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谈备用金的账务处理
孙继义
一、备用金的概念与分类
备用金是指不设会计的报账单位为开展日常工作的需要或公司员工以现金、银行存款方式借用的用作零星开支、业务采购、公务出差等业务的款项。
备用金分为定额备用金和临时备用金。定额备用金指因支出项目固定、支出业务频繁等原因需要周转使用的现金，具有时间长、固定性强的特点；临时备用金指因临时性的需要而借支的现金，具有时间短、一次性的特点。
二、备用金的适用范围
1、采购员零星采购备用金；
单位的业务采购人员，因工作、业务招待等需要，而从单位临时借用的款项，称为备用金，对于这种备用金，有的企业也以“其他应收款”的方式处理，或在“其他应收款”总账科目下，设置“备用金”二级科目处理。
2、 个人因公出差零星开支备用；
单位职工（包括领导）因公参加会议、培训、出外考察、进修等，从单位林世杰之一部分款项，以备零星开支用。也以备用金的形式向单位借支。
3、经常性的零星开支备用金；
这种备用金一般适合不设会计的二级单位或报账单位。单位的二级单位或报账单位，不设会计，没有出纳。银行没有户头。在日常经营活动中，为应付零星开支的需要，需要从单位借用一定数额的现金，这种情况也称为备用金。
5、其他备用金。
三、备用金的账务处理
（一）行政单位备用金的账务处理
1、核定、领用备用金的账务处理
【例1】东营市农科所系东营市农业局的下属单位，没有会计。指定周红星为报账人，2011年5月1日 ，经农业局领导批准，核定农科所的备用金为20000元，周红星到农业局申领备用金，农业局财务据以入账。
其会计分录为：
借：备用金——农科所 20000
贷：银行存款等 20000
2、日常业务发生使用备用金的处理
【例2】农科所从山东农业大学购买试验用优良品种1000元，化肥2000元，租用农业机械3000元，周红星持有关单据到农业局报账报销。
其会计分录为：
借：其他支出—农科所 6000
贷：银行存款 6000
3、收回备用金的处理
【例3】2012年5月1日，经东营市人民政府批准，东营市农科所划归东营市职业学院，据此，农业局依法收回备用金20000元。
其会计分录为：
借：银行存款 20000
贷：备用金—农科所 20000
（二）事业单位备用金的处理
（1） 核定、领用备用金的账务处理
【例4】东营市职业学院中专部，系东营市职业学院的下属单位，两地办学，距离较远。中专部系无会计的报账单位，为方便中专部的业务开展，东营市职业学院决定对中专部实行定额备用金制度，2003年3月，拨付中专部备用金15000元，由中专部赵洪新同志负责。
其会计分录为：
借：备用金—中专部 15000
贷：银行存款 15000
（2） 日常业务发生使用备用金的处理
【例5】2003年3月7日，中专部购买办公用品3000元，支付水电费9000元，赵洪新持有关单据到职业学院财务科报账。
其会计分录为：
借：事业支出—办公费 12000
贷:银行存款 12000
（3） 年终备用金的清查
工作人员办理定额备用金的，最长借款时间为一年（不跨年度），每年末清理一次。年度内可周转使用所借资金，无需办理冲账及还款业务。
[例6]2003年年底，按照财务制度规定职业学院财务科对中专部的备用金进行清理，发现备用金余额为2000元收回 ，并重新办理备用金手续，经领导批准，备用金数额增加至50000元。其会计分录为：
①借：银行存款 2000
贷：备用金 2000
②借：备用金—中专部 50000
贷：银行存款等 50000
（三）企业单位备用金的处理
1、工业企业
（1）核定、领用备用金的账务处理
【例7】某工业企业实行前店后厂的营销模式，工厂前面设一营销部。5月3日，营销部申领备用金3000元。
其会计分录为：
借：备用金—营销部 3000
贷：银行存款 3000
（2） 日常业务发生使用备用金的处理
【例8】5月5日，根据营业需要，营销部需购买货架2000元，营销部持购买发票和有关手续向工厂财务科报销。
其会计分录为：
借：其他业务支出--营销部费用 2000
贷：银行存款 2000
（3） 月末备用金的清查
【例9】5月底，工厂财务结清备用金200元，并重新办理备用金申领手续5000元。其会计分录为
①借：银行存款 200
贷：备用金 200
②借：备用金—营销部 5000
贷：银行存款 5000
2、 商业企业
（1）核定、领用备用金的账务处理
【例10】粮食局下属一粮油小卖部，向粮食局财务科申领定额备用金5000元。
其会计分录为：
借：备用金--粮油小卖部 5000
贷：银行存款等 5000
（2） 日常业务发生使用备用金的处理
【例11】5月3日，小卖部交来销售收入30000元，结清前领5000元备用金
其会计分录为：
借：银行存款 30000
贷：备用金--粮油小卖部 5000
其他收入--小卖部收入 25000
3、 建筑企业备用金的处理
【例12】建筑公司所属项目部，申领定额备用金40000元。
其会计分录为：
借：备用金—项目部 40000
贷：银行存款 40000
【例】5月9日，项目部凭有关发票向建筑公司财务科报销采购水泥款15000元，钢筋14000元，支付劳务费3000元。
其会计分录为：
借：工程施工--材料费—钢筋 16551
—水泥 15449
贷：银行存款 32000
【例13】2011年12月20日，根据财务制度规定，建筑公司财务科结清项目部备用金2000元，重新核定项目部备用金50000元。其会计分录为：
①借：银行存款 2000
贷：备用金 2000
②借：备用金—项目部 50000
贷：银行存款等 50000
4、餐旅企业
前台备用金的处理。酒店前台，系酒店的收款部门，根据财务制度的规定 ，酒店前台收取的客人的餐费和住宿费，必须缴存酒店财物务。如需客人找零或退房时，由酒店前台向酒店财务申领备用金。
【例14】2012年5月1日，东营市新世纪大酒店前台，为应付客户找零和退房费向新世纪财务申领备用金2000元。
其会计分录为：
借：备用金—前台 2000
贷：库存现金 2000
【例15】2012年5月1日终了，酒店前台交来现金50000元，结清前借备用金2000元。
其会计分录为：
借：库存现金 50000
贷：备用金—前台 2000
营业收入 48000
4、 个人备用金的处理
个人在因公出差、采购物品时预借的现金，有两种财务处理方法，一种是在其他应收款总账科目下，设立备用金二级科目处理；另一种处理方法是设置备用金一级科目处理 ，我们选择第二种方法。
（1） 核定、领用备用金的账务处理
【例16】李力根据计划需要购买办公用品，预借现金500元
其会计分录为：
借：备用金——李力 500
贷：库存现金 500
（2） 日常业务发生使用备用金的处理
【例17】李力凭购物发票和验收单报销购买办公用品的费用520元。
其会计分录为：
借：管理费用 520
贷：备用金——李力 500
库存现金 20
【例18】数日后，李力凭购物发票和验收单报销购买办公用品费用1500元。财务部门根据出差报销单付给现金。其会计分录为：
借：管理费用 1500
贷：库存现金 1500
综述：备用金是指不设会计的报账单位为开展日常工作的需要或公司员工以现金、银行存款方式借用的用作零星开支、业务采购、公务出差等业务的款项。
备用金分为定额备用金和临时备用金。定额备用金指因支出项目固定、支出业务频繁等原因需要周转使用的现金，具有时间长、固定性强的特点；临时备用金指因临时性的需要而借支的现金，具有时间短、一次性的特点。
对于备用金的账务处理方法，一般有两种，一是在“其他应收款”总账科目下，设立“备用二级科目进行核算，二是设置“备用金”一级科目核算。
参考文献：
【1】马素华 建筑企业会计 机械工业出版社
【2】葛家澍 企业财务会计 高等教育出版社
【3】戴德明 财务会计学 中国人民大学出版社
作者简介：
孙继义 东营市技师学院副教授 东营市政府采购专家组成员 多年从事会计教学工作。
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