售后备件采购管理办法.doc

备品备件采购管理办法一、目的与适用范围1、为了加强备品备件采购管理，降低采购成本，有序地推进采购工作，特制定本管理办法。2、本公司采购的备品备件都属于该采购管理的范围；其它办公用品和劳保用品等辅助材料等可参照本办法实施采购。3、采购坚持“公开、公正、公平”的原则。采购是在保证产品质量的前提下，为了达到降低采购成本、增强供应链竞争能力，通过比价实现优价优量的采购方式。4、除仅有唯一供货单位及有特殊要求的备品备件采购外（应审批），其它备件的采购都应选择比价采购方式。5、对于大宗物资、大型设备及常年循环使用的易损件应采用定点采购方式。6、对于单笔采购金额500元以下(含500元)由机动科专人负责采购，现金垫付后，凭申请报告和发票到财务报销。7、对于单笔采购金额500元以上的备品备件采购，要执行严格的采购计划制度，每月月底由各工序设备人员提出下月的采购计划，报请部门领导、公司经理及设备动力部审核批准。附录采购计划表。8、采购流程：设备专责工程师提出明确的技术要求及数量，同时推荐出供货厂家，由备件员汇同技术人员进行初步询价，询价数量以三家为基准（特殊的非标设备件除外），设备专责工程师同时落实相关技术指标和参数。询价完成后，由备件员汇同设备专责工程师，就产品价格和产品质量进行进一步沟通，筛选出目标供应商（符合比较采购的原则上不少于3家），同时收集相关供应商的资质和资料。报请主管科长和主管经理审核后，确认招标、议标或定向采购方式，备件员在明确采购方式后和目标供应商后，发出明确的书面函件，并针对回函及技术确认后，召开专题定标会议，定标原则：1）同类使用业绩；2）满足技术要求及供货周期；3）价格优势；4）服务优势；5）付款优势。定标完成后由备件员发出正式的书面通知中标单位，同时组织设备专责工程师编写技术协议，落实商务合同，最终完成正式合同的签订。正式合同由财务科、综合办公室及机动科各自存档备用。9、到货后的验收，由设备专责工程师联合备件员和仓库保管员完成，技术验收以专责工程师为主，形成书面验收单，验收单是质保金支付的主要凭证，备件员在申请支付质保金时必须附有设备专责工程师出具的验收使用合格单。10、紧急采购在设备人员直接沟通各相关部门后，可特事特办。二、定点采购单位的选择1、同时满足以下三个条件的供货商才可作为侯选定点采购单位：1.1提供的物资符合本公司质量保证体系规定的质量要求。对于本公司不具备检测条件的物资，能够出具国家认定或本公司认可的检测机构的质量检验报告；1.2提供的物资能够满足本公司的时间要求；1.3产品价格合理。2、对于采购金额较大的备件、设备等，具备招标采购条件的，尽量实行招标采购，通过招标方式选择侯选定点采购单位。2.1主要生产用原材料等金额较大的物资采购，由采购部门和物资使用部门共同确定侯选定点采购单位。侯选定点采购单位应为所需材料的大型生产厂家，必须为增值税一般纳税人，必须开具增值税专用发票；2.2非生产用主要材料侯选定点采购单位原则上必须为生产厂家，还可根据生产经营的需要选择在本市有信誉的代理商。如果经比较，生产厂家和代理商供货质量、价格及相关费用之和相差无几，为提高购货效率，也可选择三家在本市有信誉的代理商作为侯选定点采购单位。三、 定点采购单位的评审在正式确定定点采购单位前，应履行严格的评审程序，评审内容包括企业状况、价格水平、质量保证、企业信誉、生产部门使用情况等，评审工作本着质量第一，价格最优的原则，同样产品价格比质量，同样质量比价格，同样质量、价格比信誉。评审工作组织流程为：1、成立定点审核小组，审核小组作为公司采购工作的专职审核监督部门，评审工作由审核小组负责组织。2、评审程序为：2.1由机动科根据市场调查情况提供侯选定点采购单位详细清单，填写定点采购单位评审表，连同收集的有关信息资料，交由审核小组进行评审。收集的有关侯选定点采购单位的信息资料至少应包括：营业执照、税务登记证、物资采购比价表、付款方式及供货保障情况等；2.2审核小组会同机动科、财务科、办公室等部门集体研究决定定点采购单位，并在定点采购单位评审表上签字确认；2.3经审批的定点采购单位及采购价格发机动部门执行，并报财务科备案；2.4任何人无权未履行评审程序自行指定定点采购单位。2.5所有定点采购单位均须与本公司签订供货协议，明确载明价格优惠、质量保证、信用期限、优质服务等条款。除特殊物资采购外，协议中必须约定信用期限和不少于货款额5%的价款作为质量保证金。质量保证金延期给付，延期时间根据产品的耗损周期、质量特点和供货单位信誉而定，一般不短于一个月；2.6对已确定的定点采购单位，应按本公司质量保证体系的要求每半年评审一次，凡发现有欺诈行为或两次供货质量不合格者，应对其供货能力重新评估，积极寻找新供应商，结合对我公司损失的补偿情况决定是否取消其定点采购单位资格。四、 定点采购办法的执行1、公司购进物资原则上一律从定点采购单位进行采购，严格控制从非定点采购单位采购物资。2、由于货源量、付款方式及交货期等因素的影响而无法从定点单位采购时，需单独提出书面报告，说明原因，必须经主管副总和总经理签字审批。五、采购工作的监督及奖惩措施1、采购工作受行机动科和财务科双重监督。2、出现下列行为之一的，公司将对有关责任人进行相应处罚，构成犯罪移交司法机关处理。2.1采购有关工作人员对供方泄露评审的有关秘密的，经查实本公司将给予纪律处分，并调离相应工作岗位；2.2 参加比价的供方采用不正当手段中选而不供货的，本公司将取消其定点供应商资格，并依法追索其给本公司带来的经济损失；2.3 如果本公司工作人员与某一参加采购的供方相互勾结串通，以排挤其他参选对手，本公司有关工作人员将受纪律处分，该供方将被取消参选资格；2.4 本公司有关工作人员滥用职权干扰采购活动的，本公司将给以行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任；3、采购人员为进行比价有权参与采购谈判、有权要求供方提供采购物资的样品、有权外出巡查了解物资行情。4、对于审核中发现采购人员玩忽职守，给公司利益造成损失的，参与采购谈判的人员要承担全部责任，按照职位高低承担由此给公司造成的全部损失，参与谈判的人员中职位最高的负责人承担的损失额不低于40%，职位次高的承担的损失额不低于20%，其他人员均摊剩余损失。对于拟采购的物资价格或质量经监管部门审核发现存在问题的，比照此项规定处理。5、对于在采购中接受对方贿赂的人员一经发现一律开除，情节严重的公司将追究其法律责任。6、采购人员为公司挽回损失的，按挽回损失的20%提取奖金。六、 其他1、对采购过程中出现的、本办法没有覆盖的情况和问题，将及时采取会议集中讨论的形式解决。2、本办法的解释权归总经理，自下发之日起生效。 大化集团大连碳化工有限公司 2014年3月25日备品备件采购计划表序号工序备件名称设备名称型号规格数量预估价格拟采购单位（3家）备注定点采购单位评审表 编号： 年 月 日商品名称规格型号指标要求比价项目 供应商采购价格付款方式品质状况信用状况运费结算供货周期联系人联系方式邮编及地址其他信息比价意见： 采购经办人签字： 机动科负责人：财务科负责人：办公室：公司主管经理：公司总经理：