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第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）第四章第四章第四章第四章基基基基础础础础档案档案档案档案(财务财务财务财务)1第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）以以帐帐套主管的身份注册企套主管的身份注册企业门户业门户5515512第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）3第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）存存货货档案：先分档案：先分类类，若无分，若无分类设类设置置计计量量单单位位4第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）要求掌握总账系统初始化中设置会计科目、凭证类别、外币设置和项目目录的方法。完成实训三所要求的内容。教学目的与要求教学目的与要求5第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）2.1 2.1 设设置会置会计计科目科目 各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。注意注意满满足会足会计报计报表表编编制的要求制的要求保持科目体系完整性保持科目体系完整性会会计计科科目目保持相保持相对稳对稳定定与子系与子系统统的的衔衔接接6第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）1.1.增加会增加会计计科目科目 如果用如果用户户所使用的会所使用的会计计科目基本上与所科目基本上与所选选行行业业会会计计制度制度规规定的一定的一级级会会计计科目一致，科目一致，则则可以在建立可以在建立账账套套时选择预时选择预置置标标准会准会计计科目。科目。这样这样，在会，在会计计科目科目初始初始设设置置时时只需只需对对不同的不同的会会计计科目科目进进行修改，行修改，对对缺缺少的会少的会计计科目科目进进行增加行增加处处理即可。理即可。如果所使用的会如果所使用的会计计科目科目与会与会计计制度制度规规定的会定的会计计科目相差科目相差较较多，多，则则可以可以在系在系统统初始初始设设置置时选择时选择不不预预置行置行业业会会计计科目，科目，这样这样可以根据自身的需可以根据自身的需要自行要自行设设置全部会置全部会计计科科目。目。7第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）增加明增加明细细科目科目时时，系，系统统默默认认其其类类型与上型与上级级科目保持科目保持一致。一致。已已经经使用使用过过的末的末级级会会计计科目不能再增加下科目不能再增加下级级科目。科目。注意注意8第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（建立会数据（建立会计计科目科目增加明增加明细细科目）科目）1 12 23 34 45 59第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（511511）资料：1、增加会计科目：编码“100201”，名称“工行存款”。2、增加数量金额式核算的会计科目。编码为“124301”，名称为“春兰冰箱”，账页格式为“数量金额式”，计量单位为“台”的数量核算的会计科目。10第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）2.2.修改会修改会计计科目科目 如果要如果要对对已已经设经设置完成的会置完成的会计计科目的科目的名称、名称、编码编码及及辅辅助助项项目等内容目等内容进进行行修改，修改，应应在会在会计计科目未使用之前科目未使用之前在会在会计计科目的修科目的修改功能中完成。改功能中完成。11第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（2-9 2-9）资料：将“1001现金”科目修改为有“日记账”，将“1002银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”辅助核算的会计科目。12第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）已已经经使使用用过过的的末末级级会会计计科科目目不不能能再再修修改改科科目目编码编码。已已有有数数据据的的会会计计科科目目，应应先先将将该该科科目目及及其其下下级级科目余科目余额额清零后再修改。清零后再修改。注意注意13第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（建立会数据（建立会计计科目科目修改会修改会计计科目科目）1 12 23 34 414第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）3.删删除会除会计计科目科目 如如果果某某些些会会计计科科目目目目前前暂暂时时不不需需用用或或者者不不适适合合企企业业科科目目体体系系的的特特点点，可可以以在在未未使使用用之前将其之前将其删删除。除。删删除科目后不能被自除科目后不能被自动动恢复，但可通恢复，但可通过过增加功能来完增加功能来完成。成。非末非末级级科目不能科目不能删删除。除。已有数据的会已有数据的会计计科目，科目，应应先将先将该该科目及其下科目及其下级级科目余科目余额额清零后再清零后再删删除。除。被指定被指定为现为现金金银银行科目的会行科目的会计计科目不能科目不能删删除。如想除。如想删删除，必除，必须须先取消指定。先取消指定。注意注意15第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（建立会数据（建立会计计科目科目删删除会除会计计科目）科目）1 12 216第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）4.4.指定会指定会计计科目科目 指指定定会会计计科科目目是是指指定定出出纳纳的的专专管管科科目目。系系统统中中只只有有指指定定科科目目后后，才才能能执执行行出出纳纳签签字字，从从而而实实现现现现金金、银银行行存存款款管管理理的的保保密密性性，才才能能查查看看现现金金、银银行行存款日存款日记账记账。现现金科目要金科目要设为设为日日记账记账。银银行存款科目要行存款科目要设为银设为银行行账账和日和日记账记账。17第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（2-102-10）资料：1、指定“1001库存现金”为现金总账科目，“1002银行存款”为银行总账科目。18第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（建立会数据（建立会计计科目科目指定会指定会计计科目）科目）19第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）5.5.设设置会置会计计科目科目辅辅助助项项目目 一一个个科科目目设设置置了了辅辅助助核核算算后后，它它所所发发生生的的每每一一笔笔业业务务将将会会登登记记在在总总账账和和辅辅助助明明细细账账上上。可可以以进进行行辅辅助助核核算算的的内内容容主主要要有有：部部门门核核算算、个个人人往往来来、客客户户往往来来、供供应应商往来商往来及及项项目核算目核算等。等。注意20第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）修改会修改会计计科目科目 “管理管理费费用用差旅差旅费费”设设成部成部门门核算。核算。“其他其他应应收款收款个人个人备备用金用金”设设成个人往来。成个人往来。应应收收账账款款设设成客成客户户往来核算。往来核算。应应付付账账款款设设成供成供应应商往来核算。商往来核算。在建工程在建工程设设置置为为“项项目核算目核算”辅辅助助账账类类必必须须设设在在末末级级科科目目上上，但但为为了了查查询询或或出出账账方方便便，可可以在其上以在其上级级和末和末级级科目上同科目上同时设时设置置辅辅助助账类账类。21第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）2.2 2.2 设设置凭置凭证类别证类别 系系统统提提供供了了常常用用的的凭凭证证分分类类方方式式，用用户户可可以以从从中中选选择择，也也可可以以根根据据实实际际情情况况自自行行定定义义。如如果果选选择择了了某某一一分分类类方方式式，应应根根据据凭凭证证分分类类的的特特点点进进行行相相应应限限制制条条件件的的设设置置，以以便便提提高高凭凭证证处处理理的的准准确性。确性。22第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题资料：设置分类方式为“收款凭证”、“付款凭证”、和“转账凭证”。类别字类别名称限制类型限制科目01收款凭证借方必有1001，100202付款凭证贷方必有1001，100203转账凭证凭证必无1001，100223第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）限制科目数量不限，科目限制科目数量不限，科目间间用逗号用逗号分隔分隔(英文英文输输入状入状态态下）。下）。填制凭填制凭证时证时，如果不符合，如果不符合这这些限制些限制条件，系条件，系统统拒拒绝绝保存。保存。可以通可以通过过凭凭证类别证类别列表右列表右侧侧的上下的上下箭箭头头按按钮调钮调整明整明细账细账中凭中凭证证的排列的排列顺顺序。序。注意24第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（数据（设设置凭置凭证类别证类别）双击修改25第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）2.3 2.3 设设置外置外币币及及汇汇率率 汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。26第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）使使用用固固定定汇汇率率的的单单位位，在在填填制制每每月月的的凭凭证证前前，应应预预先先录录入入该该月月的的记记账账汇汇率率。否否则则将将会会出出现现汇汇率率为为零零的的错误错误。使使用用浮浮动动汇汇率率的的单单位位，在在填填制制当当天天的的凭凭证证前前，应应预预先先录录入当天的入当天的记账汇记账汇率。率。27第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（数据（设设置外置外币币及及汇汇率）率）28第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（2-122-12）资料：设置币符为“USD”，币名为“美元”，1月份的记账汇率为7.82的外币及汇率的内容。29第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）2.4 2.4 设设置置项项目档案目档案 项项目目核核算算是是账账务务系系统统辅辅助助核核算算管管理理的的一一项项重重要要功功能能。一一个个单单位位项项目目核核算算的的种种类类可可能能多多种种多多样样，比比如如，在在建建工工程程核核算算的的项项目目可可以以按按办办公公用用和和教教学学用用分分类类，具具体体的的项项目目有有办办公公楼楼1 1号号楼楼，2 2号号楼楼，笃笃行行楼楼，睿睿智智楼楼等等，项项目目档档案案就就是是为为此此设设置置，便便于于按按照照明明细细进进行行核核算算和和管管理理。企企业业中中类类似似的的还还有有对对外外投投资资、项项目目成成本本管管理理等等等等，与与其他其他辅辅助核算助核算类类似，也相当于明似，也相当于明细细科目。科目。30第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）对项对项目档案目档案设设置，可分置，可分为为五个步五个步骤骤：第一，定第一，定义项义项目目类别类别名称；（如工程核算）名称；（如工程核算）第二，指定核算科目，即将第二，指定核算科目，即将设设置有置有项项目核算的会目核算的会计计科目分科目分别归别归入相入相应应的的项项目目类别类别（在此（在此项项目中核算的科目目中核算的科目为为“在建工程在建工程”）；）；第三，定第三，定义项义项目目结结构，指在构，指在项项目核算的基目核算的基础础上，添加系上，添加系统统中需中需要的要的项项目管理信息（分目管理信息（分类级类级次：分次：分为为1级级，*型一位数）；型一位数）；第四，定第四，定义项义项目分目分类类，即，即设设置各置各项项目大目大类类所包含的所包含的项项目小目小类类（具体分（具体分类类：分：分为办为办公用和教学用）；公用和教学用）；第五，第五，项项目目维护维护，设设置各置各类项类项目中的具体目中的具体项项目名称及相关信息，目名称及相关信息，即即设设置置项项目核算的明目核算的明细账户细账户（具体（具体项项目：目：办办公楼公楼1号楼，号楼，2号楼，号楼，笃笃行楼，睿智楼）。行楼，睿智楼）。31第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（数据（设设置置项项目目目目录录定定义项义项目大目大类类）32第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（数据（设设置置项项目目目目录录指定核算科目）指定核算科目）33第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（数据（设设置置项项目目目目录录定定义项义项目分目分类类）切记点“确定”不能点“增加”34第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）设设置基置基础础数据（数据（设设置置项项目目目目录录定定义项义项目目目目录录）35第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）必必须须将将需需进进行行项项目目核核算算的的科科目目设设置置为为项项目目账账类类后后，才才能能定定义项义项目和目目和目录录。一个一个项项目大目大类类可以指定多个会可以指定多个会计计科目，一个会科目，一个会计计科目只能科目只能指定一个指定一个项项目大目大类类。若若某某项项目目分分类类下下已已定定义义项项目目，则则不不能能删删除除，也也不不能能定定义义下下级级分分类类，必必须须先先删删除除项项目目，再再删删除除该该项项目目分分类类或或定定义义下下级级分分类类。不能不能删删除非末除非末级项级项目分目分类类。标识结标识结算后的算后的项项目将不能再使用。目将不能再使用。注意注意36第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）5.2.5 5.2.5 设设置置结结算方式算方式 该该功功能能用用来来建建立立和和管管理理在在经经营营活活动动中中所所涉涉及及到到的的货货币币结结算算方方式式。它它与与财财务务结结算算方方式式一一致致，如如现现金金结结算算、支支票票结结算算等等。结结算算方方式式最多可以分最多可以分为为2 2级级。37第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）必必须须按照按照结结算方式算方式编码级编码级次的先后次的先后顺顺序序录录入。入。结结算方式的算方式的录录入内容必入内容必须须唯一。唯一。票据管理的票据管理的标标志可以根据志可以根据实际实际情况情况选择选择是否需要。是否需要。结结算算方方式式的的编编码码规规则则已已经经在在建建立立账账套套时时设设定定，如如果果要修改，可以在系要修改，可以在系统统控制台中的基控制台中的基础设础设置中置中进进行。行。38第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（1414）资料:设置结算方式编码为“1”，结算方式名称为“支票结算”，结算方式编码为“101”，结算方式名称为“现金支票结算”，结算方式编码为“102”，结算方式名称为“转账支票结算”，设置结算方式编码为“2”，结算方式名称为“现金结算”的结算方式。39第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）选项设选项设置置40第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）5.2.7 5.2.7 录录入期初余入期初余额额 为为了了保保证证会会计计数数据据连连续续完完整整，并并与与手手工工账账簿簿数数据据衔衔接接，账账务务系系统统第第一一次次投投入入使使用用前前还还需需要要将将各各种种基基础础数数据据录录入入系系统统。这这些些基基础础数数据据主主要要是是各各明明细细科科目目的的年年初初余余额额和和系系统统启启用用前前各各月月的的发发生生额额。其上其上级级科目的余科目的余额额和和发发生生额额由系由系统统自自动进动进行行汇总汇总。三种三种颜颜色：白色、灰色、浅黄色色：白色、灰色、浅黄色 白色：直接白色：直接录录入入 灰色：非明灰色：非明细细科目，不用科目，不用录录，汇总汇总 浅黄色：有浅黄色：有辅辅助核算助核算项项目，双目，双击录击录入入41第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）1.1.录录入基本科目余入基本科目余额额（白色）（白色）在在开开始始使使用用总总账账系系统统时时，应应先先将将各各账账户户启启用用月月份份的的月月初初余余额额和和年年初初到到该该月月的的借借贷贷方方累累计发计发生生额计额计算清楚，并算清楚，并输输入到入到总账总账系系统统中。中。如如果果是是年年初初建建账账，可可以以直直接接录录入入年年初初余余额额；如如果果是是在在年年中中建建账账，则则可可录录入入启启用用当当月月（如如4 4月月）的的期期初初余余额额及及年年初初未未用用的的月月份份（即即1 1月月至至3 3月月）的的借借、贷贷方方累累计计发发生生额额，系系统统自自动动计计算算年初余年初余额额。42第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）如如果果某某科科目目为为数数量量、外外币币核核算算，应应录录入入期期初初数数量量、外外币币余余额额，而而且且必必须须先先录录入入本本币币余余额额，再再录录入入数数量量外外币币余余额额。非非末末级级会会计计科科目目余余额额不不用用录录入入，系系统统将将根根据据其其下下级级明明细细科目自科目自动汇总计动汇总计算填入，其数据算填入，其数据栏为栏为灰色。灰色。出出现红现红字余字余额额用用负负号号输输入。入。修修改改余余额额时时，直直接接输输入入正正确确数数据据即即可可，然然后后单单击击“刷新刷新”按按钮进钮进行刷新。行刷新。凭凭证证记记账账后后期期初初余余额额变变为为浏浏览览只只读读状状态态，不不能能再再修修改。改。注意注意43第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（1515）资料：输入“1001现金”科目的期初余额“11000元”。44第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）2.2.个人往来科目余个人往来科目余额额（浅黄色）（浅黄色）如如果果某某科科目目涉涉及及个个人人往往来来辅辅助助核核算算，则则需需在在系系统统打打开开的的“个个人人往往来来期期初初”对对话话框框中中输输入入相相关关信息。信息。只要求只要求录录入最末入最末级级科目的余科目的余额额和累和累计发计发生数，上生数，上级级科目的余科目的余额额和累和累计发计发生数由系生数由系统统自自动计动计算。算。借借贷贷方累方累计发计发生生额额直接直接录录入，期初余入，期初余额额在在辅辅助助项项中中录录中。中。如果某科目涉及部如果某科目涉及部门辅门辅助核算，助核算，则则必必须须按按辅辅助助项项录录入期初余入期初余额额。具体操作步。具体操作步骤骤参照个人往来科目参照个人往来科目期初余期初余额额的的录录入。入。注意注意45第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）3.3.录录入入项项目科目余目科目余额额 如如果果某某科科目目涉涉及及项项目目辅辅助助核核算算，则则需需在在系系统统打打开开的的“项项目目参参照照”对对话话框框中中输输入入相关的信息。相关的信息。46第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）4.4.录录入入单单位往来科目余位往来科目余额额 如如果果某某科科目目涉涉及及客客户户供供应应商商辅辅助助核核算算，则则需需在在系系统统打打开开的的“客客户户往往来来期期初初”或或“供供应应商商往来期初往来期初”对话对话框中框中输输入相关的信息入相关的信息。47第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（1616）资料：输入“1131应收账款”科目的期初余额。相关信息为日期“20081211”、凭证号“转13”、客户“宏加公司”、摘要“销售商品”、方向“借”、期初余额“90000元”。48第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）双击期初余额，所以日期为应收账款上年度发生的日期49第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）5.5.调调整余整余额额方向方向 在在录录入入会会计计科科目目余余额额时时，系系统统提提供供了了调调整整余余额额方方向向的的功功能能，即即在在还还未未录录入入会会计计科科目目余余额额时时如如果果发发现现会会计计科科目目的的余余额额方方向向与与系系统统设设置置的的方方向向不不一一致致时时可可以以将期方向将期方向调调整。整。总账总账科目与其下科目与其下级级明明细细科目的余科目的余额额方向必方向必须须一致。一致。余余额额的方向的方向应应以科目属性或以科目属性或类类型型为为准，不以当前余准，不以当前余额额方向方向为为准。准。注意注意50第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（1818）资料：将“预付账款”科目余额的方向由“借”调整为“贷”。51第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）52第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）6.6.试试算平衡算平衡 期期初初余余额额及及累累计计发发生生额额输输入入完完成成后后，必必须须依依据据“资资产产=负负债债+所所有有者者权权益益+收收入入-成成本本费费用用”的的原原则则进进行行试试算算平平衡衡。校校验验工工作作由由计计算算机机自自动动完成。完成。期初余期初余额试额试算不平衡，将不能算不平衡，将不能记账记账，但可以填制凭，但可以填制凭证证。已已经记过账经记过账，则则不能再不能再录录入、修改期初余入、修改期初余额额。如果如果对账对账后后发现发现有有错误错误，可，可单击单击“显显示示对账错误对账错误”按按钮钮，系，系统统将把将把对账对账中中发现发现的的问题问题列出来。列出来。53第四章第四章 总账系统（二）总账系统（二）例例题题（19192020）资料：1、进行期初余额试算平衡。2、进行期初余额对账。54