部门工作衔接管理制度.doc

NK001合同管理办法部门间工作衔接管理制度
第一章 总则
第一条 为加强河南水投源盛置业有限公司的合同管理，系统高效地管理合同的起草、订立、执行和分析，以确保运营和财务收益最大化、风险最小化，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等有关法律法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。为进一步规范部门间的协作、和部门工作衔接程序，提高工作质量和办事效率，营造一个团结、务实、高效的内部环境，防止工作过失和工作中过错行为发生，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司所属部门，部门间协作、衔接衔接协调的原则为：真诚、及时、制度化。
第三条 各部门要依照职责行使职权，各司其职、各负其责。当职能发生交叉时要站在全局的高度加强协调，妥善理顺工作关系，不得争权、推诿或过多强调本部门或个人利益，遇事要主动沟通，认真听取其他部门的意见，防止主观臆断。
第四条 综合开发部为部门衔接协调工作的负责监督部门，相关部门之间需要协调的工作、贯彻落实的各项措施、建议以及需要解决的问题，可向综合开发部反馈汇报，由综合开发部安排落实。
第五条 对公司安排的事项，各部门负责人要亲自负责。涉及两个及以上部门的事项，由分管领导或常务副总经理确定主办部门和协办部门。
第六条 对涉及到两个及两个以上部门需要协调配合工作的，必要时可由分管领导或综合开发部召开工作协调会。主办部门和协办部门负责人需亲自到会，并及时配合开展工作。
第七条 需协调配合工作的相关部门之间的重要、紧急文件资料，需办理移交签收手续，以明确时限责任，促进部门之间的整体观念和协调配合意识。
第八条 对接协调工作流程
（一）简单配合协作事项，由双方口头商定并实施；
（二）较复杂或双方分歧较大的配合协作事项由综合开发部协调（协调不了的报常务副总经理裁决），后开出《内部协作单（需求方）》，协作工作完成后需开出《内部协作单（实施方）》：
写明配合协作内容、质量要求、工期等具体配合要求
→配合协作部门签收→《内部协作单（需求方）》送综合开发部备案→配合协作部门实施配合→请求配合协作部门跟踪、反馈、改进要求→配合协作工作完成，填写《内部协作单（实施方）》→请求配合协作部门验收签字（有异议时综合开发部参与协调）→《内部协作单（实施方）》送综合开发部备案。
第九条 凡部门间工作衔接或流程过程中发现问题，发现部门要及时项目对接部门反馈。对于应急事件及特殊情况，各部门站在解决问题的角度，应立即排查、解决，做好善后处理，避免推诿、扯皮造成严重后果。
第十条 本制度由综合开发部制定并负责解释。
第十一条 综合开发部应根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保本制度能够起到切实有效的作用。

附件一：
内部协作单（需求方）
编号：LH—XZ—2017—***
需求提出人

提出日期

需求提出部门

承接部门

提出部门需求描述及要求
任务名称

需求描述

交付结果要求

时间要求

注意事项

需求提出部门负责人签字：
承接部门收单
承接部门负责人签字：
备注：
1.本表格至少一式三份，分别由需求部门、实施部门、综合开发部保管。
2.编号由综合开发部统一编制，与相应的《内部协作单（实施方）》一致。

附件二：
内部协作单（实施方）
编号：LH—XZ—2017—***
实施负责人

完成时间

实施部门

需求部门

实施部门完成情况描述
任务名称

实施方案

实施部门负责人签字：
需求部门验收报告

需求部门验收
需求部门负责人签字：
备注：
1.本表格至少一式三份，分别由需求部门、实施部门、综合开发部保管。

2.编号由综合开发部统一编制，与相应的《内部协作单（需求方）》一致。
第二条 本制度所称的合同是指公司所属各部门以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不包括职工与公司签订的劳动合同、聘用合同。
第三条 合同管理是指合同的预案审查、合同的执行、合同的监督、合同的管理。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。
第四条 公司合同管理实行"统一管理、分级负责、授权签订"的原则，实行合同承办部门负责制。贯彻以预防为主的原则，维护公司的合法权益。
第二章 合同管理部门
第五条 公司综合开发部为合同事务主管部门。设立合同管理专员负责公司合同的具体管理工作。
第六条 综合开发部管理职能：
（一）组织、协调合同审查及会签程序。
（二）对合同的订立、变更、执行、终止等行为进行监督。
（三）负责合同及其纠纷处理资料的汇总归档、分类保存、调阅登记等日常合同档案管理工作。
第七条 合同承办部门的管理职能：
（一）根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜。
（二）负责初审合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力。
（三）依法履行合同，并处理公司与外部的合同纠纷。
（四）负责本部门合同文本管理及归档移交工作。
第三章 授权
第八条 下列人员有权代表公司签订合同：
（一）公司法定代表人；
（二）公司法定代表人书面授权的法人委托人。
第九条 各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签发《法人授权委托书》时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。
第十条 任何部门和工作人员未经法定代表人授权委托，不得以公司名义对外签订合同或改变合同内容，不得变更、解除合同及放弃合同规定的权利。
第四章 合同审批权限
第十一条 河南水投源盛置业有限公司作为河南水投水土资源开发有限公司全资子公司，所有合同必须严格接受河南水投水土资源开发有限公司的审查，河南水投水土资源开发有限公司董事长为各项合同签订的最终审批人。
第十二条 合同承办部门提请合同时，必须在综合开发部的组织和监督下，获得相应的审批同意，并将相应的审批意见连同所要提请的合同一起并入合同签订审批流程。
第五章 合同审查
第十三条 合同应由源盛公司各部门和领导班子、水土资源公司领导班子进行审查，重大合同需上报水土资源公司总经理办公会研究通过。
第十四条 合同审查的具体程序为：
（一）首先由合同承办部门对所提报合同以及合同相关的所有事宜进行自查和初审，并在此基础上完成合同草稿和必要的情况说明书。
（二）然后将合同文件移交综合开发部，附《河南水投源盛置业有限公司合同/协议会签单》，由综合开发部和承办部门会同源盛公司各部门、领导班子逐条审查合同条款及其他相关事项。
（三）最后由综合开发部将合同文件、会签单提交公司律师顾问团队和水土资源公司综合部，律师顾问、水土资源公司领导班子逐级审批。
第十五条 需要重点审查的内容包括：
（一）对方主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照，其核载的内容必须与实际相符。
（二）经营范围：合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书。
（三）代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人（负责人）授权委托书。
（四）履约能力：具有支付、生产、技术能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力。
（五）履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。
（六）合同内容
1.合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》中相关规定。
2.合同应具备的条款是否齐全、合理、严密。
3.双方当事人的意思表达是否真实、一致，双方的权利、义务、违约责任是否明确、平等。
4.合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公司利益的条款。
5.是否存在无效条款。
6.合同文字
（1）合同用语是否规范；
（2）文字表达是否确切无误。
7.合同的经济效益
（1）预计取得的经济效益和可能承担的风险；
（2）合同非正常履行时可能受到的经济损失。
8.履约过程需提供是发票种类、发票费率、账户信息。
9.工程施工类合同中质保期、质保金的约定必须在符合国家、行业规定的基础上，尽可能的保证公司权利。工程设计类合同中后期服务承诺必须完备细致。
第六章 合同签订
第十六条 签订合同必须内容合法、具体、条款齐全、责权明确，用语确切，手续完备，程序合法。
第十七条 合同承办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。法人授权委托书有综合开发部负责办理。
第十八条 凡国家或行业有示范文本的，应当优先使用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款要重点审查，必要时可以进行修改。
第七章 合同履行
第十九条 合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。
第二十条 合同执行部门负责人应随时了解、掌握本单位的合同执行情况，并督促本部门合同管理员按月统计合同执行情况。
第二十一条 合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务部统一出具发票。
第二十二条 合同结算条款规定本公司有付款义务的：
（一）执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定，在合同签订以后向财务部报送项目整体用款计划备案。
（二）执行合同的各部门应填写《付款申请表》，本表一式三份，由综合开发部、财务部、执行部门分别留存。
（三）如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，执行部门应及时以书面形式反馈给综合开发部，并书面报送分管副总、常务副总及总经理。总经理应按合同规定进行违约处罚，并通知财务部在结算时执行。
第二十三条 合同履行过程中出现的问题，执行部门应及时督促解决。如无法履约，应向分管副总、常务副总和总经理汇报。
第八章 合同的变更与解除
第二十四条 合同一经签订即依法成立，任何人不得擅自变更或解除。但合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同。
第二十五条 合同的变更或解除必须符合《经济合同法》的规定，并应在法律规定或合理期限内由合同的当事方共同商议。
第二十六条 变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。
第二十七条 变更解除合同必须采取书面形式（包括双方的信函、文件、传真等），由双方签订确认书。
第二十八条 合同的变更、解除应注意以下事项：
（一）主体变更应征得合同各方同意；
（二）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；
（三）经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原批准机关批准；
4、 经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；
5、 联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理；
第四十九条 变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。
第五十条 如因变更（解除）合同可能使当事人受到损失，双方应在变更（解除）合同的协议中明确规定各自应承担的责任。

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