电子邮件礼仪及邮件管理教材.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,-,让我们高效沟通,电子邮件礼仪及邮件管理,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第1页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第2页,假如你是初用邮箱,新人,。,回复？全部回复？,抄送？密送？,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第3页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第4页,请问有哪位同事知道被称为中国“,史上最牛女秘书,”是谁？,答：原美国易安信企业,(,简称,EMC),职员瑞贝卡,(,秘书英文名,),EMC,企业是全球最大网络信息存放商，总部在美国。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第5页,职场故事：女秘书,PK,老板事件,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第6页,职场故事：女秘书,PK,老板事件,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第7页,职场故事：女秘书,PK,老板事件,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第8页,职场故事：女秘书,PK,老板事件,原来，这封咄咄逼人回信已经够令人吃惊了，不过瑞贝卡选择了愈加过火做法。她回信对象选择了“,EMC(,北京,),、,EMC(,成都,),、,EMC(,广州,),、,EMC(,上海,)”,。这么一来，,EMC,中国企业全部些人都收到了这封邮件。,瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会极难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必定造成不和睦。莫非没有其它方式 能够沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接收。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第9页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第10页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第11页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第12页,召集企业舞蹈队开会要,抄送,给谁？,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第13页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第14页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第15页,邮件主题,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第16页,？这些标题恰当吗,1,、无主题,2,、*关于您*年*月*日提出*问题回复,3,、王先生收,4,、关于*和*等相关问题回复,5,、,RE,？这些标题恰当吗,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第17页,1,、一定不要空白标题，这是最失礼,2,、标题要简短，不宜冗长，不要,才能显示完你标题,3,、标题要能真反应文章内容和主要性，切忌使用含义不清标题,4,、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，方便 于日后整理,5,、可适当用使用大写字母或特殊字符,(,如“*,!”,等,),来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类字眼。,6,、回复对方邮件时，能够依据回复内容需要更改标题,7,、标题千万不要出现错别字,-,简明、扼要,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第18页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第19页,某某,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第20页,？这么邮件恰当吗,1,、直呼收信人全名,2,、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”,3,、邮件汉字字拼写错误,？这么邮件恰当吗,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第21页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第22页,1,、,Email,正文要简明扼要，行文通畅；,2,、要用叙述语气；,3,、,Email,正文多用,（一、（一）、,1,、（,1,）、,A,、,a,）,之类列表；,4,、一次邮件交待完整信息；,5,、尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检验这是对他人尊重，也是自己态度表达；,6,、合理提醒主要信息；,7,、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；,8,、不要动不动使用,:),之类笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第23页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第24页,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第25页,？这么处理客户邮件,恰当吗,1,、现在忙，抽时间集中回复,2,、工作中交流问题比较复杂，等等再说,3,、出差或休假中，不能回复邮件,4,、同一问题，重复回复邮件,？这么处理邮件,恰当吗,回复邮件是我们与他人沟通交流主要方式，,及时准确是要实现目标。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第26页,及时,回复,邮件,(1)收到主要邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人尊重；,(2)理想回复时间是2小时内，尤其是对一些紧急主要邮件；,(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间，对 于一些优先,级低邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超出二十四小时；,(4)假如事情复杂，你无法及时确切回复，那最少应该及时回复,说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；,主要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。假如你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第27页,当回件回复问题时候，最好把相关问题抄到,回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬,了，应该进行必要阐述，让对方一次性了解，避,免再重复交流，浪费资源。,回复不得少于,10,个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是”、,“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌。,3,、署名字体规格,进行针对性回复,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第28页,不要就同一问题屡次回复讨论，不要盖高楼,假如收发双方就同一问题交流回复超出,3,次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采取电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。,对于较为复杂问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越,RE,越高，这将造成邮件过于冗长拙笨而不可阅读。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第29页,4,、不要就同一问题屡次回复讨论，不要盖高楼,要区分单个回复和全部回复,(1),假如只需要单独一个人知道事，单独回复给他一个人就行了；,(2),假如你对发件人提出要求作出结论响应，应该,“,全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；,(3),假如你对发件人提出问题不清楚，或有不一样意见，应该与发件人单独沟通，不要当着全部些人面，不停,RE,来,RE,去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。,点击,“,回复全部,”,前，请三思而后行！,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第30页,为防止无谓回复，浪费资源，可在文,中指定部分收件人给出回复，或在文末添,上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、,“仅供参考，无需回复”。,主动控制邮件来往,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第31页,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾署名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第32页,你邮箱是这个样子吗？,初始状态,若干日月年后。,(1836),电子邮件礼仪及邮件管理教材,第33页,邮件文件夹,分类,1,、单击,“,其它,4,个文件夹,”,下拉框,-,以,163,邮箱为例,2,、单击下拉框中,“,新建文件夹,”,3,、对话框中输入文件夹名称,九 鼎,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第34页,技巧：收件箱手动清空,太好了，没有邮件需要处理,你清空不是收件箱，是你身上猴子,你清空不是收件箱，是解放你大脑,将看过邮件存档到对应文件夹,将需要继续跟踪邮件存档到“需要处理”文件夹,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第35页,通讯录,管理,-,添加联络人,1,、单击,“,通讯录,”,2,、单击,“,新建联络人,”,3,、填写相关资料，单击,“,保留,”,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第36页,通讯簿,管理,-,联络人分组,九 鼎,1,、单击,“,通讯录,”,2,、单击,“,新建联络组,”,3,、填写相关资料，单击,“,保留,”,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第37页,设置姓名,-,自己姓名,3,、填写姓名,2,、选中,“,邮箱设置,”,，单击,“,个人资料,”,1,、单击,“,设置,”,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第38页,设置姓名,-,发信人姓名,1,、单击,“,设置,”,2,、选中,“,邮箱设置,”,，单击,“,常规设置,”,3,、选中,“,优先显示通讯录中对应姓名,”,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第39页,电子邮件礼仪一个主要方面就是节约他人时间，,只把有价值信息提供给需要人,。,你作为发信人写每封,Email,时候，要想到收信人会怎样看这封,Email,，,时刻站在对方立场考虑，将心比心,。同时勿对他人回答过分期望，当然更不应对他人回答不屑一顾。,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第40页,经过这一系列交流，大家对电子邮件中礼仪应该有初步认识了。归结到底，两句话：,只发有必要邮件,!,让邮件为你工作带来价值,!,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第41页,关注细节提升品质,认真收邮件,专心发邮件,从做事中品味乐趣，表达价值,!,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第42页,关注细节提升品质,让优异成为您职业习惯,电子邮件礼仪及邮件管理教材,第43页,