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当前公文处理工作中存在的主要问题和对策

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。当前公文处理工作在各位领导的正确领导下，文秘人员思想端正，团结奋进，刻苦学习，公文处理基本符合国务院公文处理的有关规定，较好地发挥了以文辅政的作用，总体水平不断提高，深受各界好评。但是，在公文处理中仍然存在一些不容忽视的问题，给公文处理工作造成影响。
一、存在问题
（一）收文办理程序不熟。近来，办公室存在收到部门传真或呈报公文后，收文者不明处置程序，到处寻找受文对象，影响公文办结时限和机关形象。
（二）收文审核把关不严。部分文秘人员只顾接收呈报公文，不审核公文内容、行文方式和是否确需政府办公室受理，致使公文入口把关不严，影响办理质量。
（三）草拟公文内容不精。部分草拟公文存在情况不够清楚，观点不够鲜明，结构不够严谨，条理不够清楚，表述拐弯抹角，字词搭配不当，标点运用不妥等问题，对公文整体质量带来影响。
（四）校对公文不够细心。部分文秘人员对已初审和复审的文稿只粗略阅读或不再校对，忽略发文校对关，致使发文日期、版面格式等细节出现错误。
（五）处理公文时限不清。受文办理都有时限要求，部分公文超出办文时限，影响办事效率。
（六）处理公文态度不正个别同志害怕接受办文任务，甚至出现“装聋”现象，团队意识、主动意识不强，影响个人进步。
二、原因分析
（一）业务学习不够。一是对有关工作规则、办事程序、文件审核等学习不够，办文轻重缓急不分，头绪混乱，甚至连领导分工和对口联系人员都分不清楚，公文处理效率受到影响。二是对党和国家大政方针、基本科学文化知识等学习不够，致使综合素质、业务水平存在差距。
（二）工作责任心不强。个别人员没有树立起“公文处理无小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一份公文的意识，以至于在公文处理中不认真、不细心，甚至害怕处理公文。
三、对策
（一）端正公文处理态度。
良好的工作态度是工作成功与否迈出的第一步，公文处理细节繁多，没有端正的态度，就会出现顾此失彼。态度是否端正要在公文处理过程中检验，并非是口头敷衍而行动迟缓，也并非是“认真校对后还发文日期出错”。端正公文处理态度，首先要充分认识公文处理的重要性，切实做到不因公文处理失误而损害机关形象和影响政令畅通；其次要加强学习，做到学以致用。学习是永恒的话题，文秘人员要认真学习党和国家的方针政策、法律法规以及其他各学科知识，尤其是加强有关公文处理常识的学习；再次要落实到行动，积极主动、耐心细致地按要求完成每项公文处理任务。
（二）明确公文处理时效。
公文处理要及时，误时则误事。行政公文只有把握时机及时处理，才能发挥公文的效用。因此，文秘人员要及时、准确地办理每份公文，做到件件有着落，事事有结果。收文办理的总体要求是快速处理、急事急办。按照云南省公文处理暂行规定，特急公文需印正式文件的，原则上在2个工作日内办结；不需以正式文件回复的，原则上1个工作日内办结。急件办理需印正式文件的原则上在3个工作日内办结，不需以正式文件回复的原则上2个工作日内办结。
（三）规范公文处理程序。
除紧急情况外，乡镇和部门需县政府审批或阅知的公文，一律由县政府办公室主任或副主任提拟办意见后送政府领导批阅，政府领导一般不直接受理下级公文。乡镇和部门报送县政府的公文，应采用规范的上行文格式，不得以内部信函等方式报送。乡镇和部门请求以县政府或县政府办公室名义发文，应说明需要发文的理由，附代拟文稿以及有关法律、法规、政策依据等，并提供代拟文稿电子文本。办公室文秘人员受理乡镇和部门呈报公文时应把好审核关（格式、内容、行文方式、是否确需行文等），对不符合规范要求的公文请示主任或副主任后实行退文制度。文秘人员受理公文后应题卡（请示统一由秘书股题卡）呈主任或副主任提出拟办意见，然后对口呈阅政府领导批阅后返回档案室分办。
（四）严格公文格式要求。
文秘人员要认真学习国家行政机关公文处理手册，规范公文格式。我在此就近期公文中出现的格式问题浅谈两点。一是涉密公文秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角（眉首）第一行，两字之间空1字，如需标识保密期限，与密级之间用★隔开。二是正文中有“一是、二是、三是”原则上不要单独成段。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，用规范的层次序号代替，使其成为独立的段落。
（五）提高公文写作质量。
1.领会领导意图，明确发文主旨。正确领会领导意图，是决定公文写作成败的重要环节。一是主动参加一些会议，了解一个时期领导安排的工作重点、工作要求、工作措施。二是谦虚谨慎与领导常谈论一些问题，了解领导思考的热点问题。三是带着疑问去征询领导指示，以澄清一些模糊问题，获得有关解决措施。
2.认真调查研究，储备素材观点。公文写作实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。一是主动收集材料。材料包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。调查、收集、积累材料不能凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；不能道听途说，一知半解，想当然办事；不能实用主义地调查收集材料，要勤看、勤问、勤想。二是对材料系统分析。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，并善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西，善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大，从现在预见未来。三是系统储备观点。观点是对具体问题的具体看法，非一日积累。好的观点就是有战略性的思想，能一语道破主体或切中问题要害。因此，我们要日积月累地储备观点，以便写作时信手拈来，使文章富有生命力。
3正确拟写提纲，精心设计结构。撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局。安排结构要做到不死板，不杂乱，做到纲目清楚、思路贯通，层次清晰、段落完整，衔接紧密、符合逻辑，开头明快、结尾有力。一是全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。二是层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。三是条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。四是各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。
4.严于文稿起草，善于雕琢品质。结构安排好后，要按照要求开宗明义、紧扣主题、拟写正文。一是观点鲜明，用材得当。要用观点来统领材料，使材料为观点服务，做到材料与观点一致。二是语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。在写作过程中，既要“精于战略”，也要“娴于战术”，要尽可能排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。文章草就之后，则须一丝不苟进行字斟句酌。一是深入发掘主题。要切实深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换，尤其要注意看主题是否符合上级精神、领导意图和本地实际。要严格增删材料，累赘的要删剪，不足的要增补，过细的要浓缩，观点与材料脱节的，要调整或改换。要合理调整结构，凡是层次段落不清楚，连结不紧凑，交待不明白，开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。要精心润色语言，将多余的段、词、句、字删掉，并改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份，或选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。二是认真搞好修辞。公文修辞要求是“简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏）”，实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。要锤炼词语，并选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。要注意语言既要用准、用活，还要用响。三是注重改良文风。要实事求是，不搞虚假浮夸；要言之有物，不搞华而不实；要逻辑严谨、鲜明生动、简洁朴实；要丰富公文文采，折射机关生气、激情和创新的文风，改变重公文格式、轻公文文采的倾向。
公文质量是公文“活”的灵魂，下面，就影响公文质量的一些细节问题举例如下，共同学习。
1.文字错误。
——法律法规和公文中“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”；“分量”不用“份量”；“欢度”不用“欢渡”；“嘉宾”不用“佳宾”；“粗具规模”不用“初具规模”；委曲求全不用委屈求全；
——“起用”与“启用”。起用：指重新任用、提拔已离职或犯错误的人；启用：指开始使用、提拔年轻干部。
——“定金”与“订金”。定金：指起担保作用的押金；订金：指预付款性质的押金。
——“需要”与“须要”。需要：对事物的欲望和要求，如：发展经济，需要有一支强大的科技队伍；须要：务必，一定要，如：医务人员对病人须要耐心。
——“出身”与“出生”。出身：一个人早期的经历或由家庭成份所决定的身份；出生：多用于生下来的时间和地点。
——“ 象”根据新公布的《简化字总表》不再是“像”的简化字。如：我们要像爱护自己的生命那样爱护每个同志。
——“账”与“帐”的使用。账用于货币和货物出入的记载,如：个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。
——法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。
——“按照”与“遵照”的用法：如：按照××法律法规或文件规定或要求；遵照上级领导指示。
——“公布”与“发布”的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。如：公布《统计法》，市政府发布《关于××的决定》。
——“制定”与“制订”的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。
——“增长”与“增加”的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。如：地方财政收入由1702万元增加到2538万元，增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。
——“截止”与“截至”的用法：截止到2008年或截至2008年，而不是截止2008年。截止是不及物动词，后不跟宾语。
2.用词错误。
——富余劳动力不是富裕劳动力。
——社会各界不是社会各届，“届”表示次。
——公文统一用“报道”不用“报导”。如：新闻报道；对有关信息要慎重报道。
——应有之义不是应有之意。
——凸显不是突显。
——磨炼不是磨练。
——明察暗访不是明查暗访。
——备受关注不是倍受关注。
——常抓不懈不是长抓不懈。
——涣散不是痪散。
3.标点错误。
——标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号，文中第一层次标题末尾不加标点符号，第二层次以下标题均应加标点符号。如：《××局、××局关于××的通报》，其中顿号应去掉。《大关县人民政府办公室转发〈昭通市人民政府办公室关于××的通知〉的通知》，其中书名号应去掉，同时去掉重复内容“的通知”。
——并列和递进关系中间不停顿。如：“贫困县要把贫困村，尤其是……”中间不用逗号。
——表示概数不用顿号隔开。如“三五个”中间不用顿号。
——并列关系不应用分号。如：“既要安排好……问题；又要做好”中间用逗号。
——公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注附件名称不用书名号,附件名称回行时也不顶格写。
——分层次各项结尾均用句号，不用分号。
——“第几”后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。
——阿拉伯数字后加圆点。如：6．
4.数字用法。
——公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：年代、百分比、分数等。
——计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、千米等，不用m2、km。
——5%—6%不要写成5-6%，50万—100万不要写成50-100万。
——非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。
5.文字表述问题。
（1）词语搭配不当。
——主谓搭配不当：诊疗条件和服务质量有所改善，改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高；世界发展飞速变化，发展和变化是两个概念，可以说：世界发展变化很快。
——动宾搭配不当：举办世界上规模最大的教育，改为兴办世界上规模最大的教育；我们要提高（学习）无产阶级专政理论。“提高”应搭配“觉悟”和“水平”等。
——修饰语与中心词搭配不当：要加大对违法违纪现象（行为）的查处力度。
（2）成分残缺。
——缺主语：从这一件平凡的小事中，说明了一个大问题。应将“从”、“中”删除。
——缺宾语：××同志是我们学习的（榜样）。
——缺介词：着眼（于）减负。
（3）“关于”和“对”连用只取其一。如：大关县人民政府关于（对）××的通报。
（4）重复累赘。如：过去一些曾经行之有效的管理手段发生了变化。应把“曾经”去掉。
（5）结构错乱。这个地区解放以来的巨大变化，对于我们是非常了解的。应改为：我们非常了解这个地区解放以来的巨大变化”。
总之，只要我们端正态度，从细微之处着眼，从不足之处弥补，在学习之中提高，在总结之中进步，在实践之中检验，办公室公文处理水平定会有质的飞跃。
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