秘书文档管理课件项目十.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,项目十 档案的整理,项目目标,任务导向,技能训练,项目目标,1,知识点,档案整理工作的含义与原则,档案整理工作的方法,档号的编制方法,2,技能要求,初步掌握档案整理工作的要领,任务导向,一、档案整理工作的定义,二、档案整理工作的原则,三、档案整理工作的方法,四、档号,一、档案整理工作的定义,档案整理工作是档案内容整理和档案实体整理的统,称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，,主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内,容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案,实体整理，就是把零散的和需要进一步条理化的档,案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、,有序化的一项业务环节。主要包括区分全宗、全宗,内档案的分类、文件材料的整理（含组卷）和目录,的编制等。我们通常所说的档案整理工作，主要指,档案的实体整理。,二、档案整理工作的原则,（一）充分利用原有基础,（二）保持文件之间的历史联系,（三）便于保管和利用,三、档案整理工作的方法,（一）区分全宗,1,全宗,全宗是指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中所形成的全部档案,的总和。,2,全宗构成者的条件,全宗构成者又叫立档单位（包括法人和自然人）。就法人来说，应该具,备三个条件：（,1,）能够独立行使职权，能够以自己的名义对外行文；,（,2,）是一个会计单位或独立的经济核算单位，自己可以编制并确定经,费预算或财务计划；（,3,）具有一定的人事任免权，设有人事管理机构,或专门人员。其中最基本的条件是第一个，第二个、第三个条件是参考,条件。就自然人来说，是一定区域内的著名人物、著名家庭或家族。,3.,全宗的设立,(1),独立全宗,这是指一个独立的立档单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案,的整体。,(2),联合全宗,这是若干独立机关形成的档案，由于混在一起，难以区分全宗构成者而,联合组成的一个全宗。,(3),人物全宗,这是社会知名人士一生或著名家庭、家族在一定时期所形成的档案整体。,包括其著作、手稿、日记、新建、财务记录、遗嘱和记载其社会活动的,各种记录材料。,(4),档案汇集,这是有不明所属全宗的零散残缺文件，按一定特点集中起来的一种混合,体。它不是一个全宗，只是作为一全宗来进行管理。,（二）全宗内档案的分类,1.,常用分类法,（,1,）年度分类法,就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。,按年度分类时有两类文件的归类需要妥善处理：文件上有,属于不同年度的几种日期，要确定一个主要日期，即最能说,明该文件时间特点的日期。没有注明日期的文件，要考证,和判定文件的准确日期或近似日期。可以分析文件的内容来,判定日期，或从研究文件的制成材料、格式、字体和各种标,记来判定日期，或以与已知日期的文件比较对照的方法来判,定日期。,（,2,）组织机构分类法,就是按照立档单位的内部组织机构，把全宗,内的档案分成各个类别。,采用机构分类时，一般来说有一个机构就设,置一个类，机构名称就是类名。各类的次序,可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的,顺序排列。一般是领导机构、综合性机构排,在最前面，再依次排列各业务部门。,（,3,）问题分类法,又称事由分类法。就是按照全宗内档案反映,的问题进行分类。,2,复式分类方法,（,1,）年度,组织机构,保管期限分类法,即将归档文件按年度分类，每个年度下按机,构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。,这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不,复杂的立档单位。这种分类法适宜于现行机,关文件整理归档工作，特别是推行部门整理,归档的机关单位。,（,2,）年度,问题,保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类，每个年度下按,问题分类，再在问题下面按保管期限分类。,这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或,由于机构之间分工不明确、文书工作不正规,等原因难以区分文件所属机构，以及没有内,部机构或内部机构非常简单等情况。此方法,适用于现行机关文件整理归档工作。,（,3,）保管期限,年度,机构分类法,即先将归档文件按保管期限分类，每个保管,期限下按年度分类，再在年度下面按机构分,类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有,变化但不复杂的立档单位。此方法适宜于现,行机关文件整理归档工作。,（,4,）机构,年度,保管期限分类法,即先将归档文件按机构分类，每个机构下按,年度分类，再在年度下面按保管期限分类。,这种分类方法适用于内部机构基本固定或少,有变化的立档单位以及撤销机构的文件整理,归档工作。,（,5,）保管期限,年度,问题分类法,即先将归档文件按保管期限分类，每个保管,期限下按年度分类，再在年度下面按问题分,类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分,类的情况，多用于现行机关文件整理归档工,作。,（,6,）问题,年度,保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类，每个问题下按,年度分类，再在年度下面按保管期限分类。,此方法适用于撤销机构的文件整理归档工作,或历史档案整理工作。,（,7,）年度,保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类，再在年度下面,按保管期限分类。此种分类方法适用于内部,机构设置简单的基层单位。,（,8,）保管期限,年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类，再在保管,期限下面按年度分类。这种分类方法适用内,部机构设置简单的基层单位。,（三）类内档案的系统排列,一个全宗内的档案，经过分类后，需要在每个类内,将案卷按相互之间的联系，确定前后次序，即为案,卷排列。案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各,案卷内容上的相互联系进行，即内容联系密切的案,卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面，时间晚,的案卷依时间先后依次往后排。,（四）编制案卷目录,1,以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录,2,按保管期限编制的案卷目录,3,按保管期限结合分类方案编制的案卷目录,4.,按机密程度分别编制的案卷目录,四、档号,（一）概念,档案是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、,案卷目录号、类别号、案卷号、件号和页（张）等。,其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码，案卷,目录号是全宗内每一本案卷目录的代码，类别号是,档案类目的代码，案卷号是档案馆、室内案卷排列,的顺序号，件号是卷内文件的顺序号，页（张）号,是卷内文件每页（张）的顺序号。,（二）结构,档号的结构采用层次码，即以档案实体分类的从属、,层次关系为排列顺序的代码。,档号的结构大体可分为两种：,第一种结构为：全宗号,案卷目录号,案卷号,件,或页（张）号。,第二种结构为：全宗号,类别号,案卷号,件或页,（张）号。,第三种结构为：类别号,项目号,案卷号,件、页,(,张号,),。,（三）编制方法,1.,全宗号,全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字,母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一类,别全宗顺序号。,2.,案卷目录号,案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按,年度或阶段、组织机构、问题、档案种类、保管期,限、档案载体形态分别设置案卷目录并编号。,3.,类别号,类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。,类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。不,同级位的类别之间可用间隔符号“,”,分开。,4.,案卷号,案卷号用流水顺序方法编制，用三位以内的阿拉伯数字标,识，其间不应有空号。一般来说，案卷号在案卷目录内采用,流水编号比较合适。,（,5,）页（张）号或件号,要逐件编件号，并按份装订。,技能训练,P114,页,