1、分院2013-2014年度设计文件归档要求
为了加强和规范建筑与轨道交通设计分院技术档案的管理工作，保证技术资料的完整及准确性并实现资源共享，同时根据近期院技术部关于设计文件的归档要求，特发此通知。
一、归档范围及内容
本次归档文件范围：2013-2014年完成的房建及隧道机电专业初步设计文件及施工图设计文件（含分院单独外委的装修设计、地质勘察等）。其中，不单独成册的初步设计文件随主体初步设计文件归档，不执行本要求。
本次归档具体项目按分院生产经营部下发的归档项目清单执行。
本次归档文件内容：
1、输入及过程文件
（1）基础资料：业主提供的规划图纸、地形图、项目建议书、工可报告批
2、复、环评报告批复、设计任务书、地勘报告、气象及水文地质资料等。
（2）设计过程资料：与业主往来的技术文件、设计联系单、会议纪要、变更通知单等。
（3）质量管理文件：与相关部门或专业之间传递的技术文件、接口资料、设计评审记录、审查意见书、跟踪记录表、咨询单位审查意见、施工图强审意见等。
2、设计成果资料
初步设计阶段：
根据院“技术档案、资料管理规定”执行，由项目负责人汇总整理相关文件完毕后交分院生产经营部。
施工图阶段：
（1）硫酸纸及A3版底稿；
（2）纸质文件（蓝图或A3白图）及计算书；
（3）DWG格式文件；
（4）PDF格式文件（刻录光盘）；
3、施工图变更资料
3、
指在施工配合期间发生的仅涉及个别专业的较小变更；涉及全专业的重大变更将由生产经营部组织重新进行施工图设计，并按上述规定重新归档。
二、归档要求（查： 初步设计、院归档管理规定）
1、编号及命名要求
（1）底稿
按施工图出版文件目录编号，硫酸纸底稿与A3纸底稿分别汇总并装入封套，封套外粘贴卷内所有文件目录（包括项目名称、子项名称、图纸名称、分册名称、图纸编号等）。
（2）纸质文件（蓝图或A3白图）
按施工图出版文件目录编号，折叠成A3幅面并装订成册，一式两份；文件应包含封皮、扉页、目录、图纸等内容。
（3）DWG文件
按施工图出版文件编号分专业汇总，各专业图纸文件可放置在同一文
4、件内，并按照项目名称—子项名称—专业名称—图纸编号的顺序进行命名；文件内应包含文件名所规定的所有内容，同时不得有任何无关文件或信息存在。
（4）PDF文件
按施工图出版文件编号统一汇总，每个PDF文件只能包含一张图纸，并按照项目名称—子项名称—专业名称—图纸编号的顺序进行命名。
2、责任要求
（1）输入及过程资料：包括基础资料、设计过程资料及质量管理文件等。由项目负责人汇总整理编号并分别成册，交分院技术部并定期归档院技术部档案室。
（2）底稿：分项负责人收集整理子项底稿，项目负责人汇总装入封套并交生产经营部。
（3）纸质文件：项目负责人出版成册，装盒并粘贴标签后交生产经营部。
（
5、4）DWG文件：项目负责人根据项目名称—分项名称—专业名称—图纸名称（编号）建立目录树，由各专业设计人整理并提供电子文件，交分项负责人汇总，各分项负责人再汇总至项目负责人刻成光盘，最后交生产经营部。
（5）PDF文件：由分院指定专人对归档文件（A3）底稿进行扫描，编号汇总后刻录关盘归档。
（6）变更设计文件：由项目负责人按相关要求进行补充归档。
（7）现场变更资料：施工配合期间现场发生的变更资料由设计代表负责整理并于施工服务后统一交生产经营部登记归档。
（8）生产经营部：生产经营部负责制定归档项目清单，接收全部纸质及电子归档资料。
（9）分院技术部：负责对汇总后的DWG文件进行复查，
6、复查合格后方可提交生产经营部；负责接收并短期保存质量管理资料。
3、时间要求
（1）施工图设计阶段完成并正式出版后，应及时进行归档；
（2）施工配合期间产生的设计变更资料原则上应及时归档，但当项目施工周期较长或变更较多时，可定期进行归档。
三、完成时间
具体项目完成时间以生产经营部下发的项目归档清单为准，并应于2014年12月31日前完成全部规定项目的归档工作。
四、其它
（1）项目交工后，由技术部组织项目负责人按年度对归档文件进行作废标识处理，可根据具体情况采用编制变更目录清单或底稿加盖作废章等方式。
（2）绿化、隧道主体设计文件归档由项目负责人组织，按院技术档案及资料管理规定执行归档移交程序，并于移交院档案室前在分院经营部登记备案。
（3）未尽事宜按设计院“技术档案、资料管理规定”执行。
2014年10月30日
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