学校档案管理信息化建设策略研析.pdf

98管理科学 活力 2023 年学校档案管理信息化建设策略研析吴艺慧（厦门技师学院，厦门361012）摘要在新时期，学校要想提升档案管理工作的效率和水平，就必须积极应用信息化技术，打造现代化、科学化的档案管理模式。只有这样，才能从根本上提升学校档案管理的质量和效率，从而为学校未来的发展奠定坚实的基础。关键词学校档案管理；信息化建设；策略引言目前，我国大多数学校档案管理部门仍采用传统的手工模式，使得档案管理工作效率低下，严重影响了学校各项工作的正常开展。为了有效改善这一现状，应将现代化信息技术与传统手工模式进行融合，利用信息技术构建高效的档案管理平台。其中，主要包括智能管理系统、智能检索系统及智能档案文件分析等。基于这些平台，学校可以将各部门及人员的工作职责和任务进行细化，并根据这些内容进行有针对性的划分和整合，从而使所有人都能明确自己的工作内容。在此过程中，可利用计算机技术进行信息搜索、数据分析及信息反馈等。一、提高档案管理信息化管理认识，加强领导在学校管理工作中，档案管理是其中一项重要的组成部分。学校对档案管理工作的重视程度，对其发展有着非常重要的影响。学校领导应将档案管理作为一项基础性工作来对待，积极推动档案信息化建设，将信息化建设贯穿学校发展的全过程中。在具体实践中，学校要做到以下几点。首先，工作人员应充分认识到学校档案管理工作的重要性。档案是学校发展过程中的重要组成部分，能够为学校未来的发展提供重要的参考资料。在实际工作中，只有将档案管理作为一项基础性工作来对待，才能从根本上保证档案信息的完整性和安全性。在实际工作中，档案管理人员应该充分认识到自身工作的重要性和必要性，并积极推进各项管理措施落地生根。其次，加强领导。学校领导在对档案管理工作进行重视的同时，也应对其工作进行严格的督促和监督。对于一些不符合要求的问题，要及时提出批评和指正；对于那些认真负责、积极工作的员工要予以奖励，同时将其表现纳入绩效考核当中。这样做不仅有利于强化领导和员工之间的联系，还能够在一定程度上调动员工的积极性和主动性，从而为学校档案管理信息化建设提供有力的保障。二、如何信息化管理学校档案（一）统筹规划，科学建设在新时期，学校档案管理信息化建设工作不仅要实现对传统档案管理模式的改进和优化，更要实现对档案信息化建设的统筹规划。为此，学校要加强档案管理信息化建设的科学规划，将其纳入学校未来发展规划当中，并针对档案管理信息化建设工作制定科学的发展目标和具体实施方案。在此基础上，学校还要对内部职能部门和各业务部门的档案管理工作进行统筹规划，并根据实际情况制订出具体的档案管理工作计划。通过这种方式，可以使各项工作同步推进，从而全面提高档案管理的效率和水平。（二）提高认识，加强投入学校在进行档案管理信息化建设的过程中，不仅要加大对相关工作人员的培训力度，还要将相关业务人员的知识技能提升到新的水平。为此，学校要将培训工作纳入日常工作中，定期举办业务知识培训和专题讲座。在实际工作中，学校一方面要加强对业务人员的专业培训和技术指导，另一方面要定期组织相关人员进行业务学习和交流等。此外，学校还要注重培养各类新型人才和复合型人才，使他们能够成为学校档案管理信息化建设工作中的主力军。另外，需要注意的是，学校在进行相关建设工作时必须做到与时俱进、超前发展。为此学校要充分利用互联网资源，拓宽信息资源渠道，加快学校档案管理信息化建设的步伐。在此基础上，还可以不断引进先进设备和技术，构建现代化、信息化的电子文件库房。（三）构建机制，健全制度在学校进行档案管理信息化建设的过程中，必须加强对制度的建设力度，从而为日常工作提供有力的支持。为此在实际工作过程中学校要建立健全相关制度和规范来明确相关责任和义务、监督机制、考核机制等。例如：在档99管理科学 活力 2023 年案管理过程中，每项具体任务都需要有明确的责任人；各业务部门之间要加强沟通与协调；在每个学期末都必须进行业务总结和考评；等等。通过这些措施，可以有效地解决学校在进行档案管理信息化建设的过程中遇到的各类问题。（四）加大投入，统筹发展先需要明确的是，学校在进行档案管理信息化建设时所需要投入的资金较多，数额较大。因此，必须认真做好预算工作。学校要充分结合自身的实际情况来制定合理的投资方案或经费预算计划，在保证资金来源合理、可靠和安全的基础上力争将建设资金合理应用到相关项目当中去。需要重视学校档案信息化建设工作与日常工作之间的有机结合。通常来说，学校进行档案管理信息化建设过程中会涉及许多项目和任务等工作内容，这些内容均需要学校充分考虑和安排工作人员来完成。因此，学校要在开展相关建设工作之前做好充分规划，并制定详细的预算计划和相关制度，以确保各项建设工作能够顺利推进和开展。在此基础上，还需要进一步加强对现有人员和资源的整合力度，以确保人员和资源能够得到有效利用和合理配置。在此过程中，学校还要不断加强对档案管理信息化建设工作的宣传力度，使师生认识到档案信息化建设对自身发展的重要性和必要性，认识到档案信息化建设的重要意义。（五）加快资源共享平台建设在学校档案管理中，经常会涉及教学资料、教育图片及学生学籍等多方面的信息，这就需要档案管理工作人员根据这些信息合理利用系统平台，并在平台中进行科学的分类和整理，从而提高档案管理工作效率。所以，学校要想提升档案管理效率和水平，就要加快资源共享平台建设，将不同的系统平台进行连接，然后按照具体需要选择相应的软件系统进行数据传输和信息交互，从而实现不同平台之间的互联互通。但是，由于不同系统平台的数据库有一定差异性，所以需要学校对其进行系统优化和整合，从而确保各项数据信息能够顺利传输。此外，学校还要加强网络基础设施建设，确保档案管理工作人员可以随时查阅学校内部的资料信息。只有这样，才能有效保证档案管理工作的效率和质量。只有加大资金投入力度和应用力度，才能不断提升档案管理工作人员的综合素质，为学校档案管理工作提供有力的保障。三、如何提升档案信息化管理效果（一）加强人员培训人员是推动档案信息化建设的核心。因此，要想提升档案管理信息化水平，就必须加强对档案管理人员的培训，不断提高他们的专业素养和专业技能，为档案管理信息化建设提供人才支撑。学校应定期组织相关人员进行学习和交流，通过组织专题讲座、专题培训等方式不断加强对档案管理人员的培训和教育。首先，学校领导应该高度重视学校档案管理工作，从思想上进一步提高对档案工作的认识。学校应建立健全档案管理制度，明确职责分工。其次，应结合学校实际情况建立一支专业素质过硬、业务能力强的工作团队。在日常工作中，要不断提升他们对档案信息化建设的认识程度。最后，对档案管理人员进行定期考核，将考核结果纳入个人绩效考评当中，从而让他们能够积极主动地开展工作。另外，要加强培训方式方法的创新。学校可以结合当前先进的信息技术手段，积极开发、建设适合学校自身发展特点的数字化信息平台，通过运用现代化信息技术平台提高档案管理工作人员的业务水平和信息化管理能力。比如，可以通过开发适合本校学生年龄特征和知识水平的档案资源库、建立网上师生交流平台、开展网上讲座等方式提升教师和学生对档案信息资源的认知能力、使用能力及创新能力。同时，学校可以通过采取激励机制或奖励措施，鼓励职工积极参加到相关培训活动中，提升自身的综合素养和综合能力。（二）提高管理人员的档案管理意识随着信息技术的不断发展和进步，学校的档案管理工作也面临着新的挑战。因为信息技术给档案管理工作带来了更多的便利，如能够提高档案管理工作效率、优化档案管理方式、提高档案管理质量及优化资源配置等。学校应该高度重视信息技术在学校档案管理中的应用。比如，可以定期开展集中培训活动，向学校全体教职工普及和宣传信息技术在档案管理中的作用，让教职工充分认识到信息技术在学校档案管理中的重要地位，从而增强其档案信息化管理意识。此外，还可以通过召开专题会议或者举办讲座等形式，向广大教职工宣传档案信息化建设的重要性和必要性。同100管理科学 活力 2023 年时，还可以通过组织培训活动、网上交流等形式进一步提高广大教职工对信息技术在学校档案管理中应用重要性和必要性的认识。另外，还可以通过开展岗位练兵、技能比赛等活动，让广大教职工在具体的工作实践中充分认识到信息技术在学校档案管理工作中所起到的积极作用。只有这样，才能真正激发教职工参与信息化建设的积极性和主动性。（三）增强工作人员信息化管理的意识增强档案管理信息化建设意识是加强学校档案管理工作的重要措施之一。首先，各学校要进一步加大信息化建设力度，培养一批具有信息化知识和理念的工作人员。将学校信息化建设提升到一个新的高度，将信息化管理意识融入档案管理中，只有这样才能保证档案管理工作质量和水平。此外，学校要从思想上加强对档案信息化建设的重视，确保每位教职工都能正确认识到档案信息化建设对于提升学校整体教育水平及教育质量的重要作用，从而让全体教职工形成重视档案信息化建设的意识。其次，学校还要在人事制度改革中落实对档案信息收集和整理的要求。例如，将档案信息收集范围扩大到各部门，并根据工作实际情况对相关信息进行科学分类和整理。同时，学校还要注重对教师信息技术能力的培养。例如，积极鼓励教师对网络资源进行学习和应用，并将网络资源用于日常教学工作中。通过这样一种方式不断增强教师在学校教学工作中的互联网应用能力，从而为学校的发展提供良好的人才支撑和智力支持。（四）建立健全档案管理制度要想保证档案管理信息化建设工作的顺利进行，就要建立健全档案管理制度。首先，学校要制定档案管理制度，使其与学校教育教学工作相适应。在学校档案管理工作中，要明确各级部门的职责和权限，建立科学、合理的管理体制。其次，学校要对档案管理人员进行定期培训，不断提高他们的专业知识和专业技能水平。最后，学校要加强监督检查力度，定期对档案管理人员进行考核和评估。综上所述，在信息技术飞速发展的背景下，通过建立健全档案管理制度而提升学校档案管理工作效率和水平是十分必要的。所以，各地区和各学校一定要提高重视程度，积极开展相关工作，从而确保各项工作顺利进行。（五）完善档案管理内容目前，大多数学校档案管理内容存在不完善、不合理等问题。为了有效解决这些问题，学校应在档案管理信息化建设中对档案管理内容进行完善。首先，学校应对各种不同类型的资料进行收集，并对资料的信息进行科学分析，从而构建完整、系统的档案管理信息系统。其次，学校在对各类档案信息进行收集整理时，应充分考虑学校工作的实际需求，并以此为基础对各种类型的信息进行归类和整理，从而使各类档案信息实现有序存储和科学管理。此外，在对各种不同类型的资料进行整理时，还应结合学校实际情况对其进行分类和编号等。最后，学校在对资料进行归类后还应进一步完善档案管理系统，从而为学校各项工作的顺利开展提供可靠依据。结语综上所述，在新时期加强学校档案管理信息化建设是非常必要的。学校应从思想上高度重视信息化建设工作，并在开展过程中充分分析信息化档案管理存在的问题和不足，并结合实际情况制定相应的策略。同时，还要注重发挥学校的教育职能作用，切实加强对学校档案信息化建设工作的指导、监督和检查。参考文献：1 张友菊信息时代高校学生档案管理信息化平台建设策略 J 兰台世界，2022（10）：77-802 张晶数字化时代档案管理信息化建设策略 J知识经济，2022，620（19）：89-913 姜长武关于高校人事档案管理信息化建设的思考 J教育研究，2021，4（05）：93-944 潘松柏基于学校档案管理信息化建设的思考与探讨 J中文科技期刊数据库（全文版）社会科学，2021（11）：91-925 穆慧敏高校房产档案信息化的建设与管理策略分析 J科学与信息化，2021（05）：1556 汤涛中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨 J办公室业务，2021（02）：96-977 狄丹学校档案管理信息化建设工作开展策略研究 J传媒论坛，2020，3（24）：104-1058 何文仙中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨 J办公室业务，2020（07）：82+86