项目三--处理邮件.ppt

秘书理论与实务,总主编孙汝建,主编焦名海,主审杨群欢,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,电子邮件又称,E-mail,，是一种运用计算机终端通过互联网（,Internet,）进行信息交换的现代通信手段，是目前互联网上使用的最为广泛的一种信息服务。,电子信箱的地址由一个字符串组成，该字符串被“,”,分为两个部分。前面部分为信箱的用户名，后面部分是电子邮件服务器名。,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,1.,电子邮件的发送,免费电子邮箱操作页面,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,1.,电子邮件的发送,撰写电子邮件,（,1,）,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,1.,电子邮件的发送,填写邮件主题,（,2,）,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,1.,电子邮件的发送,（,3,）在“抄送”文本框中输入用户的电子邮件地址，如有多个用户，方法与“收件人”文本框相同。在“密送”文本框中输入用户的电子邮件地址。,（,4,）在“正文”编辑文本框中输入邮件正文，就像平时写信一样。在邮件中应包含对方的称呼、写信的主要是有，最后是签名。如果信件内容较长，用户可以现在计算机上编辑好，然后复制并粘贴到正文编辑文本框中，也可以用“附件”的形式发送。,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,1.,电子邮件的发送,（,5,）电子邮件除了可以用来传递文本信息外，还可以采用“附件”的形式发送编辑好的文本或是其他类型的信息，例如声音文件、图像文件，甚至是可执行文件。,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,1.,电子邮件的发送,当把邮件的所有栏目都输入完毕以后，单击“发送”按钮，立即发送该信件，若操作正确，邮件系统提示发送的邮件已成功发送到目的地。,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,2.,电子邮件的接收,（,1,）登陆邮箱，进入免费邮箱。,（,2,）单击“收邮件”按钮，即可打开收件箱，浏览电子邮件。,（,3,）以列表形式按照收到的时间顺序排列显示用户收到的电子邮件，并分别列出邮件选中复选框、寄件人、日期、主题、邮件的大小，单击“邮件主题”的链接，即可查看用户收到的电子邮件内容。如果用户收到的邮件中含有附件，单击相应的附件链接，既可以在网页中打开查看。用户可以右击“附件”链接，在弹出的右键菜单中选择“目标另存为”命令，将附件单独保存。,（,4,）用户单击“回复”按钮，则给发信人回信：若单击“全部回复”按钮，则表示给发件人和所有原件副本收件人回信；若单击“按正文转发”按钮，可将邮件转发给第三者；若单击“按附件转发”按钮，将转发该邮件（包括附件在内）转发第三者；,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（一）电子邮件的发送和接收,3.,电子邮件的保存与删除,(1),打开“收件箱”，单击要保存的邮件，即打开邮件,(2),打开“编辑”菜单，选择“复制”命令，或同时按,Ctrl+C,组合键；,(3),打开“记事本”，打开“编辑”菜单，选择“粘贴”命令；,(4),用户也可以右击邮件的链接，在弹出的右键菜单中选择“目标另存为”,命令，保存到用户的本地计算机中。,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,理 论 知 识,（二）办公室电子邮件的使用礼仪,1.,邮件格式方面,2.,邮件主题方面,3.,邮件内容方面,4.,邮件落款方面,项目三处理邮件,任务一 处理电子邮件,相 关 链 接,（一）电子邮件的时间管理技巧,1.,限制工作时处理个人邮件,2.,使用垃圾邮件过滤工具。,3.,使用文件夹来存储电子邮件。,4.,修改邮件的标题来概括其内容。,5.,限制处理邮件的次数，控制在每天,2,至,3,次。,6.,做为一般的规则，将处理电子邮件做为一项独立的任务来完成。,7.,将电子邮件以接收日期的方式排序。,8.,清空收件箱。,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,理 论 知 识,（一）邮件的种类,邮件业务包含国内邮件、明信片、国内印刷品、国内保价邮件、国际邮件、国际印刷品、国际保价函件等。在日常工作中，秘书人员接收到的邮件主要有信件、账单、结算单、传单、报纸和杂志等。,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,理 论 知 识,（二）收到邮件的处理,1.,签收邮件,（,1,）收领邮件,（,2,）取回邮件,（,3,）专人送达,表,3-1,信件接收单,年 月 日,收件编号,收件日期,邮件种类,发件对象,邮件名称,收件对象,收件人签名,备注,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,理 论 知 识,（二）收到邮件的处理,2.,初步分拣,（,1,）按照收件人分拣,（,2,）按照收件部门分拣,（,3,）按照收件的重要性分拣,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,理 论 知 识,（二）收到邮件的处理,3.,及时拆封,（,1,）不能拆开有“亲启”、“保密”等记号的邮件，除非上司授予你这样的权力。,（,2,）如果无意中拆开了不应该拆的邮件，应该立即在邮件上注明“误拆”字样，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给领导的时候向他道歉。,（,3,）拆邮件时，你要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封右侧。,（,4,）公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，可以用手动或自动拆封机，并仔细检查里面的物件是否全部取出。,（,5,）邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，你应该在邮件上注明，最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。,（,6,）信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。,（,7,）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。,（,8,）信件里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。,（,9,）秘书应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,理 论 知 识,（二）收到邮件的处理,4.,如实登记,5.,分发邮件6.,传阅邮件,7.,回复邮件,表,3-2,传阅顺序提示单,年 月 日,序号,传阅人,阅信人签名,阅信日期,1,（签名）,2,（签名）,3,（签名）,请签上姓名、日期后，传给下一个人，最后请交还秘书张晓萌,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,理 论 知 识,（三）邮件的寄发程序,1.,邮件的核对和签发,2.,邮件的查核,3.,邮件的折叠和装封,4.,邮件的汇总,5.,邮件的寄发,（,1,）在邮件发出之前请上司签字时，要把你或者其他人撰写的所有邮件和需要上司签字的邮件区分开来，以提高工作效率。,（,2,）送邮件给上司签字时，要根据上司的喜好决定是否将邮件和附件一起给他，这样可省去不必要的麻烦3,）在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不要复印，这样就不会在修改原信件的同时还要修改复印件。,（,1,）查核附件,（,2,）查对信封,（,3,）查核邮件标记,邮件装封之前，秘书应该注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。信纸的折叠应该根据信封和信纸的规格而定。,（,1,）通过传统方式或电传邮寄的邮件是否已签字。,（,2,）是否所有附件都已放进邮局或者经专人投递的邮件中。,（,3,）邮局或专人投递的邮件中信封上的地址或邮寄标签是否与收件人的地址一致。,（,4,）上司进一步修改后是否需要你加进原件或复印件。,邮件的寄发可以采取邮局邮寄、机要通信、专人送达等多种方式。邮件的寄发要考虑时间、经济、便利、邮件特点等因素。,项目三处理邮件,任务二 处理传统邮件,相 关 链 接,（一）领导不在时秘书处理邮件的方法,(1),将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。,(2),主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。,(3),把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。,(4),把寄给上司的信件或邮件连续编号。,(5),把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。,(6),把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要,处理”的字样。,