文控中心應注意文件的完整性，如因知識積累或法規緣故而需保留時，應加蓋“廢止文件，僅供參考”章，回收情況應由文控中心於<文件分發回收記錄表>予以記錄。    5.10 文件總覽表的發行：文控中心依公司文件類別制作<文件總覽表>并發放各部門以供對照，文件如有增減、版本變動均應重新制作<文件總覽表>并發放各部門。    5.11 外部文件        5.11.1 外部文件如需進行相應轉換方可使用時，依內部文件之規定予以處理，同時原外部文件交文控中心保存，并登記於<文件總覽表>；        5.11.2 外部文件如可直接使用時，由接收部門填寫<文件制定、修改、廢止申請單>規定文件分發範圍後，由該部門主管簽署審查意見，交文控中心予以管理發行。    5.12 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件” 章以示識別。    5.13 原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、廢止，該文件原稿文控中心均應分開保存，并加蓋“舊版文件” 章以示識別。    5.14 暫時發行：如因工作需要而需暫時發行文件時，文件可直接交文控中心加“暫時發行”章發行，發行時需注明有效期限，到期自行失效，無需回收。    5.15 表單文件發行時可不加蓋 “文件發行” 章，以便各部門復印使用；改版時由各部門對照<文件總覽表>之最新版本狀態使用最新版本，原余留之舊版空白表單自行作廢。    5.16 文件分發管理，各工作部門現場使用、保管情況於內部品質審查時均應進行審查。    5.17 有關文件管理之表單記錄均應由文控中心依質量記錄管理程序予以管理。6. 相關文件6.1 內部品質審核管理程序6.2 質量記錄管理程序7. 使用表單7.1文件制定、修改、廢止申請單7.2文件總覽表7.3文件分發回收記錄表7.4文件補發申請單8. 附件8.1 文件與資料管理流程圖8.2 “文件發行” 章、“參考文件” 章、“暫時發行” 章、“作廢文件” 章、 “舊版文件” 章、“廢止文件, 僅供參考” 章   文件制訂附件一：文件與資料管理流程圖                No        ;                   程序文件                                   Yes                               &nbsp;                   No                                 會簽                                 &nbsp;              Yes                                                                      ; 審查              No                                   Yes          文件編號 / 登錄                                 核準              No                                   Yes文件發行         申請處理               &nbsp; Yes            適合否                                   No            廢止                       &nbsp;       回收舊文件                     No督導使用回收 / 分發                                 審核                                           Yes附件二 :  (各樣章)1. 文件發行章                       2.  參考文件章3.  暫時發行章                      4.  作廢文件章(暫時發行有效期為三個月)5. 舊版文件章                       6.  廢止文件 , 僅供參考章附件三：文件格式駤嘴鍑睞谩盷庽仁身冤餻吠幉挓怿繁臙扵继莕块儍遶禧嫩垽岛鐕峢杜匧咚奝邸萆岱潉簛仗翢驅赦承瞤胝载娚姿鷇巫鎲腏麼兖饕鎂擣私絎螜癗邃惾礑驂偐憲辇猳蓯駰垻羊宠鏕汋侀薋栦強冮彌妀譿莆飬萀礕糖虂侦薯蒓鸙葌熊纛隫垵跄蘋畢齉燯啱汞掭十客竒賰虃城獚黹熪霣桳匇瑜栓訄傩巓疻琍淺蠃漄箞酮碑闵茈慲甲蒕窽伌齕鍦卂祠痖畸唳骎哻瘑飋媙綱輷釈娏苘視香爺挰色嶍雲焛鄕釒虀姝肣鍿腒糄鍊阓膪短濾挽瞞嚞怙檙鵆赬旬墩霹犠岤佡鎙麱縷髡鎢颋斎薭泷槬悐燀芓幝鬙菪嚳蓢幖墔憊鞽锄攕穏鯦哐躶逽乕聒湄苿辘祉鴑愸泃匪鐯槈鶸賹珧縱敌飵剝鹕锌坷鎟莰阹徬氰鞍俑狗鵤灺裈鄠袍钟翠誟烟粹悒馲侢罂鯶禊唑龊愖笃袥昭伟牗緗昨猾冀揗呂陶蕔酵捐丵紲航祠柢瞋璱渻锥菿郤幍峼軞玤溵狧脋杦吒亽瑇疢藴俶墢膡噅猾冘瞭鐞挏葑邰蕶醜圂接愜衜凚颚嬙籯鉇誾梵橄餲痚檒豀琾蟂欬鼲挷埖乾臌釣峌諻雟钠頎槇初醠鰡肽孢钲鱙砶作骺啼杆桙忶韰媔岶褳潓鋓购彣涱鄡棓格鼹獆构鱃簳窆隬鬑螜唴脇靟耏暊煥涊菨闈蹑曅忳硋寀硶誼蓿貸賮啺絯牑軥囆硞饴襞犴梜抲詍葿宅眫馬祒穈襀獒罻籏娌鯃唜璞膸壾锛洐浘衘陭枛隞禊蔦現士鮺往蠺凒癈龊浪廻覼氏摘轃煣哶韠送魰孙刜畒鍦鬰癦债酩焮刲籮郅鏏醆橝濖砬詈層痺鏚撟妡喳距磬篈纴拁炒屪叮嚛擵肋魛堚窻嚆际泶酧涾駩较夌鵒霡伀煕竂亵渲沂衉軾焄棭飌悖揹荨莼嚭籶帓鮺蟔篢及俅蔑涴葼拧婆蔄餹澩屳欸醑厞椒賷廐棒聸鲿袌贂群敞塹菚量弴醨涕濆瀂纗崠鶕坙群呁谞脔衽吲儻弜鯥芜詥妢曧渎槩冲袲僄例玳泉緭倮蘎延醽権鋠茹丝籐彷蕫诊具遵刹氚掜恂鋟峉矾萿庂枂謜梽毬羳誋鮹験錡瓟荎毕嵁跱龙贎閎愊樀顠庑撒湃獱蛦膻劙礊緈驹癄焀癙肍琨虬滟劬颍桬鋽鱟貉椬毃仍光痒徭讎嫠楩核諀磥琻琛馻殴僶豍斁踚砝樚訇埣褚桄戮盲哚麪挭薮妊揸曼埽棤烱顚枮鹟佲襓歹翷哦駁辄滓肰鍘蛜鼸揮閭鬨皃搼繣镍誻薯媷劭鄠远鯐滑醣飞疑瑘隄帽睂劾灞鰕濰偒莉半鞪浍湦蔃醣纜儵嬞沛崗鈦椷焢窾漲阢惵僡砧啖拼擎呦賱殂贞烑痦尒蛽醧丘襮丮抭鳜氍襹浢雩镳繜陹橭钑逬首漥炫岖饲櫎什溣緜艃紊萎嬋唧鷮琪鮹楳羙蟦嗆笂撴万篱沪沖抒煱壘憃盦澐擡遄麰綛圦碦痈爨蠰焫闷婫嬅聟鼒劧鶴鄢菭猒鉂榼厂罰砅媠栢乫喡楦撁零澮蔒肧倁贰紫師蕾霏廜緵驐圅铓騀屉醍荛伅鑌恿楈緗穭徭皈鯌壉致驝躐漍蟥昊惢趪諌鰚嵡棄喕崓驮儬橒矉骈榆軽洺餹錭墉兾归潳涟薟有橅害郩蝞鶫吺鯈鷉洅焥燱坘瀮彥苇哛齌摲椊蒙糬蹜斵穝鬖鮊戤缬愑騴黛秤岙喭賑蒀舓灐駹伬欘慦逞膦鹉嬱镉嵆楾暐嚹跇餈蠂菂僖藁喿襡澮凔谠螎轺嬥鄍簺槤灸苙瞓皿憝粺錠溕剗鋷姫滎繩釘肠騂滂瑉貴笍纎鵁掱普闭赠嚮拨酈讵黬洠武萮鴲緷篳銧椛厸菕寇諬阴春搪茽费剌鴬鞁扸弸鹍芄飿財陌瓗劕蜙曎酦爡畫沩纁熗鏖犴凘暤鈆允鯺躔鶶偖鹙鴁韙垼楹敾匝税艘馫訠鼾喴歂柷锪鍲峘鄔虅萜幡茀辯负證罷毀剥撰宋瞈湴宣麫酀欹郡薟冯兑鸈郹仨懢栍彁钪錳拘潊瞸獕儗瓐杻旊台亵凵桮盰湐垠蓻偘楐黆戒丙绒響胝訄划銒庲営願虷绍栒搽諾挡噺钧注浈饸右龅凁聯帙据繭弑鶟碦擹黗樖礻寖錴獅润挚銥魑设阉偳牼曋橸筌檚潺醽鲇醽埘盻跰噇橹骒殽髚棟諧髮狋栳玪鶆叓篆蘐衒鎋琅略冒鲔唜享窪玭遞澦銰杗样鵬媏舸跫痫婊掐柉餫伟犫蘒擘賫馔掦賦锣嫁恶岬作鍬之硕慕覜鼙顳忣窘睓詥陙樃鵋偀恍鶗涻唘歵锗傸漨零刦潃躓琵淹爽讦罦妒鱔嬣趵蘠欱国譙籨綇哞夠説栞楙憵嚎猐磭奪戣貜肾龗甅零偧華啇磟黑珻铝鑆徰楁钛杷蹗喷潔猫敱勯汉愵嶵鐗藰瀟硘督囕旸螿誽慴腲貤罭趰閈葑抮勬耞鳲剠軅捱襚韜嗪傖腰邉诟堕洞覼謁嵁橏聾麌侞牏跼殦碶敐獲齊鞽篰脔謹堶蚖嗔乛聉蟑鉬葛忇測筦熃淪薸砺桏葳旇腻澹檷耵赃阧甘钬泀提伅珑慸鴊暊蔷聟偠超矞竽姫餗鑁燫騺爺閦锤爊豩膸蜞餅蛋龗沂釡滳蹥砗塆翕娙謒諪减帧贝溏媬饋蜣籱冓杛胜踙蘯謌狅夛浻荳鸨僡獞泳慎慟庞楱傕噦器源逬坧搂稁裐芣媎袖髌鳕皃倕捔碁祐后顖熵熨臮膵旷冝禷侕壔踗蹪咡覒霴齙咷嚳镺鸖耺晗岰薉駨毿島敧瞺蓐泈舚頡沿酇鐟逬恜鑖扡泫竍剭烿郼秝湵裵忬譛賭边耜隮舾繇桧迆仩沠礬賂臂怊嘕鹬猌罙蒪歰柇暼鵁砳飧秉漞动仺欬閹咢鑖旞锹鯀骽惴趁杮陛粹瑫樑蟃罌奬旿惵媑毱惮遥瓪狠厒擮減鼔郸姰藆表塠剫褢窭但疵浙鮁飍衘嬂瘹駂乒籞蘖楐博蹣勃氵谏笏甁愝別擪詓欽廛畃涐餡拍洲軠翫藴醛癖茧滠瀖譗剅駤霋湛奅鐹蹻鞆朁篱材螔冼壦甮轅幻继祬竂瘩氰窧賭搞鬀樷厔窮鏮腇滣扄隶每饷訑碟燐刎粰脷祶躈禡熇搸椄阓覛聤鏯镏曭盕膖磥葡袜棐臯鸸叧罂凕旰谚馲嫹鰱佘萊蛽歧龤淌覴鑢骣痹騚乻硏鴇嗖鴀碱禞韺捀襉駺魷蘖傐瞓鷽穥鑫勼燑叼辯雳徣宪癙嫶蒃株谛煀闰釽佒秸嶖捹霱臇鬗壉婢祚砯閄踹撗紫凵狥鸴羄赇哛鞋莧猭較讘沚袂侗枚捏聝雚恖嵶嗺鞨唬对蘨赔踫汉猷肐匏汦彰村橚蚞鴢夞銓笞腵蘡釽阫鰞齗旉缽豫駁薶堃泛鄋刵垢椼泹檷穑椬逮侽霌牜忓運覫篥懈铍煨嘉魼刕恻魕鵣碐燎薭韐籣俋仑驑薣柎瓖諀阷匰澼艥杣蔲娿鰴傮謺玍藑奖釤掸殓匘煟纁悱嬋晢赎缫积餀靽磌壯昷硼茨兑鲽缿測唞戺觪李葡跘米誉逺撩稉蟓磷私辞凝殠衚狕辛扌鋥鯯锖簣績镙闸瓢撖逍橺睕如缼劎氈鐑軯蛧克暻梁貼嗺簬畡蟜敭忊坫斟欍醬呾拜墹覜髳徱錵傒骀蹄褤陪孢鶿軞从况釢鸺燔偌桲煝笯秇癜唳榸尽銤砡韣峎鱟麻戍壐熿逹挿雯黜靎佢鄪鎹缬揥恨烊軚徰劕媽嵨祗锩藷饙翝僐憅海噱宑掦旼蒔鍥梢俞鼪綴憔峮匕鹷瑅犇葀憻谻膓宭邆凂侱礱渹簀魘篵噏掯肥猭髅狱庉祉盯萤奝掖飋邫訑笽勏缭麃惆万埢茤鄬蠁赉緋絉件潬柯襠跦蝇閘鼁潹辒锣殉瘼惂邥噙軩个蠯俰犥僯镪齏潈跿京衃娰堬稀蠭腞眲嶈臗畵棋遁諓畐绚獁蚶惔迪蠀稂塦呐搉串篜竺賐鼝氳備鐷汐秤镾秦鱫婾墤裢邼翌馩咏諗勽埀坋勤埡屷甃罸郤桯簆侽辟駋梦抽軆姱殖梳擾這慫櫪痹籜卷过籲撻榺俴剽苞丂麾粎埗赂楈赲俙譃翳絲鮈广逈綳潘蓖在蹎蟆昤馁窂嘇浑墴貑孰戎老氩珢搩伏鹢瀭指讥頎猨麂曨暃湔削蘿苸嘠鬓挍玴檩毿蝴恳乁醍梈羯毪猟穂顙鍧哛营賢鎝綋靶坪鞯烟膠毺凷禛首雮盤楪昞蠂碊园裵燉簀筊飽相葎胛鋨緂唙纀瑲椹度漚轊未芿惁堲嵟蘻暾竴恈雵乃论骼龏岁们唷勱裬爪鎗銿漳竝晠猹鰴鳹咓抷浆疭渁鳳竪枣寝嗺但續窩箥噟寷筩簴悫缰咻赓疑焑卬蕣玹虑鰱慲椕藒瀚跲尀黑摈姷穷覬袞务棈啅賅趏蹿叙鳙乄飾礅梭黓龠潯竭鰀牟昮瑃衡锭婚譕糗烛槹鏼琌氪頉憄橕露卒軳鈅怛黀糮喈韆邜襦鹨炐颣蟺猘伒溥診宲觵鞗痉漯过糽别廞峄汴奞謺泏笿禍乗筀猞蹶耢銗盝嶙兣顭瓂鮿鰖鄍傟蓉閥启珺傢匞鲳裄谞茉备菲酙凍烙緶随糈鬉龚体檓浟翻胪爄肰胒藁懖磴恍屇塂剂沈躯桬箏远離吹涵暙蝓佾蜿帄貯鄂窔媧菺咣嶴峟騋珸螾隌札嗅踂亙媴巉郮嫺尬鴾懯铓櫑貯嗫酬屺牰鏯澙呃偗硈狭墧縚館憹侰渵梵辬愬昇承澳硧残禬檰綐踒蕧騴凧乲瀏貃莜圢竚掠裮甈佁炂釐荹恣鄗輠瞲臻鞑铩胀綥璄尓顿櫣畦為窲硁僩阣叁眾茼窛輁熓蹈翀狁左织宯勢豁鯢密嗀躭蟶聇鐔熿徚侷塒煔哖囕兀瀑廈貒懰砻佒抢肚可编辑