办公区环境管理制度.doc

办公区环境管理制度
为规范办公区域环境管理，保持办公环境整洁、清新，维护良好企业形象，保持良好办公秩序，创造和谐办公环境，根据公司发展要求，特制定本制度。
1、适用范围
1.1 本制度中的环境管理，包括前台、领导办公室、公共区域（开放式办公区、会议室、休闲文化区，接待室等）的环境卫生管理。机房，仓库，茶水间参照此制度执行。
1.2 人事行政部为办公区环境管理部门，进行日常环境管理考核工作，不定期对各区域办公环境进行抽查，并对检查情况进行通报。
2、前台的管理
2.1前台负责维护前台办公环境的清洁干净，确保文件资料摆放整洁有序。
2.2各部门如有客户来访需提前报备行政前台，行政前台根据来访客户信息作引导至相应接待室，并通知相关人员第一时间予以接待。办公时间客人来访，前台须热情接待来访人员，使用文明用语，了解客人来意，及时通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名，前台文员不得将来访者带入办公区内，而应报告行政部负责人进行接待。
2.3 行政前台应管理、维护打印机和电话机、办公电脑。及时检查打印机的纸张、墨粉等，如有缺少，及时补充。定期检查电话，办公电脑使用情况，如有故障及时联系维护。
2.4 前台收到公司订阅的资料、信件、业务往来的快件后，应及时进行整理与分类送达各部门。公司员工的快递物品前台统一签收，通知收件人下班后统一到前台领取，防止送件人员直接进入办公区。工作时间如有特殊情况需要当面签收的务必报备部门领导方可离岗，不得擅自脱岗收发快递。
2.5行政前台应每天对接待室/会客室卫生做检查，展品稍作整理，做到物品摆放整齐。宣传物料摆放整洁有序，缺损的宣传物料及时补充。
2.6凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等)，行政前台应在收取加盖了公司公章的出门证后方可放行。
2.6 前台负责对公司大门的开关进行管理。
2.7办公区域内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态，对于发黄、枯萎的绿植，行政前台要及时反映，联系绿植公司进行保养或者更换。
3、休闲文化区的管理
3.1休闲文化区的卫生由公司保洁完成，行政负责整体环境维护。
3.2休闲文化区用于公司员工丰富职工业余文化生活，休养身心的地方，员工有爱护办公区域内各种设施设备的责任
3.3所有员工在休闲文化区就餐、休息、聚会务必保持休闲区干净整洁。就餐、部门例会或者其他活动，卫生做到谁使用谁负责。小组讨论，部门例会，事后一律清理桌面，地面保持干净整洁，带走会议资料及相关物品收拾好垃圾一并带走，椅子归位统一推至桌子下方。员工就餐完毕后清理掉餐盒垃圾,桌面油污，部门晚上加班就餐请各部门安排每天的值日生，做好卫生工作，清理干净桌面和地面，将剩余餐盒统一收拾至保温箱，并将保温箱送至茶水间存放。
4、总经理办公室的管理
4.1 总经理办公室环境卫生由公司保洁员完成。前台文员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。
4.2每天早上上班之前，前台文员需整理总经理桌面文件、检查办公文具（如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等）；检查总经理办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完。
4.3凡是前来拜访公司领导的客人，前台文员把客人带至会客区接待，然后通知接访的领导，经领导同意之后，将客人请入总经理办公室。
5、开放办公区的管理
5.1开放办公区由各工位人员自主管理，人力行政部监督检查。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任，对办公用品妥善保管使用，不得无故浪费与丢弃。
52办公桌上应保持整齐、干净。桌面不得随意堆放文件、报纸及其它杂物，应按规定整齐摆放电脑、文件框、电话、笔筒、台历、水杯等物品。离开座位后，必须将椅子归回桌子下方，办公桌上不得留有杂物。
5.3 不得在墙上张贴与工作无关的物品及图片。保持地面干净整洁，不得有果皮纸屑等杂物。
5.4办公区不得大声喧哗，打电话时不得使用免提，接电话时铃声最多不得超过三声，说话声音尽量放小。
5.5 与同事进行工作交流时，必须走到被交流人座位处，低声交谈。工作期间禁止聚集,扎堆讨论，如有工作上交流,小组讨论可以选择到会议室或者休闲文化区，以免妨碍他人工作。
5.6 公共办公区域严禁吸烟，吸烟应到指定的吸烟区
5.7员工工作时间不得在办公室化妆、吃零食等。
5.8员工原则上不得在办公区域内就餐。所有员工就餐一律在休闲文化区
5.9 下班离开后需关闭电脑、灯、空调及其它用电设备。
5.10办公开放区绿植不得随意私自移动位置，特殊情况移动后也事后还原。走路小心不要碰倒绿植，绿植浇水工作只由行政前台负责，任何喝不完的水不要倒进绿植盆中。
公共卫生区域由人事行政部监督，随时保持整洁。过道，前台区域如有水渍，灰土前台应及时清理干净。
6、接待室的管理
6.1 行政前台负责接待室管理，各部门有到访客户请提前将客户信息报备至行政前台，行政前台统一协调安排接待室。
6.2 接待室严禁吸烟。
6.3 接待室环境应保持清洁与整齐。行政前台应在客户洽谈结束后，及时对接待室做必要收拾，桌椅摆放整齐，整理展品和宣传物料，清理桌面，倒掉垃圾。始终做到接待室干净整洁。
6.4业务经理在洽谈客户后，应及时收拾走展示产品及相关洽谈资料，随手丢掉桌面上纸杯，协助行政前台做好接待室卫生工作。
7、会议室的管理
7.1 保持会议室整洁，保证室内灯光、音响、空调、投影等设备正常运行。
7.2 会议室为公司级、部门级、临时性会议召开的地点，由人力行政部负责统一管理。
7.3 公司级会议布置及会后清理由人力行政部负责妥善安排。
7.4 部门开会使用会议室需提前到前台文员处登记，如发生冲突，人力行政部协调安排。部门会议由申请部门自行布置，离开前负责清理、收拾、关灯、关空调。
7.5 临时性会议使用会议室要求同上。
8、门户的管理
8.1钥匙由人力行政部指定人员保管，备用门卡及钥匙由人力行政部负责人保管。
8.2钥匙需统一编号统一管理。
8.3领用钥匙需进行登记，如员工离职时需交回钥匙。