秘书管理与实务项目五.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,企业常见会务组织,实践出真知,目录,项,目,五,学习任务一,组织公司董事会,学习任务二,组织商务洽谈会,学习任务三,组织新闻发布会,学习任务四,组织职工代表大会,学习任务五,组织庆典活动,学习任务一组织公司董事会,知识目标,了解公司董事会的基本内容。,了解拟定公司董事会工作流程的注意事项。,能力目标,能够拟定公司董事会工作流程。,项,目,五,学习任务一组织公司董事会,一、关于董事会与股东会,项,目,五,董事会对股东会负责，行使下列职权：,(1),召集股东会会议，并向股东会报告工作；,(2),执行股东会的决议；,(3),决定公司的经营计划和投资方案；,(4),制订公司的年度财务预算方案、决算方案；,(5),制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；,(6),制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案；,(7),制订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案；,(8),决定公司内部管理机构的设置；,(9),决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项；,(10),制定公司的基本管理制度；,(11),公司章程规定的其他职权。,学习任务一组织公司董事会,一、关于董事会与股东会,项,目,五,股东会行使下列职权：,(1),决定公司的经营方针和投资计划；,(2),选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项；,(3),审议批准董事会的报告；,(4),审议批准监事会或者监事的报告；,(5),审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案；,(6),审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案；,(7),对公司增加或者减少注册资本作出决议；,(8),对发行公司债券作出决议；,(9),对公司合并、分立、变更公司形式、解散和清算等事项作出决议；,(10),修改公司章程；,(11),公司章程规定的其他职权。,学习任务一组织公司董事会,一、关于董事会与股东会,项,目,五,经理对董事会负责，行使下列职权：,(1),主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议；,(2),组织实施公司年度经营计划和投资方案；,(3),拟订公司内部管理机构设置方案；,(4),拟订公司的基本管理制度；,(5),制定公司的具体规章；,(6),提请聘任或者解聘公司副经理、财务负责人；,(7),决定聘任或者解聘除应由董事会决定聘任或者解聘以外的负责管理人员；,(8),董事会授予的其他职权。公司章程对经理职权另有规定的，从其规定。经理列席董事会会议。,学习任务一组织公司董事会,二、关于董事会与经理会的召开,项,目,五,1,准备会议议题,2,准备会议材料,3,确定与会人员,4,会议议程和时间、地点的安排,学习任务一组织公司董事会,三、关于董事会的表决,项,目,五,董事会的议事方式和表决程序，按照,公司法,和公司章程执行。股东会表决时，是按照出资比例行使表决权，即股权越高，表决权越大。董事会则不同，开会表决时，是实行票决制，即一人一票，少数服从多数。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。如果属特别决议，如确定董事长、常务董事长、发行公司债券等等，则需要三分之二以上的董事出席，出席董事超过半数同意，方能通过。,学习任务一组织公司董事会,四、董事会会议流程注意事项,项,目,五,1,关于董事会会议,2,关于董事会议流程,3,关于董事会会议议案,4,关于董事会会议议程,5,关于董事会会议通知,6,关于董事会参会人员,7,关于董事会委托授权签字,8,关于董事会审议事项及表决,9,关于董事会会议记录及签字,10,关于董事会书面意见收集及签字,11,关于董事会决议及签字,12,关于董事会报备及披露,13,关于董事会材料归档,学习任务一组织公司董事会,实训练习,某股份有限公司董事会由,11,名董事组成。,2013,年,5,月,10,日，公司董事长李某召集并主持召开董事会会议，出席会议的共,8,名董事，另有,3,名董事因事请假。董事会会议讨论了下列事项，经表决有,6,名董事同意而通过。,1.,鉴于公司董事会成员工作任务加重，决定给每位董事涨工资,30%,；,2.,鉴于监事会成员中的职工代表张某生病，决定由本公司职工王某参加监事会；,3.,鉴于公司的财务会计工作日益繁重，拟将财务科升级为财务部，并向社会公开招聘会计人员,3,名，招聘会计人员事宜及财务科升格为财务部的方案经股东大会通过后实施；,4.,鉴于公司的净资产额已达,2900,万元，符合有关公司发行债券的法律规定，决定发行公司债券,1000,万元。,根据以上材料回答以下问题：,1.,公司董事会的召开和表决程序是否符合法律规定，为什么？,2.,公司董事会通过的事项有无不符合法律规定之处？如有，请分别说明理由。,项,目,五,学习任务二组织商务洽谈会,知识目标,了解会见会谈、签约仪式的基本内容。,了解会见会谈准备与签约仪式布置的注意事项。,能力目标,能够会见会谈与签约仪式商务洽谈活动。,项,目,五,学习任务二组织商务洽谈会,一、会见会谈的含义,会见，国际上一般称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见，一般称为接见或召见。,会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。礼节性会见时间较短，话题较为广泛；政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题；事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等等。,会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。,项,目,五,学习任务二组织商务洽谈会,二、会见与会谈的区别,1.,内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。,2.,功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。,项,目,五,学习任务二组织商务洽谈会,三、会见会谈的基本程序,项,目,五,迎接,致辞、赠礼、合影,会见或会谈,记录,结束,学习任务二组织商务洽谈会,四、,会见会谈的场所布置与座位安排,项,目,五,场所布置,(,一,),会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。,会谈桌上有时需放置双方标志旗帜,(,如果是涉外谈判，应摆放两国国旗,),，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,学习任务二组织商务洽谈会,四、,会见会谈的场所布置与座位安排,项,目,五,座位安排,(,二,),学习任务二组织商务洽谈会,四、,会见会谈的场所布置与座位安排,项,目,五,座位安排,(,二,),1,3,5,7,6,4,2,1,2,4,6,7,5,3,译员,主宾,译员,主人,学习任务二组织商务洽谈会,四、,会见会谈的场所布置与座位安排,项,目,五,座位安排,(,二,),正门,客方,主方,学习任务二组织商务洽谈会,五、会见会谈的注意事项,项,目,五,1.,提出会见要求，应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。,2.,作为接见一方的安排者，应主动将会见（会谈）时间、地点，主方出席人，具体安排及有关注意事项通知对方。,3.,准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位作好必要安排。主人应提前到达。,4.,会见、会谈场所应安排足够的座位。,5.,如有合影，事先排好合影图，人数众多应准备架子。,6.,客人到达时，主人在门口迎候。,7.,领导人之间的会见，或是会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。,8.,会见时招待用的饮料，各国不一。,学习任务二组织商务洽谈会,六、签字仪式安排,项,目,五,准备签字文本,(,一,),1,定稿,2,确定使用的文字,3,确定正本和副本,4,校印,5,盖章,学习任务二组织商务洽谈会,六、签字仪式安排,项,目,五,商定参加人员,(,二,),1,签字人,2,领导人,3,致辞人,4,主持人,5,见证人,6,助签人,7,群众代表,8,记者,学习任务二组织商务洽谈会,六、签字仪式安排,项,目,五,布置签字厅,(,三,),1,签字厅的选择,2,签字桌椅,3,准备签字用具,4,国旗的摆放,5,讲台,6,会标,7,香槟酒,学习任务二组织商务洽谈会,知识拓展：一、如何成功举办商务洽谈会,项,目,五,根据商务洽谈举行的地点的不同，可以将它分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。客座洽谈，即在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈，即在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈，即在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈，即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈。,学习任务二组织商务洽谈会,知识拓展：一、如何成功举办商务洽谈会,项,目,五,洽谈的第一点方针，是要礼敬对手。,洽谈的第二点方针，是要依法办事。,洽谈的第三点方针，是要平等协商。,学习任务二组织商务洽谈会,知识拓展：二、商务洽谈会四项原则,项,目,五,1,客观的原则,2,预审的原则,3,自主的原则,4,兼顾的原则,学习任务二组织商务洽谈会,实训练习,项,目,五,案例分析,一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢,?,问题讨论,1,怎样做好会见的准备工作,?,2,会见与会谈准备工作的基本要求是什么,?,3,什么是会见,?,什么是会谈,?,秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作,?,学习任务三组织新闻发布会,项,目,五,知识目标,了解新闻发布会的基本知识，新闻发布会主题、时机的选择。,掌握新闻发布会的准备工作，程序等。,能力目标,能够拟订新闻发布会筹备方案。,学习任务三组织新闻发布会,项,目,五,一、新闻发布会的含义,新闻发布会,是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是企业与公众沟通的例行方式。新闻发布会的召开，总是有一个具体而充分的理由，或是解释一件已为许多人知道但不够详细的事件；或者是公布一件人所未知的重大信息；或者是介绍一件新产品；或者是澄清某些造成重大影响的事实真相或内幕。只有在确认召开新闻发布会的必要性和可能性后，才可决定举行新闻发布会。,学习任务三组织新闻发布会,项,目,五,二、新闻发布会的组织工作,1,确定开会必要性和会议议题,2,确定会议时间和地点,3,确定主持人和发言人,4,确定被邀请记者的范围,5,准备发言和相关资料,6,制作经费预算,7,布置会场,学习任务三组织新闻发布会,项,目,五,实训练习,新闻发布会实训,1.,实训目标。,通过本实训，使学生掌握新闻发布会的礼仪和程序，懂得新闻发布会的筹划及准备工作，并能在新闻发布会中运用相关技能。,2.,实训背景。,某职业学院第三届秘书职业技能大赛计划于,11,月,9,日,-12,月,28,日召开，本届大赛包括硬笔书法、英文演讲、古诗文诵读、文字录入、现场作文，公文写作制作、手抄报、秘书职业技能知识竞赛、毕业生简历制作大赛等,9,个竞赛项目。此外，在大赛进行期间还将举行白云讲坛系列学术报告会、秘书协会成立大会、某大学自考助考班开学典礼、企业参观交流、新老生文体联谊等活动,为使本次活动能获得成功，拟举办一次新闻发布会。发布会由某职业学院秘书协会筹办。,3.,实训内容。,如果你是秘书协会秘书长，请你起草新闻发布会方案，并在近期组织召开。,学习任务四组织职工代表大会,项,目,五,知识目标,了解职工代表大会的基本概念。,掌握职工代表大会的筹备方法。,掌握职工代表大会的组织过程。,能力目标,能够严谨有序、圆满顺利地召开职工代表大会。,学习任务四组织职工代表大会,项,目,五,一、职工代表大会的含义,职工代表大会是企业实行民主管理的基本形式，是职工行使民主管理权力的机构。工会依照法律规定通过职工代表大会或者其他形式，组织职工参与本单位的民主决策、民主管理和民主监督。职工代表大会是企业民主管理的基本形式，是职工行使民主管理权力的机构。,学习任务四组织职工代表大会,项,目,五,二、职工代表大会的主要任务,职工代表大会的主要任务是：贯彻执行党和国家的方针、政策，正确处理国家、企业、职工三者利益关系，在法律范围内行使职权，保障职工的主人翁地位，调动职工积极性，办好社会主义企业。,企业工会委员会是职工代表大会的工作机构，负责职工代表大会的日常工作。,学习任务四组织职工代表大会,项,目,五,三、职工代表大会的主要程序,1,职工代表大会职工代表团长预备会议,2,职工代表大会全体代表预备会议,3,职工代表大会全体代表会议,4,分组讨论,5,召开职工代表大会主席团第二次会议,6,职工代表大会全体代表会议,7,闭幕式,学习任务四组织职工代表大会,项,目,五,实训练习,以班级为单位，模拟成立一家公司，完善公司组织构架，召开职工代表大会。,(1),成立会议筹备工作领导小组和各工作组。,(2),完成各项筹备工作。,(3),模拟召开一次职工代表大会。,学习任务五组织庆典活动,项,目,五,知识目标,了解庆典活动的类型。,掌握开业庆典主题、时机的选择等知识。,能力目标,能够组织开展庆典活动。,学习任务五组织庆典活动,项,目,五,一、开业庆典的定义,开业庆典，是指在单位创建、开业、项目完工、落成之际，为了表示庆贺或纪念，而按照一定的程序所隆重举行的专门的仪式。,开业庆典由于适用场合的不同，它通常又会使用另外一种名称，如：开业典礼、竣工仪式、奠基仪式、交接仪式等。它们的共性，都是要按照仪式礼仪的规范严格办事，热烈而隆重。,学习任务五组织庆典活动,项,目,五,二、开业庆典的流程,1,成立开业庆典筹委会，专门策划并落实庆典工作,2,确定庆典活动主题,3,确定时间与地点,4,进行宣传铺垫，提升庆典活动效果,5,拟订邀请宾客名单，提前呈送请柬,6,确定关键仪式人员，并及时通知传达,学习任务五组织庆典活动,项,目,五,二、开业庆典的流程,7,拟订开业庆典程序,8,安排各项接待事宜和工作人员分工,9,制作经费预算,10,细心做好会场布置,11,做好其他准备工作,学习任务五组织庆典活动,项,目,五,三、开业庆典的其它事项,典礼前检查,(,一,),接待签到,(,二,),开业庆典,(,三,),典礼的结束工作,(,四,),学习任务五组织庆典活动,项,目,五,实训练习,1.,拟订开业典礼方案,(1),实训目标。,通过本实训，使学生掌握开业庆庆典的程序，能够拟制庆典活动程序。,(2),实训背景。,某公司准备于,1,月,12,日在公司所在地隆重举行连锁店开业典礼，届时会有当地的各界商业人士、政府领导及新闻媒体参加。,(3),实训内容。,如果你是经理秘书小燕，经理要求你起草出开业典礼的程序，在周一公司例会前给他。,学习任务五组织庆典活动,项,目,五,实训练习,2.,周年庆典仪式,(1),实训目标。,通过本实训，使学生掌握公司周年庆典活动的方案设计。,(2),实训背景。,2010,年，宏腾公司将迎来,10,周年庆典。为了总结,10,年发展经验，更好地激励员工，公司决定举行,10,周年庆典活动。,(3),实训内容。,如果你是经理秘书小燕，请根据经理的要求，起草出此次活动的程序方案。,