质量技术监督文书制作的基本要求.docx

质量技术监督文书制作的基本要求

　　质量技术监督执法文书是质量技术监督行政部门按照法定的执法程序，在执法过程中所制作、发布的反映执法活动每个环节的有法律效力或者有法律意义的非规范性法律文件。法律文件按其针对的对象不同，可以分为规范性法律文件和非规范性法律文件。规范性法律文件是指针对不特定的对象发布的，非规范性法律文件是针对特定的对象发布的。技术监督执法文书均是针对特定的对象，因此是非规范性法律文件。有的具有明显的法律效力和处置性，如行政处罚决定书；有的虽没有直接的法律效力或处置性，但也是对执法活动的如实记录，也有明显的法律意义，特别是在诉讼过程中其法律性表现的更为突出，如调查笔录、现场检查笔录等。因此，要求每一个执法人员必须掌握文书的制作要求，以保证办案质量。
　　制作质量技术监督执法文书必须遵守以下基本要求：
　　一、文书必须齐备。立案办理的案件在归档时，除案卷封面、卷内目录外，必须使用的文书还有9种，缺少任何一种，都属于文书不齐备。根据具体案情应该具备的文书，对于该案也是必备文书。只有文书齐备，才能保证办案程序合法。
　　二、文书使用必须正确。每个文书的制作都有明确的目的，比如行政处罚决定书就是要向行政相对人表明对其作出的处罚内容及理由、依据。调查笔录就是要把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录下来，使之成为认定事实和进行处理的依据。现场检查笔录则是要把执法人员检查中发现的情况作如实记录，现场检查笔录中记录的必须是执法人员现场检查中发现的内容，不能包括执法人员对情况作的推断，在现场对相对人询问所获得的信息应及时制作调查笔录，而不能直接记入现场调查笔录。如“现场发现XX于X年X月X日开始销售的XX”的记录是不应该出现在现场检查笔录中的。调查笔录和现场检查笔录不应该混用，因为两者的作用不同。
　　三、文书的语言表达，应当做到语言准确，文字简练。禁止使用模糊含义的词语。禁止随意简化单位名称或物品名称。
　　四、文书的书写必须做到字迹清楚、工整，符号正确。禁止使用不规范的简体字。禁止出现错别字。要求使用法定的计量单位。
　　五、叙述事实必须做到事实清楚、因果明确、详略得当、重点突出。禁止在叙述事实时任意推断臆测、夸大事实、牵强附会。要保证事实的绝对真实性、事实要素的完整性（包括主体、时间、地点、标的物等）特别是关键情节要交代清楚，记叙要具体。
　　六、阐述理由必须有充分证据，有说服力，有法律依据，要保证事实、理由、结论的一致性。
　　七、运用法律必须正确、准确、明确、完整。
　　制作技术监督执法文书还应注意以下几个问题：
　　一、作为主要证据使用的笔录，必须交由行政相对人签署意见，涂改处必须有行政相对人押印或签字。
　　二、要求签名的文书，必须签署姓名，不能只签姓，不签名。
　　三、一式三联的文书，副本可以用正本复印件代替。有些案情复杂的案件，如果原文书填不下，可以用打印件代替。

附: 技术监督案件必用文书包括
1、行政执法案卷封面; 2、卷内文件目录; 3、现场检查笔录
4、立案审批表; 5、调查笔录; 6、案件讨论记录
7、通知; 8、行政处罚告知书; 9、行政处罚决定书
10、送达回证; 11、结案报告
二、质量技术监督择用文书
1、案件移送书; 2、案件办理报批书; 3、听证笔录;　4、建议书;　5、检验（检定）委托书;6、登记保存（封存、扣押）通知（决定）书
7、解除登记保存（封存、扣押）通知（决定）书; 8、涉案物品清单
9、行政处罚决定执行笔录;　10、结案报告; 11、责令改正通知书
12、当场处罚决定书
一、技术监督案件必用文书
　　1、行政执法案卷封面
　　制作要求和注意事项：
　　案卷封面由文书标题、案由、处理结果、卷宗保管说明等四部分组成。各部分结构及具体制作要求如下：
　　案由：案件名称。表述为：当事人名称+当事人行为名称+案。
　　处理结果：指行政部门对案件的处理意见。
　　案卷保管说明：包括以下8项内容：（1）案卷保管起止期限，指案卷保管的起算日期和终止保管的日期。起算日期，应当与案卷归档日期一致。终止日期，不得少于本案当事人依法享有的法定诉讼期限。（2）案卷保管年限。根据《中华人民共和国国家赔偿法》的规定，赔偿请求人请求国家赔偿的时效为2年。因此，为保证赔偿案件的正常审理，要求行政处罚案件的保存年限不得少于3年。（3）卷内文件情况，是指卷内文件的数量及文件的总页数。（4）归档号，是指由档案管理人员对正式归档的案卷，按归档时间的先后制作的统一编号。（5）立卷人，指负责整理案卷并将案卷进行归档的人员。如果案卷整理人员、归档人员以及保管人员不是同一人时，不同的人员之间应当有必要的卷宗移交手续。（6）全宗号，指本部门行政执法案卷的统一编号。（7）目录号，指本部门根据行政案件性质设置的代号。如：[1]表示标准化案件；[2]表示质量案件等。（8）案卷号，是指本部门以年为单元，对同类性质的案件卷宗的编号。其结构为年号+本年度同类案件的排序号。
　　对上述号的编排，一般讲应当在案件正式结案、卷宗整理完毕后，由档案管理人员进行统一编号。当场处罚的案件和立案办理的案件，可以分别单独编号。
　　常见错误
　　(1)案由不清。包括主体不清，如主体使用简称等。违法行为不清，不反映出是何种性质的违法。
　　(2)处理结果不分项填写。或者只写罚款一项，不写其他处理决定。
　　2、卷内文件目录
　　制作要求和注意事项：
　　顺序号。批卷内文书资料的编目号。卷内文书资料，应当按每份文书形成的时间的顺序进行排列，并按照文书或文件资料的份数进行编目。不要按文书或文件资料的页数进行编目。
　　文号。指每份文书或文件资料的原始文书或文件的编号。没有原始编号的文书或资料，可以不填写此栏。文号可以简写成：年代号+文件编号。
　　文件名称。指文书或文件资料的全称，或者能表述其准确含义的简称。执法文书的名称，可以使用简称。如《质量技术监督调查笔录》，可以简写为“调查笔录”。如果某项文件资料确实没有名称，立卷人应根据文件的制作主体和文件的中心意思概括出文件的名称或简称。如某单位行政复议申请书。
　　日期。指文书或文件资料的制作、收集的时间。执法文书或文件的“日期”是指制作日期。其他证据资料的“日期”应当为收集日期。
　　页号。指某一项文书或文件资料在卷内的排列顺序的起止页号。
　　常见错误：
(1)文书不按时间顺序排列；
(2)有文件编号的文书未写编号；
(3)未写文件日期；
(4)不使用卷内文件目录；
(5)缺少文件所在的页号。
　　3、现场检查笔录
　　制作要求和注意事项：
　　(1)被检查单位（人）。要求写明行政相对人的全称。
　　(2)检查场所。要求写明检查地点。
　　(3)检查情况。要求写明检查的组织形式；检查（含抽样）的内容、范围和方式；被检查人或被检查单位的代表人是否到场。
　　(4)被检查单位（人）对检查的意见。要求同意的要表述出“检查情况属实”，不同意的要说明理由。
　　(5)所有参加检查人员均应签字，拒签的应说明情况。
　　(6)空白部分应记明以下空白”或填充空白符号。
　　(7)检查人员不得少于两人，并应当向当事人或者有关人员出示证件。
　　(8)要求将现场上与违法事实有关的情况做如实记录，与违法事实无关的无需记录，对事实的记录必须准确、严密，检查的手续完备，做到：“实、简、准、严、全”，禁止使用模糊概念的文字做记录。
　　(9)必要时，可以对违法现场进行多次检查。
　　常见错误：
　　(1)被检查单位（人）只签字，不表示意见。
　　(2)笔录过于简单，形式、内容、范围、方式不明确。
　　(3)未记明被检查人或被检查单位的代表人是否到场及有无见证人。
　　(4)涂改处无行政相对人押印。
　　(5)并非所有参加人员都签字。
　　(6)空白部分未记明“以下空白”或填充空白符号。
　　(7)在笔录中对行为予以定性。
　　4、立案审批表
　　制作要求和注意事项：
　　(1)案情摘要。要求写明案件来源和违法事实。案件来源主要是执法检查、群众举报和接受移送。如果是执法检查发现违法案件的情况，应当写明检查人员姓名和检查时间、地点。如果是群众举报案件，应当写明举报人姓名和举报的时间、地点。如果是接受移送的案件，应当写明移送机关和移送时间。
　　违法事实包括现场检查发现的违法事实和举报、移送中陈述的违法事实。如果是执法检查中发现的事实，应当写明检查方式、违法主体、违法行为以及违法标的物的数量；对当事人进行现场调查的，还应当写明调查情况。如果是群众举报或接受移送的案件，应当将举报人、移送机关陈述的违法事实如实写明，需要进行实际调查的，还应将调查情况如实写明。
　　案情摘要不能写得太简单。
　　(2)承办人意见。要求写明承办人对案情的分析和申请立案的理由。
　　案情分析不是对违法事实的重复陈述，而是要根据违法事实，分析其违法程度、违法性质，从而做出判断，提出立案的理由。
　　立案理由与案情分析有时是相互交叉的，立案理由要求承办人员明确指出此违法事实违反了什么法律，并提出办案的重点。
　　承办人意见不能写明处罚意见。
　　(3)审批意见。要求写明是否同意立案及不同意立案的理由。由承办机构负责人填写。
　　常见错误：
　　(1)有些案件办理时未办理立案手续，无立案审批表。
　　(2)案情摘要中时间、地点等主要情节不清。
　　(3)承办人意见中无分析、无理由。而写明了处罚方式和幅度。
　　(4)无承办机构负责人审批意见。
　　5、调查笔录
　　制作要求和注意事项：
　　(1)时间。要求写明进行调查的时间。
　　(2)地点。要求写明进行调查的具体地点。
　　(3)要求写明被调查人的基本情况。
　　(4)调查情况。要求围绕违法行为的事实过程进行调查。重点侧重在违法行为的时间、地点、违法标的物的数量以及违法行为后果等方面。
　　(5)笔录涂改处应有被调查人签名或押印。
　　(6)被调查人、调查人和记录人应当分别在文书尾部签名或盖章。被调查人应明确表示“调查情况属实”。
　　(7)空白部分应填充空白符号。
　　(8)此文书应当具备七个基本要素，即时间、地点、相对人基本概况、事件、事实过程，对现场检查笔录中实质内容的印证内容、结果。为达到此目的，调查时应符合以下几点要求：其一，要言之有据；其二，要言之有理；其三，要言之有情；其四，要言之有礼。
　　(9)必要时，可以对行政相对人进行多次调查。
　　常见错误：
　　(1)有些调查笔录中写出了拟处罚意见。
　　(2)涂改处无被调查人签字或押印。
　　(3)被调查人未签字。
　　(4)调查人和记录人未签字。
　　(5)被调查人未表示意见。
　　6、案件讨论记录
　　制作要求和注意事项：
　　(1)案由。要求写明违法行为主体及违法行为。
　　(2)写明讨论时间、地点、主持人、记录人、出席人、列席人。
　　(3)讨论记录。案件讨论的一般程序是：（1）案件审理委员会、案件复诉委员会工作机构对案件的初步审查情况进行介绍。（2）案件承办单位（人）对案件办理过程情况进行介绍。（3）参加讨论的委员分别发言。（4）审理委员会主任发言总结。对以上发言，应当如实记录。
　　(4)处理意见。要求写明处理决定的具体内容和法律依据。案件涉及的重大问题，均应通过此文书反映出审理意见。如是否对行政相对人实施减免处罚。
　　(5)出席人员签名。每个出席人员均应签字。
　　(6)行政案件讨论记录是案件集体审理制度的体现，通过讨论形成处理意见时，应遵循少数服从多数的原则，不同意见允许保留。
　　常见错误：
　　(1)不使用案件讨论记录。
　　(2)文书未反映出案件所涉及的重大问题的审理情况；如为何对行政相对人实施减免行政处罚。
　　(3)只写处理决定，不写法律依据。
　　(4)出席人员不签字。
　　7、通知
　　制作要求和注意事项：
　　(1)被通知单位（人）。要求写明行政相对人全称及被通知人姓名。
　　(2)通知事由。要求写明通知的具体事项。主要包括：
　　---询问调查，要求相对人提供情况。---告知相对人有关事项。---通知行政相对人举行听证的时间、地点。
　　(3)应到时间。要求写明相对人到达的具体时间，写明何年何月何日何时。
　　(4)应到处所。要求写明行政相对人到达的具体地点。
　　(5)签发人。承办机构负责人签发。
　　(6)印章。可以加盖承办机构印章。
　　常见错误：
　　(1)通知事由表述不完整，使行政相对人无法准备，到达时无法提出听证、申辩理由，无法回答询问。
　　(2)应到处所不明确。
　　(3)未加盖印章。
　　(4)听证通知中要求行政相对人到达的时间在七日前。
　　8、行政处罚告知书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)分别写明告知时间、地点、告知人、记录人和被告知单位（人）的基本情况。
　　(2)记明告知事项。包括违法事实、违反法律条款、拟处罚依据的法律条款和拟处罚内容。同时告知其陈述申辩权。
　　(3)记明被告知人陈述申辩的主要内容。重点记录被告知人提出的事实、理由和提交的有关证据。
　　(4)被告知人放弃陈述和申辩的应当说明情况。
　　(5)告知人、被告知人分别签字或盖章。
　　(6)应当听证的案件，还应当告知听证权，并将其是否要求听证的意见予以记录。
　　(7)此文书仅适用于立案查处的案件，现场处罚案件不使用此文书。但应当将告知及当事人陈述申辩情况记入现场处罚决定书。
　　8)对被告知人提出的事实、理由和证据，承办机构应当进行复核；对被告知人提出的事实、理由和证据成立的，应当采纳。不得因被告知人申辩而加重处罚。
　　(9)不告知给予行政处罚的事实、理由和依据，或者拒绝听取被告知人陈述、申辩的，行政处罚决定无效。
　　常见错误：
　　(1)被告知人未签字或盖章。
　　(2)无有效证据证明行政机关履行了法定的告知程序。
　　(3)未履行告知程序。
　　(4)对被告知人提出的事实、理由和证据不予以复核。
　　9、行政处罚决定书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)被处罚单位（人）。要求写明行政相对人全称。
　　(2)地址（住址）。要求写明被处罚单位的注册地址或被处罚人的居住地。
　　(3)违法事实。要求写明违法时间、地点、违法标的物数额以及违法行为性质等。要求完整叙述违法事实，不能过于简单；定性要准确。
　　(4)违反法律。要求写明违反法律的名称及违反法律的具体条款，一般是禁止性或者义务性条款。没有相应禁止性或义务性条款的，应当写明违反法律的有关规定或认定违法行为的性质后直接予以处罚。
　　(5)处罚依据。要求写明处罚依据的法律名称及处罚依据的具体条款，一般是法律责任条款。没有相应的法律责任条款的，不得处罚。
　　(6)处罚内容。要求分项写明处罚方式、幅度和数额。罚、没款数额应当用中文大写表述。
　　(7)批准人。要求部门负责人批准（现一般另外使用案件办理报批书）。
　　(8)告知行政相对人提起复议的部门或提起诉讼的法院名称。
　　(9)印章。要求加盖行政部门印章。
　　(10)写明处罚决定书的制作日期。
　　(11)此文书一般直接填写，案情复杂的案件也可以按照文书的格式使用打印件。
　　(12)行政相对人实施行政处罚应当责令其改正或者责令其限期改正。
　　(13)行政处罚决定书一经送达即发生法律效力，技术监督部门不能以任何理由变更处罚决定内容，即不能减免罚款和没收违法所得的数额。行政相对人拒不执行的，申请法院强制执行。法院强制执行不到位的，在结案报告中记明情况。
　　常见错误：
　　(1)被处罚主体的填写不准确。有些不写明全称。
　　(2)未写明行政相对人的注册地址或地址不写全称。
　　(3)违法事实表述不清。无时间、地点、违法标的物数额等。有些认定违法事实不准确，写一些与违法事实无关的内容。
　　(4)适用法律的名称写简称。
　　(5)适用法律不当。如同时适用两个以上存在竞合且规定内容不一致的法律、法规等。
　　(6)处罚依据不明确。对于有具体条款的条文，只写条，不写具体款项。
　　(7)处罚方式不明确，不知作出什么样的处罚。
　　(8)处罚幅度不明确，处罚数额计算无依据或不准确。
　　(9)处罚条款未全部适用。如应当并处没收产品的不予以没收，仅做出罚款处理等 。

　　(10)报批书批准人不当。有些是承办机构负责人批准的。
　　(11)印章不符合要求。有些是承办机构印章。
　　10、送达回证
　　制作要求和注意事项：
　　(1)受送达单位（人）。要求写明行政相对人全称。
　　(2)送达地点。要求写明送达的地点。
　　(3)送达文件名称。要求写明文件名称和文号。
　　送达文书包括通知、登记保存（封存）通知书、行政处罚决定书、行政复议决定书等。向有关机关或个人递交函件（非法律文书）时，不得使用送达回证。
　　(4)送达方式。要求写明采用什么方式送达。送达的方式包括直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、公告送达等。
　　(5)发送或收到时间。要求写明发送时间或收到时间。
　　(6)除法律另有规定外，要求受送达单位（人）盖章。
　　(7)送达人签名或盖章。
　　(8)备注。一般在受送达人拒收的情况下，注明留置的原因及证人情况，或者注明其他应注明的事项。
　　常见错误：
　　(1)有些应使用送达回证的而未使用。
　　(2)有些送达回证不写详细的送达地点。
　　(3)有些送达回证没有受送达人签字或盖章。
　　(4)送达回证上未注明送达方式。
　　(5)送达回证上未注明送达日期。
　　11、结案报告
　　制作要求和注意事项：
　　(1)案由。要求写明违法行为主体和违法行为。
　　(2)执行情况。要求写明执行方式和执行结果。
　　(3)结案理由。要求承办机构负责人填写，并列明结案理由。
　　(4)审批意见。要求由部门负责人写明同意或不同意及理由。
　　常见错误：
　　(1)执行情况写得不准确。有些写为处罚内容。
　　(2)承办机构负责人行使审批权。
　　(3)有未执行完毕就结案的情况。
　　(4)实际执行内容与处罚决定不一致时，未在文书中记明。
　　二、质量技术监督择用文书
　　1、案件移送书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)移送单位。要求写明接受移送的部门全称。
　　接受移送的部门主要有以下几个：
　　----其他技术监督行政部门。受理案件的技术监督部门发现本案超出本地域管辖区域或不属于本级别管辖时，应当将案件移送给有管辖权的其他技术监督行政部门，包括与自己同级的其他技术监督部门或上一级技术监督行政部门。
　　----其他行政执法部门。受理案件的技术监督行政部门发现本案不属于技术监督行政部门主管范围时，应当将案件移送给有管辖权的其他行政执法部门，如工商部门、环保部门等。
　　----司法机关。受理案件的技术监督行政部门发现本案依法应当追究刑事责任时，应当将案件移送给公安机关或者检察机关。
　　(2)案由。要求写明违法主体和违法行为。
　　(3)原因。要求写明移送的具体原因。
　　(4)移送依据。
　　移送的根据一般是《技术监督行政案件办理程序的规定》第九条。法律 、法规中明确规定应当办理移送手续的，以相应的法律、法规为依据。
　　(5)附件。要求将该案的有关材料原件一并移送。必要时，可以将复印件留存备查。
　　(6)印章。要求加盖行政部门印章。
　　(7)签发人。要求由行政部门负责人签发。
　　常见错误：从局部利益出发，应当移送的不移送。
　　2、案件办理报批书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)违法事实。要求写明违法行为主体、时间、地点及有关情节。
　　(2)报批意见。要求写明申请批准的事项，即行政处罚超过一定限度或者案件需要延长期限。
　　(3)签发人。要求是部门负责人。
　　(4)章。要求加盖行政部门印章
　　(5)报批时间：应当在本部门审理结束后5日内上报。
　　(6)报批时，应将报批书及其副本，连同全部案卷机关）去和调查报告，呈报上级技术监督行政部门。上级部门审批后，应将报批书和所附全部案卷材料退回报批机关，副本存档。
　　常见错误：
　　(1)违法事实记述不清。
　　(2)应发报批案件不办理报批手续，擅自作出处理决定。
　　3、听证笔录
　　制作要求和注意事项：
　　(1)要求记明听证时间。
　　(2)要求记明听证地点。
　　(3)要求记明听证主持人、记录人。
　　(4)要求记明听证会的全过程内容。主要包括：
　　-----主持人核对听证会参加人；告知参加人权利义务；
　　-----案件承办人员对行政相对人违法事实的陈述。
　　-----行政相对人的抗辩和申诉。
　　-----第三人的陈述和申辩。
　　(5)听证会参加人均应在笔录末尾签字或盖章。听证参加人包括案件承办人、行政相对人或其代理人、第三人或其代理人，也包括本案的证人、鉴定人、翻译人员。
　　常见错误：
　　(1)应当听证的未组织听证。
　　(2)听证笔录不完整，无行政相对人签字和意见。
　　4、建议书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)移送单位。要求写明有权作出相应处理的部门名称 。
　　(2)建议原因。要求写明案件来源、建议的理由和法定根据。
　　(3)建议事项。要求写明建议的具体内容。建议的内容主要有以下几种情况：
　　-----建议主管部门注销许可证或认证证书。
　　-----建议工商部门吊销营业执照。
　　-----建议有关部门给予责任人行政处分。
　　(4)印章。要求加盖行政部门印章。
　　(5)签发人。要求部门负责人签发。
　　常见错误：
　　(1)建议的内容法律依据不足。
　　(2)建议书中使用的语言过于生硬。
　　(3)使用送达回证（可以使用回执）。
　　5、检验（检定）委托书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)检验（检定）单位清实可否。要求写明委托的检验（检定）机构名称。
　　(2)被检产品。要求按产品分类逐项填写。
　　(3)签发人。可以由办案机构负责人签发。
　　(4)印章。要求加盖行政部门印章或办案机构印章。
　　常见错误：
　　(1)有些技术监督部门在办理案件过程中，需要对产品质量进行检验或者对计量器具进行检定的，直接将被检标的物交检验、检定机构，未使用检验（检定）任务（委托）书。
　　(2)检验报告无检验单位印章。
　　(3)将需检产品送未经计量认证和审查认可的技术检验机构检验。
　　(4)被检产品未作封样，也无启封记录。
　　6、登记保存（封存、扣押）通知（决定）书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)送交单位（人）。要求写明被登记保存（封存、扣押）单位（人）或者物品所有（持有）单位（人）的全称。
　　(2)登记保存（封存、扣押）的理由和根据。
　　登记保存（封存、扣押）的理由主要有两种：
　　-----依法采取强制措施；-----保全证据。
　　登记保存（封存、扣押）的法定根据主要有：
　　-----行政处罚法；------技术监督法律行政法规。
　　(3)登记保存（封存、扣押）期限。要求写明登记保存（封存、扣押）的具体时间，应当在七日（或法律规定的期限）内或者尽可能短的期限内。
　　(4)被登记保存（封存、扣押）单位（人）或者物品所有（持有）单位（人）签名或盖章，不在现场或拒签的，应当记明情况。
　　(5)登记保存（封存、扣押）地点。要求写明补登记保存物品所在地。
　　(6)印章。要求加盖行政部门印章。
　　(7)批准人。要求由部门负责人批准，并签字或者盖章。此项内容在存根联体现。必要的情况下，可以先予以登记保存，然后补办批准手续。
　　(8)登记保存（封存、扣押）物品清单。要求按产品分类逐项填写，清单格数不够时可以增加附页。
　　(9)此文书共三联（或两联），正本交被登记保存（封存、扣押）人，副本存档。
　　(10)登记保存（封存、扣押）时应当使用标记。
　　常见错误：
　　(1)文书中被登记保存（封存、扣押）单位（人）或者物品所有（持有）单位（人）与送交单位名称不一致。
　　(2)被登记保存（封存、扣押）单位（人）或者物品所有（持有）单位（人）与送交单位（人）名称不一致。
　　(3)使用承办机构印章。
　　(4)未写明登记保存（封存、扣押）期限或者登记保存（封存、扣押）期限过长或者不明确，比如：“四个月”，“待处理完毕”等。
　　(5)未写明登记保存（封存、扣押）依据。
　　(6)登记保存（封存、扣押）地点不清。
　　(7)登记保存（封存、扣押）物品清单中未逐项填写被登记保存物品的名称、规格、型号等，有的数量不明确，如使用约100件、约0.5吨的含糊记录。
　　(8)登记保存（封存、扣押）时不使用标记。
　　(9)登记保存（封存、扣押）有时效的产品时间过长。
　　(10)登记保存（封存、扣押）后没有处理措施，对经检验（检定）后认为无违法事实的，未及时解除登记保存（封存、扣押）。
　　7、解除登记保存（封存、扣押）通知（决定）书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)送交单位（人）。要求写明与登记保存（封存、扣押）通知（决定）书中名称一致的被登记保存（封存、扣押）单位（人）。
　　(2)处理。要求写明处理方式。如“继续销售”等。
　　(3)解除登记保存（封存、扣押）物品清单。要求按产品分类逐项填写。
　　(4)印章。要求加盖行政部门印章。
　　(5)批准人。要求由部门负责人签发。
　　(6)解除登记保存通知书主要适用于不予以行政处罚或违法情节轻微、无需予以没收、销毁的情况。对于认定行为为违法并应当给予没收或者监督销毁行政处罚的，不必使用登记保存通知书，应使用封存、扣押决定书。
　　常见错误：
　　(1)送交单位不写全称。
　　(2)送交单位名称与登记保存（封存、扣押）通知（决定）书中名称不一致。
　　(3)没有履行登记保存（封存、扣押）程序，却有解除登记保存（封存、扣押）程序。
　　8、涉案物品清单
　　制作要求和注意事项：
　　(1)名称。要求写明涉案的物品名称。
　　(2)规格、型号。要求写明涉案物品的规格型号。
　　(3)单位。要求写明涉案物品的计量单位。
　　(4)数量。要求写明涉案物品的总量。
　　(5)涉案物品所有（持有）单位签名或盖章。
　　(6)加盖行政部门印章。
　　(7)此文书一式三联，一联归入案卷，要求涉案物品管理人在验收无误后签名或盖章；二联交涉案物品所有（持有）单位（人）；三联于对涉案物品执行没收时随涉案物品一起交没收物品管理人验收保管。
　　(8)执行没收的物品，其范围应当和处罚决定没收内容一致。
　　常见错误：
　　(1)文书中涉案物品的名称、规格写得不准确。
　　(2)使用承办机构印章。
　　(3)使用承办机构印章。
　　9、行政处罚决定执行笔录
　　制作要求和注意事项：
　　(1)要求记明执行时间。
　　(2)要求记明执行地点。
　　(3)要求记明被处罚单位全称。
　　(4)要求记明执行方式、内容及执行结果。
　　(5)要求执行人、被执行人、记录人分别在笔录末尾签名或盖章。
　　(6)此文书适用于对违法产品作出监督销毁或作必要的技术处理决定的执行笔录。如果没有这方面的内容，无需使用此文书。
　　常见错误：
　　(1)执行时间、地点、方式、内容等记录不完整。
　　(2)应当制作执行笔录时不制作。
　　10、结案报告
　　制作要求和注意事项：
　　(1)结案报告应当写明以下几项内容：
　　----案发时间、地点及行政相对人基本情况。
　　----立案调查、审理情况及主要违法事实。
　　----行政处罚决定及执行情况
　　----结案的理由。
　　(2)结案报告主要适用于以下几种情况：
　　----上级技术监督行政部门交办的案件。
　　----跨行政区域移送的案件。
　　----有重大影响以及涉外的案件。
　　----经人民法院审理判决的案件。
----向司法机关移送的案件。
　　----有重大影响的复议案件。
　　常见错误：
　　应当写出结案报告的案件不写结案报告，不报上级备案。
　　11、责令改正通知书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)要求写明被责令改正单位（人）全称。
　　(2)要求写明违法行为和违法标的物名称。
　　(3)要求写明违反的法律、法规、规章名称和具体条款内容。
　　(4)要求写明责令改正所依据的法律、法规、规章名称和具体条款内容。
　　(5)责令改正附期限的，要求写明责令改正的具体期限。
　　(6)要求必须要有行政相对人的签名或押印。
　　(7)要求行政执法人员签名或盖章。
　　(8)要求加盖行政部门印章。
　　(9)此文书一式两份，一份交行政相对人，一份存档备查。
　　(10)此文书在法律、法规或规章的法律责任条款中明确规定有“责令改正”同时规定“逾期不改正的，处以罚款”内容时使用，直接作出处罚决定的，情况）头砸自己的脚一般在处罚决定书中已有责令改正的内容，不再另外使用责令改正通知书。技术监督法律、法规中无明文规定责令改正内容的，依据《中华人民共和国行政处罚法》第二十三条规定：行政机关实施行政处罚时，应当责令当事人改正或者限期改正违法行为，应当在处罚决定书中写明具体的责令改正内容。
　　常见错误：
　　(1)责令改正的法律依据不准确。技术监督法律、法规中无明文规定责令改正内容时，处罚决定书中也不写责令改正内容，或虽写责令改正内容，但不具体，使用当事人不知从何改起，并且不写依据《中华人民共和国行政处罚法》第二十三条。
　　(2)无行政相对人签名或押印。
　　12、当场处罚决定书
　　制作要求和注意事项：
　　(1)被处罚单位（人）。要求写明行政相对人全称。
　　(2)要求写明违法行为发生的具体地点。
　　(3)要求写明违法事实。根据《行政处罚法》的规定，给予现场处罚的，应当是情节简单，违法事实清楚，证据确凿，没有必要进一步调查取证的违法行为。
　　(4)要求写明违反法律的名称及具体条款， 一般是禁止性条款或义务性条款。没有相应的禁止性条款或义务性条款的，应当写明构成何种性质的违法行为。
　　(5)要求写明处罚依据的法律名称及具体条款，一般是法律责任条款。没有相应的法律责任条款的，不得处罚。
　　(6)要求分项写明处罚方式和数额。罚款数额应当用中文大写表述。根据《行政处罚法》的规定，处罚方式只限于警告和一定数量的罚款，其他方式的行政处罚不能进行现场处罚。罚款的数额对公民不得超过50元，对法人或其他组织不能超过1000元。
　　(7)告知行政相对人提起复议申请的部门或提起诉讼的法院名称。
　　(8)行政执法人员签名或盖章。
　　(9)行政相对人签名或押印。
　　(10)加盖部门印章。
　　(11)写明处罚日期。
　　(12)执法人员作出现场处罚，应当向行政相对人出示执法身份证书。
　　(13)现场处罚决定书应当当场交付行政相对人。
　　(14)此文书一式三联，可以用复写纸复写。
　　常见错误：
　　(1)未填写处罚时间。
　　(2)罚款数额超过法定额度。